الإصلاح الإداري: بناء العمليات الداخلية أمر أساسي.

لا يُقاس الإصلاح الإداري بمجرد عدد الإجراءات المُبسّطة أو مستوى تطبيق التكنولوجيا الحديثة. بل يكمن جوهره في كيفية معالجة كل وثيقة داخل الجهاز الإداري، حيث تُحدد العمليات الداخلية جودة الخدمة المُقدمة للمواطنين والشركات بشكل مباشر. وتُشير التجارب إلى أنه عندما تُصمّم "الآلية الداخلية" تصميماً علمياً، مع تحديد واضح للمسؤوليات والجداول الزمنية، يصبح الإصلاح الإداري فعالاً ومستداماً.

تحديد واضح للشخص والمهمة والوقت.

عند زيارة مركز الخدمات الإدارية العامة في بلدية دونغ كوونغ صباح أحد أيام الأسبوع، يلاحظ المرء على الفور أجواء العمل الجادة والمنظمة. فكل مرحلة من مراحل الاستلام والتحقق والمعالجة وتسليم النتائج مُخصصة لكل قسم وموظف مسؤول. ويتم تحديث سير كل ملف باستمرار، مما يضمن الشفافية ويمنع التهرب من المسؤولية.

يستقبل مركز الخدمات الإدارية العامة في بلدية دونغ كوونغ الطلبات ويعالجها بسرعة وكفاءة.

شاركت السيدة فام ماي آنه قائلة: "في مركز الخدمات الإدارية العامة، قدم الموظفون إرشادات محددة وواضحة للغاية. تمت معالجة طلبي وتلقيت النتائج بعد يومين فقط، وهو أمر مريح للغاية للمواطنين."

يعكس هذا البيان البسيط والعميق بوضوح فعالية بناء وتشغيل عملية داخلية منظمة تنظيماً جيداً. ففي السابق، كان إنجاز بعض الإجراءات يستغرق وقتاً طويلاً بسبب نقص التنسيق السلس بين الأقسام؛ أما الآن، فكل خطوة مُبرمجة مسبقاً وفقاً للوائح، مما يقلل من حدوث المشكلات الخارجة عن نطاق العملية المعتمدة.

بعد تطبيق نموذج الحكم المحلي ذي المستويين، وصل عدد الإجراءات الإدارية في القطاع الاجتماعي والثقافي في بلدية دونغ كوونغ وحدها إلى 60 إجراءً. يُعدّ هذا عبئًا كبيرًا على مستوى البلدية. ومع ذلك، فقد تمّ حتى الآن وضع آليات معالجة لجميع هذه الإجراءات، مما يضمن التوحيد والشفافية وسهولة المتابعة.

تم الانتهاء من تطوير إجراءات معالجة 60 إجراءً إدارياً في بلدية دونغ كوونغ.

قال السيد تران نغوك كوانغ، نائب رئيس قسم الثقافة والشؤون الاجتماعية في بلدية دونغ كوانغ: "استنادًا إلى الإجراءات الإدارية المعتمدة، نُعيّن لكل موظف مسؤولاً، ونحدد بوضوح من هو المسؤول، ومدة المعالجة، والمسؤوليات المحددة. وبفضل ذلك، أصبح الموظفون أكثر استباقية، ويمكن للناس متابعة سير طلباتهم".

إن توحيد الإجراءات لا يقلل الضغط على الموظفين فحسب، بل يبني أيضاً الثقة بين الجمهور، حيث أن كل خطوة من خطوات العملية تستند إلى الأدلة ولها مواعيد نهائية واضحة.

التوحيد القياسي من الصفر.

تشير الإحصاءات إلى أن 99 بلدية وحياً في مقاطعة لاو كاي قد أنجزت تطوير إجراءات لمعالجة 161 إجراءً إدارياً على مستوى البلدية. ويُعدّ هذا أساساً هاماً لتوحيد العمليات، والحدّ من التداخلات، وتحسين جودة الخدمات.

تم الانتهاء من تطوير إجراءات المعالجة في 161 إجراءً إدارياً على مستوى البلدية.

في بلدية دونغ كوونغ، صرّحت السيدة ها ثي هوونغ ماي، نائبة رئيس اللجنة الشعبية للبلدية، بأنه بفضل مبدأ "وضوح الشخص، ووضوح المهمة، ووضوح الوقت، ووضوح المسؤولية"، تمّ إنجاز جميع الإجراءات الإدارية في الوقت المحدد وقبل الموعد المقرر. وقد تعزز دور المسؤولين في مركز الإدارة العامة بشكل متزايد، ويتم استقبال المواطنين وتوجيههم بعناية ووفقًا للوائح والقوانين.

والجدير بالذكر أن تطوير العمليات الداخلية يتجاوز مجرد الوثائق المكتوبة، ويتجسد من خلال مخططات تتبع التقدم، وأنظمة حفظ السجلات، وبرامج إدارة المستندات. كل موظف على دراية تامة بمسؤولياته الموكلة إليه، ويُحاسب على كل ملف يُسلم إليه.

عندما تكون العملية مصممة بشكل جيد، لا يقتصر التغيير على الالتزام بالمواعيد النهائية فحسب، بل يشمل أيضاً موقف مقدم الخدمة. لم يعد الناس يشعرون بالقلق عند إتمام الإجراءات؛ بل أصبحوا استباقيين، واثقين، ومتعاونين.

التنسيق من مستوى الأقسام

لا يقتصر الأمر على مستوى البلديات فحسب، بل يجري أيضاً تطوير إجراءات داخلية لمعالجة المعاملات الإدارية في إدارات ووكالات المحافظات بالتزامن مع ذلك. وصرح السيد نغوين ثانه فينه، نائب مدير إدارة المالية في محافظة لاو كاي، قائلاً: "بعد الإعلان عن جميع المعاملات الإدارية، يتم وضع إجراءات داخلية من قبل الإدارات المتخصصة وفقاً للوائح، مما يضمن تحديد الجهة المختصة، وترتيب الإجراءات، وإنجازها في الوقت المحدد. وقد صُممت هذه الإجراءات بوضوح لكل موظف مختص، وهي مُرقمنة بالكامل."

تم تصميم العمليات بشكل واضح لكل موظف على حدة، وهي رقمية بالكامل.

الإجراءات الواضحة تقلل من التأخير أو الأخطاء.

تساهم رقمنة العمليات في زيادة الشفافية، وتحسين الرقابة، وتسهيل المراقبة والتقييم. فعندما يتم تتبع كل خطوة من خطوات المعالجة في النظام، تُحدد المسؤوليات الفردية بوضوح، مما يقلل من التأخير والأخطاء.

والأهم من ذلك، أن التنسيق بين مستوى البلدية ومستوى المقاطعة يُنشئ "سلسلة" مترابطة في معالجة الإجراءات الإدارية. فلا تنقطع ملفات المواطنين والشركات عند نقلها من مستوى إلى آخر، بل تُعالج وفقًا لعملية موحدة وسلسة.

من الشعارات إلى الإجراءات الملموسة

لطالما تم التأكيد على الإصلاح الإداري باعتباره مهمة أساسية. ومع ذلك، إذا اقتصر التركيز على تقليص الإجراءات أو الاستثمار في المعدات الحديثة دون أساس من العمليات الداخلية العلمية ، فمن غير المرجح أن يكون الإصلاح فعالاً ومستداماً.

تتم معالجة جميع الإجراءات في الوقت المحدد وقبل الموعد المقرر.

في الواقع، عندما تكون العمليات منظمة بشكل جيد، ومحددة بوضوح، وتخضع لمراقبة دقيقة، ومرتبطة بمسؤولية الأفراد، تتحسن جودة الخدمة بشكل ملحوظ. إن نسبة إنجاز 100% من الإجراءات في الوقت المحدد أو قبل الموعد ليس مجرد إنجاز إداري، بل هو دليل على تغيير في فكر الإدارة.

وبالتالي، فإن الإصلاح الإداري لا يكمن في الشعارات الرنانة، بل في مهام محددة للغاية داخل كل وكالة: مراجعة كل خطوة من خطوات العملية، وتحديد مسؤوليات كل فرد بوضوح، وتوحيد أوقات المعالجة، وضمان الشفافية طوال العملية بأكملها.

عندما تعمل "الآليات الداخلية" بسلاسة، يكون الأفراد والشركات هم المستفيدون الحقيقيون من النتائج. وهذا هو أيضاً المقياس الأهم للإصلاح الإداري - ليس عدد الوثائق الصادرة، بل رضا المواطنين عند مغادرتهم المكتب الإداري حاملين نتائج معاملاتهم، في الوقت المحدد ووفقاً للوائح.

المصدر: https://baolaocai.vn/cai-cach-hanh-chinh-xay-dung-quy-trinh-noi-bo-la-cot-loi-post893836.html