Sincronizar la gestión del estado civil: certificación tras la fusión

Tras la puesta en marcha del gobierno local de dos niveles, se ajustaron la autoridad, el proceso y el método de ejecución de los trámites administrativos en materia de registro civil y certificación para adaptarlos al nuevo modelo de gestión. El Ministerio de Justicia ha asesorado y guiado de forma proactiva a las localidades para una implementación simultánea y fluida, sin interrupciones en la atención a la ciudadanía.

Los funcionarios del Centro de Servicios de Administración Pública del Distrito de Tan Dan orientan a los ciudadanos sobre cómo presentar solicitudes en línea.

En el Centro de Servicios de la Administración Pública (PVHCC) del distrito de Tan Dan, el ambiente laboral es siempre ajetreado durante el horario de oficina. En promedio, el centro recibe diariamente cientos de expedientes de diversas áreas, siendo la más frecuente la de registro civil y certificación (aproximadamente el 70% del total). Se realizan con regularidad trámites habituales como la reinscripción de actas de nacimiento y defunción, la expedición de copias de extractos del registro civil, la certificación de documentos y firmas, entre otros. A pesar del elevado volumen de expedientes, gracias a la iniciativa y dedicación de los funcionarios, todos los trámites se resuelven con rapidez.

La Sra. Hoang Thi Nguyet, de la aldea 14, barrio de Tan Dan, compartió: “Vine al centro para volver a registrar mi acta de nacimiento y completar mis registros de tierras. El personal aquí dio instrucciones muy entusiastas, especialmente a aquellos que no saben cómo usar los servicios públicos en línea”.

Actualmente, el centro cuenta con un director a tiempo parcial, un subdirector y dos funcionarios que gestionan directamente los trámites administrativos en diversas áreas. Estos funcionarios poseen un amplio conocimiento de la profesión y brindan orientación y apoyo proactivos a los ciudadanos para la presentación de solicitudes en línea. «La nueva comuna es más grande, tiene más población y mucho más trabajo que antes. La mayoría de las personas que vienen a presentar solicitudes deben dedicar tiempo a recibir instrucciones paso a paso para acceder a su plataforma en línea, pero esto se considera una etapa de transición para que se familiaricen con la tecnología y adquieran la destreza necesaria para realizar trámites y papeleo en línea», declaró la Sra. Le Thi Diu, funcionaria del Centro de Administración Pública del Distrito de Tan Dan.

No solo en las comunas y barrios centrales, sino también en las comunas montañosas, el acceso a los servicios públicos en materia de justicia y registro civil se está convirtiendo gradualmente en algo habitual. En la comuna de Mau Lam, la Sra. Nguyen Thi Ly, del pueblo de Eo Son, acudió al Centro de Servicios Públicos de la comuna para solicitar una copia de su acta de matrimonio. El personal la guió para completar la solicitud en línea a través del Portal Nacional de Servicios Públicos, y posteriormente recibió, completó, firmó y entregó los resultados puntualmente. La Sra. Nguyen Thi Nguyet, funcionaria del Centro de Servicios Públicos de la comuna de Mau Lam, declaró: «Los trámites sencillos relacionados con el registro civil y la certificación se procesan y los resultados se entregan rápidamente a los ciudadanos. Sin embargo, actualmente, la mayoría de los ciudadanos que acuden a realizar trámites administrativos todavía necesitan recibir los resultados en papel, a pesar de que el sistema ofrece copias electrónicas legales. Esto demuestra que la costumbre de utilizar documentos tradicionales sigue estando muy extendida en muchos registros y trámites actuales».

Para garantizar un trabajo fluido en materia de registro civil y certificación, el Departamento de Justicia de Thanh Hoa ha revisado y ajustado proactivamente las regulaciones, y ha coordinado estrechamente con los departamentos y ramas pertinentes para emitir documentos de orientación profesional adecuados para el nuevo modelo.

Según la Sra. Tran Thi Hong Le, Subdirectora del Departamento de Apoyo Administrativo y Judicial (Ministerio de Justicia), durante la gestión del gobierno local a dos niveles, los servicios públicos esenciales en materia de justicia y registro civil, que anteriormente dependían de la autoridad distrital, se asignaban principalmente al nivel comunal. A partir del 1 de julio de 2025, el Ministerio de Justicia implementó oficialmente a nivel nacional la nueva versión del Sistema Electrónico de Registro y Gestión del Estado Civil. Inmediatamente después, el Ministerio de Justicia de Thanh Hoa otorgó cuentas para procesar registros, firmar y sellar documentos a los líderes del Comité Popular, funcionarios de justicia y registro civil, y secretarios comunales de 166 comunas y barrios de la provincia, con el fin de llevar a cabo el registro electrónico del estado civil. Esto contribuye a unificar el proceso de procesamiento de registros y agilizar la recepción y entrega de resultados, especialmente en localidades con un gran volumen de registros.

También se ha hecho hincapié en la labor de inspección y asesoramiento profesional. Desde principios de año, el Departamento de Justicia ha publicado numerosos documentos que orientan las prácticas profesionales, ha organizado diversos cursos de capacitación y ha fomentado el desarrollo de habilidades especializadas para los representantes de los líderes de los Comités Populares y los funcionarios públicos que realizan labores judiciales y de registro civil en las nuevas comunas y distritos. El contenido de la capacitación se centra en el manejo de registros electrónicos, la vinculación de los procedimientos de registro de nacimientos, defunciones y residencia permanente, la certificación de firmas y copias, etc., para garantizar que todos los funcionarios comprendan el proceso y presten un servicio eficaz a la ciudadanía.

Ante las dificultades derivadas de la interrupción de las funciones de los funcionarios encargados de los ámbitos judicial y del estado civil, y la sobrecarga de trabajo tras la fusión en numerosas comunas y distritos, el Departamento de Justicia de Thanh Hoa recomendó al Comité Popular Provincial que presentara al Consejo Popular Provincial la Resolución N.° 36/2025/NQ-HDND, de fecha 4 de octubre de 2025, que estipula el alcance y las facultades del Presidente del Comité Popular de la Comuna para que los funcionarios públicos de dicho Comité realicen labores de autenticación en la provincia. Con base en la resolución aprobada, el Presidente del Comité Popular de la Comuna autoriza a los funcionarios públicos de dicho Comité a realizar labores de autenticación con el siguiente alcance y facultades: firmar y certificar copias de documentos originales emitidos o certificados por organismos y organizaciones; firmar y certificar firmas en documentos (excepto la firma del traductor). Esta normativa contribuye a reducir la carga de los líderes del Comité Popular de la Comuna, al tiempo que aumenta la iniciativa y la flexibilidad del equipo de funcionarios públicos que trabajan directamente con la ciudadanía.

El Departamento de Justicia de Thanh Hoa, en coordinación con las agencias locales de registro civil, completó la digitalización de los datos del estado civil en la provincia y elaboró ​​un plan para la implementación de la aplicación de dichos datos. En consecuencia, se revisaron todos los datos del estado civil en el Sistema de Registro y Gestión del Estado Civil, comparándolos con la Base de Datos Nacional de Población para garantizar su exactitud y subsanar los casos de datos faltantes, incorrectos y duplicados. Se implementó la consulta de información del estado civil en el Sistema de Información de Procedimientos Administrativos, mediante la conexión con la Base de Datos Electrónica del Estado Civil y la Base de Datos Nacional de Población, para facilitar la tramitación de los trámites administrativos que requieren la presentación de documentos del estado civil y reducir así la presentación de estos documentos durante el proceso de recepción y tramitación, de conformidad con la normativa. La consulta de información del estado civil permite expedir copias de los extractos del estado civil (independientemente del lugar de residencia o del lugar del registro civil anterior) y confirmar la información del estado civil.

Gracias a la proactividad y la actitud positiva del Departamento de Justicia de Thanh Hoa, junto con los esfuerzos de las autoridades locales, las actividades de registro y certificación del estado civil en la provincia se han estabilizado, satisfaciendo en gran medida las necesidades de los ciudadanos. Desde el 1 de julio de 2025 hasta la fecha, las agencias de registro civil de la provincia han tramitado más de 22 000 solicitudes de registro de todo tipo. Los municipios y barrios han certificado más de 15 000 documentos. Los expedientes se devolvieron a tiempo, incluso antes de la fecha límite, garantizando así el cumplimiento de la normativa legal.

Artículo y fotografías: Viet Huong

Fuente: https://baothanhhoa.vn/dong-bo-quan-ly-ho-tich-chung-thuc-sau-sap-nhap-268671.htm