Lösa administrativa rutiner online - Del 1: Människor kämpar med verksamheten

Kämpar med elektroniska register

Herr Trieu Duc Giang åkte till Tay Ho-distriktet ( Hanoi ) för att bekräfta sin status som singel och förbereda dokument för köp och försäljning av fastigheter. Han sa: "Enligt instruktioner från personalen på dokumentmottagningsavdelningen och med stöd från ungdomsfackets volontärer anmälde jag mig i systemet och fick ett meddelande om bekräftelse av dokumentet, men det tog en hel vecka att lösa det eftersom uppgifterna inte hade bekräftats av relevant myndighet. Efter det var jag tvungen att be en bekant som tidigare var tjänsteman på distriktet att slå upp det åt mig, och sedan var dokumentet löst...".

Bildtext — Människor kommer för att göra administrativa förfaranden online i Tay Ho-distriktet i Hanoi,

Vid Lien Minh-kommunens servicepunkt för offentlig förvaltning höll Tran Khanh Duy (Cau Bong, Tho Xuan-kommunen, tidigare Dan Phuong-distriktet, Hanoi) upp sitt gymnasiebetyg för att få det notariebekräftat och delade: "Enligt kraven från högskolan där jag studerade var jag tvungen att få det notariebekräftat. När jag gick till servicepunkten för offentlig förvaltning hjälpte personalen mig att logga in och deklarera, eftersom jag inte visste hur jag skulle fylla i kategorierna på onlineportalen för offentlig service...".

Samtidigt, på Phuoc Long Ward Public Administration Service Center (tidigare Thu Duc City, Ho Chi Minh City), var klockan bara åtta på morgonen, men diskarna för dokumentmottagning var redan fulla av människor som väntade på sin tur. På datorborden nära receptionen var ungdomsfackmedlemmar i tjänst för att vägleda online-operationer för dem som fortfarande var förvirrade. Detta har varit en bekant bild i många månader nu när de flesta av de offentliga tjänsterna på nivå 3 och 4 har driftsatts synkront.

Fru Ngo Hai Thanh, över 60 år gammal, bosatt i Phuoc Long-distriktet, sa att hon var ganska förvirrad när hon var tvungen att deklarera information om tillfälliga boenden för hyresgäster via Public Service Portal. Tidigare behövde hon bara ta med sig dokument till avdelningen, handläggaren kontrollerade och slutförde proceduren. Nu måste varje steg göras på datorn eller telefonen. Fru Thanh berättade: "Jag är rädd för att trycka på fel knapp och behöva göra allting igen, och texten på telefonen är liten, jag kan inte se tydligt. Ungdomarna på avdelningen vägledde mig entusiastiskt hur man gör det, men jag kunde inte göra det själv..."

På liknande sätt berättade Nguyen Thi Hong, 56 år och ägare till en enskild firma, i Tan Hung-distriktet (gamla distrikt 7) hur det var att registrera sig för att ändra namnet på sitt företagsnamn, vilket nästan "höll henne vaken". Systemet krävde att företagets namn inte fick matcha någon befintlig enhet i hela landet, så hon var tvungen att slå upp det många gånger och ange det om och om igen. "Om det inte vore för stödet från ungdomsförbundet här hade jag förmodligen inte kunnat göra det. Maskinen listar många formulär, men en äldre person som jag är inte bekant med eller förstår inte datorterminologi. Om det blir ett fel kommer filen att returneras...", sa Hong.

Enligt Ms. Hong kan proceduren slutföras på några minuter för unga människor som är skickliga på teknik, men för äldre personer som inte är bekanta med smartphones, inte har ett nivå 2-identifieringskonto, inte vet hur man sparar, skickar in och laddar ner dokument etc., är digitalisering som "en svår inlärningsprocess från grunden".

Vid Binh Thanh Ward Public Administration Service Center sa Vu Thi Hoi Diem, biträdande direktör för centret, att det varje dag kommer 300–400 personer för att utföra ingrepp, främst hushållsregistrering och bestyrkta kopior. Även om människor uppmuntras att skicka in ansökningar online, accepterar centret fortfarande pappersansökningar för att undvika trängsel och säkerställa att resultaten skickas tillbaka. Diem sa att digital transformation tar tid för att människor ska kunna anpassa sig, särskilt när mentaliteten att "gå till avdelningen för att vara säker" fortfarande är vanlig. Därför är antalet personer som kommer till avdelningen för att deklarera information online fortfarande ganska stort.

I Tan Vinh Loc kommun sa Truong Ngoc Thanh Nhan, chef för kommunens administrationscenter, att kommunen har ordnat fem datorer och ett digitalt transformationsteam i tjänst varje dag för att stödja människor. Antalet filer som kräver direkt stöd är dock fortfarande mycket stort, särskilt autentisering och hushållsregistrering, som står för mer än 80 %. Faktum är att människor inte motsätter sig digital transformation. De behöver bara tid att förstå, vänja sig och känna sig trygga. Under denna övergångsperiod är rollen av "handhållande" stöd från offentliga myndigheter och offentliga administrativa tjänstemän oerhört viktig.

Administrativ personal strävar efter att anpassa sig

Enligt Lam Dinh Thang, chef för vetenskaps- och teknikdepartementet i Ho Chi Minh-staden, är digital transformation inom den offentliga förvaltningen ett viktigt steg framåt som bidrar till att förbättra ledningseffektiviteten, minska restid, minska samhällskostnader och öka transparensen. Sedan implementeringen av Smart City-projektet 2017 och nuvarande digitala transformationsprogram har stadens digitala infrastruktur investerats mer synkront, och online-offentliga tjänster förbättras alltmer. Tack vare detta har indexet för digital ekonomi som bidrar till stadens GRDP kontinuerligt ökat och nådde 21,5 % år 2023. Ho Chi Minh-stadens index för lokala onlinetjänster (LOSI) utvärderades av FN och rankades som nummer 53 av 193 städer i världen – ett viktigt steg framåt.

Herr Thang påpekade dock också öppet många begränsningar: De mänskliga resurserna inom informationsteknik är inte tillräckliga; infrastrukturen i vissa valkretsar och kommuner är fortfarande svag och särskilt den digitala klyftan mellan befolkningsgrupper är fortfarande stor: Unga människor använder den snabbt, medelålders människor är fortfarande tveksamma och äldre har svårt att få tillgång till den. Om den digitala omvandlingen genomförs för snabbt och utan vägledning riskerar människor att "bli kvarlämnade"...

Herr Nguyen Van Nhat, biträdande chef för folkrådets och folkkommitténs kansli i Lien Minh kommun (Hanoi), ansvarig för kommunens servicepunkt för offentlig förvaltning, sa: För äldre är det ganska svårt att hantera och fylla i uppgifter på onlineportalen för offentlig service. Enligt statistiken över onlineportalens verksamhet är upp till 90 % av dokumenten relaterade till bestyrkta kopior, domstolsregister och hushållsregistrering, så kommunen ordnade en handläggare för att stödja människor i att mata in data i portalen för offentlig service. Samtidigt organiserade de 43 digitala teknikteam i samhället med ungdomsfacket som kärna.

”Förvaltningsmyndighetens önskan är att bygga en digital regering, men utan digitala medborgare kommer det att bli svårt. Därför har vi identifierat detta som en övergångsperiod för att både driva och lösa administrativa förfaranden online för människorna på bästa sätt, samtidigt som vi bygger digitala medborgare”, delade Nguyen Van Nhat.

Enligt chefen för Hanoi Public Administration Service Center tar de i genomsnitt emot över 8 900 ansökningar per dag, vilket är en stor mängd arbete, inte bara att ta emot, utan också att vägleda och stödja medborgare att bekanta sig med offentliga tjänster online. Andelen onlineansökningar nådde 96,2 %. Detta är ett positivt tecken för den digitala transformationsstrategin i samhället, i linje med målen som fastställts i politbyråns resolution nr 57.

Implementeringsprocessen avslöjade dock fortfarande svårigheter såsom: Personalorganisationen vid kommunernas och stadsdelarnas administrativa servicepunkter är fortfarande begränsad eftersom antalet tilldelade anställda i princip är detsamma (i genomsnitt 5 personer/punkt), medan antalet poster som uppstår mellan punkterna skiljer sig mycket åt.

”Vissa administrativa förfaranden (AP) efter decentralisering och auktorisering är fortfarande insnärjda i speciallagar och instruktioner från ministerier, vilket leder till förvirring vid mottagande och hantering. Sammankopplingen och delningen av data mellan myndigheter är generellt begränsad, vilket leder till många förfrågningar om yttranden vid hantering av AP, vilket indirekt skapar komplicerade processer och ökar implementeringstiden”, sade en representant för Hanois offentliga förvaltningsservicecenter.

Ur ett juridiskt perspektiv sa advokat Nguyen Van Chinh (Ho Chi Minh Citys advokatsamfund) att statliga myndigheter under den nuvarande perioden måste driva "två spår" parallellt: ta emot onlinedokument och pappersdokument. Detta ökar trycket på den offentliga förvaltningen, tjänstemän måste både behandla dokument och ge vägledning om användningen av offentliga onlinetjänster, vilket orsakar en stor belastning på personalresurserna.

Advokat Chinh kommenterade: ”Digital administrativ omvandling är en oundviklig trend. Men för att genomföra den effektivt måste både statliga myndigheter och medborgare förändras. Staten behöver en färdplan och noggrann vägledning; medborgare måste proaktivt förbereda verktyg som nivå 2-identifieringskonton, digitala signaturer och elektroniska betalningsmetoder. När båda samverkar kommer offentliga förfaranden att bli verkligt bekväma och smidiga.”

Herr Lam Dinh Thang sa att digital transformation inte bara handlar om att gå över till en digital miljö, utan också om att förändra tankesättet från att göra saker åt andra till att vägleda, från att underkasta sig direkt till att proaktivt få tillgång, från att vara beroende av tjänstemän till att göra saker själv. Den förändringen i tankesätt kräver tid, tålamod och kamratskap. Ho Chi Minh-stadens resa mot digitalisering av den offentliga förvaltningen är på rätt spår, men för att ge full nytta till människorna, särskilt utsatta grupper, är det nödvändigt att fortsätta öka stödet, förbättra samhällets digitala färdigheter och finslipa den tekniska grunden. Digital transformation är bara verkligt framgångsrik när "ingen lämnas utanför".

Herr Nguyen Nhat Quang, grundande rådgivare och direktör för VINASA Institute of Science and Technology, bekräftade: När man går till Public Administrative Service Center och ser många människor köa, vet man omedelbart att online-tjänster inom offentlig förvaltning inte är effektiva. I teorin, när man utför online-tjänster i digitala utrymmen, särskilt fullständiga offentliga tjänster, behöver man inte komma direkt. För närvarande måste man fortfarande komma direkt och deklarera online, så det ökar osynligt tiden och arbetsbelastningen. Detta kräver lösningar både inom organisation och process, och tillämpning av teknik.

Slutartikel: Dataförbindelser mellan ministerier och filialer är fortfarande problematiska

Källa: https://baotintuc.vn/xa-hoi/giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-truc-tuyen-bai-1-nguoi-dan-loay-hoay-thao-tac-20251111152400872.htm