Synchronizacja zarządzania stanem cywilnym - uwierzytelnianie po fuzji

Po wprowadzeniu dwupoziomowego samorządu lokalnego, uprawnienia, procedury i sposób wdrażania procedur administracyjnych w zakresie stanu cywilnego i certyfikacji zostały dostosowane do nowego modelu zarządzania. Departament Sprawiedliwości aktywnie doradzał i kierował lokalnymi władzami, aby wdrażać je synchronicznie i płynnie, bez zakłóceń w procesie obsługi obywateli.

Urzędnicy Centrum Obsługi Administracji Publicznej Tan Dan Ward pomagają obywatelom w składaniu wniosków online.

W Centrum Obsługi Administracji Publicznej (PVHCC) w okręgu Tan Dan atmosfera pracy jest zawsze intensywna w godzinach pracy. Średnio każdego dnia do centrum trafiają setki dokumentów z wielu dziedzin, z których najwięcej dotyczy stanu cywilnego i poświadczeń (około 70% całkowitej liczby dokumentów otrzymywanych dziennie). Standardowe procedury, takie jak ponowna rejestracja aktów urodzenia i zgonu, wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego, poświadczanie dokumentów, składanie podpisów… są przeprowadzane regularnie. Pomimo dużej liczby dokumentów, dzięki inicjatywie i zaangażowaniu urzędników, wszystkie procedury są realizowane szybko.

Pani Hoang Thi Nguyet, mieszkanka wioski nr 14 w okręgu Tan Dan, powiedziała: „Przyszłam do ośrodka, aby ponownie zarejestrować akt urodzenia i uzupełnić ewidencję gruntów. Personel udzielał bardzo entuzjastycznych wskazówek, zwłaszcza tym, którzy nie wiedzą, jak korzystać z usług publicznych online”.

Obecnie w centrum pracuje 1 dyrektor na pół etatu, 1 zastępca dyrektora oraz 2 urzędników bezpośrednio zajmujących się procedurami administracyjnymi w różnych dziedzinach. Urzędnicy ci posiadają dobrą znajomość zawodu i aktywnie doradzają i wspierają mieszkańców w składaniu wniosków online. „Nowa gmina jest większa, bardziej zaludniona i ma znacznie więcej pracy niż wcześniej. Większość osób, które składają wnioski, musi poświęcić czas na prowadzenie ich krok po kroku przez proces logowania się do aplikacji online, ale jest to traktowane jako „krok przejściowy”, mający na celu pomóc ludziom oswoić się z technologią i nabrać biegłości w składaniu wniosków online podczas załatwiania procedur i wypełniania dokumentów” – powiedziała pani Le Thi Diu, urzędniczka w Centrum Administracji Publicznej Tan Dan Ward.

Nie tylko w gminach i okręgach centralnych, ale także w gminach górskich, dostęp do usług publicznych w zakresie wymiaru sprawiedliwości i stanu cywilnego staje się stopniowo rutyną. W gminie Mau Lam pani Nguyen Thi Ly z wioski Eo Son udała się do gminnego Centrum Obsługi Mieszkańców, aby poprosić o odpis aktu małżeństwa. Pracownicy pokierowali wnioskiem do wypełnienia online za pośrednictwem Krajowego Portalu Obsługi Mieszkańców, a następnie otrzymali, wypełnili, podpisali i zwrócili wyniki na czas. Pani Nguyen Thi Nguyet, urzędniczka w Centrum Obsługi Mieszkańców gminy Mau Lam, powiedziała: „Proste procedury związane z aktami stanu cywilnego i ich poświadczaniem są realizowane, a wyniki są szybko odsyłane obywatelom. Jednak obecnie większość obywateli, którzy zgłaszają się do procedur administracyjnych, nadal musi otrzymywać wyniki w wersji papierowej, mimo że system zapewnia legalne kopie elektroniczne. To pokazuje, że nawyk korzystania z tradycyjnych dokumentów jest nadal powszechny w wielu obecnych dokumentach i procedurach”.

Aby zapewnić sprawny przebieg prac związanych ze stanem cywilnym i jego certyfikacją, Departament Sprawiedliwości Thanh Hoa aktywnie dokonał przeglądu i dostosowania przepisów oraz ściśle koordynował działania z odpowiednimi departamentami i oddziałami w celu wydania profesjonalnych dokumentów zawierających wytyczne dostosowane do nowego modelu.

Według Pani Tran Thi Hong Le, Zastępcy Kierownika Departamentu Wsparcia Administracyjnego i Sądowego (Departament Sprawiedliwości), podczas prowadzenia dwupoziomowego samorządu lokalnego, podstawowe usługi publiczne w dziedzinie sprawiedliwości - stanu cywilnego pod poprzednią władzą na poziomie powiatu były w większości przypisane do poziomu gminy. Od 1 lipca 2025 r. Ministerstwo Sprawiedliwości oficjalnie obsługiwało nową wersję Elektronicznego Systemu Rejestracji i Zarządzania Stanem Cywilnym w całym kraju. Natychmiast po tym Departament Sprawiedliwości Thanh Hoa niezwłocznie przyznał konta do przetwarzania akt, podpisywanych i ostemplowanych dokumentów liderom Komitetu Ludowego, urzędnikom sprawiedliwości - stanu cywilnego i sekretarzom na poziomie gminy dla 166 gmin i okręgów w prowincji w celu przeprowadzenia elektronicznej rejestracji stanu cywilnego. Pomaga to ujednolicić proces przetwarzania akt, zwiększyć szybkość otrzymywania i zwracania wyników, szczególnie w miejscowościach z dużą liczbą akt.

Skupiono się również na pracach inspekcyjnych i doradztwie zawodowym. Od początku roku Departament Sprawiedliwości wydał wiele dokumentów regulujących praktyki zawodowe, zorganizował liczne szkolenia oraz wspierał rozwój specjalistycznych umiejętności przedstawicieli liderów Komitetów Ludowych oraz urzędników służby cywilnej wykonujących pracę w zakresie sądownictwa i stanu cywilnego w nowych gminach i okręgach. Treści szkoleniowe koncentrują się na umiejętnościach przetwarzania dokumentacji elektronicznej, łączenia procedur rejestracji urodzenia, zgonu i pobytu stałego, poświadczania podpisów, kopii… aby zapewnić, że wszyscy urzędnicy rozumieją ten proces i skutecznie służą społeczeństwu.

W szczególności, w obliczu trudności powstałych, gdy urzędnicy odpowiedzialni za sądownictwo i stan cywilny zostali zakłóceni, a także presji związanej z obciążeniem pracą po fuzji w wielu gminach i okręgach, Departament Sprawiedliwości Thanh Hoa doradził Prowincjonalnemu Komitetowi Ludowemu przedłożenie Prowincjonalnej Radzie Ludowej w celu wydania rezolucji nr 36/2025/NQ-HDND z dnia 4 października 2025 r. określającej zakres i uprawnienia Przewodniczącego Gminnego Komitetu Ludowego do urzędników Gminnego Komitetu Ludowego do wykonywania prac uwierzytelniających w prowincji. Na podstawie zatwierdzonej rezolucji Przewodniczący Gminnego Komitetu Ludowego jest upoważniony do wykonywania prac uwierzytelniających przez urzędników Gminnego Komitetu Ludowego w następującym zakresie i z następującymi uprawnieniami: Podpisywanie i poświadczanie kopii oryginalnych dokumentów i papierów wydanych lub poświadczonych przez agencje i organizacje; podpisywanie i poświadczanie podpisów w dokumentach i papierach (z wyjątkiem podpisywania i poświadczania podpisu tłumacza). Niniejsze rozporządzenie pomaga zmniejszyć obciążenie liderów Gminnego Komitetu Ludowego, a jednocześnie zwiększa inicjatywę i elastyczność zespołu urzędników pracujących bezpośrednio z ludźmi.

Departament Sprawiedliwości Thanh Hoa koordynował działania z lokalnymi agencjami rejestracji stanu cywilnego w celu ukończenia digitalizacji danych o stanie cywilnym w prowincji; wydał plan wdrożenia zdigitalizowanych danych o stanie cywilnym. W związku z tym, wszystkie dane o stanie cywilnym w Systemie Rejestracji i Zarządzania Stanem Cywilnym zostały zweryfikowane i porównane z Krajową Bazą Danych Ludnościowych, aby zapewnić ich dokładność i wyeliminować przypadki brakujących, niepoprawnych i zduplikowanych danych. Wdrożono wyszukiwanie informacji o stanie cywilnym w Systemie Informacji o Procedurach Administracyjnych poprzez połączenie z Elektroniczną Bazą Danych Stanu Cywilnego, Krajową Bazą Danych Ludnościowych, aby ułatwić rozpatrywanie procedur administracyjnych wymagających złożenia/przedstawienia dokumentów stanu cywilnego, aby zmniejszyć liczbę składanych/przedstawianych dokumentów stanu cywilnego podczas procesu przyjmowania i rozliczania, zgodnie z przepisami. Wyszukiwanie informacji o stanie cywilnym w celu wydawania kopii odpisów aktów stanu cywilnego (niezależnie od miejsca zamieszkania lub miejsca poprzedniej rejestracji stanu cywilnego) oraz potwierdzanie informacji o stanie cywilnym.

Dzięki proaktywności i pozytywnemu nastawieniu Departamentu Sprawiedliwości Thanh Hoa, a także wysiłkom władz lokalnych, rejestracja i poświadczanie aktów stanu cywilnego w prowincji ustabilizowały się, zasadniczo spełniając oczekiwania obywateli. Od 1 lipca 2025 roku do chwili obecnej agencje rejestracji aktów stanu cywilnego w prowincji rozpatrzyły ponad 22 000 wniosków o rejestrację aktów stanu cywilnego różnego rodzaju. Gminy i okręgi wyborcze poświadczyły ponad 15 000 poświadczeń. Akta zostały zwrócone terminowo i przed terminem, co zapewnia zgodność z przepisami prawa.

Artykuł i zdjęcia: Viet Huong

Źródło: https://baothanhhoa.vn/dong-bo-quan-ly-ho-tich-chung-thuc-sau-sap-nhap-268671.htm