Synchronizace správy osobního stavu - osvědčení po sloučení

Státní úředníci Centra služeb veřejné správy okresu Tan Dan pomáhají lidem s podáváním žádostí online.

V Centru služeb veřejné správy (PVHCC) v okrese Tan Dan panuje během úředních hodin vždy rušná pracovní atmosféra. V průměru denně centrum přijímá stovky záznamů z mnoha oblastí, z nichž nejvyšší podíl je v oblasti osobního stavu a osvědčení (přibližně 70 % z celkového počtu přijatých záznamů za den). Běžné postupy, jako je opětovná registrace rodných listů, úmrtních listů, vydávání kopií výpisů z osobního stavu, ověřování dokumentů, podpisů..., se provádějí pravidelně. Navzdory velkému počtu záznamů jsou díky iniciativě a obětavosti státních úředníků všechny postupy vyřešeny rychle.

Paní Hoang Thi Nguyet z vesnice 14, okrsek Tan Dan, se podělila: „Přišla jsem do centra, abych si znovu zaregistrovala rodný list a vyplnila pozemkové knihy. Zaměstnanci zde poskytli velmi nadšené pokyny, zejména těm, kteří nevědí, jak používat online veřejné služby.“

V současné době má centrum 1 ředitele na částečný úvazek, 1 zástupce ředitele a 2 úředníky, kteří se přímo zabývají administrativními postupy v různých oblastech. Úředníci mají dobrou znalost profese a proaktivně vedou a podporují občany při podávání žádostí online. „Nová obec je větší, lidnatější a má mnohem více práce než dříve. Většina lidí, kteří si přicházejí podat žádost, musí strávit čas tím, že je krok za krokem provede přihlášením do své online žádosti, ale to je považováno za „přechodný krok“, který má lidem pomoci seznámit se s technologiemi a osvojit si online podávání žádostí při vyřizování postupů a papírování,“ uvedla paní Le Thi Diu, úřednice Centra veřejné správy okresu Tan Dan.

Nejen v centrálních obcích a obvodech, ale i v horských obcích se přístup k veřejným službám v oblasti justice – osvědčení o rodinném stavu – postupně stává rutinou. V obci Mau Lam se paní Nguyen Thi Ly z vesnice Eo Son vydala do centra veřejných služeb obce, aby si vyžádala kopii svého oddacího listu. Zaměstnanci žádost vyplnili online prostřednictvím Národního portálu veřejných služeb a poté výsledky včas přijali, vyplnili, podepsali a vrátili. Paní Nguyen Thi Nguyet, úřednice centra veřejných služeb obce Mau Lam, uvedla: „Jednoduché postupy týkající se oblasti osobního stavu a osvědčení jsou zpracovány a výsledky jsou občanům rychle vráceny. V současné době však většina občanů, kteří přicházejí vyřídit administrativní úkony, stále potřebuje výsledky v papírové podobě, přestože systém poskytuje právní elektronické kopie. To ukazuje, že zvyk používat tradiční dokumenty je v mnoha současných záznamech a postupech stále běžný.“

Pro zajištění hladkého průběhu práce v oblasti osvědčování osobního stavu a certifikace ministerstvo spravedlnosti provincie Thanh Hoa proaktivně přezkoumalo a upravilo předpisy a úzce spolupracovalo s příslušnými odděleními a pobočkami na vydání odborných pokynů vhodných pro nový model.

Podle paní Tran Thi Hong Le, zástupkyně vedoucího oddělení administrativní a soudní podpory (Ministerstvo spravedlnosti), byly při fungování dvoustupňové místní samosprávy základní veřejné služby v oblasti justice a osobního stavu v rámci předchozí okresní autority většinou svěřeny úrovni obcí. Od 1. července 2025 Ministerstvo spravedlnosti oficiálně spustilo v celostátním měřítku novou verzi elektronického systému pro registraci a správu osobního stavu. Bezprostředně poté Ministerstvo spravedlnosti provincie Thanh Hoa neprodleně udělilo účty ke zpracování záznamů, podepsalo a orazítkovalo dokumenty vedoucím Lidového výboru, úředníkům pro justici a osobní stav a tajemníkům na úrovni obcí pro 166 obcí a obvodů v provincii k provádění elektronické evidence osobního stavu. To pomáhá sjednotit proces zpracování záznamů a zvýšit rychlost přijímání a vrácení výsledků, zejména v lokalitách s velkým počtem záznamů.

Zaměřila se také na inspekční a odbornou poradenskou práci. Ministerstvo spravedlnosti od začátku roku vydalo mnoho dokumentů upravujících profesní postupy, zorganizovalo mnoho školení a podpořilo specializované dovednosti pro zástupce vedoucích představitelů lidových výborů a státní úředníky vykonávající soudní a občanskoprávní práci v nových obcích a obvodech. Obsah školení se zaměřuje na dovednosti v oblasti zpracování elektronických záznamů, propojování postupů registrace narození, úmrtí a trvalého pobytu, ověřování podpisů, kopií..., aby se zajistilo, že všichni úředníci tomuto procesu rozumí a efektivně slouží lidem.

Zejména vzhledem k obtížím vzniklým v důsledku narušení práce úředníků odpovědných za soudní a občanské záležitosti a pracovního zatížení po sloučení v mnoha obcích a obvodech, ministerstvo spravedlnosti provincie Thanh Hoa doporučilo provinčnímu lidovému výboru, aby předložil provinční lidové radě usnesení č. 36/2025/NQ-HDND ze dne 4. října 2025, kterým se stanoví působnost a pravomoc předsedy obecního lidového výboru vůči státním úředníkům obecního lidového výboru k provádění ověřovacích prací v provincii. Na základě schváleného usnesení je předseda obecního lidového výboru oprávněn vůči státním úředníkům obecního lidového výboru provádět ověřovací práce s následujícím rozsahem a pravomocemi: podepisování a ověřování kopií originálních dokumentů a listin vydaných nebo ověřených agenturami a organizacemi; podepisování a ověřování podpisů na dokumentech a listinách (s výjimkou podepisování a ověřování podpisu tlumočníka). Toto nařízení pomáhá snížit zátěž vedoucích představitelů lidového výboru obce a zároveň zvyšuje iniciativu a flexibilitu týmu státních úředníků pracujících přímo s lidmi.

Ministerstvo spravedlnosti provincie Thanh Hoa koordinovalo s místními úřady pro registraci a správu osobních údajů dokončení digitalizace údajů o osobním stavu v provincii; vydalo plán zavedení aplikace pro digitalizaci údajů o osobním stavu. V souladu s tím byla veškerá data o osobním stavu v systému registrace a správy osobního stavu zkontrolována a porovnána s národní databází obyvatelstva za účelem zajištění přesnosti a vyřešení případů chybějících, nesprávných a duplicitních údajů. Bylo implementováno vyhledávání informací o osobním stavu v informačním systému pro správní řízení prostřednictvím propojení s elektronickou databází osobního stavu, národní databází obyvatelstva, která slouží k vyřizování správních řízení vyžadujících předkládání dokladů o osobním stavu, s cílem snížit počet předkládání dokladů o osobním stavu během procesu příjmu a vyřizování v souladu s předpisy. Prováděno je vyhledávání informací o osobním stavu za účelem vydání kopií výpisů z osobního stavu (bez ohledu na místo bydliště nebo místo předchozí registrace) a potvrzení informací o osobním stavu.

Díky proaktivnímu a pozitivnímu přístupu ministerstva spravedlnosti provincie Thanh Hoa a úsilí místních úřadů se činnost v oblasti registrace a osvědčování osobního stavu v provincii stabilizovala a v podstatě splňuje požadavky občanů. Od 1. července 2025 do současnosti úřady pro registraci osobního stavu v provincii zpracovaly přes 22 000 žádostí o registraci osobního stavu všeho druhu. Obce a obvody osvědčily přes 15 000 osvědčení. Soubory byly vráceny včas a před stanovenou lhůtou, čímž byl zajištěn soulad s právními předpisy.

Článek a fotografie: Viet Huong

Zdroj: https://baothanhhoa.vn/dong-bo-quan-ly-ho-tich-chung-thuc-sau-sap-nhap-268671.htm