Aduanas mejora la calidad del apoyo empresarial con un asistente virtual en la aplicación Zalo OA

(Chinhphu.vn) - La puesta en funcionamiento del asistente virtual de IA en la aplicación Zalo OA (Cuenta Oficial de Zalo) está mostrando una clara eficacia en la Sucursal Regional de Aduanas XVIII, ayudando a automatizar las actividades de consultoría de procedimientos y a mejorar la calidad del apoyo empresarial.

Los funcionarios del Departamento de Informática - Sucursal Regional de Aduanas XVIII reciben retroalimentación de las empresas a través de Zalo OA.

“Consultor electrónico” responde trámites 24/7

Implementando la Resolución 57-NQ/TW sobre avances en el desarrollo de ciencia y tecnología, innovación y transformación digital nacional, la Sucursal Regional de Aduanas XVIII ha modernizado gradualmente sus métodos de apoyo empresarial.

El sistema de aplicación Zalo OA fue investigado y desarrollado por la Aduana de la Región XVIII, basado en la tecnología ChatGPT y GPT Assistant, integrada en la plataforma Zalo, la aplicación de mensajería más utilizada en la actualidad. Este sistema es el resultado de un proceso de capacitación basado en la base de datos de consultoría aduanera acumulada durante muchos años, combinada con el sistema de documentos legales digitales de los ministerios y las delegaciones. Gracias a ello, Zalo OA puede brindar respuestas precisas y adecuadas para cada situación empresarial.

Con un diseño que simula un "consultor electrónico", los usuarios solo necesitan acceder a la página de Zalo OA "Departamento de Aduanas de la Región XVIII", enviar preguntas y recibir retroalimentación inmediata. El sistema opera con la infraestructura de Microsoft Azure, utilizando Function App, Queue Storage y GPT Assistant Storage, lo que garantiza seguridad, estabilidad y un funcionamiento continuo las 24 horas, los 7 días de la semana.

Además de responder preguntas sobre procedimientos, Zalo OA también es un canal para difundir rápidamente nuevas políticas, documentos legales y anuncios importantes de la Aduana a la comunidad empresarial. Esto representa una mejora significativa en comparación con el soporte tradicional, que depende de recursos humanos y tiempo administrativo.

El jefe de la XVIII Sección Regional de Aduanas, Le Van Thung, explicó que antes de implementar Zalo OA mediante inteligencia artificial, las actividades de consulta y difusión de leyes y políticas aduaneras se basaban principalmente en canales tradicionales como el correo electrónico, el teléfono, los mensajes de texto o el intercambio directo. Las solicitudes relacionadas con procedimientos de importación y exportación, clasificación de mercancías, tipos impositivos o políticas preferenciales debían ser recibidas por funcionarios públicos, se debía investigar la normativa legal, buscar información y redactar las respuestas manualmente.

Este proceso tradicional consume mucho tiempo y recursos humanos, mientras que el rápido aumento del número de empresas y la creciente diversidad de necesidades de consultoría incrementan la presión de procesamiento. Muchos contenidos de consultoría son repetitivos o similares, pero aun así deben rehacerse desde el principio, lo que genera retrasos en la respuesta y afecta la producción y el progreso empresarial de las empresas. Además, el procesamiento manual dificulta que las agencias aduaneras exploten los datos para el análisis, la evaluación y la innovación en la propaganda, el apoyo y la reforma administrativa.

Las empresas solo necesitan abrir Zalo, buscar OA "Subdepartamento de Aduanas de la Región XVIII" y enviar preguntas, en lugar de tener que iniciar sesión en portales de información complicados o instalar software especializado adicional.

Una clara evolución hacia las aduanas digitales y las aduanas inteligentes

La implementación de Zalo OA en la Sucursal Regional de Aduanas XVIII ha mejorado notablemente la calidad del soporte. Para la agencia aduanera, el sistema facilita significativamente la gestión manual de solicitudes, lo que permite a los funcionarios concentrarse en tareas especializadas y complejas. La automatización también garantiza que todas las preguntas de las empresas se reciban y respondan de forma completa, sin omisiones, como en los métodos de soporte tradicionales.

La aplicación Zalo OA recibió rápidamente críticas positivas de la comunidad empresarial gracias a su capacidad para proporcionar información de fuentes oficiales de forma rápida, precisa y completa. Se agilizan los trámites, se reducen los costes y las empresas son más proactivas en sus planes de producción e importación-exportación.

Cabe destacar que también es extremadamente cómodo para las empresas acceder al sistema: simplemente abren Zalo, buscan OA "Subdepartamento de Aduanas de la Región XVIII" y envían preguntas, en lugar de tener que iniciar sesión en portales de información complicados o instalar software especializado adicional.

El apoyo para consultar información y trámites aduaneros las 24 horas del día, los 7 días de la semana, ha permitido a las empresas acceder a los datos de forma más rápida, clara y cómoda que antes. El proceso de recepción, respuesta y guía de trámites también se considera proactivo y oportuno, lo que contribuye a crear condiciones favorables para que las empresas de la provincia promuevan las actividades de importación y exportación.

Hasta la fecha, la aplicación Zalo OA ha atraído a más de 3500 usuarios, con aproximadamente 150 consultas procesadas diariamente, cifras que demuestran claramente el nivel de confianza y la gran demanda del sector empresarial. En general, el sistema no solo mejora la eficiencia del servicio, sino que también innova la forma de prestar servicios públicos, promoviendo la interacción bidireccional de una forma más moderna, transparente y amigable. Esto también sienta las bases para que la unidad siga integrando más herramientas digitales en el futuro, prestando un servicio cada vez mejor a la gestión estatal de aduanas.

La puesta en funcionamiento de Zalo OA ha abierto un nuevo enfoque en el apoyo a las empresas, mostrando un claro cambio de las Aduanas de la Región XVIII en el camino hacia las aduanas digitales y las aduanas inteligentes, en línea con la orientación general de reforma y modernización de toda la industria.

Fuente: https://baochinhphu.vn/hai-quan-nang-cao-chat-luong-ho-tro-doanh-nghiep-bang-tro-ly-ao-tren-ung-dung-zalo-oa-102251202160200779.htm