Τι μπορούμε να μάθουμε από τη διεθνή εμπειρία;

Πρόσφατα, η επαρχία Khanh Hoa εφάρμοσε πιλοτικά ένα σύστημα Βασικών Δεικτών Απόδοσης (KPI) για τη μέτρηση της ποιότητας της εργασίας των αξιωματούχων, των δημοσίων υπαλλήλων και των δημοσίων υπαλλήλων της.

Πρόσφατα, η επαρχία Khanh Hoa εφάρμοσε πιλοτικά ένα σύστημα Βασικών Δεικτών Απόδοσης (KPI) για τη μέτρηση της ποιότητας της εργασίας που εκτελείται από τους αξιωματούχους, τους δημόσιους υπαλλήλους και τους δημόσιους υπαλλήλους της. Αυτό αποτελεί ένα σημαντικό βήμα για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας της διαχείρισης και της ποιότητας των υπηρεσιών που παρέχονται από τον μηχανισμό της τοπικής αυτοδιοίκησης.

Οι KPI (Βασικοί Δείκτες Απόδοσης) αναπτύχθηκαν στις Ηνωμένες Πολιτείες τη δεκαετία του 1980, αλλά μόλις το 1992 αυτή η μέθοδος υιοθετήθηκε ευρέως. Έκτοτε, οι KPI έχουν εφαρμοστεί από πολλές χώρες, επιχειρήσεις, φορείς και οργανισμούς σε όλο τον κόσμο , συμπεριλαμβανομένου του Βιετνάμ. Ωστόσο, τα σύνολα KPI έχουν τροποποιηθεί ώστε να ταιριάζουν στην κλίμακα, τη λειτουργία, τους στόχους και τις απαιτήσεις κάθε οργανισμού.

Πώς εφαρμόζουν άλλες χώρες τους KPIs στη δημόσια διοίκηση ;

Ορισμένες κυβερνητικές υπηρεσίες στις Ηνωμένες Πολιτείες έχουν υιοθετήσει Δείκτες Απόδοσης (KPI) για τη μέτρηση της απόδοσης στην εργασία, εφαρμόζοντας τα κριτήρια «Balanced Scorecard» (BSC).

Η επαρχία Khanh Hoa εφαρμόζει πιλοτικά την εφαρμογή των KPI για το προσωπικό, τους δημόσιους υπαλλήλους και τους δημόσιους υπαλλήλους της. (Εικονογραφημένη εικόνα)

Για παράδειγμα, το Γραφείο Προϋπολογισμού και Διοίκησης των ΗΠΑ (OSHA) είδε τις ομοσπονδιακές υπηρεσίες να μειώνουν το διοικητικό κόστος κατά περίπου 5% εντός των δύο πρώτων ετών μετά την εφαρμογή του Balanced Scorecard (BSC). Οι υπηρεσίες μπόρεσαν να κατανείμουν τους προϋπολογισμούς πιο αποτελεσματικά, με περίπου το 90% των κυβερνητικών προγραμμάτων να ολοκληρώνονται εγκαίρως και να επιτυγχάνουν τους στόχους του προϋπολογισμού (σε σύγκριση με το 75% πριν από την εφαρμογή του BSC).

Η Σιγκαπούρη αποτελεί επίσης ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα εφαρμογής Δεικτών Απόδοσης (KPI) για τη βελτίωση της απόδοσης των αξιωματούχων και των δημοσίων υπαλλήλων της. Η κυβέρνηση της Σιγκαπούρης έχει αναπτύξει ένα σύστημα αξιολόγησης της απόδοσης που βασίζεται σε KPI και ονομάζεται «Πλαίσιο Απόδοσης Δημόσιας Υπηρεσίας». Αυτό το σύστημα περιλαμβάνει δείκτες όπως η ποιότητα των δημόσιων υπηρεσιών, η ικανοποίηση των πολιτών και η ικανότητα γρήγορης και αποτελεσματικής αντίδρασης σε προβλήματα. Αξίζει να σημειωθεί ότι στη Σιγκαπούρη, οι KPI όχι μόνο αξιολογούν την απόδοση στην εργασία, αλλά λαμβάνουν υπόψη και παράγοντες όπως η δημιουργικότητα και η καινοτομία. Αυτό παρακινεί τους αξιωματούχους και τους δημόσιους υπαλλήλους να μεγιστοποιήσουν τη δημιουργικότητά τους και να βελτιώσουν τις εργασιακές διαδικασίες.

Στην Ιαπωνία, η κυβέρνηση χρησιμοποιεί μετρήσεις όπως ο χρόνος επεξεργασίας, η ικανοποίηση των πολιτών και η αποτελεσματικότητα των δαπανών του προϋπολογισμού για να διασφαλίσει τη διαφάνεια και την αποτελεσματικότητα. Μια σημαντική μέθοδος είναι το σύστημα PDCA (Plan - Do - Check - Act), το οποίο βοηθά στη συνεχή παρακολούθηση και βελτίωση των δημόσιων πολιτικών. Για παράδειγμα, στον τομέα των μεταφορών, η Ιαπωνία στοχεύει στη μείωση των ποσοστών καθυστέρησης των τρένων (Plan), στην εφαρμογή τεχνολογίας παρακολούθησης σε πραγματικό χρόνο (Do), στην αξιολόγηση δεδομένων σχετικά με τις καθυστερήσεις (Check) και στην προσαρμογή των βημάτων συντήρησης ή των δρομολογίων των τρένων για τη βελτιστοποίηση της αποδοτικότητας (Act). Εφαρμόζοντας τους KPI και το PDCA, η Ιαπωνία μπορεί να προσαρμόσει γρήγορα τις πολιτικές, να βελτιώσει την αποτελεσματικότητα της δημόσιας διοίκησης και να παρέχει καλύτερες υπηρεσίες στους πολίτες της.

Τι μπορεί να μάθει η Khanh Hoa από τη διεθνή εμπειρία;

Αυτή τη στιγμή, η Khanh Hoa βρίσκεται στη διαδικασία ανάπτυξης κριτηρίων αξιολόγησης KPI. Ως εκ τούτου, οι εμπειρίες από διεθνείς πηγές μπορούν να βοηθήσουν την Khanh Hoa να δημιουργήσει ένα πλήρες, βελτιστοποιημένο και εφικτό σύνολο εργαλείων για την αξιολόγηση και τη βελτίωση της εργασιακής αποδοτικότητας των αξιωματούχων, των δημοσίων υπαλλήλων και των δημοσίων υπαλλήλων, καθώς και της ποιότητας των υπηρεσιών που παρέχονται από τον κρατικό διοικητικό μηχανισμό στο μέλλον.

Ο Khanh Hoa θα μπορούσε να μελετήσει την εμπειρία της Ιαπωνίας στην εφαρμογή του κύκλου PDCA για τη συνεχή παρακολούθηση και βελτίωση των διοικητικών διαδικασιών, όπως η μείωση του χρόνου έκδοσης επιχειρηματικών αδειών.

Εναλλακτικά, θα μπορούσαμε να δημιουργήσουμε ένα σύστημα αξιολόγησης των δημοσίων υπαλλήλων που δεν θα βασίζεται μόνο στην απόδοση, αλλά θα ενθαρρύνει και τη δημιουργικότητα στον χώρο εργασίας, ακολουθώντας το μοντέλο της Σιγκαπούρης. Επιπλέον, το μοντέλο Balanced Scorecard (BSC) των ΗΠΑ θα μπορούσε να βοηθήσει στη βελτιστοποίηση των προϋπολογισμών και να διασφαλίσει ότι τα δημόσια έργα ολοκληρώνονται εντός του χρονοδιαγράμματος.

Η εφαρμογή του συστήματος KPI στην αξιολόγηση της παραγωγικότητας και της εργασιακής ικανότητας των αξιωματούχων και των δημοσίων υπαλλήλων στην Khanh Hoa καταδεικνύει μια ισχυρή δέσμευση για διοικητική μεταρρύθμιση. Ωστόσο, για να είναι πραγματικά αποτελεσματικό, το σύστημα χρειάζεται ευελιξία στην ανάπτυξη δεικτών KPI, σε συνδυασμό με αυστηρή εκπαίδευση και εποπτεία, και μάθηση από τις εμπειρίες άλλων χωρών. Μόνο τότε μπορεί να βελτιωθεί η ποιότητα της εργασίας των αξιωματούχων και των δημοσίων υπαλλήλων, προωθώντας τη βιώσιμη ανάπτυξη της τοπικής αυτοδιοίκησης.

Το ιαπωνικό μοντέλο PDCA:

Το PDCA (Σχεδιασμός - Εφαρμογή - Έλεγχος - Δράση) είναι ένα δημοφιλές μοντέλο διαχείρισης ποιότητας, το οποίο έχει υιοθετηθεί ευρέως στην Ιαπωνία για τη βελτίωση της απόδοσης στην εργασία τόσο στον δημόσιο όσο και στον ιδιωτικό τομέα. Πρόκειται για μια επαναληπτική διαδικασία που έχει σχεδιαστεί για να βοηθά τους οργανισμούς να βελτιώνουν συνεχώς την αποδοτικότητα και την ποιότητα των υπηρεσιών τους. Τα βήματα περιλαμβάνουν:

Σχεδιασμός: Προσδιορίστε το πρόβλημα που πρέπει να λυθεί, ορίστε συγκεκριμένους στόχους και αναπτύξτε ένα σχέδιο εφαρμογής. Για παράδειγμα, η κυβέρνηση μπορεί να στοχεύσει στη μείωση του χρόνου που απαιτείται για την επεξεργασία διοικητικών εγγράφων ψηφιοποιώντας τη διαδικασία παραλαβής εγγράφων.

Εκτέλεση (Εκτέλεση): Υλοποίηση του σχεδίου ακριβώς όπως περιγράφεται. Κατά την εφαρμογή του συστήματος ηλεκτρονικής εγγραφής, οι ιαπωνικές υπηρεσίες δοκιμάζουν τη διαδικασία σε μια μικρή ομάδα πριν την επεκτείνουν.

Έλεγχος (Έλεγχος, αξιολόγηση): Συγκρίνετε τα πραγματικά αποτελέσματα με τους στόχους, εντοπίστε τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία. Για παράδειγμα, μετά από 3 μήνες εφαρμογής της ηλεκτρονικής εγγραφής, η κυβέρνηση του Τόκιο συνέλεξε σχόλια από τους πολίτες για να αξιολογήσει τα επίπεδα ικανοποίησης.

Ενέργεια (Ενέργεια Βελτίωσης): Με βάση την αξιολόγηση, προσαρμογή της διαδικασίας για βελτιστοποίηση της αποδοτικότητας. Όταν διαπιστώνεται ότι πολλά αρχεία είναι εσφαλμένα λόγω εσφαλμένης εισαγωγής πληροφοριών, το σύστημα πρέπει να βελτιωθεί με την προσθήκη μιας αυτόματης λειτουργίας ελέγχου σφαλμάτων.

Πηγή: https://congthuong.vn/khanh-hoa-thi-diem-kpi-hoc-gi-tu-kinh-nghiem-quoc-te-376115.html