Crear un perfil electrónico

La creación de archivos electrónicos mediante software de gestión de documentos y archivos de trabajo ayuda a Ha Tinh a mejorar la gestión administrativa y promover el proceso de construcción de un gobierno electrónico.

Históricamente, los documentos en papel autenticados con las firmas y sellos de las autoridades competentes se han considerado legalmente válidos y se han utilizado para el funcionamiento, la dirección y las transacciones de los organismos administrativos estatales. El Departamento de Asuntos Internos también ha recomendado al Comité Popular Provincial la emisión de numerosas directivas y directrices sobre la gestión y la creación de archivos en papel.

Sin embargo, la implementación de procedimientos tradicionales de preservación y archivo de documentos en algunas agencias y unidades aún no cumple con las regulaciones actuales, tales como: los documentos no están completamente archivados, permanecen sin procesar y no han sido recopilados, organizados o evaluados por su valor... Con base en esta realidad, en 2021, la provincia de Ha Tinh puso a prueba la iniciativa de crear archivos electrónicos utilizando software de gestión de documentos y archivos de trabajo.

Creación de registros electrónicos: la base para construir un gobierno digital.

La creación de registros electrónicos facilitará la labor de los funcionarios y servidores públicos en la gestión de procedimientos administrativos.

Según Mai Truong Sinh, subdirector del Departamento de Asuntos Internos y autor de la iniciativa: «La creación de archivos electrónicos y el almacenamiento de documentos electrónicos constituyen un nuevo tipo de sistema con muchas diferencias respecto a la creación tradicional de archivos en papel. Los documentos se crean en dispositivos electrónicos o se digitalizan a partir de documentos almacenados en otros medios de almacenamiento. Los documentos digitales pueden crearse automáticamente en archivos en un entorno de red gracias a la función de creación de archivos integrada en el sistema de gestión documental».

Según las evaluaciones, Ha Tinh es una de las localidades líderes en la implementación de la creación de registros electrónicos y la digitalización de documentos electrónicos; organizando la explotación de documentos para implementar eficazmente servicios públicos en línea, tanto parcial como totalmente.

Creación de registros electrónicos: la base para construir un gobierno digital.

Los registros se crean en línea con un proceso sencillo, ahorrando así el almacenamiento de papel.

En 2021, la provincia de Ha Tinh puso a prueba el sistema en seis unidades de nivel provincial (la Oficina del Comité Popular Provincial, el Departamento de Asuntos Internos, el Departamento de Finanzas, el Departamento de Información y Comunicaciones, el Departamento de Ciencia y Tecnología y el Departamento de Justicia) y tres unidades de nivel de distrito (el Comité Popular de la ciudad de Ha Tinh, el distrito de Cam Xuyen y el distrito de Thach Ha), lo que resultó en la creación de 3.231 archivos electrónicos.

Para 2022, se había implementado la creación de expedientes electrónicos en el software de archivo de trabajo en todos los departamentos y organismos provinciales, así como en los Comités Populares de distritos, ciudades y pueblos. El número total de expedientes creados en estas unidades y localidades superó los 51.600, de los cuales más de 13.000 se completaron. En 2023, Ha Tinh continuó implementando con firmeza la creación de expedientes electrónicos en el software de archivo de trabajo, con el objetivo de garantizar que se creara el 90% de los expedientes de trabajo a nivel provincial, el 80% a nivel de distrito y el 30% a nivel de comuna (excluyendo los expedientes clasificados como secretos de Estado o que contienen documentos complejos).

En la práctica, la creación de registros electrónicos ha demostrado ofrecer numerosos beneficios a la gestión estatal, promoviendo la reforma administrativa y mejorando la eficiencia de la gestión y el archivo de documentos.

Creación de registros electrónicos: la base para construir un gobierno digital.

La creación de registros electrónicos ayudará a acelerar el proceso de búsqueda y procesamiento de documentos.

La Sra. Ho Thi Niem, especialista del Departamento de Reforma Administrativa y Archivo de Documentos (Departamento de Asuntos Internos), comentó: «Desde la implementación de la creación de archivos electrónicos en el software de gestión del trabajo, el primer beneficio es una reducción significativa del almacenamiento de archivos en papel que se utilizaba anteriormente. Además, al crear archivos en línea, la búsqueda y el procesamiento de información y documentos son más rápidos y cómodos. La edición de documentos también se simplifica y agiliza, ya que ya no se pierde tiempo imprimiendo repetidamente documentos en papel para obtener información de varios departamentos. Además, los archivos electrónicos reducen el riesgo de pérdida de documentos, algo más frecuente con los archivos en papel».

Otra ventaja de crear registros electrónicos en el software de registro de trabajo es que, al circular documentos electrónicos, todos los funcionarios pueden participar en el procesamiento y la resolución de los documentos dentro del mismo sistema. Esto garantiza un procesamiento fluido y uniforme de los documentos. Por otra parte, ayuda a los líderes de agencias y unidades a gestionar el proceso de asesoramiento y gestión de trabajo de cada funcionario cuando se les asigna una tarea.

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