Synkroniser administrasjon av sivilstatus – autentisering etter sammenslåing

Etter å ha drevet det lokale styresettet med to nivåer, ble myndigheten, prosessen og metoden for implementering av administrative prosedyrer innen sivilstatus og sertifisering justert for å passe til den nye forvaltningsmodellen. Justisdepartementet har proaktivt gitt råd og veiledet lokalsamfunnene til å implementere synkront og smidig, uten avbrudd i prosessen med å tjene folket.

Embetsmenn ved Tan Dan Ward Public Administration Service Center veileder folk i å sende inn søknader på nett.

Ved det offentlige administrasjonssenteret (PVHCC) i Tan Dan-distriktet er arbeidsatmosfæren alltid travel i kontortiden. I gjennomsnitt mottar senteret hundrevis av dokumenter hver dag innen mange felt, hvorav den høyeste andelen er innen sivilstatus og sertifisering (omtrent 70 % av det totale antallet mottatte dokumenter per dag). Vanlige prosedyrer som omregistrering av fødselsattester, dødsattester, utstedelse av kopier av sivilstatusutdrag, sertifisering av dokumenter, signaturer ... utføres regelmessig. Til tross for det store antallet dokumenter, takket være initiativ og engasjement fra embetsmennene, blir alle prosedyrene løst raskt.

Fru Hoang Thi Nguyet, landsby 14, Tan Dan-distriktet, fortalte: «Jeg kom til senteret for å registrere fødselsattesten min på nytt og fylle ut matrikkelen min. Personalet her ga svært entusiastiske instruksjoner, spesielt til de som ikke vet hvordan de skal bruke offentlige tjenester på nett.»

For tiden har senteret én deltidsdirektør, én nestleder og to tjenestemenn som direkte håndterer administrative prosedyrer på ulike felt. Tjenestemennene har god forståelse for yrket og veileder og støtter proaktivt innbyggere i å sende inn søknader på nett. «Den nye kommunen er større, mer folkerik og har mye mer arbeid enn før. De fleste som kommer for å sende inn søknader må bruke tid på å veilede dem trinn for trinn for å logge inn på den elektroniske søknaden sin, men dette regnes som et «overgangstrinn» for å hjelpe folk med å bli kjent med teknologi og bli dyktige i å sende inn søknader på nett når de utfører prosedyrer og papirarbeid», sa Le Thi Diu, en embetsmann ved Tan Dan Ward Public Administration Center.

Ikke bare i sentrale kommuner og bydeler, men også i fjellkommuner blir tilgang til offentlige tjenester innen justis – sivilstatus – gradvis rutine. I Mau Lam kommune dro Nguyen Thi Ly fra landsbyen Eo Son til kommunens offentlige servicesenter for å be om en kopi av vigselsregistreringen sin. De ansatte veiledet søknaden til å fylles ut på nett via den nasjonale portalen for offentlige tjenester, og de ansatte mottok, fullførte, signerte og returnerte resultatene i tide. Nguyen Thi Nguyet, en tjenestemann ved Mau Lam kommunes offentlige servicesenter, sa: «Enkle prosedyrer knyttet til sivilstatus og sertifisering behandles, og resultatene returneres raskt til innbyggerne. Imidlertid trenger de fleste innbyggere som kommer for å utføre administrative prosedyrer fortsatt å motta papirresultater, selv om systemet har gitt juridiske elektroniske kopier. Dette viser at vanen med å bruke tradisjonelle dokumenter fortsatt er vanlig i mange nåværende registre og prosedyrer.»

For å sikre et smidig arbeid med sivilstatus og sertifisering har Thanh Hoa justisdepartement proaktivt gjennomgått og justert regelverket, og koordinert tett med relevante avdelinger og grener for å utstede faglige veiledningsdokumenter som er egnet for den nye modellen.

Ifølge fru Tran Thi Hong Le, nestleder for avdelingen for administrativ og rettslig støtte (Justisdepartementet), ble viktige offentlige tjenester innen justis og sivilstatus under den tidligere distriktsnivåmyndigheten stort sett tildelt kommunenivået når man drev et lokalt styre med to nivåer. Fra 1. juli 2025 tok Justisdepartementet offisielt den nye versjonen av det elektroniske systemet for registrering og administrasjon av sivilstatus i drift over hele landet. Umiddelbart etter dette ga Thanh Hoa justisdepartementet raskt regnskap for å behandle registre, signerte og stemplede dokumenter til ledere av folkekomiteen, justis- og sivilstatusansatte og sekretærer på kommunenivå for 166 kommuner og valgkretser i provinsen for å gjennomføre elektronisk registrering av sivilstatus. Dette bidrar til å forene prosessen med å behandle registre og øke hastigheten på mottak og retur av resultater, spesielt på steder med et stort antall registre.

Det har også vært fokus på inspeksjon og faglig veiledningsarbeid. Siden begynnelsen av året har Justisdepartementet utstedt en rekke dokumenter som veileder profesjonell praksis, organisert en rekke opplæringskurs og fremmet spesialkompetanse for representanter for lederne av folkekomiteen og embetsmenn som utfører rettslig og sivilstatusarbeid i nye kommuner og bydeler. Opplæringsinnholdet fokuserer på ferdigheter i behandling av elektroniske registre, kobling av fødsel, død og registrering av permanent oppholdstillatelse, sertifisering av signaturer, kopier... for å sikre at alle tjenestemenn forstår prosessen og tjener folket effektivt.

Spesielt i møte med vanskelighetene som oppsto da tjenestemennene med ansvar for rettsvesenet og sivilstatus ble forstyrret, og arbeidsbelastningen etter sammenslåingen i mange kommuner og bydeler, rådet Thanh Hoas justisdepartement den provinsielle folkekomiteen til å sende inn en resolusjon nr. 36/2025/NQ-HDND datert 4. oktober 2025 til det provinsielle folkerådet, som fastsetter omfanget og myndigheten til formannen for den kommunale folkekomiteen overfor tjenestemenn i den kommunale folkekomiteen til å utføre autentiseringsarbeid i provinsen. Basert på den godkjente resolusjonen er formannen for den kommunale folkekomiteen autorisert til å utføre autentiseringsarbeidet til tjenestemenn i den kommunale folkekomiteen med følgende omfang og myndighet: Signering og sertifisering av kopier fra originaldokumenter og -papirer utstedt eller sertifisert av etater og organisasjoner; signering og sertifisering av signaturer i dokumenter og papirer (unntatt signering og sertifisering av oversetterens signatur). Denne forskriften bidrar til å redusere byrden på lederne av kommunens folkekomité, samtidig som den øker initiativet og fleksibiliteten til teamet av embetsmenn som jobber direkte med folket.

Thanh Hoa justisdepartement har koordinert med lokale myndigheter for registrering av sivilstatus for å fullføre digitaliseringen av sivilstatusdata i provinsen; utstedt en plan for å ta i bruk digitaliserte sivilstatusdata. Følgelig har alle sivilstatusdata i systemet for registrering og administrasjon av sivilstatus blitt gjennomgått, sammenlignet med den nasjonale befolkningsdatabasen for å sikre nøyaktighet og overvinne tilfeller av manglende, uriktige og dupliserte data. Implementert søk etter informasjon om sivilstatus i det administrative informasjonssystemet gjennom tilkobling til den elektroniske databasen for sivilstatus, den nasjonale befolkningsdatabasen, for å betjene avvikling av administrative prosedyrer som krever innsending/presentasjon av sivilstatuspapirer for å redusere innsending/presentasjon av sivilstatuspapirer under mottaks- og avviklingsprosessen i henhold til forskriftene. Slå opp informasjon om sivilstatusdata for å utstede kopier av utdrag av sivilstatus (uavhengig av bosted eller sted for tidligere registrering av sivilstatus) og bekrefte informasjon om sivilstatus.

Takket være proaktiviteten og positiviteten til Thanh Hoa justisdepartement, sammen med innsatsen fra lokale myndigheter, har registrering og sertifisering av sivilstatus i provinsen stabilisert seg, og i hovedsak oppfyller de innbyggernes behov. Fra 1. juli 2025 til nå har registreringsbyråer for sivilstatus i provinsen behandlet over 22 000 søknader om registrering av sivilstatus av alle slag. Kommuner og bydeler har sertifisert over 15 000 sertifiseringer. Filene ble returnert i tide og før fristen, noe som sikret samsvar med lovbestemmelsene.

Artikkel og bilder: Viet Huong

Kilde: https://baothanhhoa.vn/dong-bo-quan-ly-ho-tich-chung-thuc-sau-sap-nhap-268671.htm