Réforme administrative : La mise en place de processus internes est essentielle.

La réforme administrative ne se mesure pas uniquement au nombre de procédures simplifiées ni au niveau d'utilisation des technologies modernes. Son essence réside dans le traitement de chaque document au sein de l'administration, les processus internes déterminant directement la qualité du service rendu aux citoyens et aux entreprises. L'expérience montre que lorsque les mécanismes internes sont conçus de manière rigoureuse, avec des responsabilités et des échéances clairement définies, l'efficacité de la réforme administrative devient substantielle et durable.

Personne, tâche et échéance clairement définies.

En visitant le Centre de services administratifs de la commune de Dong Cuong un matin de semaine, on remarque immédiatement l'atmosphère de travail sérieuse et organisée qui y règne. Chaque étape – réception, vérification, traitement et transmission des résultats – est spécifiquement attribuée à un service et à un responsable. Le suivi de chaque dossier est assuré en temps réel, garantissant ainsi la transparence et évitant tout renvoi de responsabilité.

Le Centre de services administratifs publics de la commune de Dong Cuong reçoit et traite les demandes rapidement et efficacement.

Mme Pham Mai Anh a déclaré : « Au Centre de services administratifs publics, le personnel m’a fourni des instructions très précises et claires. Ma demande a été traitée et j’ai reçu les résultats en seulement deux jours, ce qui est très pratique pour les citoyens. »

Cette affirmation simple, mais pertinente, illustre parfaitement l'efficacité de la mise en place et de l'exploitation d'un processus interne bien structuré. Auparavant, le temps nécessaire à l'exécution de certaines procédures pouvait être long en raison d'un manque de coordination entre les services ; désormais, chaque étape est préprogrammée conformément à la réglementation, ce qui minimise les risques de problèmes hors du cadre établi.

Suite à la mise en place du modèle de gouvernement local à deux niveaux, le secteur socioculturel de la commune de Dong Cuong compte à lui seul jusqu'à 60 procédures administratives. Cela représente une charge de travail considérable pour une collectivité territoriale de cette envergure. Cependant, à ce jour, les modalités de traitement de l'ensemble de ces procédures sont établies, garantissant ainsi uniformité, transparence et facilité de suivi.

60 services administratifs de la commune de Dong Cuong ont achevé l'élaboration de leurs procédures de traitement.

M. Tran Ngoc Quang, chef adjoint du département de la Culture et des Affaires sociales de la commune de Dong Cuong, a déclaré : « Conformément aux procédures administratives établies, nous avons attribué des tâches à chaque agent, en définissant clairement les responsabilités de chacun, les délais de traitement et les attributions spécifiques. Grâce à cela, les agents sont plus proactifs et les usagers peuvent suivre l’avancement de leurs demandes. »

La standardisation du processus permet non seulement de réduire la pression sur le personnel, mais aussi de renforcer la confiance du public, car chaque étape du processus repose sur des preuves et comporte des échéances claires.

Une normalisation à partir de la base.

D'après les statistiques, 99 communes et quartiers de la province de Lao Cai ont finalisé l'élaboration des procédures relatives à 161 procédures administratives au niveau communal. Ceci constitue un fondement important pour l'harmonisation des opérations, la réduction des chevauchements et l'amélioration de la qualité des services.

161 procédures administratives au niveau communal ont achevé l'élaboration de leurs procédures de traitement.

Dans la commune de Dong Cuong, Mme Ha Thi Huong Mai, vice-présidente du Comité populaire, a déclaré que grâce à une approche rigoureuse fondée sur la clarté des responsabilités, 100 % des procédures administratives ont été menées à bien dans les délais impartis, voire en avance. Le rôle des fonctionnaires du Centre administratif public s'en trouve renforcé, et l'accueil et l'orientation des citoyens sont assurés avec attention et dans le respect des réglementations.

Il convient de noter que le développement des processus internes ne se limite pas aux documents écrits ; il se concrétise par des tableaux de suivi des progrès, des systèmes d’archivage et un logiciel de gestion documentaire. Chaque employé est pleinement conscient de ses responsabilités et est tenu responsable de chaque dossier qui lui est confié.

Lorsque le processus est bien conçu, le changement ne se limite pas au respect des délais, mais concerne également l'attitude du prestataire de services. Les usagers n'appréhendent plus les démarches administratives ; au contraire, ils se montrent proactifs, confiants et coopératifs.

Synchronisation au niveau départemental

Non seulement au niveau communal, mais aussi au sein des départements et agences provinciaux, l'élaboration de procédures internes pour le traitement des démarches administratives est mise en œuvre de manière simultanée. M. Nguyen Thanh Vinh, directeur adjoint du département des finances de la province de Lao Cai, a déclaré : « Après leur annonce, toutes les procédures administratives ont fait l'objet de procédures internes élaborées par les services spécialisés, conformément à la réglementation, garantissant ainsi l'autorité compétente, l'ordre de traitement et les délais. Ces procédures sont clairement définies pour chaque agent et sont entièrement numérisées. »

Les processus sont clairement conçus pour chaque membre du personnel et sont entièrement numérisés.

Des procédures claires minimisent les retards et les erreurs.

La numérisation des processus accroît la transparence, améliore le contrôle et facilite le suivi et l'évaluation. Le suivi de chaque étape du traitement dans le système permet de définir clairement les responsabilités individuelles, réduisant ainsi les retards et les erreurs.

Plus important encore, la synchronisation entre le niveau communal et le niveau départemental crée une « chaîne » interconnectée dans le traitement des procédures administratives. Les dossiers des citoyens et des entreprises ne sont pas interrompus lors de leur transfert d'un niveau à l'autre, mais traités selon un processus unifié et fluide.

Des slogans aux actions concrètes

Depuis de nombreuses années, la réforme administrative est présentée comme une priorité. Cependant, si elle se limite à la simplification des procédures ou à l'investissement dans des équipements modernes sans s'appuyer sur des processus internes rigoureux , son efficacité risque de ne pas être durable.

100 % des dossiers sont traités dans les délais impartis, voire en avance sur le calendrier prévu.

En réalité, lorsque les processus sont bien structurés, clairement définis, étroitement surveillés et associés à la responsabilité individuelle, la qualité du service s'améliore considérablement. Le fait que 100 % des procédures soient traitées dans les délais impartis, voire en avance, ne constitue pas seulement une performance administrative, mais témoigne d'une évolution significative de la vision managériale.

La réforme administrative ne réside donc pas dans de grands slogans, mais dans des tâches très spécifiques au sein de chaque agence : examiner chaque étape du processus, définir clairement les responsabilités de chaque individu, standardiser les délais de traitement et garantir la transparence tout au long du processus.

Lorsque les rouages ​​de l'administration fonctionnent correctement, ce sont les citoyens et les entreprises qui bénéficient réellement des résultats. C'est d'ailleurs le critère le plus important d'une réforme administrative : non pas le nombre de documents délivrés, mais la satisfaction des usagers lorsqu'ils quittent les services administratifs avec les documents obtenus, dans les délais et conformément à la réglementation.

Source : https://baolaocai.vn/cai-cach-hanh-chinh-xay-dung-quy-trinh-noi-bo-la-cot-loi-post893836.html