Douane verbetert kwaliteit van zakelijke ondersteuning met virtuele assistent op Zalo OA-applicatie

(Chinhphu.vn) - Het inzetten van een virtuele AI-assistent in de Zalo OA-applicatie (Zalo Official Account) levert bij de regionale douaneafdeling XVIII een duidelijk positief effect op. Het helpt bij het automatiseren van procedurele adviesactiviteiten en verbetert de kwaliteit van de bedrijfsondersteuning.

Ambtenaren van de IT-afdeling - Regionale Douaneafdeling XVIII ontvangen feedback van bedrijven via Zalo OA.

“Elektronische consultant” beantwoordt procedures 24/7

Ter uitvoering van Resolutie 57-NQ/TW over doorbraken in de ontwikkeling van wetenschap en technologie, innovatie en nationale digitale transformatie heeft de regionale douaneafdeling XVIII haar methoden voor bedrijfsondersteuning geleidelijk gemoderniseerd.

Het Zalo OA-applicatiesysteem is ontwikkeld en ontwikkeld door de douane van de regio XVIII op basis van ChatGPT en GPT Assistant-technologie, geïntegreerd op het Zalo-platform - de meest gebruikte berichtenapplicatie van dit moment. Dit is het resultaat van een trainingsproces met behulp van de jarenlange database met douaneconsultants, gecombineerd met het digitale systeem voor juridische documenten van ministeries en vestigingen. Hierdoor kan Zalo OA accurate antwoorden bieden, geschikt voor elke bedrijfssituatie die zich in de praktijk voordoet.

Met een ontwerp dat een "elektronische consultant" simuleert, hoeven gebruikers alleen maar naar de Zalo OA-pagina "Douane van Regio XVIII" te gaan, vragen te stellen en direct feedback te ontvangen. Het systeem draait op Microsoft Azure-infrastructuur en maakt gebruik van Function App, Queue Storage en GPT Assistant Storage, wat de veiligheid, stabiliteit en continue werking 24/7 garandeert.

Naast het beantwoorden van vragen over procedures, fungeert Zalo OA ook als kanaal om snel nieuw beleid, juridische documenten en belangrijke mededelingen van de douane te verspreiden naar het bedrijfsleven. Dit is een aanzienlijke verbetering ten opzichte van de traditionele vorm van ondersteuning, die afhankelijk is van personele middelen en administratieve tijd.

Le Van Thung, hoofd van de regionale douaneafdeling XVIII, zei dat vóór de implementatie van Zalo OA met behulp van kunstmatige intelligentie, de consultatie en verspreiding van douanewetgeving en -beleid voornamelijk via traditionele kanalen verliep, zoals e-mail, telefoon, sms of directe uitwisseling. Verzoeken met betrekking tot import- en exportprocedures, goederenclassificatie, belastingtarieven of preferentieel beleid moesten door ambtenaren worden ontvangen, wettelijke voorschriften moesten worden onderzocht, informatie moest worden opgezocht en antwoorden handmatig moesten worden opgesteld.

Dit traditionele proces kost veel tijd en mankracht, terwijl de snelle toename van het aantal ondernemingen en de steeds diversere adviesbehoeften de verwerkingsdruk steeds groter maken. Veel adviesopdrachten zijn repetitief of vergelijkbaar, maar moeten toch vanaf het begin opnieuw worden uitgevoerd, wat leidt tot vertragingen in de respons en bepaalde gevolgen heeft voor de productie en bedrijfsvoortgang van ondernemingen. Bovendien maakt handmatige verwerking het voor douanediensten moeilijk om gegevens te gebruiken voor analyse, evaluatie en innovatie in propaganda, ondersteuning en administratieve hervormingen.

Bedrijven hoeven alleen Zalo te openen, te zoeken naar OA "Douane-afdeling van Regio XVIII" en vragen te stellen. Ze hoeven niet in te loggen op ingewikkelde informatieportals of extra gespecialiseerde software te installeren.

Een duidelijke stap richting digitale gewoonten en slimme gewoonten

De implementatie van Zalo OA bij de regionale douaneafdeling XVIII heeft de kwaliteit van de ondersteuning duidelijk verbeterd. Voor de douane draagt ​​het systeem bij aan een aanzienlijke vermindering van de handmatige werkzaamheden bij het ontvangen en beantwoorden van verzoeken, waardoor ambtenaren zich meer kunnen richten op gespecialiseerde en complexe taken. Automatisering zorgt er bovendien voor dat alle vragen van bedrijven volledig worden ontvangen en beantwoord, zonder omissies zoals bij traditionele ondersteuningsmethoden.

De Zalo OA-applicatie kreeg al snel positieve recensies van het bedrijfsleven dankzij de mogelijkheid om snel, nauwkeurig en volledig informatie van officiële bronnen te verstrekken. Procedures worden verkort, kosten verlaagd en bedrijven zijn proactiever in hun productie- en import-exportplannen.

Het is bovendien bijzonder handig voor bedrijven om toegang te krijgen tot het systeem: ze openen Zalo, zoeken naar OA "Douane-afdeling Regio XVIII" en sturen vragen. Ze hoeven zich niet aan te melden bij ingewikkelde informatieportals of extra gespecialiseerde software te installeren.

Doordat bedrijven 24/7 ondersteuning krijgen bij het opzoeken van informatie en douaneprocedures, hebben ze sneller, duidelijker en gemakkelijker toegang tot gegevens dan voorheen. Het proces van het ontvangen, beantwoorden en begeleiden van procedures wordt ook als proactief en tijdig beoordeeld, wat bijdraagt ​​aan het creëren van gunstige voorwaarden voor bedrijven in de provincie om import- en exportactiviteiten te bevorderen.

Tot op heden heeft de Zalo OA-applicatie meer dan 3500 gebruikers aangetrokken, met ongeveer 150 verwerkte vragen per dag – cijfers die duidelijk het vertrouwen en de grote vraag vanuit het bedrijfsleven aantonen. Over het algemeen verbetert het systeem niet alleen de efficiëntie van de dienstverlening, maar innoveert het ook de manier waarop publieke diensten worden geleverd, door tweerichtingsinteractie op een modernere, transparantere en gebruiksvriendelijkere manier te bevorderen. Dit vormt tevens de basis voor de eenheid om in de toekomst meer digitale diensten te integreren en zo het douanebeheer van de staat steeds beter te bedienen.

Door Zalo OA in gebruik te nemen, is een nieuwe aanpak in de ondersteuning van bedrijven in gang gezet. Hieruit blijkt een duidelijke verschuiving van de douane in Regio XVIII naar digitale en slimme douane, in lijn met de algemene hervormings- en moderniseringsoriëntatie van de hele sector.

Bron: https://baochinhphu.vn/hai-quan-nang-cao-chat-luong-ho-tro-doanh-nghiep-bang-tro-ly-ao-tren-ung-dung-zalo-oa-102251202160200779.htm