Skuteczna digitalizacja dokumentacji dzięki systemowi VNPT eDiG

Przechowywanie dokumentacji papierowej jest trudne, czasochłonne i pracochłonne, zwłaszcza w przypadku poszukiwania informacji. Dokumentacja papierowa wymaga przestrzeni do przechowywania, a jeśli nie będzie przechowywana prawidłowo, ulegnie zniszczeniu, uszkodzeniu i pokryciu pleśnią, co bezpośrednio wpłynie na zdrowie ludzi.

Zastosowanie technologii w zarządzaniu przez firmy i organizacje pozwoli im rozwiązać powyższe problemy i przyczynić się do poprawy przestrzeni użytkowej jednostek. W dobie rozwoju technologii, wraz z rewolucją przemysłową 4.0, obejmującą wszystkie dziedziny życia, zastosowanie technologii informatycznych (IT) do digitalizacji i budowy nowoczesnych baz danych jest rozwiązaniem wybieranym przez organizacje i firmy, aby promować reformy, usprawniać rozliczanie procedur administracyjnych, świadczyć usługi klientom i pracownikom szybciej, lepiej i zapewnić większą efektywność wszystkim stronom. Jednym z niezbędnych działań jest przekształcenie wspomnianych fizycznych magazynów, które gromadzą zakurzone i zajmujące dużo miejsca dokumenty, w „magazyn wirtualny”, czyli nowoczesną, zsynchronizowaną bazę danych o dużej pojemności, inteligentnym przechowywaniu, bezpiecznym zarządzaniu operacyjnym, szybkim wyszukiwaniu, łatwym wyszukiwaniu i udostępnianiu informacji.

System eDiG VNPT .

Odpowiadając na te wymagania organizacji i firm, platforma digitalizacji archiwum online VNPT eDiG Grupy Poczty i Telekomunikacji Wietnamu ( VNPT ) jest jednym ze skutecznych rozwiązań, przynoszącym wiele korzyści, takich jak oszczędność miejsca na przechowywanie dokumentów i dokumentów; pomoc w przechowywaniu i wyszukiwaniu informacji w dowolnym czasie i miejscu; możliwość edycji i ponownego wykorzystywania danych; posiadanie kopii zapasowych na wypadek ryzyka, które może wystąpić; zapobieganie degradacji oryginalnych dokumentów; zapewnienie bezpieczeństwa i integralności danych. Platforma VNPT eDiG została stworzona zgodnie z Okólnikiem nr 02/2019 Ministerstwa Spraw Wewnętrznych określającym standardy danych wejściowych i wymagania dotyczące przechowywania archiwów elektronicznych, Oficjalnym Komunikatem 903 z 2023 r. Departamentu Dokumentacji Państwowej i Archiwów regulującym gromadzenie i przekazywanie archiwów elektronicznych i dokumentów do Archiwów Historycznych. Ponadto produkt jest zorientowany na spełnianie wymagań dotyczących działalności archiwizacji cyfrowej i systemu zarządzania dokumentacją archiwum cyfrowego zgodnie z Ustawą o archiwach (zmienioną w 2024 r.). VNPT eDiG to system oprogramowania, który pomaga klientom konwertować dane z papierowych zapisów na cyfrowe dane sygnałowe, które mogą być zrozumiane, odczytane i przechowywane przez komputery w magazynie bazy danych jednostki. System ten jest elastycznie wdrażany; łatwo integruje się w oparciu o aktualny status klientów; pomaga stworzyć otwartą bazę danych, łatwą do przeszukiwania, dostępu i eksploatacji. Dzięki temu jednostki mogą tworzyć raporty statystyczne dotyczące zapisów i szybko syntetyzować dane. Proces rozwoju produktu jest zgodny z procesem produkcji oprogramowania, zbudowanym zgodnie z wymaganiami systemu zarządzania jakością produktu TCVN ISO 9001:2022 i standardem dotyczącym bezpieczeństwa informacji według TCVN ISO 27001:2015. VNPT eDiG pomaga identyfikować, wyodrębniać informacje tekstowe i minimalizować ręczne operacje wprowadzania danych; Zarządzaj przechowywanymi informacjami za pomocą narzędzia wyszukiwania, zarządzaj dokumentami wygodnie, szybko i dokładnie. System obsługuje drukowanie, odczyt kodów kreskowych; Pomaga szybko i wygodnie zarządzać rejestracją, wypożyczaniem, zwrotem i przedłużaniem okresu użytkowania dokumentów papierowych lub online..., spełniając wymagania digitalizacji dokumentów dla wielu różnych grup klientów, takich jak działy, oddziały, branże, firmy, szpitale... Oprócz możliwości obsługi na dużą skalę dużych klientów zgodnie z modelem przetwarzania w chmurze, VNPT eDiG może sprostać przechowywaniu dokumentów na wielu poziomach - w tym niezidentyfikowanych informacji o dokumentach. System składa się obecnie z 12 podsystemów z 66 grupami funkcyjnymi i ponad 600 funkcjami. Dzięki nowoczesnej, zaawansowanej technologii i wielu praktycznym narzędziom, rozwiązanie zostało wyróżnione najważniejszymi nagrodami Sao Khue, w czołówce technologii 4.0 w 2023 roku w dziedzinie usług transformacji cyfrowej. W rzeczywistości VNPT eDiG jest wysoko ceniony przez użytkowników za swoje wyjątkowe zalety, zaprojektowane tak, aby pasowało do każdego systemu przechowywania danych o różnych rozmiarach, organizacjach i typach. Obecnie rozwiązanie wdrożono w wielu segmentach klientów, od szczebla centralnego po lokalny, takich jak: Centralny Komitet Partii Bloku Biznesowego, Stowarzyszenie Rolników Wietnamu Centralnego, biura komitetów partyjnych prowincji Hau Giang i Vinh Long; Departament Spraw Zagranicznych Da Nang; Departament Spraw Wewnętrznych, Informacji i Komunikacji Cao Bang; Departamenty Informacji i Komunikacji Lai Chau i Soc Trang ... Jednocześnie system jest testowany pilotażowo przez Wietnamskie Ubezpieczenia Społeczne, Wietnamską Narodową Administrację Turystyki, Generalny Departament Hydrometeorologii, Departament V01 Ministerstwa Bezpieczeństwa Publicznego, Inspektorat Rządowy, centra przechowywania danych Departamentów Spraw Wewnętrznych w prowincjach/miastach, przedsiębiorstwa państwowe i MŚP... Aby uzyskać więcej informacji, klienci mogą znaleźć na stronie internetowej vnpt.com.vn lub skontaktować się z bezpłatną infolinią 18001260. Źródło: https://dantri.com.vn/suc-manh-so/so-hoa-ho-so-hieu-qua-voi-he-thong-vnpt-edig-20240617163637387.htm