Administratieve en algemene afdeling - 55 jaar de solide achterkant van het Ho Chi Minh Museum

Volgens decreet nr. 375/CP van 15 oktober 1979 van de Regeringsraad betreffende de functies, taken en organisatiestructuur van het Ho Chi Minh Museum, omvatte het Instituut, naast de drie afdelingen en de Wetenschappelijke Raad, ook twee belangrijke afdelingen: het Bureau voor administratieve en managementwerkzaamheden en de afdeling Personeelsorganisatie en Veiligheid. Deze twee afdelingen legden de eerste steen en vormden de voorloper van de huidige afdeling Administratieve en Algemene Zaken.

Tijdens het ontwikkelingsproces van het Ho Chi Minh Museum is de afdeling qua organisatie en naam meerdere malen aangepast en heringedeeld om aan de eisen van elke fase te voldoen. Sinds 2018 heet het museum officieel de Administratieve en Algemene Afdeling met drie hoofdafdelingen met duidelijke functies en taken:

De afdeling Administratie - Organisatie is verantwoordelijk voor het adviseren van de Raad van Bestuur over organisatie- en personeelswerk; het effectief beheren van documenten - archieven, het snel en nauwkeurig verwerken van inkomende en uitgaande documenten, het begeleiden van ambtenaren en medewerkers bij het voltooien, archiveren, bewaren en gebruiken van dossiers in overeenstemming met de regelgeving; het bijwerken en snel implementeren van nieuwe documenten en beleidslijnen van de Partij en de Staat, het waarborgen van volledige rechten en voordelen voor ambtenaren en medewerkers; het synthetiseren en voorbereiden van periodieke maand-, kwartaal- en jaarverslagen ter ondersteuning van de Raad van Bestuur bij het begrijpen van de situatie, het aansturen en uitvoeren van de activiteiten van het agentschap. De afdeling is zich terdege bewust van de sleutelrol van personeelsorganisatie en is altijd proactief in het adviseren over het samenstellen van een team van professionele en goed opgeleide ambtenaren; het aantrekken van hoogwaardige human resources; het plannen van managementfunctionarissen; het implementeren van benoemingen, overplaatsingen, rotaties, het stroomlijnen van de salarisadministratie en het ontwikkelen van een functieproject dat past bij de praktische vereisten.

Ambtenaren van de afdeling Administratie - Organisatie controleren en actualiseren de personeelsdossiers. Foto: BTHCM

De afdeling Financiën is verantwoordelijk voor financieel advies en beheer, de uitbetaling van uitkeringen en salarissen, het beheer van publieke activa en het waarborgen van het evenwicht tussen inkomsten en uitgaven en het collectieve welzijn.

Medewerkers van de afdeling Financiën verwerken maandelijkse financiële rapporten. Foto: BTHCM

De afdeling Administratie is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van het museumgebouw, het waarborgen van de hygiëne, het landschap, de werkomgeving en de tentoonstellingsruimte van het museum, het leveren van materialen, apparatuur en kantoorbenodigdheden, het verzorgen van evenementen, het ontvangen van gasten en het geven van advies over projecten voor de renovatie en verbetering van de infrastructuur.

Ambtenaren en medewerkers van de Administratieve Afdeling voeren landschapsbehoudwerkzaamheden uit in het Ho Chi Minh Museum. Foto: BTHCM

Aanbevolen activiteiten

De afgelopen jaren heeft de Administratie en Algemene Afdeling, parallel aan de ontwikkeling van het museum en in reactie op de steeds grotere vraag naar professionele kwaliteit, proactief vele belangrijke taken geïmplementeerd en daarmee bijgedragen aan het verbeteren van de managementefficiëntie en professionaliteit van de activiteiten van het Ho Chi Minh Museum. Het hoogtepunt van de afgelopen tijd is de stempel die het werk van het organiseren van personeel in de context van het hele land heeft gedrukt, met de implementatie van het beleid van het organiseren en stroomlijnen van het administratieve apparaat, het samenvoegen en perfectioneren van publieke diensten. Ter uitvoering van dat beleid heeft het Ho Chi Minh Museum de organisatiestructuur herzien en heringericht, inclusief het samenvoegen van afdelingen met vergelijkbare functies en taken. Tijdens dit proces heeft de Administratie en Algemene Afdeling haar kernadviesrol bevorderd en proactief het Job Position Project en het Staff Streamlining Project opgebouwd en voltooid, en ervoor gezorgd dat de regeling praktisch en in de juiste richting plaatsvindt, met behoud van interne stabiliteit en solidariteit.

De werkzaamheden voor het plannen, werven, benoemen, roteren, opleiden en stimuleren van ambtenaren worden nog steeds synchroon, methodisch en volgens de regelgeving uitgevoerd. Dit draagt bij aan de opbouw van een team van kaderleden met solide professionele kwalificaties, goede kwaliteiten en een groot verantwoordelijkheidsgevoel.

Ceremonie ter aankondiging van de benoeming van MSc. Do Thi Thu Hang tot adjunct-directeur van het Ho Chi Minh Museum, Hanoi , december 2020. Foto: BTHCM

Conferentie om beslissingen over personeelsorganisatie aan te kondigen in het Ho Chi Minh Museum, 29 juli 2025. Foto: BTHCM

Het departement richt zich ook op de volledige en snelle implementatie van beleid en regelingen voor ambtenaren en werknemers, het waarborgen van de rechten en het materiële en spirituele leven van de gemeenschap, en het harmonieus combineren van bestuurlijke discipline met humane factoren in het management. Tegelijkertijd beoordeelt en actualiseert het departement regelmatig nieuwe documenten en regelgeving van de partij en de staat, adviseert proactief over corruptiebestrijding, betracht spaarzaamheid en bevordert democratie op lokaal niveau, en zorgt ervoor dat alle activiteiten van het agentschap transparant, in overeenstemming met de regelgeving en effectief worden uitgevoerd.

Tegelijkertijd worden de renovatie, verfraaiing van het landschap en het waarborgen van de milieuhygiëne regelmatig en synchroon uitgevoerd. De afdeling Administratie heeft de Raad van Bestuur proactief geadviseerd en voorgesteld om vele investeringsprojecten uit te voeren en de infrastructuur te verbeteren, wat heeft bijgedragen aan de vernieuwing van het landschap van het Ho Chi Minh Museum. Met name de bouw van een nieuwe hoofdingang en een bewegwijzeringssysteem met een wetenschappelijk en modern ontwerp, heeft een ruimtelijker en comfortabeler uitstraling gekregen en een sterke indruk achtergelaten op binnenlandse en buitenlandse bezoekers bij een bezoek aan het museum. Daarnaast worden er regelmatig algemene schoonmaak-, reparatie- en renovatiewerkzaamheden aan de infrastructuur uitgevoerd, waardoor het museumterrein er altijd helder - groen - schoon - mooi uitziet en voldoet aan de eisen van de bezoekers en de professionele en ceremoniële activiteiten van het agentschap.

De hoofdingang en het uithangbord zijn nieuw gebouwd en dragen bij aan de moderne en ruimtelijke uitstraling van het Ho Chi Minh Museum. Foto: BTHCM

Huidig personeel en medewerkers van de afdeling Algemene Administratie. Foto: BTHCM

We kunnen bevestigen dat het personeel van de afdeling Administratie en Algemene Zaken, na meer dan een halve eeuw bij het Ho Chi Minh Museum te hebben gewerkt, in een geest van solidariteit en verantwoordelijkheid, voortdurend heeft geïnnoveerd en technologie heeft toegepast om de kwaliteit van het werk te verbeteren. Daarmee hebben we bijgedragen aan het stabiel, opgeruimd en efficiënt houden van het 'gemeenschappelijke huis' van het museum. Daarmee bevestigen we onze fundamentele rol in de duurzame ontwikkeling van het Ho Chi Minh Museum.

BBT

Bron: https://baotanghochiminh.vn/phong-hanh-chinh-tong-hop-55-nam-la-hau-phuong-vung-chac-cua-bao-tang-ho-chi-minh.htm