ডকুমেন্ট এবং ওয়ার্ক ফাইল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ব্যবহার করে ইলেকট্রনিক ফাইল তৈরি করা হা তিনকে প্রশাসনিক ব্যবস্থাপনা উন্নত করতে এবং ই-সরকার গঠনের প্রক্রিয়াকে উৎসাহিত করতে সাহায্য করে।
ঐতিহাসিকভাবে, উপযুক্ত কর্তৃপক্ষের স্বাক্ষর এবং সীলমোহর দ্বারা প্রমাণিত কাগজের নথিগুলি আইনত বৈধ বলে বিবেচিত হয়েছে এবং রাজ্য প্রশাসনিক সংস্থাগুলির পরিচালনা, নির্দেশনা এবং লেনদেনের জন্য ব্যবহৃত হয়েছে। অভ্যন্তরীণ বিষয়ক বিভাগ প্রাদেশিক গণ কমিটিকে কাগজের ফাইল পরিচালনা এবং তৈরির বিষয়ে অসংখ্য নির্দেশিকা এবং নির্দেশিকা জারি করার পরামর্শ দিয়েছে।
যাইহোক, কিছু সংস্থা এবং ইউনিটে ঐতিহ্যবাহী নথি সংরক্ষণ এবং সংরক্ষণাগার পদ্ধতির বাস্তবায়ন এখনও বর্তমান নিয়ম মেনে চলে না, যেমন: নথি সম্পূর্ণরূপে ফাইল করা হয় না, প্রক্রিয়াজাত করা হয় না এবং সংগ্রহ, সংগঠিত বা তাদের মূল্যের জন্য মূল্যায়ন করা হয় না... এই বাস্তবতার উপর ভিত্তি করে, ২০২১ সালে, হা তিন প্রদেশ নথি এবং কাজের ফাইল ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে ইলেকট্রনিক ফাইল তৈরির উদ্যোগটি পাইলট করে।
ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরির ফলে প্রশাসনিক প্রক্রিয়া পরিচালনায় কর্মকর্তা ও বেসামরিক কর্মচারীদের কাজ সহজতর হবে।
অভ্যন্তরীণ বিষয়ক বিভাগের উপ-পরিচালক এবং এই উদ্যোগের লেখক মাই ট্রুং সিংহের মতে: "ইলেকট্রনিক ফাইল তৈরি এবং ইলেকট্রনিক নথি সংরক্ষণ করা একটি নতুন ধরণের সিস্টেম যা ঐতিহ্যবাহী কাগজ-ভিত্তিক ফাইল তৈরির তুলনায় অনেক পার্থক্য রয়েছে। ডকুমেন্টগুলি ইলেকট্রনিক ডিভাইসে তৈরি করা হয় অথবা অন্যান্য স্টোরেজ মিডিয়াতে থাকা নথি থেকে ডিজিটাইজ করা হয়। ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে ফাইল তৈরির ফাংশনের মাধ্যমে ডিজিটাল নথিগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে নেটওয়ার্ক পরিবেশে ফাইলে তৈরি করা যেতে পারে।"
মূল্যায়ন অনুসারে, হা তিন হল ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরি এবং ইলেকট্রনিক নথি ডিজিটাইজেশন বাস্তবায়নের ক্ষেত্রে শীর্ষস্থানীয় এলাকাগুলির মধ্যে একটি; আংশিক এবং সম্পূর্ণভাবে অনলাইন পাবলিক পরিষেবা কার্যকরভাবে বাস্তবায়নের জন্য নথির ব্যবহার সংগঠিত করে।
রেকর্ডগুলি একটি নিরবচ্ছিন্ন প্রক্রিয়ার মাধ্যমে অনলাইনে তৈরি করা হয়, কাগজ সংরক্ষণের খরচ সাশ্রয় করে।
২০২১ সালে, হা তিন প্রদেশ ৬টি প্রাদেশিক-স্তরের ইউনিটে (প্রাদেশিক গণ কমিটি অফিস, অভ্যন্তরীণ বিষয়ক বিভাগ, অর্থ বিভাগ, তথ্য ও যোগাযোগ বিভাগ, বিজ্ঞান ও প্রযুক্তি বিভাগ এবং বিচার বিভাগ) এবং ৩টি জেলা-স্তরের ইউনিটে (হা তিন সিটি, ক্যাম জুয়েন জেলা এবং থাচ হা জেলার গণ কমিটি) এই সিস্টেমটি পরীক্ষামূলকভাবে চালু করে, যার ফলে ৩,২৩১টি ইলেকট্রনিক ফাইল তৈরি হয়।
২০২২ সালের মধ্যে, সমস্ত প্রাদেশিক বিভাগ এবং সংস্থাগুলির পাশাপাশি জেলা, শহর এবং শহরের পিপলস কমিটিগুলিতে ওয়ার্ক ফাইল সফ্টওয়্যারে ইলেকট্রনিক ফাইল তৈরি করা হয়েছিল। এই ইউনিট এবং এলাকায় তৈরি করা মোট ফাইলের সংখ্যা ছিল ৫১,৬০০ এরও বেশি, যার মধ্যে ১৩,০০০ এরও বেশি সম্পন্ন হয়েছে। ২০২৩ সালে, হা তিন ওয়ার্ক ফাইল সফ্টওয়্যারে ইলেকট্রনিক ফাইল তৈরির দৃঢ় বাস্তবায়ন অব্যাহত রেখেছিলেন, যার লক্ষ্য ছিল প্রাদেশিক পর্যায়ে ৯০%, জেলা পর্যায়ে ৮০% এবং কমিউন পর্যায়ে ৩০% (রাষ্ট্রীয় গোপনীয়তা হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ বা জটিল নথি ধারণকারী ফাইলগুলি বাদ দিয়ে) তৈরি করা।
বাস্তবে, ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরি রাষ্ট্রীয় ব্যবস্থাপনার জন্য অসংখ্য সুবিধা প্রদান করে বলে প্রমাণিত হয়েছে, প্রশাসনিক সংস্কারকে উৎসাহিত করেছে এবং নথি ব্যবস্থাপনা এবং সংরক্ষণাগারের দক্ষতা উন্নত করেছে।
ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরি করলে নথি অনুসন্ধান এবং প্রক্রিয়াকরণের প্রক্রিয়া দ্রুততর হবে।
প্রশাসনিক সংস্কার ও নথি সংরক্ষণাগার বিভাগের (অভ্যন্তরীণ বিষয়ক বিভাগ) বিশেষজ্ঞ মিসেস হো থি নিম বলেন: “কর্ম ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারে ইলেকট্রনিক ফাইল তৈরি বাস্তবায়নের পর থেকে, প্রথম সুবিধা হল পূর্বে ব্যবহৃত কাগজ-ভিত্তিক ফাইল স্টোরেজের পরিমাণ উল্লেখযোগ্যভাবে হ্রাস পেয়েছে। তদুপরি, যখন ফাইলগুলি অনলাইনে তৈরি করা হয়, তখন তথ্য এবং নথি অনুসন্ধান এবং প্রক্রিয়াকরণের প্রক্রিয়াটি দ্রুত এবং আরও সুবিধাজনক হয়। নথি সম্পাদনা করাও সহজ এবং দ্রুত হয়ে ওঠে, কারণ বিভিন্ন বিভাগ থেকে প্রতিক্রিয়া পেতে বারবার কাগজের নথি মুদ্রণ করার সময় নষ্ট হয় না। এছাড়াও, ইলেকট্রনিক ফাইলগুলি নথি হারানোর ঝুঁকিও কমায়, যা কাগজের ফাইলের সাথে হওয়ার সম্ভাবনা বেশি।”
ওয়ার্ক রেকর্ড সফটওয়্যারে ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরির আরেকটি সুবিধা হল, যখন ইলেকট্রনিক নথি প্রচার করা হয়, তখন সমস্ত সরকারি কর্মচারী এবং কর্মকর্তারা একই সিস্টেমের মধ্যে নথি প্রক্রিয়াকরণ এবং সমাধানে অংশগ্রহণ করতে পারেন। এটি মসৃণ এবং সামঞ্জস্যপূর্ণ নথি প্রক্রিয়াকরণ নিশ্চিত করে। অন্যদিকে, এটি সংস্থা এবং ইউনিটের নেতাদের প্রতিটি সরকারি কর্মচারী এবং কর্মকর্তার পরামর্শমূলক এবং কর্ম-পরিচালনা প্রক্রিয়া পরিচালনা করতে সহায়তা করে যখন কোনও কাজ পরিচালনা করার জন্য নিযুক্ত করা হয়।
বিভাগটি প্রদেশের ২১৬টি কমিউন, ওয়ার্ড এবং শহরের জন্য হাতে-কলমে প্রশিক্ষণ পদ্ধতির মাধ্যমে ডকুমেন্ট এবং ওয়ার্ক ফাইল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে ইলেকট্রনিক ফাইল তৈরির কাজ বাস্তবায়ন করছে। ইউনিটটি ওয়ার্ক ফাইল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে ইলেকট্রনিক ফাইল তৈরির প্রক্রিয়া নির্দেশ করে একটি নথিও জারি করেছে, যার মূল বিষয়বস্তু হল: ইলেকট্রনিক নথি তৈরি এবং স্বাক্ষর করার প্রক্রিয়া; ডকুমেন্ট এবং ওয়ার্ক ফাইল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে সংস্থার ফাইল ক্যাটালগ প্রবেশের প্রক্রিয়া; এবং ডকুমেন্ট এবং ওয়ার্ক ফাইল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে ইলেকট্রনিক ফাইল তৈরির প্রক্রিয়া। এটা বলা যেতে পারে যে ইলেকট্রনিক ফাইল তৈরি করা বেশ জটিল, কিন্তু ই-গভর্নমেন্ট এবং ডিজিটাল সরকার গঠনের প্রক্রিয়ায়, এটি একটি অপরিহার্য প্রয়োজনীয়তা।
মিঃ মাই ট্রুং সিন
অভ্যন্তরীণ বিষয়ক বিভাগের উপ-পরিচালক
ফুক কোয়াং - মাই হোয়াং
উৎস
মন্তব্য (0)