İdari prosedürleri çevrimiçi çözme - Bölüm 1: İnsanlar operasyonlarla mücadele ediyor

İller ve şehirler, halka sunulan hizmet kalitesini artırmak için idari süreçlerin dijitalleştirilmesini teşvik ediyor. Ancak uygulama, özellikle daha önce doğrudan yapılan birçok idari sürecin artık çevrimiçi ortama taşınması nedeniyle, halk ve devlet kurumları açısından hâlâ birçok zorluk yaşandığını gösteriyor.

Elektronik kayıtlarla mücadele

Bay Trieu Duc Giang, gayrimenkul alım satımı için gerekli belgeleri hazırlamak üzere bekarlık durumunu teyit etme prosedürünü gerçekleştirmek üzere Tay Ho semtine ( Hanoi ) gitti ve şunları söyledi: "Belge kabul departmanındaki personelin talimatları ve gençlik birliği gönüllülerinin desteğiyle sisteme bildirimde bulundum ve belgenin onaylandığına dair bir bildirim aldım, ancak ilgili kurum tarafından veriler doğrulanmadığı için sonuçlanması bir hafta sürdü. Daha sonra, semt yetkilisi olan bir tanıdığımdan belgeyi benim için araştırmasını istemek zorunda kaldım ve belge sonuçlandı...".

İnsanlar Hanoi'nin Tay Ho semtinde idari işlemlerini çevrimiçi olarak yapmak için geliyorlar.

Lien Minh Komünü Kamu Yönetimi Hizmet Noktası'nda, Bay Tran Khanh Duy (Cau Bong, Tho Xuan Komünü, eski Dan Phuong Bölgesi, Hanoi), lise transkriptini noter onayı için elinde tuttu ve şunları söyledi: "Okuduğum üniversitenin şartları gereği noter onayı yaptırmam gerekiyordu. Kamu Yönetimi Hizmet Noktası'na gittiğimde, Çevrimiçi Kamu Hizmeti Portalı'ndaki kategorileri nasıl dolduracağımı bilmediğim için personel giriş yapmama ve beyan vermeme yardımcı oldu...".

Lien Minh komünü (Hanoi) idari hizmet karşılama noktası.

Bu arada, Phuoc Long Ward Kamu Yönetimi Hizmet Merkezi'nde (eski adıyla Thu Duc City, Ho Chi Minh City) saat henüz sabah 8'di, ancak belge kabul bankoları sıra bekleyen insanlarla doluydu. Kabul alanının yakınındaki bilgisayar masalarında, gençlik sendikası üyeleri, kafası hâlâ karışık olanlar için çevrimiçi işlemleri yönlendirmek üzere görev başındaydı. 3. ve 4. seviye kamu hizmetlerinin çoğunun eş zamanlı olarak dağıtıldığı aylardır bu durum tanıdık bir görüntüydü.

Phuoc Long semtinde ikamet eden 60 yaş üstü Bayan Ngo Hai Thanh, Kamu Hizmeti Portalı aracılığıyla kiracılar için geçici ikamet bilgilerini beyan ederken oldukça kafası karıştığını söyledi. Önceden sadece belgeleri semte getirmesi gerekiyordu, görevli kontrol edip işlemi tamamlıyordu. Şimdi ise her adımın bilgisayarda veya telefonda yapılması gerekiyor. Bayan Thanh şunları paylaştı: "Yanlış düğmeye basıp her şeyi tekrar tekrar yapmaktan korkuyorum ve telefondaki metin küçük, net göremiyorum. Semtteki genç bana nasıl yapılacağı konusunda coşkuyla rehberlik etti, ancak kendim yapamadım..."

Gençlik Birliği üyeleri, kişilerin Ulusal Çevrimiçi Kamu Hizmetine kayıt olmalarına rehberlik ediyor.

Benzer şekilde, Tan Hung semtinde (eski bölge 7), şahıs şirketi sahibi 56 yaşındaki Bayan Nguyen Thi Hong, neredeyse "uyanık kalmasına" sebep olan işletmesinin adını değiştirmek için kayıt yaptırma hikayesini anlattı. Sistem, işletme adının ülke genelindeki mevcut birimle eşleşmemesini gerektiriyordu, bu yüzden defalarca arayıp tekrar tekrar girmek zorunda kalmıştı. Bayan Hong, "Buradaki gençlik birliğinin desteği olmasaydı, muhtemelen bunu yapamazdım. Makine birçok form listeliyor, ancak benim gibi yaşlı biri bilgisayar terminolojisine aşina değil veya anlamıyor. Bir hata olursa dosya geri gönderilecek..." dedi.

Bayan Hong'a göre teknoloji konusunda yetkin gençler için işlem birkaç dakika içinde tamamlanabiliyor ancak akıllı telefonlara aşina olmayan, seviye 2 kimlik hesabı olmayan, belgeleri nasıl kaydedeceğini, göndereceğini ve indireceğini bilmeyen vb. yaşlılar için dijitalleşme "sıfırdan zorlu bir öğrenme süreci" gibi.

İnsanlar Ho Chi Minh Kenti'ndeki Tan Hung semtinde idari işlemlerini yaptırmak için sıraya giriyor.

Binh Thanh Mahallesi Kamu Yönetimi Hizmet Merkezi Müdür Yardımcısı Bayan Vu Thi Hoi Diem, her gün 300-400 kişinin, çoğunlukla nüfus kaydı ve tasdikli kopya işlemleri olmak üzere, işlemleri yapmak için geldiğini söyledi. Her ne kadar insanlar başvurularını çevrimiçi olarak yapmaya teşvik edilse de, merkez, yoğunluğu önlemek ve sonuçların ilerleyişini sağlamak için hâlâ kağıt başvuruları kabul ediyor. Bayan Diem, özellikle "emin olmak için mahalleye gitme" zihniyetinin hâlâ yaygın olduğu bir dönemde, dijital dönüşüme insanların uyum sağlamasının zaman aldığını söyledi. Bu nedenle, mahalleye çevrimiçi bilgi beyanında bulunmak için gelen kişi sayısı hâlâ oldukça fazla.

Tan Vinh Loc komününde, Komün Yönetim Merkezi Müdürü Bay Truong Ngoc Thanh Nhan, komünün insanlara destek olmak için her gün görev başında 5 bilgisayar ve bir topluluk dijital dönüşüm ekibi kurduğunu söyledi. Ancak, doğrudan destek gerektiren dosya sayısı, özellikle de %80'den fazlasını oluşturan kimlik doğrulama ve hanehalkı kayıt grubu olmak üzere, hâlâ çok fazla. Aslında insanlar dijital dönüşüme karşı değil. Sadece anlamak, alışmak ve kendilerine güvenmek için zamana ihtiyaçları var. Bu geçiş döneminde, kamu kurumları ve kamu idari yetkililerinin "el tutma" desteği son derece önemli.

İdari personel uyum sağlamaya çalışıyor

Ho Chi Minh Şehri Bilim ve Teknoloji Departmanı Müdürü Sayın Lam Dinh Thang'a göre, kamu yönetiminde dijital dönüşüm, yönetim verimliliğini artırmaya, seyahat süresini kısaltmaya, sosyal maliyetleri düşürmeye ve şeffaflığı artırmaya yardımcı olan önemli bir adımdır. 2017 yılında Akıllı Şehir Projesi'nin ve mevcut dijital dönüşüm programlarının hayata geçirilmesinden bu yana, şehrin dijital altyapısına daha eş zamanlı yatırımlar yapılmış ve çevrimiçi kamu hizmetleri giderek daha da iyileştirilmiştir. Bu sayede, şehrin GRDP'sine katkıda bulunan dijital ekonomi endeksi sürekli artarak 2023'te %21,5'e ulaşmıştır. Ho Chi Minh Şehri Yerel Çevrimiçi Hizmetler Endeksi (LOSI), Birleşmiş Milletler tarafından değerlendirilerek dünya genelindeki 193 şehir arasında 53. sırada yer almış ve bu önemli bir ilerlemedir.

Ancak Bay Thang, birçok kısıtlamaya da açıkça işaret etti: Bilgi teknolojisindeki insan kaynakları yeterli değil; bazı mahalle ve komünlerdeki altyapı hâlâ zayıf ve özellikle nüfus grupları arasındaki dijital uçurum hâlâ büyük: Gençler bunu hızla kullanıyor, orta yaşlılar hâlâ çekingen, yaşlılar ise erişimde zorluk çekiyor. Dijital dönüşüm çok hızlı ve rehberlik olmadan uygulanırsa, insanlar "geride kalma" riskiyle karşı karşıya kalıyor...

Lien Minh Komünü (Hanoi) Halk Konseyi ve Halk Komitesi Ofisi Başkan Yardımcısı ve komünün Kamu Yönetimi Hizmet Noktası'ndan sorumlu Bay Nguyen Van Nhat şunları söyledi: Yaşlılar için Çevrimiçi Kamu Hizmeti Portalı'nı kullanmak ve verileri doldurmak oldukça zor. Çevrimiçi Kamu Hizmeti Noktası'nın faaliyet istatistiklerine göre, kayıtların %90'a varan kısmı onaylı kopyalar, adli sicil kayıtları ve hane halkı kayıtlarıyla ilgili olduğundan, komün, kişilerin Kamu Hizmeti Portalı'na veri girmelerine yardımcı olacak bir görevli görevlendirdi; aynı zamanda gençlik sendikasının da merkezde olduğu 43 topluluk dijital teknoloji ekibi kurdu.

"Yönetim ajansının arzusu dijital bir hükümet kurmak, ancak dijital vatandaşlar olmadan bu zor olacak. Bu nedenle, bunu hem halk için çevrimiçi idari prosedürleri en iyi şekilde yürütmek ve çözmek hem de dijital vatandaşlar yetiştirmek için bir geçiş dönemi olarak belirledik," dedi Bay Nguyen Van Nhat.

Hanoi Kamu Yönetimi Hizmet Merkezi Başkanı'na göre, günde ortalama 8.900'den fazla başvuru alıyorlar; bu, vatandaşların çevrimiçi kamu hizmetleriyle tanışmalarını sağlamak için sadece başvuruları kabul etmekle kalmayıp aynı zamanda onları yönlendirmek ve desteklemek için de büyük bir çaba anlamına geliyor. Çevrimiçi başvuru oranı %96,2'ye ulaştı. Bu, Politbüro'nun 57 sayılı Kararı'nda belirlenen hedefler doğrultusunda, toplumdaki dijital dönüşüm stratejisi açısından olumlu bir işaret.

Ancak uygulama sürecinde hala şu gibi zorluklar ortaya çıkmaktadır: Belde ve mahallelerin idari hizmet noktalarında personel dağılımı hala sınırlıdır, çünkü tahsis edilen personel sayısı temelde aynıdır (ortalama 5 kişi/nokta), buna karşın noktalar arasında oluşan kayıt sayıları büyük farklılık göstermektedir.

Hanoi Kamu Yönetimi Hizmet Merkezi'nden bir temsilci, "Merkezileşme ve yetkilendirme sonrasında bazı idari işlemler (AP), hâlâ bakanlıkların özel kanun ve talimatlarıyla iç içe geçmiş durumda ve bu da veri alma ve işleme konusunda karışıklığa yol açıyor. Kurumlar arası veri bağlantısı ve paylaşımı genellikle sınırlı olduğundan, AP'lerin işlenmesi sırasında çok sayıda görüş talebine yol açıyor, dolaylı olarak karmaşık süreçler yaratıyor ve uygulama süresini artırıyor," dedi.

Hukuki açıdan bakıldığında, Ho Chi Minh Şehri Barosu Avukatı Nguyen Van Chinh, mevcut dönemde devlet kurumlarının paralel olarak "iki yol" izlemek zorunda kaldığını söyledi: Çevrimiçi belgeler ve kağıt belgeler. Bu durum, kamu hizmetleri üzerindeki baskıyı artırıyor; yetkililer hem belgeleri işlemek hem de çevrimiçi kamu hizmetlerinin kullanımı konusunda rehberlik sağlamak zorunda kalıyor ve bu da insan kaynakları üzerinde büyük bir yük oluşturuyor.

Avukat Chinh şunları söyledi: "Dijital idari dönüşüm kaçınılmaz bir trend. Ancak bunu etkili bir şekilde uygulamak için hem devlet kurumlarının hem de çalışanların değişmesi gerekiyor. Devletin bir yol haritasına ve yakın rehberliğe ihtiyacı var; çalışanların 2. seviye kimlik hesapları, dijital imzalar ve elektronik ödeme yöntemleri gibi araçları proaktif bir şekilde hazırlaması gerekiyor. İkisi birlikte hareket ettiğinde, kamu süreçleri gerçekten kolay ve sorunsuz olacak."

Bay Lam Dinh Thang, dijital dönüşümün yalnızca dijital bir ortama geçişle ilgili olmadığını, aynı zamanda zihniyeti başkaları için bir şeyler yapmaktan yönlendirmeye, doğrudan boyun eğmekten proaktif erişime, yetkililere bağımlı olmaktan işleri kendi başına yapmaya dönüştürmekle de ilgili olduğunu söyledi. Bu zihniyet değişikliği zaman, sabır ve yoldaşlık gerektiriyor. Ho Chi Minh Şehri'nin kamu yönetimini dijitalleştirme yolculuğu doğru yolda, ancak insanlara, özellikle de savunmasız gruplara tam fayda sağlamak için desteği artırmaya, toplumun dijital becerilerini geliştirmeye ve teknik temeli mükemmelleştirmeye devam etmek gerekiyor. Dijital dönüşüm ancak "kimse geride bırakılmadığında" gerçekten başarılı olur.

VINASA Bilim ve Teknoloji Enstitüsü Müdürü ve Kurucu Konsey Üyesi Sayın Nguyen Nhat Quang, şunları söyledi: Kamu İdari Hizmet Merkezi'ne gittiğinizde ve çok sayıda insanın sırada beklediğini gördüğünüzde, çevrimiçi kamu idari hizmetlerinin etkili olmadığını hemen anlarsınız. Teoride, dijital alanda, özellikle de tam süreçli kamu hizmetlerinde çevrimiçi hizmet verirken, kişilerin doğrudan gelmesi gerekmez. Şu anda, kişilerin hâlâ doğrudan gelip çevrimiçi beyanda bulunması gerekiyor, bu da zaman ve iş yükünü gözle görülür şekilde artırıyor. Bu durum, hem organizasyon ve süreçte hem de teknoloji uygulamasında çözümler gerektiriyor.

Son makale: Bakanlıklar ve şubeler arasındaki veri bağlantısı hala sorunlu

Kaynak: https://baotintuc.vn/xa-hoi/giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-truc-tuyen-bai-1-nguoi-dan-loay-hoay-thao-tac-20251111152400872.htm