* Avocat NGUYEN HUU NGOC , Barreau de Hô Chi Minh-Ville :
Supprimer le mécanisme « demande - certifier la copie »
L'exigence de copies certifiées conformes engendre un gaspillage considérable de temps, de ressources humaines et de coûts, tant pour les citoyens que pour l'État. Ce problème découle du manque d'uniformité des réglementations actuelles : de nombreux documents spécifiques requièrent encore la soumission de copies certifiées conformes au lieu de reconnaître les données électroniques lors de la mise en œuvre des procédures administratives. Dans ce processus, nombre de fonctionnaires et d'agents s'en tiennent aux anciennes méthodes et à une attitude prudente, et continuent donc de demander des copies certifiées conformes par « sécurité », au lieu de consulter les données synchronisées, connectées et partagées avec la Base de données nationale de la population.
Il est nécessaire de supprimer le mécanisme de « demande et de certification de copies » et de passer à celui d’« utilisation et de partage des données » afin de lever les obstacles à la réforme administrative dans le contexte de la transformation numérique. En conséquence, il convient de procéder à un examen approfondi des réglementations juridiques relatives aux procédures administratives exigeant la production de copies certifiées conformes, de supprimer les exigences superflues et de mettre en place un cadre juridique permettant l’utilisation de données électroniques ayant la même valeur juridique que les documents papier.
* Mme VO THI TRUNG TRINH, directrice du Centre de transformation numérique de Hô Chi Minh-Ville :
Changer les habitudes des fonctionnaires
Actuellement, la réglementation relative à l'utilisation des documents numériques et des données électroniques est globalement suffisante. Le principal changement à apporter concerne les habitudes et les mentalités des agents et fonctionnaires lors de la réception et du traitement des dossiers administratifs. En effet, certains exigent encore des copies certifiées conformes par « par mesure de sécurité », alors que ces copies ne sont pas nécessairement aussi sûres que les documents intégrés à l'application ou à la base de données VNeID.
Par exemple, si une personne a divorcé depuis un ou deux jours mais possède encore une copie certifiée conforme de son acte de mariage (toujours valide) pour déposer sa demande, l'agent ne le saura pas en consultant le document papier, alors qu'une simple recherche dans le système indiquera immédiatement que cette personne est divorcée. Cela démontre que la mise à jour des données garantit une plus grande précision. Par ailleurs, les ministères, les services et les collectivités locales doivent accélérer la mise à jour des données pour une utilisation optimale et promouvoir activement l'utilisation des documents électroniques auprès des fonctionnaires, des citoyens et des entreprises, afin de se dispenser des copies certifiées conformes.
* M. NGUYEN NGOC AN, directeur adjoint du centre de services administratifs publics du quartier d'An Phu Dong (Hô-Chi-Minh-Ville) :
Promouvoir l'utilisation des documents sur VNeID
Le grand nombre de copies certifiées conformes surcharge les fonctionnaires, qui perdent un temps précieux à traiter ces documents, au détriment d'autres tâches. Les agents habilités doivent également consacrer du temps à la signature des documents, ce qui impacte le traitement d'autres documents professionnels.
Les organismes d'État doivent se conformer strictement aux instructions et ne doivent en aucun cas exiger des citoyens qu'ils présentent les originaux ou des copies de documents déjà intégrés à la VNeID (tels que les cartes d'assurance maladie , les permis de conduire, les certificats d'immatriculation des véhicules, etc.) dès lors que les citoyens ont fourni les informations correspondantes issues de la VNeID. Concernant la consultation de la base de données nationale, les ministères compétents doivent intégrer et partager rapidement les données relatives au séjour temporaire et à la procédure de résidence des citoyens afin que les agents d'accueil puissent traiter plus facilement leurs dossiers conformément à la réglementation en vigueur.
* M. NGUYEN THE ANH, chef du département du règlement des dettes d'entreprises, Banque commerciale par actions de la prospérité du Vietnam :
Comparer les dossiers électroniques via VNeID, code QR
Dans le secteur bancaire, nous devons souvent recevoir et vérifier des dossiers clients relatifs à des actifs garantis, des documents personnels, des autorisations, des contrats de vente, etc. Certains dossiers doivent être traités avec les tribunaux, les organismes d'exécution, le bureau d'enregistrement foncier, les notaires, etc., ce qui explique le nombre important de documents à soumettre quotidiennement.
En réalité, de nombreux organismes exigent encore des copies certifiées conformes et les clients doivent souvent faire des allers-retours pour faire certifier un ou deux documents seulement. Il arrive qu'une transaction de règlement de dette soit retardée de deux ou trois jours simplement par manque de copies certifiées conformes, même si les originaux ont été présentés intégralement.
À l'ère de la transformation numérique, les établissements de crédit utilisent la signature électronique pour de nombreuses transactions contractuelles et documents. Or, ces documents ne peuvent être certifiés conformes aux exigences légales. Nous souhaitons supprimer définitivement cette exigence et la remplacer par une consultation en ligne ou une comparaison de fichiers électroniques via VNeID, les codes QR des documents ou les portails de données connectés. L'authentification des données dans le système permettra, en limitant le recours aux copies certifiées, de simplifier considérablement les démarches pour les particuliers et les entreprises.
Source : https://www.sggp.org.vn/chuyen-manh-sang-dung-va-chia-se-du-lieu-post823804.html
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