La creación de archivos electrónicos mediante software de gestión de documentos y archivos de trabajo ayuda a Ha Tinh a mejorar la gestión administrativa y a promover el proceso de construcción de un gobierno electrónico.
Históricamente, los documentos en papel autenticados con las firmas y sellos de las autoridades competentes se han considerado legalmente válidos y se han utilizado para el funcionamiento, la dirección y las gestiones de los organismos administrativos estatales. El Departamento de Asuntos Internos también ha recomendado al Comité Popular Provincial que emita numerosas directivas y directrices sobre la gestión y la creación de archivos en papel.
Sin embargo, la implementación de los procedimientos tradicionales de conservación y archivo de documentos en algunas agencias y unidades aún no cumple con las regulaciones vigentes, tales como: los documentos no se archivan completamente, permanecen sin procesar y no se han recopilado, organizado ni evaluado en cuanto a su valor... Basándose en esta realidad, en 2021, la provincia de Ha Tinh puso en marcha un proyecto piloto para la creación de archivos electrónicos utilizando software de gestión de documentos y archivos de trabajo.
La creación de registros electrónicos facilitará el trabajo de los funcionarios y empleados públicos en la gestión de los trámites administrativos.
Según Mai Truong Sinh, subdirectora del Departamento de Asuntos Internos y autora de la iniciativa: «La creación de archivos electrónicos y el almacenamiento de documentos electrónicos constituyen un nuevo tipo de sistema con muchas diferencias respecto a la creación de archivos tradicionales en papel. Los documentos se crean en dispositivos electrónicos o se digitalizan a partir de documentos almacenados en otros soportes. Los documentos digitales pueden crearse automáticamente como archivos en un entorno de red gracias a la función de creación de archivos integrada en el sistema de gestión documental».
Según las evaluaciones, Ha Tinh es una de las localidades líderes en la implementación de la creación de registros electrónicos y la digitalización de documentos electrónicos; así como en la organización del aprovechamiento de los documentos para la implementación efectiva de servicios públicos en línea, tanto parcial como totalmente.
Los registros se crean en línea mediante un proceso sencillo, lo que permite ahorrar en almacenamiento de papel.
En 2021, la provincia de Ha Tinh puso a prueba el sistema en 6 unidades de nivel provincial (la Oficina del Comité Popular Provincial, el Departamento de Asuntos Internos, el Departamento de Finanzas, el Departamento de Información y Comunicaciones, el Departamento de Ciencia y Tecnología y el Departamento de Justicia) y 3 unidades de nivel de distrito (el Comité Popular de la ciudad de Ha Tinh, el distrito de Cam Xuyen y el distrito de Thach Ha), lo que dio como resultado la creación de 3.231 archivos electrónicos.
Para 2022, la creación de archivos electrónicos en el software de gestión de expedientes se había implementado en todos los departamentos y agencias provinciales, así como en los Comités Populares de distritos, ciudades y pueblos. El número total de archivos creados en estas unidades y localidades superó los 51.600, de los cuales más de 13.000 se completaron. En 2023, Ha Tinh continuó impulsando con firmeza la creación de archivos electrónicos en el software de gestión de expedientes, con el objetivo de garantizar que se creara el 90% de los expedientes a nivel provincial, el 80% a nivel de distrito y el 30% a nivel de comuna (excluyendo los archivos clasificados como secretos de Estado o que contengan documentos complejos).
En la práctica, la creación de registros electrónicos ha demostrado ofrecer numerosos beneficios a la gestión estatal, promoviendo la reforma administrativa y mejorando la eficiencia de la gestión y el archivo de documentos.
La creación de registros electrónicos ayudará a agilizar el proceso de búsqueda y procesamiento de documentos.
La Sra. Ho Thi Niem, especialista del Departamento de Reforma Administrativa y Archivo Documental (Departamento de Asuntos Internos), comentó: “Desde la implementación de la creación de archivos electrónicos en el software de gestión del trabajo, el primer beneficio ha sido una reducción significativa en la cantidad de archivos en papel que se almacenaban anteriormente. Además, al crear archivos en línea, el proceso de búsqueda y procesamiento de información y documentos es más rápido y conveniente. La edición de documentos también se simplifica y agiliza, ya que se elimina la pérdida de tiempo que suponía imprimir repetidamente documentos en papel para obtener comentarios de los distintos departamentos. Asimismo, los archivos electrónicos reducen el riesgo de pérdida de documentos, que es más probable que ocurra con los archivos en papel”.
Otra ventaja de crear registros electrónicos en el software de gestión de documentos es que, al circular los documentos electrónicos, todos los funcionarios pueden participar en su procesamiento y resolución dentro del mismo sistema. Esto garantiza un procesamiento de documentos fluido y uniforme. Por otro lado, facilita a los responsables de las agencias y unidades la gestión del proceso de asesoramiento y ejecución de tareas de cada funcionario asignado.
El Departamento está implementando la creación de archivos electrónicos en el software de gestión de documentos y archivos de trabajo para las 216 comunas, distritos y municipios de la provincia mediante capacitación práctica. La unidad también ha emitido un documento que guía el proceso de creación de archivos electrónicos en dicho software, cuyo contenido principal incluye: el proceso de redacción y firma de documentos electrónicos; el proceso de ingreso del catálogo de archivos de la agencia en el software de gestión de documentos y archivos de trabajo; y el proceso de creación de archivos electrónicos en el software de gestión de documentos y archivos de trabajo. Si bien la creación de archivos electrónicos puede considerarse compleja, es un requisito esencial para la construcción del gobierno electrónico y digital.
Señor Mai Truong Sinh
Subdirector del Departamento de Asuntos Internos
Phuc Quang - Mai Hoang
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