Τι μπορούμε να μάθουμε από τη διεθνή εμπειρία;

Πρόσφατα, η επαρχία Khanh Hoa εφάρμοσε πιλοτικά ένα σύστημα αξιολόγησης απόδοσης (KPI) για τη μέτρηση της ποιότητας εργασίας των στελεχών, των δημοσίων υπαλλήλων και των δημοσίων υπαλλήλων.

Πρόσφατα, η επαρχία Khanh Hoa εφάρμοσε πιλοτικά ένα σύστημα αξιολόγησης απόδοσης (KPI) για τη μέτρηση της ποιότητας εργασίας των στελεχών, των δημοσίων υπαλλήλων και των δημοσίων υπαλλήλων. Αυτό αποτελεί ένα σημαντικό βήμα για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας της διαχείρισης και της ποιότητας των υπηρεσιών της τοπικής κρατικής διοικητικής μηχανής.

Ο Δείκτης Απόδοσης (KPI) αναπτύχθηκε στις Ηνωμένες Πολιτείες τη δεκαετία του 1980, αλλά μόλις το 1992 η μέθοδος αυτή εφαρμόστηκε ευρέως. Έκτοτε, ο Δείκτης Απόδοσης (KPI) έχει εφαρμοστεί από πολλές χώρες, επιχειρήσεις, φορείς και οργανισμούς σε όλο τον κόσμο , συμπεριλαμβανομένου του Βιετνάμ. Ωστόσο, τα σύνολα δεικτών KPI έχουν αλλάξει ώστε να ταιριάζουν στην κλίμακα, τη λειτουργία, τους στόχους και τις απαιτήσεις κάθε τόπου.

Πώς εφαρμόζουν οι χώρες τους KPI στη διαχείριση της δημόσιας διοίκησης ;

Ορισμένες κυβερνητικές υπηρεσίες στις Ηνωμένες Πολιτείες έχουν εφαρμόσει Δείκτες Απόδοσης (KPI) για τη μέτρηση της εργασιακής απόδοσης, εφαρμόζοντας το σύνολο κριτηρίων "Balanced Scorecard" (BSC).

Η Khanh Hoa εφαρμόζει πιλοτικά την εφαρμογή KPI για προσωπικό, δημόσιους υπαλλήλους και δημόσιους υπαλλήλους. Ενδεικτική φωτογραφία.

Για παράδειγμα, στο Γραφείο Διαχείρισης και Προϋπολογισμού των ΗΠΑ, μετά την εφαρμογή του BSC στη διαχείριση του προϋπολογισμού, οι ομοσπονδιακές υπηρεσίες μείωσαν το κόστος διαχείρισης κατά περίπου 5% εντός των πρώτων 2 ετών. Οι υπηρεσίες μπόρεσαν να κατανείμουν τους προϋπολογισμούς πιο αποτελεσματικά, με περίπου το 90% των κυβερνητικών προγραμμάτων να ολοκληρώνονται εγκαίρως και να επιτυγχάνουν τους στόχους του προϋπολογισμού (σε σύγκριση με το 75% πριν από την εφαρμογή του BSC).

Η Σιγκαπούρη είναι επίσης μια τυπική χώρα στην εφαρμογή Δεικτών Απόδοσης (KPI) για τη βελτίωση της εργασιακής αποδοτικότητας των υπαλλήλων και των δημοσίων υπαλλήλων. Η κυβέρνηση της Σιγκαπούρης έχει δημιουργήσει ένα σύστημα αξιολόγησης της απόδοσης που βασίζεται σε KPI και ονομάζεται «Πλαίσιο Απόδοσης Δημόσιας Υπηρεσίας». Αυτό το σύστημα περιλαμβάνει δείκτες όπως η ποιότητα της δημόσιας υπηρεσίας, η ικανοποίηση των πολιτών, η ανταπόκριση και η αποτελεσματικότητα στην επίλυση προβλημάτων. Συγκεκριμένα, στη Σιγκαπούρη, ο KPI όχι μόνο αξιολογεί την εργασιακή απόδοση, αλλά λαμβάνει υπόψη και παράγοντες όπως η δημιουργικότητα και η καινοτομία στην εργασία. Αυτό βοηθά τους δημόσιους υπαλλήλους να έχουν κίνητρα για να μεγιστοποιήσουν τη δημιουργικότητά τους και να βελτιώσουν τις εργασιακές διαδικασίες.

Στην Ιαπωνία, η κυβέρνηση χρησιμοποιεί μετρήσεις όπως ο χρόνος επεξεργασίας, η ικανοποίηση των πολιτών και η απόδοση των δαπανών του προϋπολογισμού για να διασφαλίσει τη διαφάνεια και την αποτελεσματικότητα. Μια σημαντική μέθοδος είναι η PDCA (Plan - Do - Check - Act), η οποία βοηθά στην παρακολούθηση και τη συνεχή βελτίωση των δημόσιων πολιτικών. Για παράδειγμα, στον τομέα των μεταφορών, η Ιαπωνία στοχεύει στη μείωση των καθυστερήσεων των τρένων (Plan), στην ανάπτυξη τεχνολογίας παρακολούθησης σε πραγματικό χρόνο (Do), στην αξιολόγηση δεδομένων σχετικά με τις καθυστερήσεις (Check) και στην προσαρμογή των βημάτων συντήρησης ή των δρομολογίων των τρένων για τη βελτιστοποίηση της απόδοσης (Act). Εφαρμόζοντας τους KPI και την PDCA, η Ιαπωνία μπορεί να προσαρμόσει γρήγορα τις πολιτικές, να βελτιώσει την αποτελεσματικότητα της δημόσιας διαχείρισης και να παρέχει καλύτερες υπηρεσίες στους πολίτες.

Τι μπορεί να μάθει η Khanh Hoa από τη διεθνή εμπειρία;

Αυτή τη στιγμή, η Khanh Hoa βρίσκεται στη διαδικασία δημιουργίας κριτηρίων αξιολόγησης KPI. Ως εκ τούτου, η διεθνής εμπειρία μπορεί να βοηθήσει την Khanh Hoa να διαθέτει ένα πλήρες, βέλτιστο και εφικτό σύνολο εργαλείων για την αξιολόγηση και τη βελτίωση της εργασιακής αποτελεσματικότητας των στελεχών, των δημοσίων υπαλλήλων, των δημοσίων υπαλλήλων και της ποιότητας των υπηρεσιών της κρατικής διοικητικής μηχανής στο μέλλον.

Ο Khanh Hoa μπορεί να μελετήσει την εμπειρία της Ιαπωνίας στην εφαρμογή του κύκλου PDCA για να βοηθήσει στην παρακολούθηση και τη συνεχή βελτίωση των διοικητικών διαδικασιών, όπως η μείωση του χρόνου έκδοσης αδειών λειτουργίας επιχειρήσεων.

Ή δημιουργήστε ένα σύστημα αξιολόγησης των δημοσίων υπαλλήλων που δεν βασίζεται μόνο στην απόδοση, αλλά ενθαρρύνει και τη δημιουργικότητα στην εργασία, ακολουθώντας το μοντέλο της Σιγκαπούρης. Επιπλέον, το μοντέλο Balanced Scorecard (BSC) των ΗΠΑ μπορεί να βοηθήσει στη βελτιστοποίηση των προϋπολογισμών και να διασφαλίσει ότι τα δημόσια έργα ολοκληρώνονται εντός του χρονοδιαγράμματος.

Η εφαρμογή του συστήματος KPI στην αξιολόγηση της παραγωγικότητας και της εργασιακής ικανότητας των στελεχών και των δημοσίων υπαλλήλων στην Khanh Hoa καταδεικνύει μια ισχυρή δέσμευση για διοικητική μεταρρύθμιση. Ωστόσο, για να είναι πραγματικά αποτελεσματικό, το σύστημα πρέπει να είναι ευέλικτο στη δημιουργία δεικτών KPI, σε συνδυασμό με εκπαίδευση, στενή εποπτεία και μάθηση από εμπειρίες άλλων χωρών. Μόνο τότε μπορεί να βελτιωθεί η ποιότητα της εργασίας των στελεχών και των δημοσίων υπαλλήλων, προωθώντας τη βιώσιμη ανάπτυξη των τοπικών αυτοδιοικήσεων.

Το μοντέλο PDCA της Ιαπωνίας:

Το PDCA (Σχεδιασμός - Εφαρμογή - Έλεγχος - Δράση) είναι ένα δημοφιλές μοντέλο διαχείρισης ποιότητας, που εφαρμόζεται ευρέως στην Ιαπωνία για τη βελτίωση της απόδοσης στην εργασία τόσο στον δημόσιο όσο και στον ιδιωτικό τομέα. Πρόκειται για μια επαναληπτική διαδικασία που βοηθά τους οργανισμούς να βελτιώνουν συνεχώς την αποδοτικότητα και την ποιότητα των υπηρεσιών. Τα βήματα περιλαμβάνουν:

Σχεδιασμός: Προσδιορίστε το πρόβλημα που πρέπει να λυθεί, ορίστε συγκεκριμένους στόχους και αναπτύξτε ένα σχέδιο εφαρμογής. Για παράδειγμα, μια κυβέρνηση μπορεί να στοχεύσει στη μείωση του χρόνου διοικητικής επεξεργασίας ψηφιοποιώντας τη διαδικασία υποβολής αιτήσεων.

Εφαρμογή (Εφαρμογή): Υλοποίηση του σχεδίου σύμφωνα με την προτεινόμενη στρατηγική. Κατά την εφαρμογή του συστήματος ηλεκτρονικής εγγραφής, οι ιαπωνικές υπηρεσίες δοκιμάζουν τη διαδικασία σε μια μικρή ομάδα πριν από την επέκταση.

Έλεγχος: Συγκρίνετε τα πραγματικά αποτελέσματα με τους στόχους, εντοπίστε τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία. Για παράδειγμα, μετά από 3 μήνες εφαρμογής της ηλεκτρονικής εγγραφής, η κυβέρνηση του Τόκιο συνέλεξε σχόλια από τους κατοίκους για να αξιολογήσει την ικανοποίησή τους.

Δράση (Ενέργεια Βελτίωσης): Με βάση την αξιολόγηση, προσαρμογή της διαδικασίας για βελτιστοποίηση της αποδοτικότητας. Όταν διαπιστώνεται ότι πολλά αρχεία είναι εσφαλμένα λόγω εσφαλμένης εισαγωγής πληροφοριών, το σύστημα πρέπει να βελτιωθεί με την προσθήκη μιας αυτόματης λειτουργίας ελέγχου σφαλμάτων.

Πηγή: https://congthuong.vn/khanh-hoa-thi-diem-kpi-hoc-gi-tu-kinh-nghiem-quoc-te-376115.html