Anulați ședințele pentru a-i ajuta pe angajați să se simtă mai puțin obosiți

Americanul Joshua Zerkel credea că și-a atins limita cu programul său săptămânal încărcat de ședințe.

„Îmi vine să plâng când mă uit la programul ședințelor mele”, a spus directorul de marketing de la compania de aplicații de gestionare a afacerilor Asana. Ședințele repetate îi îngreunează munca.

Anxietatea crescândă a lui Zerkel a fost recunoscută de companie, care a propus o anulare temporară a ședințelor regulate. Au numit-o Ziua Apocaliptului Ședințelor .

„Cred că lucrurile se îmbunătățesc”, a spus Zerkel.

Ilustrație: Washington Post — Ilustrație: *Washington Post*

Suprasolicitarea cu ședințe este o problemă pentru mulți angajați de birou. Un nou studiu realizat de Microsoft a constatat că 68% dintre oameni spun că sunt întrerupți și nu se pot concentra din cauza ședințelor.

Companiile și-au intensificat numărul de întâlniri în timpul pandemiei de Covid-19 pentru a rămâne conectate cu angajații. Obiceiul se menține și după patru ani, dar companiile își regândesc treptat cultura întâlnirilor. Acestea reduc numărul de întâlniri pentru a crește productivitatea și a reduce epuizarea angajaților.

„Există un nivel ridicat de interes pentru ședințele de birou”, spune Steven Rogelberg, profesor la Universitatea din Carolina de Nord.

Echipa de nouă persoane a lui Zerkel a eliminat din programul său întâlnirile de miercuri, economisind 11 ore pe lună. Apoi, a fost introdusă programul Doomsday Meetings , cu 60 de persoane, ceea ce a determinat compania să implementeze un manual prin care departamentele sunt instruite să reducă numărul de întâlniri, ca regulă generală.

„Modificăm cu atenție programul și structura ședințelor”, spune Rebecca Hinds, șefa departamentului de strategie la Asana. „Anulăm ședințele care nu au prea multă substanță.” În același timp, liderii încurajează oamenii să refuze ședințele care nu adaugă valoare.

La sfârșitul lunii ianuarie, platforma de comerț electronic Shopify le-a cerut angajaților să anuleze toate întâlnirile timp de două săptămâni. Până în iulie, angajații se așteaptă să reducă numărul de întâlniri cu 14%, iar până la sfârșitul anului cu 18%.

Anul trecut, compania de software Techsmith a renunțat la întâlniri timp de o lună, oferind conferințe text sau video . Un sondaj intern a constatat că angajații erau cu 15% mai productivi, iar 85% au identificat întâlniri pe care le-ar omite sau le-ar scurta. Prezența a fost, de asemenea, redusă.

„Protejăm energia angajaților noștri, astfel încât aceștia să poată face cea mai bună muncă”, spune directorul general Wendy Hamilton.

Platforma de automatizare Zapier a adoptat o politică de „săptămână de concentrare” pentru angajații săi. Fiecare persoană își stabilește obiective și își prioritizează munca pentru săptămână. Nu elimină complet ședințele, dar încurajează evitarea lor dacă nu sunt necesare.

80% dintre angajați spun că și-au atins obiectivele, potrivit unui sondaj realizat de Brandon Sammut, director de resurse umane la Zapier.

Aplicația de organizare a resurselor umane Slack a lansat, de asemenea, „Vinerea de vară cu focus” și „Săptămânile creatorilor” , care le permit angajaților să lucreze în sesiuni concentrate, neîntrerupte.

Experimentează reducerea ședințelor cu 50% și încurajarea mai multor timpi de nefuncționare. Slack folosește inteligența artificială pentru a rezuma punctele cheie, astfel încât angajații să poată sări peste ședințe.

Totuși, această schimbare aduce și multe provocări. În unele cazuri, reducerea numărului de întâlniri înseamnă mai puține oportunități de a învăța și de a observa de la ceilalți.

Profesorul Rogelberg afirmă că o strategie de reducere a numărului de întâlniri va fi eficientă dacă va acoperi întregul departament. Liderii sunt responsabili de planificare și implicarea celorlalți, în timp ce angajații sunt responsabili de dezvoltarea propriilor obiective. „Această combinație va face ca schimbarea culturii întâlnirilor să fie mai puțin șocantă”, spune el.

Zerkel este recunoscător companiei pentru noul program. „Au fost curajoși și hotărâți în privința schimbărilor”, spune el.

Ngoc Ngan (conform Washington Post )

Sursă