Les douanes améliorent la qualité de leur assistance aux entreprises grâce à l'assistant virtuel de l'application Zalo OA.

(Chinhphu.vn) - La mise en service de l'assistant virtuel IA sur l'application Zalo OA (compte officiel Zalo) montre une efficacité claire à la succursale régionale des douanes XVIII, aidant à automatiser les activités de conseil procédural et à améliorer la qualité du soutien aux entreprises.

Les responsables du département informatique de la direction régionale des douanes XVIII reçoivent les commentaires des entreprises via Zalo OA.

Un « consultant électronique » répond aux questions 24h/24 et 7j/7

En appliquant la résolution 57-NQ/TW sur les percées dans le développement scientifique et technologique, l'innovation et la transformation numérique nationale, la direction régionale des douanes XVIII a progressivement modernisé ses méthodes de soutien aux entreprises.

Le système d'application Zalo OA a été conçu et développé par les Douanes de la Région XVIII à partir des technologies ChatGPT et GPT Assistant, et intégré à la plateforme Zalo, l'application de messagerie la plus utilisée aujourd'hui. Ce système est le fruit d'un travail de formation mené à partir de la base de données de consultation douanière, constituée au fil des années et combinée au système de documents juridiques numériques des ministères et des administrations. Grâce à cela, Zalo OA est en mesure de fournir des réponses précises et adaptées à chaque situation rencontrée dans le monde des affaires.

Grâce à une interface simulant un assistant virtuel, les utilisateurs accèdent simplement à la page Zalo OA « Service des douanes de la région XVIII », posent leurs questions et reçoivent une réponse immédiate. Le système repose sur l’infrastructure Microsoft Azure et utilise Function App, Queue Storage et GPT Assistant Storage, garantissant ainsi sécurité, stabilité et fonctionnement continu 24 h/24 et 7 j/7.

Outre son rôle de réponse aux questions relatives aux procédures, Zalo OA sert également de canal de diffusion rapide des nouvelles politiques, des documents juridiques et des annonces importantes des douanes auprès des entreprises. Il s'agit d'une amélioration significative par rapport au système d'assistance traditionnel, qui repose sur les ressources humaines et le temps administratif.

Le chef de la section XVIII des douanes régionales, Le Van Thung, a déclaré qu'avant le déploiement de Zalo OA, une plateforme d'intelligence artificielle, les activités de consultation et de diffusion des informations et politiques douanières reposaient principalement sur des canaux traditionnels tels que le courrier électronique, le téléphone, les SMS ou les échanges directs. Les demandes relatives aux procédures d'importation et d'exportation, à la classification des marchandises, aux taux d'imposition ou aux politiques préférentielles devaient être reçues par les fonctionnaires, qui devaient ensuite consulter la réglementation, rechercher les informations nécessaires et rédiger les réponses manuellement.

Ce processus traditionnel est très chronophage et gourmand en ressources humaines. Or, la croissance rapide du nombre d'entreprises et la diversification croissante des besoins en matière de conseil accentuent la pression sur les services. De nombreuses demandes de conseil, répétitives ou similaires, doivent être entièrement reprises, ce qui engendre des retards et des répercussions sur la production et l'activité des entreprises. Par ailleurs, le traitement manuel des données empêche les services douaniers de les exploiter efficacement à des fins d'analyse, d'évaluation et d'innovation, notamment en matière de communication, d'accompagnement et de réforme administrative.

Les entreprises n'ont qu'à ouvrir Zalo, rechercher le compte OA « Sous-département des douanes de la région XVIII » et envoyer leurs questions, au lieu de devoir se connecter à des portails d'information complexes ou installer des logiciels spécialisés supplémentaires.

Une évolution claire vers les douanes numériques et les douanes intelligentes

Le déploiement de Zalo OA à la Direction régionale des douanes XVIII a permis d'améliorer significativement la qualité du soutien apporté aux entreprises. Pour les douanes, ce système contribue à alléger considérablement les tâches manuelles de réception et de traitement des demandes, permettant ainsi aux agents de se concentrer sur des missions plus spécialisées et complexes. L'automatisation garantit également que toutes les questions des entreprises sont reçues et traitées intégralement, sans omission, contrairement aux méthodes de soutien traditionnelles.

L'application Zalo OA a rapidement reçu un accueil favorable de la part des entreprises grâce à sa capacité à fournir des informations rapides, précises et complètes provenant de sources officielles. Les procédures sont simplifiées, les coûts réduits et les entreprises sont plus proactives dans leurs plans de production et d'import-export.

Il est à noter que l'accès au système est également extrêmement pratique pour les entreprises : il suffit d'ouvrir Zalo, de rechercher l'OA « Sous-département des douanes de la région XVIII » et d'envoyer des questions, au lieu de devoir se connecter à des portails d'information compliqués ou d'installer des logiciels spécialisés supplémentaires.

L'assistance disponible 24 h/24 et 7 j/7 pour la recherche d'informations et de procédures douanières a permis aux entreprises d'accéder aux données plus rapidement, plus clairement et plus facilement qu'auparavant. Le processus de réception, de traitement et d'accompagnement des demandes est également jugé proactif et rapide, contribuant ainsi à créer un environnement favorable aux entreprises de la province pour le développement de leurs activités d'import-export.

À ce jour, l'application Zalo OA a séduit plus de 3 500 utilisateurs et traite environ 150 requêtes par jour, des chiffres qui témoignent de la confiance et de la forte demande des entreprises. De manière générale, le système améliore non seulement l'efficacité du service, mais innove également dans la prestation des services publics, en favorisant une interaction bidirectionnelle plus moderne, transparente et conviviale. Il constitue également un atout majeur pour l'intégration future de nouveaux outils numériques, permettant ainsi une gestion douanière toujours plus performante.

La mise en service de Zalo OA a ouvert une nouvelle voie en matière de soutien aux entreprises, témoignant d'une évolution claire des douanes de la région XVIII vers une approche numérique et intelligente, conformément à l'orientation générale de réforme et de modernisation de l'ensemble du secteur.

Source : https://baochinhphu.vn/hai-quan-nang-cao-chat-luong-ho-tro-doanh-nghiep-bang-tro-ly-ao-tren-ung-dung-zalo-oa-102251202160200779.htm