Sincronizarea gestionării stării civile - certificarea după fuziune

După funcționarea administrației locale pe două niveluri, autoritatea, procesul și metoda de implementare a procedurilor administrative în domeniul stării civile și al certificării au fost ajustate pentru a se potrivi noului model de management. Departamentul de Justiție a consiliat și îndrumat în mod proactiv localitățile pentru a implementa în mod sincron și fără probleme, fără întreruperi în procesul de deservire a cetățenilor.

Funcționarii publici ai Centrului de Servicii Administrative Publice din Tan Dan Ward îndrumă oamenii să depună cererile online.

La Centrul de Servicii Administrative Publice (CSP) din Sectorul Tan Dan, atmosfera de lucru este mereu aglomerată în timpul programului de lucru. În medie, zilnic, centrul primește sute de înregistrări în diverse domenii, dintre care cea mai mare proporție este în domeniul stării civile și al certificărilor (aproximativ 70% din numărul total de înregistrări primite/zi). Proceduri comune, cum ar fi reînregistrarea certificatelor de naștere, a certificatelor de deces, eliberarea copiilor extraselor de stare civilă, certificarea documentelor, a semnăturilor..., sunt efectuate în mod regulat. În ciuda numărului mare de înregistrări, datorită inițiativei și dedicării funcționarilor publici, toate procedurile sunt rezolvate rapid.

Dna Hoang Thi Nguyet, din satul 14, circumscripția Tan Dan, a povestit: „Am venit la centru pentru a-mi reînregistra certificatul de naștere și a completa actele funciare. Personalul de aici a dat instrucțiuni foarte entuziaste, în special celor care nu știu cum să utilizeze serviciile publice online.”

În prezent, centrul are 1 director cu jumătate de normă, 1 director adjunct și 2 funcționari care se ocupă direct de procedurile administrative în diverse domenii. Funcționarii au o bună cunoaștere a profesiei și îi îndrumă și sprijină în mod proactiv pe cetățeni în depunerea cererilor online. „Noua comună este mai mare, mai populată și are mult mai mult de lucru decât înainte. Majoritatea oamenilor care vin să depună cereri trebuie să petreacă timp îndrumându-i pas cu pas pentru a se conecta la aplicația lor online, dar acesta este considerat un «pas de tranziție» pentru a ajuta oamenii să se familiarizeze cu tehnologia și să devină competenți în depunerea cererilor online atunci când efectuează proceduri și documente”, a declarat dna Le Thi Diu, funcționar public la Centrul de Administrație Publică din sectorul Tan Dan.

Nu doar în comunele și circumscripțiile centrale, ci și în comunele montane, accesul la serviciile publice în domeniul justiției - stare civilă devine treptat o rutină. În comuna Mau Lam, dna Nguyen Thi Ly, satul Eo Son, s-a deplasat la Centrul de Servicii Publice al comunei pentru a solicita o copie a înregistrării căsătoriei. Personalul a îndrumat cererea pentru a fi completată online prin intermediul Portalului Național de Servicii Publice, apoi personalul a primit, completat, semnat și returnat rezultatele la timp. Dna Nguyen Thi Nguyet, funcționar public la Centrul de Servicii Publice al Comunei Mau Lam, a declarat: „Procedurile simple legate de domeniul stării civile și certificării sunt procesate, iar rezultatele sunt returnate rapid cetățenilor. Cu toate acestea, în prezent, majoritatea cetățenilor care vin să efectueze proceduri administrative încă au nevoie de rezultatele pe hârtie, chiar dacă sistemul a furnizat copii electronice legale. Acest lucru arată că obiceiul de a utiliza documente tradiționale este încă răspândit în multe dintre evidențele și procedurile actuale”.

Pentru a asigura o activitate fără probleme în ceea ce privește starea civilă și certificarea, Departamentul de Justiție din Thanh Hoa a revizuit și ajustat în mod proactiv reglementările și a colaborat îndeaproape cu departamentele și sucursalele relevante pentru a emite documente de îndrumare profesională adecvate noului model.

Potrivit dnei Tran Thi Hong Le, șefă adjunctă a Departamentului de Sprijin Administrativ și Judiciar (Departamentul de Justiție), atunci când funcționa o administrație locală pe două niveluri, serviciile publice esențiale în domeniul justiției - stării civile, sub autoritatea anterioară la nivel de district, erau în mare parte atribuite nivelului de comună. Începând cu 1 iulie 2025, Ministerul Justiției a operat oficial noua versiune a Sistemului Electronic de Înregistrare și Management al Stării Civile la nivel național. Imediat după aceea, Departamentul de Justiție din Thanh Hoa a acordat prompt conturi pentru procesarea înregistrărilor, a semnat și ștampilat documente liderilor Comitetului Popular, funcționarilor din domeniul justiției - stării civile și secretarilor la nivel de comună pentru 166 de comune și sectoare din provincie, pentru a efectua înregistrarea electronică a stării civile. Acest lucru contribuie la unificarea procesului de procesare a înregistrărilor, la creșterea vitezei de primire și returnare a rezultatelor, în special în localitățile cu un număr mare de înregistrări.

De asemenea, s-a pus accent pe activitatea de inspecție și îndrumare profesională. De la începutul anului, Departamentul de Justiție a emis numeroase documente care ghidează practicile profesionale, a organizat numeroase cursuri de formare și a promovat competențe specializate pentru reprezentanții liderilor Comitetului Popular și funcționarii publici care desfășoară activități judiciare și de stare civilă în noile comune și sectoare. Conținutul formării se concentrează pe abilități de procesare a documentelor electronice, conectarea procedurilor de înregistrare naștere - deces - reședință permanentă, certificarea semnăturilor, copiilor... pentru a se asigura că toți funcționarii înțeleg procesul și deservesc populația în mod eficient.

În special, confruntându-se cu dificultățile apărute în contextul perturbării funcției funcționarilor responsabili de domeniile judiciar și al stării civile și cu presiunea volumului de muncă generată de comasarea în multe comune și sectoare, Departamentul de Justiție din Thanh Hoa a sfătuit Comitetul Popular Provincial să prezinte Consiliului Popular Provincial Rezoluția nr. 36/2025/NQ-HDND din 4 octombrie 2025 care stipulează atribuțiile și autoritățile Președintelui Comitetului Popular Comunal asupra funcționarilor publici ai Comitetului Popular Comunal pentru a efectua activitatea de autentificare în provincie. Pe baza rezoluției aprobate, Președintele Comitetului Popular Comunal este autorizat să efectueze activitatea de autentificare cu următoarele atribuții și autorități: Semnarea și certificarea copiilor de pe documentele și lucrările originale emise sau certificate de agenții și organizații; semnarea și certificarea semnăturilor în documente și lucrări (cu excepția semnării și certificării semnăturii traducătorului). Această reglementare contribuie la reducerea sarcinii asupra liderilor Comitetului Popular al Comunei, sporind în același timp inițiativa și flexibilitatea echipei de funcționari publici care lucrează direct cu oamenii.

Departamentul de Justiție din Thanh Hoa s-a coordonat cu agențiile locale de înregistrare a stării civile pentru a finaliza digitalizarea datelor de stare civilă din provincie; a emis un plan de implementare a aplicației de date digitalizate de stare civilă. În consecință, toate datele de stare civilă din Sistemul de Înregistrare și Management al Stării Civile au fost revizuite, comparate cu Baza Națională de Date a Populației pentru a asigura acuratețea și a depăși cazurile de date lipsă, incorecte și duplicate. A fost implementată căutarea informațiilor de stare civilă în Sistemul Informațional privind Procedurile Administrative prin conectarea la Baza Electronică de Date a Starii Civile, Baza Națională de Date a Populației, pentru a servi soluționarea procedurilor administrative care necesită depunerea/prezentarea documentelor de stare civilă pentru a reduce depunerea/prezentarea documentelor de stare civilă în timpul procesului de recepționare și soluționare, conform reglementărilor. A fost căutată informația despre datele de stare civilă pentru a elibera copii ale extraselor de stare civilă (indiferent de locul de reședință sau de locul înregistrării anterioare a stării civile) și a confirma informațiile de stare civilă.

Datorită proactivității și pozitivității Departamentului de Justiție din Thanh Hoa, alături de eforturile autorităților locale, activitățile de înregistrare și certificare a stării civile din provincie s-au stabilizat, îndeplinind practic cerințele cetățenilor. Din 1 iulie 2025 până în prezent, agențiile de înregistrare a stării civile din provincie au procesat peste 22.000 de cereri de înregistrare a stării civile de toate tipurile. Comunele și sectoarele au certificat peste 15.000 de certificări. Dosarele au fost returnate la timp și înainte de termenul limită, asigurându-se respectarea reglementărilor legale.

Articol și fotografii: Viet Huong

Sursă: https://baothanhhoa.vn/dong-bo-quan-ly-ho-tich-chung-thuc-sau-sap-nhap-268671.htm