La creación de registros electrónicos en un software de gestión de documentos y registros de trabajo ayuda a Ha Tinh a mejorar las actividades de gestión administrativa y a promover el proceso de construcción de un gobierno electrónico.
Hasta la fecha, los documentos en papel y los documentos autenticados con la firma y el sello de la autoridad competente han garantizado su legalidad y se han utilizado para la gestión, dirección y transacciones de los organismos administrativos estatales. El Departamento del Interior también ha recomendado al Comité Popular Provincial la emisión de numerosos documentos que orienten la gestión y la creación de registros en papel.
Sin embargo, la implementación de los procedimientos tradicionales de preservación y archivo en algunas agencias y unidades aún no se ha garantizado de acuerdo con las regulaciones actuales, como: los documentos no se han registrado completamente, todavía están atrasados, no se han recopilado, editado ni valorado... A partir de esa realidad, en 2021, Ha Tinh ha puesto a prueba la iniciativa de crear registros electrónicos en un software de gestión de documentos y registros de trabajo.
La creación de registros electrónicos facilitará a los funcionarios y servidores públicos la gestión de procedimientos administrativos.
Mai Truong Sinh, subdirector del Departamento del Interior y autor de la iniciativa, afirmó: «La creación y el almacenamiento de registros electrónicos es una nueva modalidad, con muchas diferencias respecto a los registros tradicionales en papel. Los documentos se crean en dispositivos electrónicos o se digitalizan a partir de documentos en otros soportes de información. Gracias a la función de creación de registros integrada en el sistema de gestión documental, los documentos digitales pueden convertirse automáticamente en registros en un entorno de red».
Según la evaluación, Ha Tinh es una de las localidades líderes en la implementación de registros electrónicos y la digitalización de documentos electrónicos; organizando la explotación de documentos para implementar eficazmente servicios públicos en línea en forma parcial y total.
Los registros se crean en línea con un proceso sencillo, ahorrando así el almacenamiento de papel.
En 2021, Ha Tinh puso a prueba el programa en 6 unidades a nivel provincial (Oficina del Comité Popular Provincial, Departamento del Interior, Departamento de Finanzas, Departamento de Información y Comunicaciones, Departamento de Ciencia y Tecnología, Departamento de Justicia) y 3 unidades a nivel de distrito (Comité Popular de la ciudad de Ha Tinh, distrito de Cam Xuyen, distrito de Thach Ha) con el resultado de la creación de 3.231 registros electrónicos.
Para 2022, la creación de registros electrónicos en el software de registro laboral se implementará en todos los departamentos provinciales, sucursales y comités populares de distritos, ciudades y pueblos. El número total de registros creados en unidades y localidades supera los 51.600, de los cuales el número de registros completos supera los 13.000. En 2023, Ha Tinh continuará implementando con fuerza la creación de registros electrónicos en el software de registro laboral, con el objetivo de garantizar que se creen el 90% de los registros laborales a nivel provincial, el 80% a nivel de distrito y el 30% a nivel de comuna (excepto los registros laborales dentro del ámbito de secretos de Estado y los registros con componentes documentales complejos).
En la práctica, la creación de registros electrónicos ha aportado muchos beneficios a la gestión estatal, ha promovido la reforma administrativa y ha mejorado la eficiencia del trabajo documental y de archivos.
Con los registros electrónicos creados, el proceso de búsqueda y procesamiento de documentos se realizará de forma rápida.
La Sra. Ho Thi Niem, especialista del Departamento de Reforma Administrativa y Archivo de Documentos (Ministerio del Interior), comentó: «Desde la implementación de la creación de registros electrónicos en el software de gestión del trabajo, el primer beneficio es que se ha reducido considerablemente el almacenamiento de registros en papel, como antes. Además, al crear registros en red, la búsqueda y el procesamiento de información textual son rápidos y sencillos. La edición de documentos también se simplifica y agiliza, ya que ya no hay que imprimir y reimprimir documentos en papel repetidamente para solicitar opiniones a departamentos y oficinas, como antes. Además, los registros electrónicos también limitan la pérdida de documentos, algo que suele ocurrir con los registros en papel».
Otra ventaja de crear registros electrónicos en software de registro laboral es que, al circular documentos electrónicos, todos los funcionarios y empleados públicos pueden participar en el proceso de procesamiento y resolución de documentos en el mismo sistema. Esto garantiza la fluidez y la consistencia en el procesamiento de documentos. Por otro lado, ayuda a los líderes de agencias y unidades a gestionar el proceso de consulta y gestión del trabajo de cada funcionario y empleado público cuando se les asigna la responsabilidad de presidir la resolución.
El Departamento está implementando la creación de registros electrónicos en el software de gestión de documentos y archivos de trabajo para las 216 comunas, distritos y pueblos de la provincia mediante instrucciones directas. La unidad también ha emitido un documento que guía el proceso de creación de registros electrónicos en el software de archivos de trabajo, con los siguientes contenidos principales: el proceso de redacción y firma de documentos electrónicos; el proceso de ingreso de la lista de registros de la agencia en el software de gestión de documentos y archivos de trabajo; y el proceso de creación de registros electrónicos en el software de gestión de documentos y archivos de trabajo. Si bien la creación de registros electrónicos es bastante compleja, en el proceso de desarrollo del gobierno electrónico y digital, es un requisito ineludible.
Señor Mai Truong Sinh
Subdirector del Departamento del Interior
Phuc Quang - Mai Hoang
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