Medeni durum yönetiminin senkronize edilmesi - birleşme sonrası sertifikasyon

İki kademeli yerel yönetim faaliyete geçtikten sonra, medeni durum ve belgelendirme alanındaki idari prosedürlerin uygulanmasına ilişkin yetki, süreç ve yöntem yeni yönetim modeline uygun hale getirildi. Adalet Bakanlığı, yerel yönetimlere, halka hizmet verme sürecinde kesintiye uğramadan, eş zamanlı ve sorunsuz bir şekilde uygulama yapmaları için proaktif olarak tavsiyelerde bulundu ve rehberlik etti.

Tan Dan Ward Kamu Yönetimi Hizmet Merkezi memurları, başvuruların çevrimiçi olarak yapılması konusunda kişilere rehberlik ediyor.

Tan Dan Bölgesi Kamu Yönetimi Hizmet Merkezi'nde (PVHCC), çalışma ortamı mesai saatleri boyunca her zaman yoğundur. Merkeze her gün ortalama olarak birçok alanda yüzlerce kayıt gelmektedir ve bunların en büyük oranı medeni durum ve belgelendirme alanındadır (toplam alınan kayıt sayısının yaklaşık %70'i). Doğum belgelerinin, ölüm belgelerinin yeniden kaydedilmesi, medeni durum belgelerinin kopyalarının çıkarılması, belgelerin onaylanması, imzalar gibi genel prosedürler düzenli olarak gerçekleştirilmektedir. Çok sayıda kayda rağmen, memurların inisiyatifi ve özverisi sayesinde tüm işlemler hızla tamamlanmaktadır.

Tan Dan semtindeki 14 numaralı köyden Bayan Hoang Thi Nguyet şunları paylaştı: "Doğum belgemi yeniden kaydettirmek ve tapu kayıtlarımı tamamlamak için merkeze geldim. Buradaki personel, özellikle çevrimiçi kamu hizmetlerini nasıl kullanacağını bilmeyenlere çok hevesli talimatlar verdi."

Şu anda merkezde 1 yarı zamanlı müdür, 1 müdür yardımcısı ve çeşitli alanlardaki idari işlemleri doğrudan yürüten 2 memur bulunmaktadır. Memurlar mesleğe oldukça hakimdir ve vatandaşlara çevrimiçi başvuru yapmaları konusunda proaktif bir şekilde rehberlik ve destek sağlamaktadır. Tan Dan Ward Kamu Yönetimi Merkezi'nde memur olarak çalışan Le Thi Diu, "Yeni belediye daha büyük, daha kalabalık ve eskisinden çok daha fazla iş yükü var. Başvurularını yapmaya gelen çoğu kişi, çevrimiçi başvurularına giriş yapmak için adım adım yönlendirme yapmak için zaman harcamak zorunda kalıyor, ancak bu, insanların teknolojiye aşina olmalarına ve prosedür ve evrak işlerini yaparken çevrimiçi başvuru yapma konusunda yetkin hale gelmelerine yardımcı olmak için bir "geçiş adımı" olarak kabul ediliyor," dedi.

Sadece merkez komünlerde ve mahallelerde değil, dağlık komünlerde de adalet alanında kamu hizmetlerine erişim - medeni durum da giderek rutin hale geliyor. Mau Lam komününde, Eo Son köyünden Bayan Nguyen Thi Ly, evlilik kaydının bir kopyasını talep etmek için komünün Kamu Hizmetleri Merkezi'ne gitti. Personel, başvurunun Ulusal Kamu Hizmetleri Portalı üzerinden çevrimiçi olarak doldurulmasını yönlendirdi ve ardından personel sonuçları zamanında aldı, doldurdu, imzaladı ve geri gönderdi. Mau Lam Komünü Kamu Hizmetleri Merkezi'nde memur olan Bayan Nguyen Thi Nguyet şunları söyledi: "Medeni durum ve belgelendirme alanıyla ilgili basit prosedürler işleniyor ve sonuçlar vatandaşlara hızla geri gönderiliyor. Ancak şu anda, sistem yasal elektronik kopyalar sağlasa da, idari işlemler için gelen vatandaşların çoğu hâlâ kağıt üzerinde sonuç almak zorunda. Bu, birçok mevcut kayıt ve prosedürde geleneksel belge kullanma alışkanlığının hala yaygın olduğunu gösteriyor."

Sivil statü ve belgelendirme çalışmalarının sorunsuz bir şekilde yürütülmesini sağlamak için Thanh Hoa Adalet Bakanlığı, yönetmelikleri proaktif bir şekilde gözden geçirip ayarladı ve yeni modele uygun mesleki rehberlik belgeleri yayınlamak üzere ilgili departmanlar ve şubelerle yakın bir şekilde koordine oldu.

Adalet Bakanlığı İdari ve Adli Destek Dairesi Başkan Yardımcısı Bayan Tran Thi Hong Le'ye göre, iki düzeyli bir yerel yönetim işletilirken, adalet alanındaki temel kamu hizmetleri - eski ilçe düzeyindeki yetki altında medeni durum çoğunlukla belediye düzeyine atanıyordu. Adalet Bakanlığı, 1 Temmuz 2025 tarihinden itibaren Elektronik Medeni Durum Kayıt ve Yönetim Sistemi'nin yeni versiyonunu ülke çapında resmen uygulamaya koydu. Hemen ardından Thanh Hoa Adalet Bakanlığı, kayıtların işlenmesi, imzalanması ve damgalanması için derhal hesaplar verdi ve eyaletteki 166 belediye ve mahalle için Halk Komitesi liderlerine, adalet - medeni durum yetkililerine ve belediye düzeyindeki sekreterlere elektronik medeni durum kaydı yapmaları için belgeler verdi. Bu, kayıt işleme sürecinin birleştirilmesine ve özellikle çok sayıda kaydın bulunduğu bölgelerde sonuçların alınıp iade edilmesinin hızının artırılmasına yardımcı oluyor.

Denetim ve mesleki rehberlik çalışmalarına da odaklanılmıştır. Yıl başından bu yana Adalet Bakanlığı, mesleki uygulamalara rehberlik eden birçok belge yayınlamış, birçok eğitim kursu düzenlemiş ve yeni belediye ve mahallelerde adli ve medeni statü çalışmaları yürüten Halk Komitesi liderleri ve memurları için uzmanlık becerileri geliştirmiştir. Eğitim içeriği, elektronik kayıtların işlenmesi, doğum - ölüm - daimi ikamet kayıt prosedürlerinin birbirine bağlanması, imzaların ve kopyaların onaylanması gibi becerilere odaklanarak tüm yetkililerin süreci kavramasını ve halka etkili bir şekilde hizmet vermesini sağlamaktadır.

Özellikle, adli ve medeni statü alanlarındaki görevlilerin işlerinin aksaması ve birçok belediye ve mahallede birleşme sonrası oluşan iş yükü baskısı nedeniyle ortaya çıkan zorluklar karşısında, Thanh Hoa Adalet Bakanlığı, İl Halk Komitesi'ne, İl Halk Konseyi'ne 4 Ekim 2025 tarihli ve 36/2025/NQ-HDND sayılı Kararname'yi sunmasını tavsiye etti. Bu Kararname, Belediye Halk Komitesi Başkanı'nın Belediye Halk Komitesi memurlarına ilde kimlik doğrulama işini yapma yetkisini ve kapsamını belirliyor. Onaylanan kararnameye dayanarak, Belediye Halk Komitesi Başkanı, Belediye Halk Komitesi memurlarına aşağıdaki yetki ve kapsamla kimlik doğrulama işini yapma yetkisi veriyor: Kurum ve kuruluşlar tarafından verilen veya onaylanan orijinal belge ve evrakların kopyalarını imzalamak ve onaylamak; belge ve evraklardaki imzaları imzalamak ve onaylamak (tercümanın imzasını imzalamak ve onaylamak hariç). Bu düzenleme, Komün Halk Komitesi liderlerinin üzerindeki yükün azaltılmasına yardımcı olurken, halkla doğrudan çalışan memur ekibinin inisiyatifini ve esnekliğini artırmaktadır.

Thanh Hoa Adalet Bakanlığı, eyaletteki nüfus kayıt kurumlarının dijitalleştirilmesini tamamlamak için yerel nüfus kayıt kuruluşlarıyla koordinasyon sağladı; dijitalleştirilmiş nüfus kayıt verilerinin uygulanmasını yaygınlaştırmak için bir plan yayınladı. Buna göre, Nüfus Kayıt ve Yönetim Sistemi'ndeki tüm nüfus kayıt verileri incelendi, doğruluğundan emin olmak ve eksik, yanlış ve yinelenen veri durumlarını gidermek için Ulusal Nüfus Veritabanı ile karşılaştırıldı. İdari İşlemler Bilgi Sistemi'nde, Elektronik Nüfus Kayıt Veritabanı ve Ulusal Nüfus Veritabanı ile bağlantı kurarak nüfus kayıt bilgilerinin aranması sağlandı. Bu sayede, kabul ve yerleştirme sürecinde nüfus kayıt belgelerinin sunulması/ibraz edilmesi zorunluluğunu ortadan kaldırarak, mevzuata uygun olarak nüfus kayıt belgelerinin sunulması/ibraz edilmesi zorunluluğu ortadan kaldırıldı. Nüfus kayıt özetlerinin kopyalarını çıkarmak (ikamet yeri veya önceki nüfus kayıt yeri fark etmeksizin) ve nüfus kayıt bilgilerini doğrulamak için nüfus kayıt bilgilerine bakıldı.

Thanh Hoa Adalet Bakanlığı'nın proaktifliği ve olumlu tutumu ile yerel yönetimlerin çabaları sayesinde, eyaletteki nüfus kayıt ve belgelendirme faaliyetleri istikrara kavuşmuş ve temelde vatandaşların ihtiyaçlarını karşılamıştır. 1 Temmuz 2025'ten bugüne kadar, eyaletteki nüfus kayıt kurumları her türden 22.000'den fazla nüfus kayıt başvurusunu işleme koymuştur. Belediyeler ve mahalleler 15.000'den fazla belgelendirmeyi onaylamıştır. Dosyalar zamanında ve son teslim tarihinden önce teslim edilerek yasal düzenlemelere uyum sağlanmıştır.

Makale ve fotoğraflar: Viet Huong

Kaynak: https://baothanhhoa.vn/dong-bo-quan-ly-ho-tich-chung-thuc-sau-sap-nhap-268671.htm