رقمنة السجلات - تقصير الوقت، وزيادة الكفاءة

مباشرة بعد تطبيق نظام الحكم المحلي ذي المستويين، ركزت مراكز الخدمة الإدارية العامة في المحافظة على تسريع التحول الرقمي...

شهد مركز الخدمات العامة بالمحافظة تغييرات جذرية في عملية استقبال ومعالجة المعاملات الإدارية مقارنةً بالماضي. فمنذ مرحلة التوجيه الأولي، يُمكن للمواطنين مسح رموز الاستجابة السريعة (QR) المعروضة علنًا للاطلاع على الإجراءات والمستندات المطلوبة ومدة المعالجة والرسوم ذات الصلة. كما يُساهم نظام الانتظار الآلي في الحد من الازدحام وتقليل أوقات الانتظار، مما يُوفر بيئة إدارية عصرية ومنظمة.

يقوم المسؤولون في مركز الخدمات الإدارية العامة في كومونة خونغ لاو بتوجيه السكان حول استخدام رموز الاستجابة السريعة (QR) للبحث عن عملية حل الإجراءات الإدارية.

يقدم المسؤولون في المركز بانتظام المساعدة للمواطنين في تقديم الطلبات عبر الإنترنت من خلال بوابة الخدمة العامة الوطنية أو تطبيق الهوية الإلكترونية VNeID. وبفضل الربط مع قاعدة بيانات السكان الوطنية والأنظمة المتخصصة، تتم مزامنة الكثير من المعلومات الشخصية تلقائيًا، مما يقلل من حاجة المواطنين إلى إعادة تقديم المستندات الموجودة مسبقًا في النظام. وتعتمد جميع الإجراءات المتعلقة بالإقامة وبطاقات الهوية والتأمين والكهرباء وغيرها على البيانات الإلكترونية. وهذا يُغني المواطنين عن حمل مستندات متعددة كما كان سابقًا، ويقلل بشكل كبير من الحاجة إلى تقديم المستندات بشكل متكرر.

قال السيد نغوين دوي سي، المقيم في المنطقة السكنية رقم 18 (حي تان فونغ): "عندما ذهبت لتجديد بطاقة هويتي الوطنية لأنها انتهت صلاحيتها، لم يكن عليّ سوى تقديم معلوماتي الشخصية للموظف للبحث عنها في قاعدة البيانات الإلكترونية. كانت العملية برمتها سريعة وفعالة، ولم أعد مضطراً إلى تصوير وتوثيق العديد من المستندات كما كان في السابق."

يشجع مركز الخدمات العامة بالمحافظة على الدفع الإلكتروني للعديد من الرسوم والمصاريف الإدارية. ويمكن للمواطنين استخدام حساباتهم في نظام الهوية الإلكترونية (VNeID) أو غيرها من وسائل الدفع الإلكتروني لتسديد التزاماتهم المالية عن طريق مسح رموز الاستجابة السريعة (QR) في مكتب المعاملات أو عبر أجهزتهم المحمولة. ووفقًا للسيدة فو ثي هاي، الموظفة في وزارة الصناعة والتجارة، فقد أصبح توجيه المواطنين لتسجيل الدخول إلى حساباتهم الإلكترونية، وتقديم المستندات، وإجراء المدفوعات عبر الإنترنت عمليةً مألوفة. ومع رقمنة جميع المستندات، تتم معالجة المعاملات بين الجهات الحكومية بشكل متزامن وأسرع، مما يقلل من عبء العمل على الموظفين ويحسن كفاءة التنسيق بين هذه الجهات.

يقوم مسؤولون من شركة لاي تشاو للطاقة بتوجيه السكان خلال الإجراءات الإدارية في مركز الخدمة العامة الإقليمي.

لا يقتصر نجاح رقمنة السجلات والوثائق على مستوى المحافظات فحسب، بل يمتد ليشمل المستوى المحلي أيضًا. ففي مركز الخدمة العامة في بلدية خونغ لاو، تم تزويد جميع المسؤولين والموظفين الحكوميين بتوقيعات رقمية، ويستخدمونها بالفعل في إنجاز أعمالهم. وفي أبريل 2026، استقبل المركز 361 طلبًا لإجراءات إدارية، منها 339 طلبًا إلكترونيًا، بنسبة رقمنة بلغت 84.5%. والجدير بالذكر أن نسبة رضا المواطنين عن إنجاز الإجراءات الإدارية بلغت 100%.

قال السيد لي كوك هوي، وهو موظف حكومي في مركز الخدمات العامة ببلدية خونغ لاو: "في السابق، كان يتعين طباعة العديد من الوثائق على الورق، وتوقيعها مباشرةً، ثم إرسالها عبر العديد من الإدارات المتخصصة، مما كان يتسبب في إهدار الوقت وتكاليف الطباعة. أما الآن، ومع استخدام التوقيعات الرقمية، تتم الموافقة على الوثائق وتوقيعها مباشرةً على النظام الإلكتروني. ونتيجةً لذلك، انخفض وقت إنجاز الإجراءات بشكل ملحوظ، ويتم تحديث جميع الوثائق بشكل متزامن على نظام المعلومات لمعالجة الإجراءات الإدارية على جميع المستويات."

بحسب التقرير، عالجت المحافظة بأكملها منذ بداية العام وحتى الآن 37,110 طلبًا إلكترونيًا، بنسبة إنجاز بلغت 76.92%. وفي الأشهر الأربعة الأولى وحدها، تلقت الوكالات والوحدات 62,723 طلبًا، منها 56,373 طلبًا إلكترونيًا، أي ما يعادل 93.37%. والجدير بالذكر أنه من بين إجمالي 60,342 طلبًا تمت معالجتها، تمت معالجة 59,809 طلبًا في الوقت المحدد أو قبل الموعد، بنسبة 99.08%، بينما لم تتجاوز نسبة الطلبات المتأخرة 0.92%.

استمرارًا لتعزيز فعالية التحول الرقمي، ستركز المحافظة خلال الفترة المقبلة على تحسين البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات، وتطوير المهارات الرقمية للموظفين والعاملين في مراكز الخدمة العامة على جميع المستويات. وفي الوقت نفسه، ستعمل على تعزيز التواصل، وتطبيق مبادرة "محو الأمية الرقمية للشعب"، لمساعدة المواطنين على اكتساب عادة استخدام الخدمات العامة الإلكترونية تدريجيًا. ومن المتوقع أن يُسهم الحفاظ على رقمنة السجلات والوثائق وتوسيع نطاقها في إرساء أساس متين لبناء حكومة رقمية، وتعزيز التحول الرقمي الشامل، والتحول نحو إدارة حديثة ومهنية وشفافة تلبي احتياجات المواطنين على نحو أفضل.

المصدر: https://baolaichau.vn/chinh-polit/so-hoa-ho-so-rut-ngan-thoi-gian-tang-hieu-qua-525923