Digitalisierung der elektronischen Authentifizierung

Die elektronische Authentifizierung wird Bürgern helfen, den Papieraufwand zu reduzieren und Zeit und Kosten bei Verwaltungsverfahren zu sparen. In der Realität weist der traditionelle Authentifizierungsprozess jedoch immer noch Verzögerungen auf, wodurch ein dringender Bedarf besteht, diese Engpässe zu beseitigen, um eine reibungslose und effektive digitale Transformation zu gewährleisten.

Die Bürger werden bei der Abwicklung von Verwaltungsangelegenheiten im öffentlichen Verwaltungsdienstleistungszentrum der Gemeinde Dinh Hoa beraten.

Im öffentlichen Verwaltungsdienstleistungszentrum (PVHCC) der Gemeinde Dinh Hoa sagte Frau Le Thi Toi aus dem Dorf Cang Lap, Gemeinde Dinh Hoa: „Ich habe immer noch Schwierigkeiten mit der elektronischen Authentifizierung, da ich mit der Nutzung eines Smartphones nicht vertraut bin. Obwohl mir die Mitarbeiter geholfen haben, bin ich immer noch verwirrt, wenn ich es selbst mache, insbesondere beim Online-Antragsverfahren.“

Nicht nur die Online-Abwicklung von Verfahren birgt Schwierigkeiten, sondern einige Behörden und Organisationen verlangen nach wie vor Papierdokumente. Die mangelnde Einheitlichkeit bei der Umsetzung macht die Einführung der elektronischen Authentifizierung weiterhin zu einer Herausforderung.

Frau Do Thi Phuong, Spezialistin im Bürgerservicezentrum der Gemeinde Dinh Hoa, sagte: „Viele ältere Menschen verfügen nur über begrenzte technische Kenntnisse. Hinzu kommt, dass die Internetverbindung und die Software zeitweise abstürzen und der Datenaustausch nicht reibungslos verläuft, was zu Unterbrechungen und Verzögerungen in den Abläufen führt.“

Das Bürgerbüro der Gemeinde Tống Sơn erhält täglich 20 bis 30 Anträge auf elektronische Authentifizierung. Lê Thị Quyên, eine Mitarbeiterin des Büros, erklärte: „Die Nachfrage nach elektronischer Authentifizierung steigt derzeit, insbesondere von Unternehmen. Allerdings sind noch wenige Bürger mit der Nutzung öffentlicher Online-Dienste vertraut, und viele können die erforderlichen Informationen nicht selbst eingeben und benötigen daher eine schrittweise Anleitung durch die Mitarbeiter. Zudem ist die Software der nationalen öffentlichen Dienste häufig überlastet, was die Durchführung von Verwaltungsverfahren und die tägliche Arbeit der Beamten beeinträchtigt.“

Tatsächlich bietet die elektronische Dokumentenauthentifizierung viele klare Vorteile sowohl für Bürger als auch für Verwaltungsbehörden.

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Die direkt vom Originaldokument erstellte elektronische Kopie hat dieselbe Rechtsgültigkeit wie eine beglaubigte Papierkopie. Bürger können sie daher mehrfach verwenden und bei verschiedenen Behörden einreichen, ohne den Beglaubigungsprozess erneut durchlaufen zu müssen. Die Online-Einreichung von Dokumenten reduziert zudem Reisezeiten und Kopierkosten und entlastet gleichzeitig die Bürgerbüros.

Für staatliche Verwaltungsbehörden trägt die elektronische Authentifizierung zur Standardisierung von Daten bei, verbessert die Effizienz der Speicherung, Suche und Verarbeitung von Datensätzen und schafft die Grundlage für die Interoperabilität und den Datenaustausch zwischen Behörden und Abteilungen. Dies ist auch ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einer digitalen Verwaltung und zur Reform von Verwaltungsverfahren hin zu mehr Transparenz und Bürgerfreundlichkeit.

In der Provinz Thanh Hoa wurden laut Statistik vom 1. Juli 2025 bis zum 31. Dezember 2025 in den Gemeinden und Stadtteilen 510.784 Anträge im Bereich der notariellen Beglaubigung bearbeitet. Dies entspricht 61,76 % aller in der Provinz eingegangenen Anträge. Insgesamt gingen 827.154 Verwaltungsanträge ein. Diese Zahlen belegen, dass die notarielle Beglaubigung zu einem Bereich mit sehr hohem Arbeitsaufkommen im Bürgerservicezentrum geworden ist.

Mit dem Ziel, die Bürger besser zu bedienen, die Belastung der Verwaltungsbehörden zu verringern und den Einsatz digitaler Technologien zu fördern, startete die Provinz Thanh Hoa am 31. März 2026 ein Pilotprojekt mit zehn intelligenten Kiosken in den Bürgerbüros der Provinzpolizei und neun Gemeinde-/Stadtteil-Öffentlichkeitsdienststellen in Hac Thanh, Ham Rong, Dong Son, Dong Quang, Dong Tien, Sam Son , Trieu Son, Hoang Hoa und Kim Tan. Diese Gebiete mit hohem Verwaltungsaufwand wurden ausgewählt, um die praktische Wirksamkeit des Modells zu evaluieren, bevor eine Ausweitung auf die gesamte Provinz geprüft wird.

Früher mussten Bürger zahlreiche Dokumente mit sich führen, Kopien anfertigen, diese beglaubigen lassen und die Bestätigung in mehreren Schritten abwarten. Jetzt genügt ein Klick am Smart-Kiosk: Das System identifiziert, prüft und verifiziert die Informationen automatisch und leitet sie zur Bearbeitung an den zuständigen Sachbearbeiter weiter. Innerhalb kürzester Zeit wird eine elektronische Kopie ausgestellt. Dies reduziert Wartezeiten erheblich, minimiert manuelle Fehler und entlastet das Bürgerbüro.

Laut Statistik haben die zehn Pilotstellen seit dem 31. März 2026 über 3.400 Authentifizierungsanträge an den intelligenten Kiosken entgegengenommen. Der Betrieb dieser Kioske hat maßgeblich dazu beigetragen, die Anzahl der direkt am Schalter bearbeiteten Anträge um etwa 48 % zu reduzieren. Dadurch wurde der Druck auf das Personal in den Pilotstellen verringert, den Beamten mehr Zeit für die Bearbeitung komplexer Anträge verschafft und die Servicequalität für die Öffentlichkeit verbessert.

Intelligente Kioske bieten nicht nur elektronische Authentifizierungsdienste, sondern integrieren zahlreiche Funktionen, die Bürgerinnen und Bürger bei der Abwicklung von Verwaltungsvorgängen auf einer einzigen digitalen Plattform unterstützen. Dazu gehören beispielsweise die Online-Antragstellung, die Abfrage des Antragsstatus, die Online-Zahlung und viele weitere wichtige öffentliche Dienstleistungen. Das System ist zudem mit dem nationalen Portal für öffentliche Dienstleistungen verbunden und trägt so zur schrittweisen Entwicklung einer synchronisierten, vernetzten und komfortableren Methode zur Erledigung von Verwaltungsangelegenheiten bei.

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Quelle: https://baothanhhoa.vn/so-hoa-chung-thuc-dien-tu-291981.htm