Løse administrative prosedyrer på nett – Del 1: Folk sliter med driften

Provinser og byer fremmer digitalisering av administrative prosedyrer for å forbedre kvaliteten på tjenestene til folket. Implementeringen viser imidlertid at det fortsatt er mange vanskeligheter for folket og statlige etater, spesielt mange administrative prosedyrer som tidligere ble gjort direkte, er nå flyttet på nett.

Sliter med elektroniske dokumenter

Herr Trieu Duc Giang dro til Tay Ho-distriktet ( Hanoi ) for å bekrefte sin enslige status og utarbeide dokumenter for kjøp og salg av eiendom. Han sa: «I henhold til instruksjonene fra personalet ved dokumentmottaksavdelingen og støtten fra ungdomsforeningens frivillige, registrerte jeg meg i systemet og mottok en bekreftelse på dokumentet, men det tok en hel uke før det ble løst fordi dataene ikke hadde blitt bekreftet av det aktuelle byrået. Etter det måtte jeg be en bekjent som tidligere var distriktsansvarlig om å slå det opp for meg, og så ble dokumentet løst...»

Folk kommer for å gjøre administrative prosedyrer på nett i Tay Ho-distriktet i Hanoi.

Ved Lien Minh kommunes servicepunkt for offentlig administrasjon holdt Tran Khanh Duy (Cau Bong, Tho Xuan kommune, tidligere Dan Phuong-distrikt, Hanoi) vitnemålet hans fra videregående skole for å få det bekreftet, og delte: «I henhold til kravene til skolen der jeg studerte, måtte jeg få det bekreftet. Da jeg dro til servicepunktet for offentlig administrasjon, hjalp personalet meg med å logge inn og erklære, fordi jeg ikke visste hvordan jeg skulle fylle ut kategoriene på den elektroniske portalen for offentlig tjeneste...»

Mottakssted for administrative tjenester i Lien Minh kommune (Hanoi).

I mellomtiden, på Phuoc Long Ward Public Administration Service Center (tidligere Thu Duc City, Ho Chi Minh- byen), var klokken bare åtte om morgenen, men dokumentmottaksskrankene var allerede overfylte med folk som ventet på tur. På databordene i nærheten av resepsjonsområdet var ungdomsforeningsmedlemmer på vakt for å veilede online-operasjoner for de som fortsatt var forvirret. Dette har vært et kjent bilde i mange måneder nå, når de fleste offentlige tjenestene på nivå 3 og 4 har blitt utplassert synkront.

Fru Ngo Hai Thanh, over 60 år gammel, bosatt i Phuoc Long-avdelingen, sa at hun var ganske forvirret da hun måtte oppgi midlertidig bostedsinformasjon for leietakere via Public Service Portal. Tidligere trengte hun bare å ta med dokumenter til avdelingen, betjenten sjekket og fullførte prosedyren. Nå må hvert trinn gjøres på datamaskinen eller telefonen. Fru Thanh delte: «Jeg er redd for å trykke på feil knapp og måtte gjøre alt på nytt, og teksten på telefonen er liten, jeg kan ikke se tydelig. Ungdommene på avdelingen veiledet meg entusiastisk i hvordan jeg skulle gjøre det, men jeg klarte det ikke selv ...»

Medlemmer i ungdomsforbundet veileder folk i å registrere seg for den nasjonale offentlige netttjenesten.

På samme måte fortalte Nguyen Thi Hong, 56 år gammel og eier av et enkeltpersonforetak, i Tan Hung-distriktet (gammelt distrikt 7) historien om å registrere navnet på bedriftshusholdningen sin for å endre navnet, noe som nesten «holdt henne våken». Systemet krevde at bedriftshusholdningsnavnet ikke samsvarte med noen eksisterende enhet landsdekkende, så hun måtte slå det opp mange ganger og skrive det inn igjen og igjen. «Hvis det ikke hadde vært for støtten fra ungdomsforeningen her, ville jeg sannsynligvis ikke ha klart det. Maskinen lister opp mange skjemaer, men en eldre person som meg er ikke kjent med eller forstår ikke dataterminologi. Hvis det er en feil, vil filen bli returnert ...», sa Hong.

Ifølge fru Hong kan prosedyren fullføres på noen få minutter for unge mennesker som er dyktige i teknologi, men for eldre mennesker som ikke er kjent med smarttelefoner, ikke har en nivå 2-identifikasjonskonto, ikke vet hvordan de skal lagre, sende inn og laste ned dokumenter osv., er digitalisering som «en vanskelig læringsprosess fra bunnen av».

Folk står i kø for å utføre administrative prosedyrer i Tan Hung-distriktet (Ho Chi Minh-byen).

Ved Binh Thanh Ward Public Administration Service Center sa Vu Thi Hoi Diem, assisterende direktør ved senteret, at det hver dag kommer 300–400 personer for å utføre prosedyrer, hovedsakelig husstandsregistrering og bekreftede kopier. Selv om folk oppfordres til å sende inn søknader på nett, godtar senteret fortsatt papirsøknader for å unngå overbelastning og sikre fremdriften av returresultatene. Diem sa at digital transformasjon trenger tid for at folk skal tilpasse seg, spesielt siden mentaliteten om å «gå til avdelingen for å være sikker» fortsatt er vanlig. Derfor er antallet personer som kommer til avdelingen for å oppgi informasjon på nett fortsatt ganske stort.

I Tan Vinh Loc kommune sa Truong Ngoc Thanh Nhan, direktør for kommunens administrasjonssenter, at kommunen har ordnet fem datamaskiner og et lokalt digitalt transformasjonsteam på vakt hver dag for å støtte folk. Antallet filer som krever direkte støtte er imidlertid fortsatt veldig stort, spesielt gruppen autentisering og husholdningsregistrering, som står for mer enn 80 %. Faktisk er ikke folk imot digital transformasjon. De trenger bare tid til å forstå, bli vant til og føle seg trygge. I denne overgangsperioden er rollen til "håndsholdende" støtte fra offentlige etater og offentlige administrasjonspersoner ekstremt viktig.

Administrativt personale streber etter å tilpasse seg

Ifølge Lam Dinh Thang, direktør for vitenskaps- og teknologiavdelingen i Ho Chi Minh-byen, er digital transformasjon i offentlig forvaltning et viktig skritt fremover, som bidrar til å forbedre effektiviteten i forvaltningen, redusere reisetid, redusere sosiale kostnader og øke åpenheten. Siden implementeringen av Smart City-prosjektet i 2017 og nåværende digitale transformasjonsprogrammer, har byens digitale infrastruktur blitt investert mer synkront, og offentlige tjenester på nett forbedres stadig. Takket være dette har indeksen for digital økonomi som bidrar til byens GRDP kontinuerlig økt og nådde 21,5 % i 2023. Indeksen for lokale nettjenester (LOSI) i Ho Chi Minh-byen ble evaluert av FN og rangert som nummer 53 av 193 byer i verden – et viktig skritt fremover.

Thang påpekte imidlertid også åpenhjertig mange begrensninger: De menneskelige ressursene innen informasjonsteknologi er ikke tilstrekkelige; infrastrukturen i noen bydeler og kommuner er fortsatt svak, og spesielt det digitale gapet mellom befolkningsgrupper er fortsatt stort: ​​Unge mennesker bruker det raskt, middelaldrende er fortsatt nølende, og eldre har vanskelig for å få tilgang til det. Hvis digital transformasjon implementeres for raskt og uten veiledning, risikerer folk å bli "etterlatt"...

Herr Nguyen Van Nhat, nestleder for kontoret til Folkerådet og Folkekomiteen i Lien Minh kommune (Hanoi), med ansvar for kommunens tjenestepunkt for offentlig administrasjon, sa: For eldre er det ganske vanskelig å betjene og fylle ut opplysninger på den offentlige tjenesteportalen på nett. Ut fra statistikken over det offentlige tjenestepunktets aktiviteter er opptil 90 % av registrene knyttet til bekreftede kopier, rettsdokumenter og husholdningsregistrering, så kommunen organiserte en tjenestemann for å hjelpe folk med å legge inn data i den offentlige tjenesteportalen. Samtidig organiserte de 43 digitale teknologiteam i lokalsamfunnet med ungdomsforeningen som kjerne.

«Forvaltningsorganets ønske er å bygge en digital regjering, men uten digitale borgere vil det bli vanskelig. Derfor har vi identifisert dette som en overgangsperiode for både å drifte og løse nettbaserte administrative prosedyrer for folket på best mulig måte, samtidig som vi bygger digitale borgere», delte Nguyen Van Nhat.

Ifølge lederen for Hanoi Public Administration Service Center mottar de i gjennomsnitt over 8900 søknader per dag, noe som er en stor mengde arbeid, ikke bare med å motta, men også med å veilede og støtte innbyggere til å bli kjent med offentlige tjenester på nett. Andelen nettsøknader nådde 96,2 %. Dette er et positivt tegn for den digitale transformasjonsstrategien i samfunnet, i tråd med målene som er satt i resolusjon nr. 57 fra politbyrået.

Implementeringsprosessen avdekket imidlertid fortsatt vanskeligheter som: Ordningen med personell ved de administrative servicepunktene i kommuner og bydeler er fortsatt begrenset fordi antallet tildelte ansatte i utgangspunktet er det samme (gjennomsnitt 5 personer/punkt), mens antallet registreringer som oppstår mellom punktene er stor forskjellig.

«Noen administrative prosedyrer (AP) etter desentralisering og autorisasjon er fortsatt viklet inn i spesialiserte lover og instruksjoner fra departementer, noe som fører til forvirring i mottak og håndtering. Koblingen og delingen av data mellom etater er generelt begrenset, noe som fører til mange forespørsler om uttalelser ved håndtering av AP-er, noe som indirekte skaper kompliserte prosesser og øker implementeringstiden», sa en representant for Hanoi Public Administration Service Center.

Fra et juridisk perspektiv sa advokat Nguyen Van Chinh (advokatforeningen i Ho Chi Minh-byen) at statlige etater i den nåværende perioden må operere i «to spor» parallelt: Motta dokumenter på nett og papirdokumenter. Dette øker presset på offentlig tjeneste, og tjenestemenn må både behandle dokumenter og gi veiledning om bruk av offentlige tjenester på nett, noe som forårsaker en stor belastning på menneskelige ressurser.

Advokat Chinh kommenterte: «Digital administrativ transformasjon er en uunngåelig trend. Men for å implementere den effektivt, må både statlige etater og folket endre seg. Staten trenger en veikart og tett veiledning; folket må proaktivt forberede verktøy som nivå 2-identifikasjonskontoer, digitale signaturer og elektroniske betalingsmetoder. Når begge deler kombineres, vil offentlige prosedyrer bli virkelig praktiske og smidige.»

Herr Lam Dinh Thang sa at digital transformasjon ikke bare handler om å gå over til et digitalt miljø, men også om å endre tankegangen fra å gjøre ting for andre til å veilede, fra å underkaste seg direkte til å ha proaktiv tilgang, fra å være avhengig av tjenestemenn til å gjøre ting selv. Denne endringen i tankegang krever tid, tålmodighet og fellesskap. Ho Chi Minh-byens reise med å digitalisere offentlig forvaltning er på rett spor, men for å gi full nytte til folket, spesielt sårbare grupper, er det nødvendig å fortsette å øke støtten, forbedre samfunnets digitale ferdigheter og perfeksjonere det tekniske grunnlaget. Digital transformasjon er bare virkelig vellykket når «ingen blir etterlatt».

Herr Nguyen Nhat Quang, stiftelsesråd og direktør for VINASA Institute of Science and Technology, bekreftet: Når du går til Public Administrative Service Center og ser mange mennesker i kø, vet du umiddelbart at offentlige administrative tjenester på nett ikke er effektive. I teorien trenger ikke folk å komme direkte når de tilbyr tjenester på nett i digitale rom, spesielt offentlige tjenester som omfatter hele prosessen. For tiden må folk fortsatt komme direkte og melde fra på nett, så det øker tiden og arbeidsmengden usynlig. Dette krever løsninger både innen organisering og prosess, og anvendelse av teknologi.

Siste artikkel: Dataforbindelse mellom departementer og avdelinger er fortsatt problematisk

Kilde: https://baotintuc.vn/xa-hoi/giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-truc-tuyen-bai-1-nguoi-dan-loay-hoay-thao-tac-20251111152400872.htm