Synchroniseren beheer burgerlijke stand - authenticatie na samenvoeging

Na de invoering van het tweelaagse lokale bestuur werden de bevoegdheid, het proces en de methode voor de implementatie van administratieve procedures op het gebied van de burgerlijke stand en certificering aangepast aan het nieuwe managementmodel. Het Ministerie van Justitie heeft de gemeenten proactief geadviseerd en begeleid bij de synchronisatie en soepele implementatie, zonder onderbreking van de dienstverlening aan de bevolking.

Ambtenaren van het Tan Dan Ward Public Administration Service Center begeleiden mensen bij het online indienen van hun aanvraag.

Bij het Public Administration Service Center (PVHCC) van Tan Dan Ward heerst er tijdens kantooruren altijd een drukke werksfeer. Gemiddeld ontvangt het centrum dagelijks honderden akten op diverse gebieden, waarvan het grootste deel betrekking heeft op de burgerlijke stand en akten (ongeveer 70% van het totale aantal ontvangen akten per dag). Veelvoorkomende procedures zoals het herregistreren van geboorteaktes en overlijdensakten, het afgeven van kopieën van uittreksels uit de burgerlijke stand, het legaliseren van documenten, handtekeningen... worden regelmatig uitgevoerd. Ondanks het grote aantal akten worden alle procedures, dankzij het initiatief en de toewijding van de ambtenaren, snel afgehandeld.

Mevrouw Hoang Thi Nguyet, dorp 14, wijk Tan Dan, vertelde: "Ik kwam naar het centrum om mijn geboorteakte opnieuw te registreren en mijn kadastergegevens in te vullen. De medewerkers gaven hier zeer enthousiaste instructies, vooral aan degenen die niet weten hoe ze online overheidsdiensten moeten gebruiken."

Momenteel heeft het centrum één parttime directeur, één adjunct-directeur en twee medewerkers die direct de administratieve procedures op verschillende gebieden afhandelen. De medewerkers beheersen het vak goed en begeleiden en ondersteunen burgers proactief bij het online indienen van aanvragen. "De nieuwe gemeente is groter, dichter bevolkt en heeft veel meer werk dan voorheen. De meeste mensen die een aanvraag komen indienen, moeten tijd besteden aan het stap voor stap begeleiden bij het inloggen op hun online aanvraag, maar dit wordt beschouwd als een "overgangsstap" om mensen vertrouwd te maken met de technologie en hen te helpen bedreven te raken in het online indienen van aanvragen, zowel wat betreft de procedures als het papierwerk", aldus mevrouw Le Thi Diu, ambtenaar bij het Tan Dan Ward Public Administration Center.

Niet alleen in centrale gemeenten en wijken, maar ook in berggemeenten, wordt toegang tot openbare diensten op het gebied van justitie - de burgerlijke stand - geleidelijk aan routine. In de gemeente Mau Lam ging mevrouw Nguyen Thi Ly, dorp Eo Son, naar het Openbaar Servicecentrum van de gemeente om een ​​kopie van haar huwelijksregistratie aan te vragen. Het personeel begeleidde de aanvraag, die online moest worden ingevuld via het Nationaal Portaal voor Openbare Diensten, waarna het personeel de resultaten tijdig ontving, vulde, ondertekende en retourneerde. Mevrouw Nguyen Thi Nguyet, ambtenaar bij het Openbaar Servicecentrum van de gemeente Mau Lam, zei: "Eenvoudige procedures met betrekking tot de burgerlijke stand en certificering worden verwerkt en de resultaten worden snel aan de burgers teruggestuurd. Momenteel moet de meerderheid van de burgers die administratieve procedures komen uitvoeren echter nog steeds papieren resultaten ontvangen, ondanks het feit dat het systeem wettelijke elektronische kopieën heeft verstrekt. Dit toont aan dat het gebruik van traditionele documenten nog steeds gebruikelijk is in veel huidige dossiers en procedures."

Om ervoor te zorgen dat de procedures voor de burgerlijke stand en de certificering soepel verlopen, heeft het ministerie van Justitie van Thanh Hoa de regelgeving proactief herzien en aangepast. Daarnaast heeft het ministerie nauw samengewerkt met relevante ministeries en takken om professionele richtlijnen uit te geven die geschikt zijn voor het nieuwe model.

Volgens mevrouw Tran Thi Hong Le, adjunct-hoofd van de afdeling Administratieve en Juridische Ondersteuning (Ministerie van Justitie), werden essentiële openbare diensten op het gebied van justitie en burgerlijke stand, onder het vorige districtsniveau, in een lokaal bestuur met twee niveaus grotendeels toegewezen aan het gemeentelijk niveau. Vanaf 1 juli 2025 heeft het Ministerie van Justitie de nieuwe versie van het Elektronisch Registratie- en Beheersysteem voor de Burgerlijke Stand officieel landelijk in gebruik genomen. Onmiddellijk daarna heeft het Ministerie van Justitie van Thanh Hoa prompt accounts voor de verwerking van akten, ondertekende en gestempelde documenten verstrekt aan leiders van het Volkscomité, ambtenaren van justitie en burgerlijke stand, en gemeentesecretarissen voor 166 gemeenten en wijken in de provincie om de elektronische registratie van de burgerlijke stand uit te voeren. Dit draagt ​​bij aan de uniformering van het proces van aktenverwerking en de snelheid van het ontvangen en retourneren van resultaten, met name in gemeenten met een groot aantal akten.

Ook is er aandacht besteed aan inspectie en professionele begeleiding. Sinds begin dit jaar heeft het Ministerie van Justitie talloze documenten uitgegeven die professionele praktijken begeleiden, diverse trainingen georganiseerd en gespecialiseerde vaardigheden ontwikkeld voor vertegenwoordigers van de leiders van het Volkscomité en ambtenaren die in nieuwe gemeenten en wijken werk verrichten op het gebied van de rechterlijke macht en de burgerlijke stand. De training richt zich op vaardigheden in het verwerken van elektronische documenten, het koppelen van geboorte-, overlijdens- en permanente verblijfsregistratieprocedures, het certificeren van handtekeningen, kopieën... om ervoor te zorgen dat alle ambtenaren het proces begrijpen en de bevolking effectief van dienst zijn.

Met name gezien de moeilijkheden die ontstonden toen de ambtenaren die verantwoordelijk waren voor de gerechtelijke en burgerlijke standvelden werden ontwricht en de werkdruk na de fusie in veel gemeenten en districten, adviseerde het ministerie van Justitie van Thanh Hoa het Provinciaal Volkscomité om Resolutie nr. 36/2025/NQ-HDND van 4 oktober 2025 in te dienen bij de Provinciale Volksraad om uitvaardiging te geven, waarin de reikwijdte en bevoegdheid van de voorzitter van het Commune People's Committee aan ambtenaren van het Commune People's Committee wordt vastgelegd om het authenticatiewerk in de provincie uit te voeren. Op basis van de goedgekeurde resolutie is de voorzitter van het Commune People's Committee gemachtigd om ambtenaren van het Commune People's Committee het authenticatiewerk te laten uitvoeren met de volgende reikwijdte en bevoegdheid: Het ondertekenen en certificeren van kopieën van originele documenten en papieren die zijn uitgegeven of gecertificeerd door instanties en organisaties; het ondertekenen en certificeren van handtekeningen in documenten en papieren (met uitzondering van het ondertekenen en certificeren van de handtekening van de vertaler). Deze regeling verlicht de lasten voor de leiders van het Commune People's Committee en vergroot tegelijkertijd het initiatief en de flexibiliteit van het team ambtenaren dat rechtstreeks met de bevolking samenwerkt.

Het ministerie van Justitie van Thanh Hoa heeft samengewerkt met lokale instanties voor de registratie van de burgerlijke stand om de digitalisering van gegevens over de burgerlijke stand in de provincie te voltooien; er is een plan opgesteld voor de implementatie van de toepassing voor gedigitaliseerde gegevens over de burgerlijke stand. Dienovereenkomstig zijn alle gegevens over de burgerlijke stand in het systeem voor registratie en beheer van de burgerlijke stand herzien en vergeleken met de nationale bevolkingsdatabase om de nauwkeurigheid te garanderen en gevallen van ontbrekende, onjuiste en dubbele gegevens te verhelpen. Het opzoeken van informatie over de burgerlijke stand in het informatiesysteem voor administratieve procedures is geïmplementeerd via een koppeling met de elektronische database voor de burgerlijke stand, de nationale bevolkingsdatabase, om de afhandeling van administratieve procedures te ondersteunen die het indienen/overleggen van akten van de burgerlijke stand vereisen, om het indienen/overleggen van akten van de burgerlijke stand tijdens het ontvangst- en afwikkelingsproces te verminderen, conform de regelgeving. Het opzoeken van gegevens over de burgerlijke stand om kopieën van uittreksels uit de burgerlijke stand af te geven (ongeacht de woonplaats of de plaats van eerdere registratie in de burgerlijke stand) en om informatie over de burgerlijke stand te bevestigen.

Dankzij de proactiviteit en positieve houding van het ministerie van Justitie van Thanh Hoa, in combinatie met de inspanningen van de lokale autoriteiten, zijn de registratie- en certificeringsactiviteiten in de provincie gestabiliseerd en voldoen ze in principe aan de behoeften van burgers. Tussen 1 juli 2025 en nu hebben de registratiebureaus in de provincie meer dan 22.000 aanvragen voor registratie van de burgerlijke stand van allerlei aard verwerkt. Gemeenten en wijken hebben meer dan 15.000 certificeringen afgegeven. De dossiers werden tijdig en vóór de deadline geretourneerd, waardoor aan de wettelijke voorschriften werd voldaan.

Artikel en foto's: Viet Huong

Bron: https://baothanhhoa.vn/dong-bo-quan-ly-ho-tich-chung-thuc-sau-sap-nhap-268671.htm