La creación de registros electrónicos mediante software de gestión de documentos y registros de trabajo ayuda a Ha Tinh a mejorar las actividades de gestión administrativa y a promover el proceso de construcción del gobierno electrónico.
Hasta ahora, los documentos en papel autenticados con la firma y el sello de la autoridad competente han garantizado su legalidad y se han utilizado para la gestión, dirección y trámites de los organismos administrativos estatales. El Ministerio del Interior también ha recomendado a los Comités Populares Provinciales la emisión de diversos documentos que orientan y guían la gestión y creación de registros en papel.
Sin embargo, en algunas agencias y unidades aún no se ha garantizado la implementación de los procedimientos tradicionales de preservación y archivo de acuerdo con las regulaciones vigentes, por ejemplo: los documentos no se han registrado completamente, todavía están atrasados, no se han recopilado, editado ni valorado... Ante esta realidad, en 2021, Ha Tinh puso en marcha la iniciativa piloto de creación de registros electrónicos en un software de gestión de documentos y registros de trabajo.
La creación de registros electrónicos facilitará a los funcionarios y empleados públicos la gestión de los trámites administrativos.
El subdirector del Departamento de Asuntos Internos, Mai Truong Sinh, autor de la iniciativa, declaró: «La creación y el almacenamiento de registros electrónicos constituyen un nuevo tipo de sistema, con numerosas diferencias respecto a los registros tradicionales en papel. Los documentos se crean en soportes electrónicos o se digitalizan a partir de documentos almacenados en otros soportes de información. Gracias a la función de creación de registros integrada en el sistema de gestión documental, los documentos digitales pueden convertirse automáticamente en registros en un entorno de red».
Según la evaluación, Ha Tinh es una de las localidades líderes en la implementación de registros electrónicos y la digitalización de documentos electrónicos; organizando la explotación de documentos para desplegar de manera efectiva servicios públicos en línea, tanto parcial como totalmente.
Los registros se crean en línea mediante un proceso sencillo, ahorrando espacio en papel.
En 2021, Ha Tinh puso a prueba el programa en 6 unidades a nivel provincial (Oficina del Comité Popular Provincial, Departamento de Asuntos Internos, Departamento de Finanzas, Departamento de Información y Comunicaciones, Departamento de Ciencia y Tecnología, Departamento de Justicia) y 3 unidades a nivel de distrito (Comité Popular de la Ciudad de Ha Tinh, Distrito de Cam Xuyen, Distrito de Thach Ha) con el resultado de crear 3.231 registros electrónicos.
Para 2022, la creación de registros electrónicos mediante el software de gestión de registros laborales se implementará en todos los departamentos provinciales, sucursales y comités populares de distritos, ciudades y pueblos. El número total de registros creados en las unidades y localidades supera los 51.600, de los cuales más de 13.000 están completos. En 2023, Ha Tinh continuará impulsando la creación de registros electrónicos mediante el software de gestión de registros laborales, con el objetivo de garantizar que se genere el 90% de los registros laborales a nivel provincial, el 80% a nivel distrital y el 30% a nivel comunal (excepto los registros que se encuentren dentro del ámbito de los secretos de Estado y los que contengan documentos complejos).
En la práctica, la creación de registros electrónicos ha aportado numerosos beneficios a la gestión del Estado, ha impulsado la reforma administrativa y ha mejorado la eficiencia del trabajo documental y de archivo.
Con los registros electrónicos creados, el proceso de búsqueda y procesamiento de documentos se realizará rápidamente.
La Sra. Ho Thi Niem, especialista del Departamento de Reforma Administrativa y Archivo Documental (Ministerio del Interior), comentó: “Desde la implementación de la creación de registros electrónicos en el software de gestión de trabajo, el primer beneficio ha sido la drástica reducción del almacenamiento de documentos en papel. Además, al crearse los registros en la red, la búsqueda y el procesamiento de información textual son rápidos y sencillos. La edición de documentos también se simplifica y agiliza, ya que se elimina la necesidad de imprimir y reimprimir documentos en papel repetidamente para solicitar opiniones a departamentos y oficinas. Asimismo, los registros electrónicos limitan la pérdida de documentos, algo que puede ocurrir fácilmente con los registros en papel”.
Otra ventaja de crear registros electrónicos en el software de gestión de expedientes laborales es que, al circular documentos electrónicos, todos los funcionarios y empleados públicos pueden participar en el proceso de tramitación y resolución de documentos en el mismo sistema. Esto garantiza la fluidez y la coherencia en el proceso. Por otro lado, facilita a los responsables de organismos y unidades la gestión del proceso de consulta y seguimiento del trabajo de cada funcionario y empleado público cuando se le asigna la función de presidir la resolución.
El Departamento está implementando la creación de registros electrónicos en el software de gestión documental y de expedientes para las 216 comunas, distritos y ciudades de la provincia, mediante instrucciones paso a paso. La unidad también ha emitido un documento que guía el proceso de creación de registros electrónicos en el software, incluyendo aspectos clave como: la redacción y firma de documentos electrónicos; el ingreso del listado de registros de la agencia en el software de gestión documental y de expedientes; y la creación de registros electrónicos en dicho software. Si bien la creación de registros electrónicos es un proceso complejo, resulta indispensable en el desarrollo del gobierno electrónico y digital.
Señor Mai Truong Sinh
Subdirector del Departamento de Asuntos Internos
Phuc Quang - Mai Hoang
Fuente
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