A megbeszélések lemondása segít az alkalmazottaknak kevésbé fáradtnak érezni magukat

Az amerikai Joshua Zerkel úgy gondolta, elérte a határait a zsúfolt heti megbeszélésprogramjával.

„Sírva fakadok, amikor a megbeszéléseim ütemtervére nézek” – mondta az Asana üzletviteli alkalmazásokat fejlesztő cég marketingigazgatója. Az egymást követő megbeszélések megnehezítik számára a munka elvégzését.

A cég felismerte Zerkel növekvő aggodalmát, és javasolta a rendszeres megbeszélések ideiglenes lemondását. Végítéleti Megbeszéléseknek nevezték el.

„Azt hiszem, a dolgok javulnak” – mondta Zerkel.

Illusztráció: Washington Post

A megbeszélések túlterheltsége sok irodai dolgozó számára problémát jelent. A Microsoft új tanulmánya szerint az emberek 68%-a állítja, hogy a megbeszélések miatt félbeszakítják őket, és nem tudnak koncentrálni.

A vállalatok a Covid-19 alatt több megbeszélést tartottak, hogy kapcsolatban maradhassanak az alkalmazottaikkal. Ez a szokás négy évvel később is megmaradt, de a vállalatok fokozatosan újragondolják a megbeszélési kultúrájukat. Csökkentik a megbeszélések számát, hogy növeljék a termelékenységet és csökkentsék az alkalmazottak kiégését.

„Nagy az érdeklődés az irodai megbeszélések iránt” – mondja Steven Rogelberg, az Észak-Karolinai Egyetem professzora.

Zerkel kilencfős csapata kivette a szerdai megbeszéléseket a napirendjéből, ezzel havi 11 órát takarítva meg. Ezután 60 fővel bevezették a Doomsday Meetings programot, ami arra késztette a vállalatot, hogy kézikönyvet vezessenek be, amely utasítja a részlegeket a megbeszélések számának csökkentésére.

„Gondosan változtatjuk a megbeszélések ütemtervét és felépítését” – mondja Rebecca Hinds, az Asana stratégiai vezetője. „Lemondjuk azokat a megbeszéléseket, amelyeknek nincs sok tartalmuk.” Ugyanakkor a vezetők arra ösztönzik az embereket, hogy utasítsák vissza azokat a megbeszéléseket, amelyek nem teremtenek értéket.

Január végén a Shopify e-kereskedelmi platform arra kérte az alkalmazottakat, hogy két hétre mondják le az összes megbeszélésüket. Júliusra a munkavállalók 14%-kal, az év végére pedig 18%-kal tervezik csökkenteni a megbeszélések számát.

Tavaly a Techsmith szoftvercég egy hónapra megbeszélésmentes időszakra lépett, szöveges vagy videokonferencia -lehetőséget kínálva. Egy belső felmérés szerint az alkalmazottak 15%-kal produktívabbak voltak, és 85%-uk azonosította azokat a megbeszéléseket, amelyeket kihagyott vagy lerövidített. A részvételi arány is csökkent.

„Védjük alkalmazottaink energiáját, hogy a legjobb munkájukat végezhessék” – mondja Wendy Hamilton vezérigazgató.

A Zapier automatizálási platform „fókuszhét” politikát vezetett be alkalmazottai számára. Mindenki célokat tűz ki és rangsorolja a munkáját a héten. Nem szüntetik meg teljesen a megbeszéléseket, de arra ösztönzik őket, hogy kerüljék el őket, ha nem szükségesek.

A Zapier személyzeti igazgatója, Brandon Sammut által végzett felmérés szerint az alkalmazottak 80%-a azt mondja, hogy elérte a céljait.

A Slack HR szervezeti alkalmazás bevezette a Summer Focus Fridays és a Creator Weeks programokat is, amelyek lehetővé teszik az alkalmazottak számára, hogy fókuszált, megszakítás nélküli munkamenetekben dolgozzanak.

Kísérleteznek azzal, hogy 50%-kal csökkentik a megbeszélések számát, és több állásidőt ösztönöznek. A Slack mesterséges intelligenciát használ a kulcsfontosságú pontok összefoglalására, így az alkalmazottak kihagyhatják a megbeszéléseket.

Ez a változás azonban számos kihívással is jár. Bizonyos esetekben a megbeszélések számának csökkenése azt jelenti, hogy kevesebb lehetőségünk van tanulni és megfigyelni másoktól.

Rogelberg professzor szerint a megbeszélések csökkentésére irányuló stratégia akkor lesz hatékony, ha az egész részleget eléri. A vezetők felelősek a tervezésért és mások bevonásáért, míg az alkalmazottak a saját céljaik kidolgozásáért. „Ez a kombináció kevésbé fogja megrázóvá tenni, amikor a megbeszélések kultúrája megváltozik” – mondja.

Zerkel hálás a cégnek az új beosztásért. „Bátrak és határozottak voltak a változtatások terén” – mondja.

Ngoc Ngan ( a Washington Post szerint)

Forrás: https://vnexpress.net/huy-hop-de-nhan-vien-do-met-moi-4726801.html