Synchronisation de la gestion de l'état civil - authentification après fusion

Après la mise en place de l'administration locale à deux niveaux, les pouvoirs, les procédures et les méthodes d'exécution des démarches administratives en matière d'état civil et de certification ont été adaptés au nouveau modèle de gestion. Le ministère de la Justice a prodigué des conseils et des orientations aux collectivités locales afin d'assurer une mise en œuvre harmonieuse et continue, sans interruption du service public.

Les fonctionnaires du centre de services administratifs du quartier de Tan Dan guident les citoyens dans le dépôt de leurs demandes en ligne.

Au Centre de services administratifs (PVHCC) du quartier de Tan Dan, l'activité est intense aux heures d'ouverture. En moyenne, le centre reçoit chaque jour des centaines de dossiers dans de nombreux domaines, dont la plus grande proportion concerne l'état civil et la certification (environ 70 % du total). Les démarches courantes, telles que la réinscription des actes de naissance et de décès, la délivrance de copies d'extraits d'état civil, la certification de documents et de signatures, sont effectuées régulièrement. Malgré le volume important de dossiers, grâce à l'initiative et au dévouement des agents, toutes les procédures sont traitées rapidement.

Mme Hoang Thi Nguyet, du village 14, quartier de Tan Dan, a déclaré : « Je suis venue au centre pour faire réenregistrer mon acte de naissance et compléter mon dossier foncier. Le personnel a donné des instructions très enthousiastes, en particulier à ceux qui ne savent pas comment utiliser les services publics en ligne. »

Actuellement, le centre compte un directeur à temps partiel, un directeur adjoint et deux agents chargés des procédures administratives dans divers domaines. Ces agents maîtrisent parfaitement leur métier et accompagnent activement les citoyens dans leurs démarches en ligne. « La nouvelle commune est plus grande, plus peuplée et la charge de travail est bien plus importante qu'auparavant. La plupart des personnes qui viennent déposer une demande doivent être guidées pas à pas pour se connecter à leur plateforme en ligne. Il s'agit d'une étape transitoire visant à familiariser les usagers avec les outils numériques et à les aider à maîtriser les procédures en ligne », explique Mme Le Thi Diu, fonctionnaire au Centre d'administration publique du quartier de Tan Dan.

Non seulement dans les communes et quartiers centraux, mais aussi dans les communes montagneuses, l'accès aux services publics en matière d'état civil se généralise progressivement. À Mau Lam, Mme Nguyen Thi Ly, du village d'Eo Son, s'est rendue au centre de services publics communal pour demander une copie de son acte de mariage. Le personnel l'a guidée dans sa demande en ligne via le Portail national des services publics, puis a reçu, rempli, signé et lui a remis le document dans les délais. Mme Nguyen Thi Nguyet, fonctionnaire au centre de services publics de Mau Lam, a déclaré : « Les démarches simples liées à l'état civil et aux certificats sont traitées rapidement et les résultats sont communiqués aux citoyens sans délai. Cependant, actuellement, la plupart des personnes qui viennent effectuer des démarches administratives souhaitent encore recevoir un document papier, même si le système propose des copies électroniques faisant foi. Cela montre que l'utilisation de documents traditionnels reste encore très répandue dans de nombreuses procédures administratives. »

Afin de garantir le bon déroulement des procédures d'état civil et de certification, le Département de la Justice de Thanh Hoa a revu et ajusté de manière proactive la réglementation et a collaboré étroitement avec les départements et services concernés pour publier des documents d'orientation professionnels adaptés au nouveau modèle.

Selon Mme Tran Thi Hong Le, directrice adjointe du Département du soutien administratif et judiciaire (Ministère de la Justice), sous le système de gouvernement local à deux niveaux, les services publics essentiels en matière d'état civil, relevant auparavant de la compétence du district, étaient majoritairement attribués au niveau communal. Le 1er juillet 2025, le Ministère de la Justice a officiellement mis en service la nouvelle version du Système électronique d'enregistrement et de gestion de l'état civil à l'échelle nationale. Immédiatement après, le Département de la Justice de Thanh Hoa a rapidement attribué des comptes aux responsables des comités populaires, aux officiers d'état civil et aux secrétaires communaux de 166 communes et quartiers de la province afin de procéder à l'enregistrement électronique de l'état civil. Cette mesure contribue à harmoniser le processus de traitement des dossiers et à accélérer la réception et le retour des résultats, notamment dans les localités où le nombre d'enregistrements est important.

L'inspection et le perfectionnement professionnel ont également fait l'objet d'une attention particulière. Depuis le début de l'année, le ministère de la Justice a publié de nombreux documents d'orientation des pratiques professionnelles, organisé de nombreuses formations et renforcé les compétences spécialisées des représentants des comités populaires et des fonctionnaires chargés des affaires judiciaires et d'état civil dans les nouvelles communes et les nouveaux quartiers. Le contenu des formations porte sur le traitement des dossiers électroniques, le lien entre les procédures d'enregistrement des naissances, des décès et du statut de résident permanent, la certification des signatures et des copies, etc., afin de garantir que tous les agents maîtrisent les procédures et servent efficacement la population.

Face aux difficultés engendrées par la désorganisation des services judiciaires et d'état civil et par la surcharge de travail consécutive aux fusions dans de nombreuses communes et circonscriptions, le Département de la Justice de Thanh Hoa a conseillé au Comité populaire provincial de soumettre au Conseil populaire provincial la résolution n° 36/2025/NQ-HDND du 4 octobre 2025. Cette résolution stipule les pouvoirs du président du Comité populaire communal en matière d'authentification des documents par les fonctionnaires de ce Comité populaire communal. Conformément à cette résolution, le président du Comité populaire communal est habilité à authentifier les documents par les fonctionnaires de ce Comité populaire communal, notamment en signant et en certifiant les copies de documents originaux délivrés ou certifiés par des organismes et organisations, ainsi qu'en signant et en certifiant les signatures apposées sur les documents (à l'exception de la signature du traducteur). Ce règlement contribue à alléger la charge pesant sur les dirigeants du Comité populaire communal, tout en augmentant l'initiative et la flexibilité de l'équipe de fonctionnaires travaillant directement avec la population.

Le Département de la Justice de Thanh Hoa, en collaboration avec les services d'état civil locaux, a finalisé la numérisation des données d'état civil dans la province et a élaboré un plan de déploiement des applications utilisant ces données numérisées. Ainsi, toutes les données d'état civil du Système d'enregistrement et de gestion de l'état civil ont été vérifiées et comparées à la Base de données nationale de la population afin d'en garantir l'exactitude et de corriger les données manquantes, erronées ou en double. La consultation des informations d'état civil dans le Système d'information des procédures administratives, via la connexion à la Base de données électronique de l'état civil et à la Base de données nationale de la population, a été mise en place afin de faciliter le traitement des procédures administratives nécessitant la production de documents d'état civil et de réduire ainsi le nombre de présentations lors des démarches administratives, conformément à la réglementation. La consultation des données d'état civil permet de délivrer des copies d'extraits d'état civil (quel que soit le lieu de résidence ou le lieu du précédent enregistrement) et de confirmer les informations relatives à l'état civil.

Grâce au dynamisme et à l'engagement du Département de la Justice de Thanh Hoa, conjugués aux efforts des autorités locales, les activités d'enregistrement et de certification de l'état civil dans la province se sont stabilisées, répondant globalement aux besoins des citoyens. Du 1er juillet 2025 à ce jour, les services d'état civil de la province ont traité plus de 22 000 demandes d'enregistrement de l'état civil, toutes catégories confondues. Les communes et les quartiers ont délivré plus de 15 000 certificats. Les dossiers ont été restitués dans les délais impartis, voire avant la date limite, garantissant ainsi le respect de la réglementation en vigueur.

Article et photos : Viet Huong

Source : https://baothanhhoa.vn/dong-bo-quan-ly-ho-tich-chung-thuc-sau-sap-nhap-268671.htm