ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরি করুন

ডকুমেন্ট এবং ওয়ার্ক রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরি করা হা তিনকে প্রশাসনিক ব্যবস্থাপনা কার্যক্রম উন্নত করতে এবং ই-গভর্নমেন্ট গঠনের প্রক্রিয়াকে উৎসাহিত করতে সাহায্য করে।

এখন পর্যন্ত, উপযুক্ত কর্তৃপক্ষের স্বাক্ষর এবং সীলমোহর দ্বারা প্রমাণিত কাগজপত্রগুলি তাদের বৈধতা নিশ্চিত করেছে এবং রাজ্য প্রশাসনিক সংস্থাগুলির ব্যবস্থাপনা, নির্দেশনা এবং লেনদেনের জন্য ব্যবহৃত হয়েছে। স্বরাষ্ট্র বিভাগ প্রাদেশিক গণ কমিটিকে কাগজের রেকর্ড পরিচালনা এবং তৈরির নির্দেশিকা এবং নির্দেশনা প্রদানকারী অনেক নথি জারি করার পরামর্শ দিয়েছে।

তবে, কিছু সংস্থা এবং ইউনিটে ঐতিহ্যবাহী সংরক্ষণ এবং সংরক্ষণাগার পদ্ধতির বাস্তবায়ন এখনও বর্তমান নিয়ম অনুসারে নিশ্চিত করা হয়নি যেমন: নথি সম্পূর্ণরূপে রেকর্ড করা হয়নি, এখনও আটকে আছে, সংগ্রহ, সম্পাদনা এবং মূল্যায়ন করা হয়নি... সেই বাস্তবতা থেকে, ২০২১ সালে, হা তিন নথি এবং কাজের রেকর্ড ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যারে ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরির উদ্যোগটি পাইলট করেছেন।

ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরি - ডিজিটাল সরকার গঠনের ভিত্তি

ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরি করলে কর্মকর্তা এবং বেসামরিক কর্মচারীরা প্রশাসনিক প্রক্রিয়া পরিচালনা করতে পারবেন।

এই উদ্যোগের লেখক - স্বরাষ্ট্র বিভাগের উপ-পরিচালক মাই ট্রুং সিনহ বলেছেন: "ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরি এবং ইলেকট্রনিক নথি সংরক্ষণ একটি নতুন ধরণ, যার ঐতিহ্যবাহী কাগজের রেকর্ডের তুলনায় অনেক পার্থক্য রয়েছে। নথিগুলি ইলেকট্রনিক মিডিয়াতে তৈরি করা হয় অথবা অন্যান্য তথ্য বাহকের নথি থেকে ডিজিটাইজ করা হয়। ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে রেকর্ড তৈরির ফাংশনের জন্য ধন্যবাদ, ডিজিটাল নথিগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে নেটওয়ার্ক পরিবেশে রেকর্ডে তৈরি করা যেতে পারে"।

মূল্যায়ন অনুসারে, হা তিন ইলেকট্রনিক রেকর্ড বাস্তবায়ন এবং ইলেকট্রনিক নথি ডিজিটালাইজেশনের ক্ষেত্রে শীর্ষস্থানীয় এলাকাগুলির মধ্যে একটি; অনলাইন পাবলিক পরিষেবাগুলিকে আংশিক এবং সম্পূর্ণভাবে কার্যকরভাবে স্থাপনের জন্য নথির ব্যবহার সংগঠিত করে।

ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরি - ডিজিটাল সরকার গঠনের ভিত্তি

রেকর্ডগুলি একটি নিরবচ্ছিন্ন প্রক্রিয়ার মাধ্যমে অনলাইনে তৈরি করা হয়, যা কাগজের সঞ্চয় সাশ্রয় করে।

২০২১ সালে, হা তিন প্রাদেশিক স্তরে ৬টি ইউনিটে (প্রাদেশিক গণ কমিটির কার্যালয়, স্বরাষ্ট্র বিভাগ, অর্থ বিভাগ, তথ্য ও যোগাযোগ বিভাগ, বিজ্ঞান ও প্রযুক্তি বিভাগ, বিচার বিভাগ) এবং জেলা পর্যায়ে ৩টি ইউনিটে (হা তিন সিটির গণ কমিটি, ক্যাম জুয়েন জেলা, থাচ হা জেলা) এই প্রোগ্রামটি পাইলট করে, যার ফলে ৩,২৩১টি ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরি করা সম্ভব হয়।

২০২২ সালের মধ্যে, জেলা, শহর ও শহরের সকল প্রাদেশিক বিভাগ, শাখা এবং পিপলস কমিটিতে ওয়ার্ক রেকর্ড সফটওয়্যারে ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরি করা হবে। ইউনিট এবং এলাকায় তৈরি মোট রেকর্ডের সংখ্যা ৫১,৬০০ এরও বেশি, যার মধ্যে সম্পূর্ণ রেকর্ডের সংখ্যা ১৩,০০০ এরও বেশি হবে। ২০২৩ সালে, হা তিন ওয়ার্ক রেকর্ড সফটওয়্যারে ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরির কাজ জোরালোভাবে চালিয়ে যাবে, যার লক্ষ্য হল প্রাদেশিক পর্যায়ে ৯০% কাজের রেকর্ড, জেলা পর্যায়ে ৮০% কাজের রেকর্ড, কমিউন পর্যায়ে ৩০% কাজের রেকর্ড (রাষ্ট্রীয় গোপনীয়তার আওতাধীন কাজের রেকর্ড, জটিল নথি উপাদান সহ রেকর্ড ব্যতীত...) তৈরি করা।

বাস্তবে, ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরির ফলে রাষ্ট্রীয় ব্যবস্থাপনায় অনেক সুবিধা এসেছে, প্রশাসনিক সংস্কারের প্রসার ঘটেছে এবং নথি ও সংরক্ষণাগারের কাজের দক্ষতা উন্নত হয়েছে।

ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরি - ডিজিটাল সরকার গঠনের ভিত্তি

তৈরি ইলেকট্রনিক রেকর্ডের সাহায্যে, নথি অনুসন্ধান এবং প্রক্রিয়াকরণের প্রক্রিয়া দ্রুত সম্পন্ন হবে।

প্রশাসনিক সংস্কার ও নথি সংরক্ষণাগার বিভাগের (স্বরাষ্ট্র বিভাগ) বিশেষজ্ঞ মিসেস হো থি নিম বলেন: “কর্ম ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারে ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরি বাস্তবায়নের পর থেকে, প্রথম সুবিধা হল এটি আগের মতো কাগজের রেকর্ড সংরক্ষণের পরিমাণ অনেকাংশে হ্রাস করেছে। তাছাড়া, যখন নেটওয়ার্ক পরিবেশে রেকর্ড তৈরি করা হয়, তখন টেক্সট তথ্য অনুসন্ধান এবং প্রক্রিয়াকরণের প্রক্রিয়া দ্রুত এবং সুবিধাজনক হয়। নথি সম্পাদনা করাও সহজ এবং দ্রুত হয়ে ওঠে, কারণ আগের মতো বিভাগ এবং অফিস থেকে মতামত চাওয়ার জন্য কাগজের নথি মুদ্রণ এবং পুনর্মুদ্রণ করতে আর অনেক সময় লাগে না। এছাড়াও, ইলেকট্রনিক রেকর্ডগুলি নথির ক্ষতিও সীমিত করে, যা কাগজের রেকর্ডের সাথে সহজেই ঘটতে পারে”।

ওয়ার্ক রেকর্ড সফটওয়্যারে ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরির আরেকটি সুবিধা হল, ইলেকট্রনিক নথি প্রচারের সময়, সমস্ত সরকারি কর্মচারী এবং সরকারি কর্মচারী একই সিস্টেমে নথি প্রক্রিয়াকরণ এবং সমাধানের প্রক্রিয়ায় অংশগ্রহণ করতে পারেন। এটি নথি প্রক্রিয়াকরণের প্রক্রিয়ায় মসৃণতা এবং ধারাবাহিকতা নিশ্চিত করে। অন্যদিকে, এটি সংস্থা এবং ইউনিটের নেতাদের রেজোলিউশনের সভাপতিত্ব করার জন্য নিযুক্ত প্রতিটি সরকারি কর্মচারী এবং সরকারি কর্মচারীর কাজ পরামর্শ এবং পরিচালনার প্রক্রিয়া পরিচালনা করতে সহায়তা করে।

ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরি - ডিজিটাল সরকার গঠনের ভিত্তি

বিভাগটি প্রদেশের ২১৬টি কমিউন, ওয়ার্ড এবং শহরের জন্য হ্যান্ড-হোল্ডিং নির্দেশাবলীর আকারে ডকুমেন্ট এবং ওয়ার্ক রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরির কাজ বাস্তবায়ন করছে। ইউনিটটি ওয়ার্ক রেকর্ড সফটওয়্যারে ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরির প্রক্রিয়া নির্দেশ করে একটি নথিও জারি করেছে যার মূল বিষয়বস্তু হল: ইলেকট্রনিক নথি তৈরি এবং স্বাক্ষর করার প্রক্রিয়া; ডকুমেন্ট এবং ওয়ার্ক রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে এজেন্সির রেকর্ড তালিকা প্রবেশের প্রক্রিয়া; ডকুমেন্ট এবং ওয়ার্ক রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারে ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরির প্রক্রিয়া। এটা বলা যেতে পারে যে ইলেকট্রনিক রেকর্ড তৈরি করা বেশ জটিল, কিন্তু ই-গভর্নমেন্ট এবং ডিজিটাল সরকার গঠনের প্রক্রিয়ায়, এটি একটি অনিবার্য প্রয়োজন।
মিঃ মাই ট্রুং সিন
স্বরাষ্ট্র বিভাগের উপ-পরিচালক

ফুক কোয়াং - মাই হোয়াং

উৎস