Persona, tarea y tiempo claramente definidos.
Al visitar el Centro de Servicios Administrativos Públicos de la Comuna de Dong Cuong una mañana de lunes a viernes, se percibe de inmediato el ambiente de trabajo serio y ordenado. Cada etapa de recepción, verificación, procesamiento y entrega de resultados está asignada específicamente a cada departamento y funcionario responsable. El progreso de cada expediente se actualiza, lo que garantiza la transparencia y evita la descentralización de responsabilidades.
La Sra. Pham Mai Anh comentó: «En el Centro de Servicios Administrativos Públicos, el personal me brindó una orientación muy específica y clara. Mi solicitud fue procesada y recibí los resultados en tan solo dos días, lo cual es muy conveniente para los ciudadanos».
Esta sencilla pero perspicaz afirmación refleja claramente la eficacia de crear y operar un proceso interno bien estructurado. Anteriormente, la duración de ciertos procedimientos podía ser prolongada debido a la falta de una coordinación fluida entre departamentos; ahora, cada paso está preprogramado según la normativa, lo que minimiza la aparición de problemas fuera del proceso establecido.
Tras la implementación del modelo de gobierno local de dos niveles, el sector sociocultural , tan solo en la comuna de Dong Cuong, cuenta con hasta 60 trámites administrativos. Esto representa una carga de trabajo considerable para una localidad a nivel comunal. Sin embargo, hasta la fecha, se han establecido los procedimientos de tramitación del 100 % de los trámites, lo que garantiza uniformidad, transparencia y facilidad de seguimiento.
El Sr. Tran Ngoc Quang, subdirector del Departamento de Cultura y Asuntos Sociales de la comuna de Dong Cuong, declaró: «Con base en los procedimientos administrativos establecidos, asignamos a cada funcionario, definiendo claramente quién es responsable, el tiempo de procesamiento y las responsabilidades específicas. Gracias a esto, los funcionarios son más proactivos y las personas pueden seguir el progreso de sus solicitudes».
Estandarizar el proceso no sólo reduce la presión sobre el personal sino que también genera confianza entre el público, ya que cada paso del proceso se basa en evidencia y tiene plazos claros.
Estandarización desde cero.
Según las estadísticas, 99 comunas y distritos de la provincia de Lao Cai han completado el desarrollo de procedimientos para la gestión de 161 trámites administrativos a nivel comunal. Esto se considera una base importante para estandarizar las operaciones, reducir las duplicaciones y mejorar la calidad del servicio.
En la comuna de Dong Cuong, la Sra. Ha Thi Huong Mai, vicepresidenta del Comité Popular de la comuna, afirmó que, con el espíritu de "personas claras, tareas claras, plazos claros, responsabilidades claras", el 100 % de los procedimientos administrativos se han resuelto a tiempo y antes de lo previsto. La función de los funcionarios del Centro Administrativo Público se ha fortalecido cada vez más, y la recepción y la orientación a los ciudadanos se llevan a cabo con atención y de conformidad con las normas.
Cabe destacar que el desarrollo de procesos internos va más allá de los documentos escritos y se concreta mediante gráficos de seguimiento del progreso, sistemas de registro y software de gestión documental. Cada empleado es plenamente consciente de sus responsabilidades asignadas y es responsable de cada archivo que se le entrega.
Cuando el proceso está bien diseñado, el cambio no se limita al cumplimiento de los plazos, sino también a la actitud del proveedor de servicios. Las personas ya no sienten aprensión al completar los trámites; en cambio, se muestran proactivas, confiadas y cooperativas.
Sincronización desde el nivel departamental
No solo a nivel comunal, sino también a nivel provincial, se está implementando simultáneamente el desarrollo de procedimientos internos para la gestión administrativa en los departamentos y agencias provinciales. El Sr. Nguyen Thanh Vinh, subdirector del Departamento de Finanzas de la provincia de Lao Cai, afirmó: «Tras su publicación, el 100 % de los procedimientos administrativos han sido desarrollados por departamentos especializados de acuerdo con la normativa, garantizando la correcta autoridad, orden y tiempo de procesamiento. Los procedimientos están claramente diseñados para cada funcionario y completamente digitalizados».
La digitalización de los procesos aumenta la transparencia, mejora el control y facilita la supervisión y la evaluación. Al registrar cada paso del proceso en el sistema, se definen claramente las responsabilidades individuales, lo que reduce retrasos y errores.
Más importante aún, la sincronización entre el nivel comunal y el departamental crea una cadena interconectada en la gestión de los procedimientos administrativos. Los expedientes de ciudadanos y empresas no se interrumpen al transferirse de un nivel a otro, sino que se procesan de acuerdo con un proceso unificado y fluido.
De los lemas a las acciones concretas
Durante muchos años, la reforma administrativa se ha considerado una tarea clave. Sin embargo, si solo se centra en reducir procedimientos o invertir en equipos modernos sin una base científica interna, es poco probable que su eficacia sea sostenible.
En realidad, cuando los procesos están bien estructurados, claramente definidos, se supervisan de cerca y se vinculan con la responsabilidad individual, la calidad del servicio mejora significativamente. El hecho de que el 100 % de los procedimientos se tramiten a tiempo o antes de lo previsto no es solo un logro administrativo, sino una prueba de un cambio en la mentalidad gerencial.
La reforma administrativa, por tanto, no radica en grandes lemas, sino en tareas muy específicas dentro de cada organismo: revisar cada paso del proceso, definir claramente las responsabilidades de cada individuo, estandarizar los tiempos de procesamiento y asegurar la transparencia en todo el proceso.
Cuando el sistema interno funciona correctamente, las personas y las empresas son los verdaderos beneficiarios de los resultados. Y esa es también la medida más importante de la reforma administrativa: no la cantidad de documentos emitidos, sino la satisfacción de las personas al salir de la oficina administrativa con los resultados en mano, a tiempo y conforme a la normativa.
Fuente: https://baolaocai.vn/cai-cach-hanh-chinh-xay-dung-quy-trinh-noi-bo-la-cot-loi-post893836.html
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