Online-Abwicklung von Verwaltungsverfahren – Letzter Artikel: Es bestehen weiterhin Probleme bei der Datenverknüpfung zwischen Ministerien und Zweigstellen.

Trotz zahlreicher Bemühungen zur Umsetzung des zweistufigen Regierungsmodells bestehen weiterhin Engpässe bei der Vernetzung und dem Datenaustausch zwischen Ministerien und Behörden. Obwohl die meisten Probleme behoben wurden, sind 10 von 20 Datenverbindungsproblemen noch nicht vollständig gelöst, was die Effektivität der Implementierung öffentlicher Online-Dienste während des gesamten Prozesses beeinträchtigt.

Datenverbindungsproblem

Ho Duc Thang, Direktor des Nationalen Instituts für Digitale Technologie und Digitale Transformation ( Ministerium für Wissenschaft und Technologie ), erläuterte die Lösung für die Online-Abwicklung öffentlicher Verwaltungsverfahren: „Nach etwa vier Monaten Betrieb konnten die Probleme mit der Softwareanwendung durch die Technologieeinheiten in Zusammenarbeit mit der Regierung schrittweise behoben und verbessert werden. Die größte Herausforderung besteht derzeit jedoch in der Vernetzung und dem Datenaustausch zwischen Ministerien, Behörden und Einrichtungen sowie in der Wiederverwendung vorhandener Daten. Dadurch lassen sich bestehende Prozesse vereinfachen, die Arbeit der Beamten optimieren und gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten sowie den Aufwand für die Bürger minimieren.“

Abwicklung administrativer Abläufe in Ho-Chi-Minh -Stadt. Foto: Hoang Tuyet

Konkret erklärte der Vertreter der Nationalen Agentur für Digitale Transformation: Im Zuge der Umsetzung von Verwaltungsverfahren und Online-Diensten gemäß dem zweistufigen Kommunalverwaltungsmodell hat das Ministerium für Wissenschaft und Technologie (MOST) 28 bestehende Probleme identifiziert. 22 davon wurden bereits gelöst, während sechs langfristige Herausforderungen bestehen, deren Bewältigung zusätzliche Ressourcen erfordert. Die Hauptprobleme betreffen die Optimierung interaktiver elektronischer Formulare (eForms), die Vereinfachung von Profilbestandteilen, die Sicherstellung der Infrastruktur für benachteiligte Gemeinden, die Überwindung von Signalabschwächungen, die effektive Nutzung bestehender und neuer elektronischer Datenspeicher sowie die Verknüpfung und Nutzung von Daten aus nationalen Datenbanken und Systemen von Ministerien und Behörden.

Laut lokalen Berichten bestehen bei der Datenverbindung zwischen Ministerien und Zweigstellen im Bereich der Online-Dienste der Öffentlichkeit noch immer einige Engpässe, die eine reibungslose und effektive Umsetzung nicht gewährleisten und den Zeit- und Kostenaufwand für die Einhaltung administrativer Verfahren nicht wesentlich reduzieren.

Im Einzelnen: Das Finanzministerium hat vier Verbindungsprobleme, darunter: Integration und Bereitstellung von Online-Zahlungsdiensten für finanzielle Verpflichtungen (Steuern, Registrierungsgebühren) bei der Durchführung von Verwaltungsverfahren auf Grundstücken für Haushalte, Einzelpersonen und Unternehmen; Verbindung der nationalen Datenbank für Unternehmensregistrierung mit dem provinziellen Informationssystem zur Abwicklung von Verwaltungsverfahren (TTTT GQ TTHC); Verbindung des provinziellen TTHC GQ HTTT mit dem Codevergabesystem für budgetbezogene Einheiten; häufig auftretende Fehler auf dem nationalen Single Window Portal.

Das Gesundheitsministerium hat noch ein Problem hinsichtlich der Modernisierung des nationalen Managementsystems für die Registrierung und Lizenzierung von ärztlichen Untersuchungen und Behandlungen sowie der Fertigstellung der Verbindung mit der nationalen Datenbank bis Dezember 2025.

Das Justizministerium hat noch ein Problem mit dem elektronischen System zur Registrierung und Verwaltung des Personenstands; einige Provinzen und Städte melden immer noch langsame und fehlerhafte Systeme (An Giang, Bac Ninh, Can Tho City, Dong Nai).

Das Innenministerium hat weiterhin Probleme bei der Verknüpfung des Verwaltungssystems auf Provinzebene mit der Datenbank der Begünstigten von Förderprogrammen für verdiente Personen. Das Ministerium für Wissenschaft und Technologie hat die Ursache geprüft und festgestellt, dass keine technischen Probleme vorliegen. Das Innenministerium untersucht das Problem und arbeitet an einer Lösung.

Das Ministerium für Öffentliche Sicherheit hat weiterhin zwei Probleme im Zusammenhang mit der Verbindung zwischen dem Verwaltungsverfahrensbearbeitungssystem auf Provinzebene und der vernetzten Software für den öffentlichen Dienst zur Durchführung zweier Gruppen elektronischer, vernetzter Verwaltungsverfahren gemäß den Bestimmungen des Dekrets Nr. 63/2024/ND-CP. Das Ministerium für Öffentliche Sicherheit hat einen Lösungsvorschlag zur Behebung dieser Probleme unterbreitet.

Das Ministerium für natürliche Ressourcen und Umwelt hat Probleme mit der Anbindung an die Grundstücksdatenbank. Bislang haben 33 von 34 Provinzen und Städten die Anbindung bei administrativen Grundstücksverfahren abgeschlossen; die Stadt Hanoi fehlt noch. Das Ministerium für natürliche Ressourcen und Umwelt muss sich mit Hanoi abstimmen, um die Anbindung zu vervollständigen.

Laut der Nationalen Agentur für Digitale Transformation haben Ministerien, Behörden und Kommunen bisher aktiv Maßnahmen ergriffen, um Engpässe im Implementierungsprozess zu beseitigen. Probleme mit der Internetverbindung (10/20) stellen jedoch weiterhin ein Hindernis dar und beeinträchtigen die Durchführung von Verwaltungsverfahren sowie die Bereitstellung von Online-Diensten im Rahmen des zweistufigen Kommunalverwaltungsmodells. Die Nationale Agentur für Digitale Transformation erklärte, sie werde die Koordination mit den zuständigen Stellen fortsetzen, um diese Engpässe vollständig zu beseitigen und so die Synchronisierung und tatsächliche Effektivität bei der Implementierung von Online-Diensten während des gesamten Prozesses zu gewährleisten.

Datenbereinigung

Aus der Sicht eines Technologieexperten erklärte Herr Tran Huy Tung, Direktor des Forschungs- und Entwicklungszentrums der ELCOM Corporation: „In der Vergangenheit haben wir bei der Datenverarbeitung mit zahlreichen Abteilungen und Niederlassungen vor Ort zusammengearbeitet. Bei der Analyse der einzelnen Datensätze zeigte sich jedoch ein chaotisches Bild: Es fehlte an Standardisierung und es wurden keine Regeln eingehalten. Dies führte dazu, dass trotz der Einrichtung vieler Rechenzentren und dem Einsatz moderner Anwendungen zur Datennutzung diese Zentren nach der Verarbeitung immer noch Schwierigkeiten hatten, effektiv zu arbeiten, da die Eingangsdaten nicht synchronisiert und standardisiert waren und sich daher nur schwer nutzen ließen.“

Fachpersonal soll eingesetzt und organisiert werden, um den Bürgern die Online-Verfahren der öffentlichen Verwaltung verständlich zu erklären.

Wenn die Verbindungssysteme zwischen den Beteiligten nicht konsistent sind, können Daten einer Einheit nicht von einer anderen genutzt werden. Dies ist ein gravierendes Problem, dem in Zukunft besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden muss; andernfalls kann der Einsatz von Modellen der künstlichen Intelligenz die Effektivität der derzeitigen, nicht standardisierten Datenquellen nicht wirksam steigern.

Herr Tran Huy Tung erklärte: „Ich selbst habe das Bürgerportal genutzt, um Verwaltungsvorgänge online zu erledigen, und fand es ohne Anleitung schwierig. Aktuell befindet sich das Portal in der Digitalisierungsphase, d. h. die papierbasierten Prozesse werden digitalisiert. Ziel muss jedoch die vollständige Digitalisierung sein, also die Neugestaltung des gesamten Prozesses, damit er für Privatpersonen und Unternehmen komfortabel nutzbar ist.“ Anstatt die alten Prozesse lediglich zu digitalisieren, ist ein Umdenken erforderlich, bei dem die Nutzer im Mittelpunkt stehen und der Nutzen des Angebots für sie ermittelt wird.

Durch die Integration künstlicher Intelligenz (KI) in den Prozess kann diese Technologie nicht nur als Chatbot zur Beantwortung von Fragen fungieren, sondern auch den gesamten Prozess verkürzen, sogar auf wenige Schritte reduzieren. Dazu ist es notwendig, bereits in der Anwendungsentwicklungsphase die Denkweise hin zu Benutzerfreundlichkeit, Komfort und einem positiven Nutzererlebnis zu ändern, ähnlich wie bei den bekannten E-Commerce-Diensten.

Die Realität der letzten vier Monate hat gezeigt, dass die Einführung des Zwei-Ebenen-Regierungsmodells die Arbeitsbelastung der lokalen Beamten erheblich erhöht hat; im Durchschnitt muss eine Gemeinde oder ein Stadtteil etwa 30.000 Einwohner betreuen. Der Aufbau einer digitalen Verwaltung gleicht dem Bau eines Hauses mit drei Säulen: Menschen, Daten und Technologie. Dabei sind die Menschen der wichtigste Faktor – vom Engagement der Führungskräfte bis zur Beteiligung der ausführenden Beamten. Daten müssen standardisiert, geteilt und im Betrieb vernetzt werden. Zu den Technologieanwendungen gehören digitale Infrastruktur und KI-Anwendungen.

„Für den Einsatz von KI ist die Erstellung standardisierter Daten unerlässlich. Derzeit arbeiten die Abteilungen nach dem Motto „Korrekt – Ausreichend – Sauber – Lebendig“. Auf dieser Grundlage werden die KI-Engine (der Kern der künstlichen Intelligenz) und Sicherheitslösungen Führungskräfte bei Entscheidungen unterstützen, Mitarbeiter bei der Arbeitserledigung entlasten und Anwendern helfen, administrative Online-Prozesse effizienter durchzuführen“, erklärte Herr Tran Huy Tung.

Quelle: https://baotintuc.vn/xa-hoi/giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-truc-tuyen-bai-cuoi-van-con-vuong-mac-ket-noi-du-lieu-giua-cac-bo-nganh-20251111152718249.htm