Ψηφιοποίηση αρχείων - Μείωση χρόνου, αύξηση αποτελεσματικότητας

Αμέσως μετά την εφαρμογή του διβάθμιου συστήματος τοπικής αυτοδιοίκησης, τα Κέντρα Δημόσιων Διοικητικών Υπηρεσιών (ΚΔΥΥ) στην επαρχία επικεντρώθηκαν στην επιτάχυνση της ψηφιοποίησης...

Στο Επαρχιακό Κέντρο Δημόσιας Υπηρεσίας, η διαδικασία παραλαβής και διεκπεραίωσης διοικητικών διαδικασιών έχει υποστεί σημαντικές αλλαγές σε σύγκριση με το παρελθόν. Από το αρχικό στάδιο της καθοδήγησης, οι πολίτες μπορούν να σαρώσουν δημόσια εμφανιζόμενους κωδικούς QR για να αναζητήσουν τη διαδικασία, τα απαιτούμενα έγγραφα, τον χρόνο επεξεργασίας και τα σχετικά τέλη. Το αυτοματοποιημένο σύστημα ουράς μειώνει τον συνωστισμό και τους χρόνους αναμονής, δημιουργώντας ένα πολιτισμένο και σύγχρονο περιβάλλον διοικητικών συναλλαγών.

Οι υπάλληλοι του Κέντρου Δημόσιων Διοικητικών Υπηρεσιών της Κοινότητας Khong Lao καθοδηγούν τους κατοίκους σχετικά με τη χρήση κωδικών QR για την αναζήτηση της διαδικασίας επίλυσης διοικητικών διαδικασιών.

Οι υπάλληλοι του κέντρου βοηθούν τακτικά τους πολίτες στην υποβολή ηλεκτρονικών αιτήσεων μέσω της Εθνικής Πύλης Δημόσιας Υπηρεσίας ή της εφαρμογής ηλεκτρονικής ταυτοποίησης VNeID. Χάρη στις συνδέσεις με την Εθνική Βάση Δεδομένων Πληθυσμού και εξειδικευμένα συστήματα, πολλές προσωπικές πληροφορίες έχουν συγχρονιστεί αυτόματα, ελαχιστοποιώντας την ανάγκη των πολιτών να υποβάλουν εκ νέου έγγραφα που είναι ήδη διαθέσιμα στο σύστημα. Οι διαδικασίες που σχετίζονται με την κατοικία, τις ταυτότητες των πολιτών, την ασφάλιση, το ηλεκτρικό ρεύμα κ.λπ. χρησιμοποιούν ηλεκτρονικά δεδομένα. Αυτό εξαλείφει την ανάγκη των πολιτών να έχουν μαζί τους πολλά έγγραφα όπως πριν και μειώνει σημαντικά την ανάγκη για επαναλαμβανόμενες υποβολές εγγράφων.

Ο κ. Nguyen Duy Sy, που κατοικεί στην κατοικημένη περιοχή αρ. 18 (περιφέρεια Tan Phong), δήλωσε: «Όταν πήγα να ανανεώσω την ταυτότητά μου επειδή είχε λήξει, χρειάστηκε μόνο να δώσω τα προσωπικά μου στοιχεία για να τα αναζητήσει ο υπάλληλος στην ηλεκτρονική βάση δεδομένων. Όλη η διαδικασία ήταν γρήγορη και αποτελεσματική και δεν χρειαζόταν πλέον να φωτοτυπώ και να επικυρώνω πολλά έγγραφα όπως πριν».

Το Επαρχιακό Κέντρο Δημόσιων Υπηρεσιών προωθεί επίσης τις ηλεκτρονικές πληρωμές για πολλά είδη διοικητικών τελών και χρεώσεων. Οι πολίτες μπορούν να χρησιμοποιούν τους λογαριασμούς VNeID ή άλλες ηλεκτρονικές μεθόδους πληρωμής για να εκπληρώνουν τις οικονομικές τους υποχρεώσεις, σαρώνοντας κωδικούς QR στο γκισέ συναλλαγών ή στις κινητές τους συσκευές. Σύμφωνα με την κα Vu Thi Hai, δημόσια υπάλληλο στο Υπουργείο Βιομηχανίας και Εμπορίου, η καθοδήγηση των πολιτών για τη σύνδεση στους λογαριασμούς ηλεκτρονικής ταυτοποίησης, την υποβολή εγγράφων και την πραγματοποίηση ηλεκτρονικών πληρωμών έχει γίνει μια οικεία διαδικασία. Όταν όλα τα έγγραφα ψηφιοποιούνται, η επεξεργασία μεταξύ των υπηρεσιών είναι συγχρονισμένη και ταχύτερη, μειώνοντας τον φόρτο εργασίας για τους υπαλλήλους και βελτιώνοντας την αποτελεσματικότητα του διατμησιακού συντονισμού.

Στελέχη της Εταιρείας Ενέργειας Lai Chau καθοδηγούν τους κατοίκους στις διοικητικές διαδικασίες στο Επαρχιακό Κέντρο Δημόσιων Υπηρεσιών.

Όχι μόνο σε επαρχιακό επίπεδο, αλλά η ψηφιοποίηση αρχείων και εγγράφων αποδεικνύεται αποτελεσματική και σε επίπεδο βάσης. Στο Κέντρο Δημόσιας Υπηρεσίας στην κοινότητα Khong Lao, το 100% των αξιωματούχων και των δημοσίων υπαλλήλων έχουν λάβει και χρησιμοποιούν ψηφιακές υπογραφές για τη διεκπεραίωση της εργασίας τους. Τον Απρίλιο του 2026, το κέντρο έλαβε 361 αιτήσεις διοικητικών διαδικασιών, εκ των οποίων οι 339 υποβλήθηκαν ηλεκτρονικά. Το ποσοστό ψηφιοποίησης έφτασε το 84,5%. Αξίζει να σημειωθεί ότι το ποσοστό ικανοποίησης των πολιτών στην επίλυση διοικητικών διαδικασιών έφτασε το 100%.

Ο κ. Ly Quoc Huy, δημόσιος υπάλληλος στο Κέντρο Δημόσιας Υπηρεσίας της κοινότητας Khong Lao, δήλωσε: «Προηγουμένως, πολλά έγγραφα έπρεπε να εκτυπώνονται σε χαρτί, να υπογράφονται απευθείας και στη συνέχεια να αποστέλλονται μέσω πολλών εξειδικευμένων τμημάτων, προκαλώντας σπατάλη χρόνου και κόστους εκτύπωσης. Με τη χρήση ψηφιακών υπογραφών, τα έγγραφα εγκρίνονται και υπογράφονται απευθείας στο ηλεκτρονικό σύστημα. Ως αποτέλεσμα, ο χρόνος επεξεργασίας των διαδικασιών έχει μειωθεί σημαντικά και όλα τα έγγραφα ενημερώνονται ταυτόχρονα στο σύστημα πληροφοριών για τη διεκπεραίωση των διοικητικών διαδικασιών σε όλα τα επίπεδα».

Σύμφωνα με την έκθεση, από την αρχή του έτους μέχρι σήμερα, ολόκληρη η επαρχία έχει επεξεργαστεί 37.110 ηλεκτρονικές αιτήσεις, φτάνοντας το 76,92%. Μόνο κατά τους πρώτους τέσσερις μήνες, οι φορείς και οι μονάδες έλαβαν 62.723 αιτήσεις, εκ των οποίων οι 56.373 υποβλήθηκαν ηλεκτρονικά, αντιπροσωπεύοντας το 93,37%. Αξίζει να σημειωθεί ότι από το σύνολο των 60.342 αιτήσεων που έχουν διεκπεραιωθεί, οι 59.809 διεκπεραιώθηκαν εγκαίρως ή νωρίτερα από το χρονοδιάγραμμα, επιτυγχάνοντας ποσοστό 99,08%, ενώ το ποσοστό των εκπρόθεσμων αιτήσεων ήταν μόνο 0,92%.

Συνεχίζοντας την ενίσχυση της αποτελεσματικότητας του ψηφιακού μετασχηματισμού, κατά την επόμενη περίοδο, η επαρχία θα επικεντρωθεί στη βελτίωση των υποδομών τεχνολογίας πληροφοριών και στην ενίσχυση των ψηφιακών δεξιοτήτων των υπαλλήλων και των δημοσίων υπαλλήλων στα Κέντρα Δημόσιας Υπηρεσίας σε όλα τα επίπεδα. Ταυτόχρονα, θα ενισχύσει την επικοινωνία και θα εφαρμόσει το κίνημα «Ψηφιακός Αλφαβητισμός για τον Λαό», βοηθώντας τους ανθρώπους να διαμορφώσουν σταδιακά τη συνήθεια να χρησιμοποιούν ηλεκτρονικές δημόσιες υπηρεσίες. Η διατήρηση και η επέκταση της ψηφιοποίησης αρχείων και εγγράφων αναμένεται να δημιουργήσει μια σταθερή βάση για την οικοδόμηση μιας ψηφιακής διακυβέρνησης, την προώθηση του ολοκληρωμένου ψηφιακού μετασχηματισμού και την πορεία προς μια σύγχρονη, επαγγελματική, διαφανή διοίκηση που εξυπηρετεί ολοένα και καλύτερα τις ανάγκες του λαού.

Πηγή: https://baolaichau.vn/chinh-polit/so-hoa-ho-so-rut-ngan-thoi-gian-tang-hieu-qua-525923