חיזוק הדיגיטציה של מסמכים ארכיוניים לשירות פעילות ועדות המפלגה

יישום ההחלטות והמסקנות של הפוליטביורו והמזכירות בנוגע לארגון מחדש של המנגנון והיחידות המנהליות מציב צורך דחוף באיסוף, עריכה והפיכה לדיגיטציה של מסמכים ארכיוניים שישמשו את פעילויות ההנהגה, ההכוונה והמנהל של ועדות המפלגה.

תמונה להמחשה. (מקור: xaydungchinhsach.chinhphu.vn)

ביישום החלטה 57-NQ/TW ודרישות ועדת ההיגוי לטרנספורמציה דיגיטלית בסוכנויות המפלגה, משרדי ועדות המפלגה המחוזיות והעירוניות ייעצו באופן פעיל ופרואקטיבי לוועדות המפלגה לפתח ולהפיץ מערכת של מסמכי מנהיגות, המכוונים את יישום הפרויקט ליישום טכנולוגיית מידע וטרנספורמציה דיגיטלית בסוכנויות המפלגה, חזית המולדת וארגונים חברתיים- פוליטיים לתקופה 2021-2025, עם חזון לשנת 2030.

רשויות מקומיות פרסמו תקנות, כללים ונהלים סינכרוניים בנוגע לניהול, תפעול וניצול של מערכות רשת; ארגון השליחה, הקבלה והעיבוד של מסמכים אלקטרוניים תוך הבטחת בטיחות ואבטחת מידע. תשתית טכנולוגיית מידע הושקעה ושודרגה באופן סינכרוני; נבנו מרכזי שילוב נתונים של ועדות מפלגה מחוזיות ועירוניות, שצוידו בשרתים, ציוד רשת, ציוד אבטחה וציוד אחסון מודרני, הפועלים ביציבות, בבטחה וביעילות, תוך הבטחת עמידה בתקנות, בתקנים ובהוראות של משרד המפלגה המרכזי.

עד כה, 100% מוועדות המפלגה המחוזיות והעירוניות פרסו מערכות ניהול תפעולי וחדרי ישיבות מקוונים ברמת הקומונה; הפעילו תוכנה לדיגיטציה של רשומות, מסד נתונים של חברי מפלגה 3.0, מערכות חתימה דיגיטלית ויישומים משותפים אחרים. משרדי ועדות המפלגה המחוזיות והעירוניות ניהלו והפעילו ביציבות את מרכז שילוב הנתונים ומערכות המידע, שיתפו תוכנות, שלחו, קיבלו ועיבדו מסמכים אלקטרוניים; יישמו חתימות דיגיטליות; בנו ועדכנו את מסד הנתונים לניהול רשומות של קאדרים, עובדי מדינה, חברי מפלגה ומסמכי מפלגה ברשת המידע הרחבה של המפלגה.

בטויאן קוואנג , משרד ועדת המפלגה המחוזית יעץ לוועדת הקבע של ועדת המפלגה המחוזית ולוועדת הקבע של ועדת המפלגה המחוזית לגבש ולפרוס במהירות את מסמכי ההנחיות של הממשלה המרכזית בנושא טרנספורמציה דיגיטלית בסוכנויות המפלגה, כולל ארכיוני המפלגה, ובמיוחד מסמכים על עבודת מסמכים, אחסון וניהול מסמכים ומסדי נתונים בתהליך ארגון מחדש של מנגנון המערכת הפוליטית. המשרד יעץ על פרסום הנחיה מס' 01-CT/TU מיום 19 בספטמבר 2025 של הוועדה הקבועה של ועדת המפלגה המחוזית בנושא חיזוק המנהיגות והניהול של ארכיוני סוכנויות המפלגה, ארגונים, ועדת חזית המולדת וארגונים חברתיים-פוליטיים במחוז.

היישום הדרסטי והסינכרוני תרם ליצירת שינוי מהותי במודעות של קאדרים, חברי מפלגה וראשי סוכנויות ויחידות בנוגע לדיגיטציה של מסמכים ארכיוניים. יצירת רשומות, הגשת רשומות ומסמכים לארכיוני הסוכנויות, עריכה ודיגיטציה של מסמכים ארכיוניים יושמו יותר ויותר באופן ממושמע, קפדני ושיטתי, במיוחד לאחר שסוכנויות, יחידות ורשויות מקומיות השלימו את סידור המנגנון הארגוני שלהן בהתאם לתקנות. יישום המדע , הטכנולוגיה והטרנספורמציה הדיגיטלית בעבודת הארכיון יושם בהדרגה; דבר שתורם לשירות יעיל של הנהגת ועדות המפלגה בכל הרמות.

עם זאת, בעת יישום הסדר הארגון, התגלו כמה מגבלות וחסרונות בעבודת הארכיון; נפח המסמכים הצפופים היה עדיין גדול, ולא היה מספיק זמן להשלמת העריכה לפני מיזוג, איחוד וסיום הפעילות. יצירת קבצים והגשת קבצים ומסמכים לארכיון הסוכנות עדיין הייתה מוגבלת; איסוף, עריכה ודיגיטציה של ארכיונים ברמת הקומונה (לפני מיזוג, איחוד) וברמת המחוז (לאחר סיום הפעילות) לא יושמו באופן מלא... סידור הקאדרים, עובדי המדינה, המתקנים והציוד לעבודת הארכיון בארגונים, סוכנויות ויחידות מפלגתיות רבים לא עמד בדרישות.

בהמשך למעקב צמוד אחר הנחיות המזכירות והוראות משרד המפלגה המרכזי בנוגע לעבודת מסמכים, אחסון וניהול מסמכים ומסדי נתונים בתהליך ארגון מחדש של מנגנון המערכת הפוליטית, משרד ועדת המפלגה המחוזית של טויאן קואנג יתמקד בתקופה הקרובה בייעוץ והכוונה לטיפול בתיקים ובמסמכים הנותרים של ועדות המפלגה של הקומונות, הרובעים והעיירות (לפני מיזוג ואיחוד) וועדות המפלגה המחוזיות וועדות המפלגה העירוניות (שסיימו את פעילותן).

בנוגע לעבודת היצירה וההגשה של רשומות ומסמכים לארכיונים הנוכחיים וביצוע עריכה ודיגיטציה של מסמכים שנוצרו החל מ-1 ביולי 2025, ועדת המפלגה המחוזית דורשת מראשי ועדות המפלגה, ארגוני המפלגה, סוכנויות ויחידות להבין לעומק ולהגדיר בבירור את תחומי האחריות של כל קאדר, עובד מדינה ועובד ציבור ביצירת רישומי עבודה, הגשת רשומות ומסמכים לארכיוני הסוכנות וביצוע עריכה ודיגיטציה של מסמכים בהתאם לתקנות.

ין סון

מקור: https://nhandan.vn/tang-cuong-so-hoa-tai-lieu-luu-tru-phuc-vu-hoat-dong-cua-cap-uy-post928681.html