একটি ইলেকট্রনিক প্রোফাইল তৈরি করুন

Việt Nam•20/10/2023

ডকুমেন্ট ও ওয়ার্ক ফাইল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ব্যবহার করে ইলেকট্রনিক ফাইল তৈরি করা হা তিনকে প্রশাসনিক ব্যবস্থাপনার উন্নতি করতে এবং ই-সরকার গঠনের প্রক্রিয়াকে ত্বরান্বিত করতে সাহায্য করে।

ঐতিহাসিকভাবে, উপযুক্ত কর্তৃপক্ষের স্বাক্ষর ও সীলমোহর দ্বারা সত্যায়িত কাগজের নথি আইনত বৈধ বলে বিবেচিত হয়ে আসছে এবং রাষ্ট্রীয় প্রশাসনিক সংস্থাগুলোর পরিচালনা, নির্দেশনা ও লেনদেনের জন্য ব্যবহৃত হয়। অভ্যন্তরীণ বিষয়ক বিভাগও কাগজের ফাইল ব্যবস্থাপনা ও তৈরির বিষয়ে প্রাদেশিক গণ কমিটিকে অসংখ্য নির্দেশনা ও নির্দেশিকা জারি করার পরামর্শ দিয়েছে।

তবে, কিছু সংস্থা ও ইউনিটে প্রচলিত নথি সংরক্ষণ ও আর্কাইভ করার পদ্ধতির বাস্তবায়ন এখনও বর্তমান নিয়মকানুন মেনে চলে না, যেমন: নথিগুলো সম্পূর্ণভাবে ফাইল করা হয় না, সেগুলো প্রক্রিয়াবিহীন অবস্থায় থাকে এবং সংগ্রহ, সংগঠিত বা সেগুলোর মূল্য নির্ধারণ করা হয় না... এই বাস্তবতার ভিত্তিতে, ২০২১ সালে হা তিন প্রদেশ ডকুমেন্ট ও ওয়ার্ক ফাইল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ব্যবহার করে ইলেকট্রনিক ফাইল তৈরির একটি পরীক্ষামূলক উদ্যোগ গ্রহণ করে।

ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরি করা - ডিজিটাল সরকার গঠনের ভিত্তি।

ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরি করা হলে তা কর্মকর্তা ও সরকারি কর্মচারীদের প্রশাসনিক কার্যক্রম পরিচালনায় সহায়তা করবে।

অভ্যন্তরীণ বিষয়ক বিভাগের উপ-পরিচালক এবং এই উদ্যোগের উদ্যোক্তা মাই ট্রুং সিন-এর মতে: “ইলেকট্রনিক ফাইল তৈরি করা এবং ইলেকট্রনিক নথি সংরক্ষণ করা একটি নতুন ধরনের ব্যবস্থা, যা প্রচলিত কাগজ-ভিত্তিক ফাইল তৈরির পদ্ধতির থেকে অনেক দিক দিয়ে ভিন্ন। নথিগুলো ইলেকট্রনিক ডিভাইসে তৈরি করা হয় অথবা অন্যান্য স্টোরেজ মিডিয়ায় থাকা নথি থেকে ডিজিটাইজ করা হয়। ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে সমন্বিত ফাইল তৈরির ফাংশনের কল্যাণে, একটি নেটওয়ার্ক পরিবেশে ডিজিটাল নথিগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফাইলে রূপান্তরিত হতে পারে।”

মূল্যায়ন অনুসারে, ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরি ও ইলেকট্রনিক নথি ডিজিটাইজ করা এবং আংশিক ও সম্পূর্ণভাবে অনলাইন জনসেবা কার্যকরভাবে বাস্তবায়নের জন্য নথিপত্রের ব্যবহার সংগঠিত করার ক্ষেত্রে হা তিন অন্যতম অগ্রণী এলাকা।

ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরি করা - ডিজিটাল সরকার গঠনের ভিত্তি।

একটি নির্বিঘ্ন প্রক্রিয়ার মাধ্যমে অনলাইনে রেকর্ডগুলো তৈরি করা হয়, ফলে কাগজের সংরক্ষণ খরচ সাশ্রয় হয়।

২০২১ সালে, হা তিন প্রদেশ ৬টি প্রাদেশিক-স্তরের ইউনিট (প্রাদেশিক গণপরিষদ কার্যালয়, স্বরাষ্ট্র বিভাগ, অর্থ বিভাগ, তথ্য ও যোগাযোগ বিভাগ, বিজ্ঞান ও প্রযুক্তি বিভাগ এবং বিচার বিভাগ) এবং ৩টি জেলা-স্তরের ইউনিটে (হা তিন সিটি গণপরিষদ, কাম জুয়েন জেলা এবং থাচ হা জেলা) সিস্টেমটি পরীক্ষামূলকভাবে চালু করে, যার ফলে ৩,২৩১টি ইলেকট্রনিক ফাইল তৈরি হয়।

২০২২ সালের মধ্যে, সমস্ত প্রাদেশিক বিভাগ ও সংস্থা, সেইসাথে জেলা, শহর ও পৌরসভার গণপরিষদগুলোতে ওয়ার্ক ফাইল সফটওয়্যারে ইলেকট্রনিক ফাইল তৈরির কাজ বাস্তবায়িত হয়েছিল। এই ইউনিট ও এলাকাগুলোতে তৈরি হওয়া ফাইলের মোট সংখ্যা ছিল ৫১,৬০০-এর বেশি, যার মধ্যে ১৩,০০০-এর বেশি ফাইল সম্পন্ন হয়েছিল। ২০২৩ সালে, হা তিন প্রদেশ ওয়ার্ক ফাইল সফটওয়্যারে ইলেকট্রনিক ফাইল তৈরির কাজটি জোরালোভাবে বাস্তবায়ন অব্যাহত রাখে, যার লক্ষ্য ছিল প্রাদেশিক পর্যায়ে ৯০%, জেলা পর্যায়ে ৮০% এবং পৌরসভা পর্যায়ে ৩০% ওয়ার্ক ফাইল (রাষ্ট্রীয় গোপনীয় হিসেবে শ্রেণীবদ্ধ বা জটিল নথি সম্বলিত ফাইলগুলো বাদে) তৈরি করা নিশ্চিত করা।

বাস্তবে, ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরি রাষ্ট্রীয় ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে বহুবিধ সুবিধা প্রদান করে বলে প্রমাণিত হয়েছে, যা প্রশাসনিক সংস্কারকে উৎসাহিত করে এবং নথি ব্যবস্থাপনা ও সংরক্ষণের দক্ষতা উন্নত করে।

ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরি করা - ডিজিটাল সরকার গঠনের ভিত্তি।

ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরি করলে নথি অনুসন্ধান ও প্রক্রিয়াকরণের গতি বাড়াতে সাহায্য করবে।

অভ্যন্তরীণ বিষয়ক দপ্তরের প্রশাসনিক সংস্কার ও নথি সংরক্ষণ বিভাগের একজন বিশেষজ্ঞ, মিস হো থি নিয়েম বলেন: “ওয়ার্ক ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে ইলেকট্রনিক ফাইল তৈরি চালু করার পর প্রথম সুবিধাটি হলো, আগে ব্যবহৃত কাগজের ফাইল সংরক্ষণের পরিমাণ উল্লেখযোগ্যভাবে কমে গেছে। এছাড়াও, অনলাইনে ফাইল তৈরি করা হলে তথ্য ও নথি খোঁজা এবং প্রক্রিয়াকরণের প্রক্রিয়া আরও দ্রুত ও সুবিধাজনক হয়। নথি সম্পাদনাও আরও সহজ ও দ্রুত হয়ে যায়, কারণ বিভিন্ন বিভাগ থেকে মতামত নেওয়ার জন্য বারবার কাগজের নথি প্রিন্ট করে সময় নষ্ট করার আর প্রয়োজন হয় না। এর পাশাপাশি, ইলেকট্রনিক ফাইল নথি হারিয়ে যাওয়ার ঝুঁকিও কমায়, যা কাগজের ফাইলের ক্ষেত্রে ঘটার সম্ভাবনা বেশি থাকে।”

কর্ম-রেকর্ড সফটওয়্যারে ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরির আরেকটি সুবিধা হলো, যখন ইলেকট্রনিক নথি বিতরণ করা হয়, তখন সকল সরকারি কর্মচারী ও কর্মকর্তা একই সিস্টেমের মধ্যে নথির প্রক্রিয়াকরণ ও নিষ্পত্তিতে অংশগ্রহণ করতে পারেন। এটি নথির মসৃণ ও সামঞ্জস্যপূর্ণ প্রক্রিয়াকরণ নিশ্চিত করে। অন্যদিকে, কোনো কাজের নেতৃত্ব দেওয়ার দায়িত্ব পেলে এটি সংস্থা ও ইউনিটের প্রধানদের প্রত্যেক সরকারি কর্মচারী ও কর্মকর্তার পরামর্শমূলক এবং কার্য-পরিচালনা প্রক্রিয়া পরিচালনা করতে সহায়তা করে।

ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরি করা - ডিজিটাল সরকার গঠনের ভিত্তি।

বিভাগটি হাতে-কলমে প্রশিক্ষণের মাধ্যমে প্রদেশের সকল ২১৬টি কম্যুন, ওয়ার্ড এবং শহরের জন্য ডকুমেন্ট ও ওয়ার্ক ফাইল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে ইলেকট্রনিক ফাইল তৈরির কাজটি বাস্তবায়ন করছে। ইউনিটটি ওয়ার্ক ফাইল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে ইলেকট্রনিক ফাইল তৈরির প্রক্রিয়া নির্দেশিকা সম্বলিত একটি নথিও প্রকাশ করেছে, যার মূল বিষয়বস্তুগুলোর মধ্যে রয়েছে: ইলেকট্রনিক নথির খসড়া তৈরি ও স্বাক্ষর করার প্রক্রিয়া; ডকুমেন্ট ও ওয়ার্ক ফাইল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে সংস্থার ফাইল ক্যাটালগ অন্তর্ভুক্ত করার প্রক্রিয়া; এবং ডকুমেন্ট ও ওয়ার্ক ফাইল ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে ইলেকট্রনিক ফাইল তৈরির প্রক্রিয়া। বলা যেতে পারে যে, ইলেকট্রনিক ফাইল তৈরি করা বেশ জটিল, কিন্তু ই-গভর্নমেন্ট এবং ডিজিটাল সরকার গড়ার প্রক্রিয়ায় এটি একটি অপরিহার্য প্রয়োজন।
মিঃ মাই ট্রুং সিন
অভ্যন্তরীণ বিষয়ক বিভাগের উপ-পরিচালক

ফুক কোয়াং - মাই হোয়াং

উৎস