از تجربیات بین‌المللی چه باید آموخت؟

اخیراً، استان خان هوا یک سیستم ارزیابی عملکرد (KPI) را برای سنجش کیفیت کار کادر، کارمندان دولت و کارمندان دولتی به صورت آزمایشی اجرا کرد.

اخیراً، استان خان هوا یک سیستم ارزیابی عملکرد (KPI) را برای سنجش کیفیت کار کادر، کارمندان دولت و کارمندان عمومی به صورت آزمایشی اجرا کرده است. این گامی مهم در بهبود کارایی مدیریت و کیفیت خدمات دستگاه‌های اداری محلی است.

شاخص کلیدی عملکرد (KPI) در دهه ۱۹۸۰ در ایالات متحده توسعه یافت، اما تا سال ۱۹۹۲ به طور گسترده مورد استفاده قرار نگرفت. از آن زمان، KPI توسط بسیاری از کشورها، مشاغل، آژانس‌ها و سازمان‌های سراسر جهان ، از جمله ویتنام، به کار گرفته شده است. با این حال، مجموعه شاخص‌های KPI متناسب با مقیاس، عملکرد، اهداف و الزامات هر مکان تغییر کرده‌اند.

کشورها چگونه شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را در مدیریت امور عمومی به کار می‌برند؟

برخی از سازمان‌های دولتی در ایالات متحده، با به‌کارگیری مجموعه معیارهای «کارت امتیازی متوازن» (BSC)، از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برای سنجش عملکرد کاری استفاده کرده‌اند.

خان هوا برنامه KPI را برای کارکنان، کارمندان دولت و کارمندان دولت به صورت آزمایشی اجرا می‌کند. عکس تزئینی

برای مثال، در دفتر مدیریت و بودجه ایالات متحده، پس از اجرای BSC در مدیریت بودجه، سازمان‌های فدرال هزینه‌های مدیریتی را در عرض ۲ سال اول حدود ۵٪ کاهش دادند. سازمان‌ها توانستند بودجه‌ها را به طور مؤثرتری تخصیص دهند، به طوری که حدود ۹۰٪ از برنامه‌های دولتی به موقع تکمیل و به اهداف بودجه دست یافتند (در مقایسه با ۷۵٪ قبل از اعمال BSC).

سنگاپور همچنین یک کشور نمونه در به‌کارگیری شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برای بهبود بهره‌وری کاری مقامات و کارمندان دولت است. دولت سنگاپور یک سیستم ارزیابی عملکرد مبتنی بر KPI به نام "چارچوب عملکرد خدمات عمومی" ایجاد کرده است. این سیستم شامل شاخص‌هایی مانند کیفیت خدمات عمومی، رضایت شهروندان، پاسخگویی و کارایی در حل مسئله است. به طور خاص، در سنگاپور، KPI نه تنها عملکرد کاری را ارزیابی می‌کند، بلکه عواملی مانند خلاقیت و نوآوری در کار را نیز در نظر می‌گیرد. این امر به کارمندان دولت کمک می‌کند تا انگیزه داشته باشند تا خلاقیت خود را به حداکثر برسانند و فرآیندهای کاری را بهبود بخشند.

در ژاپن، دولت از معیارهایی مانند زمان پردازش، رضایت شهروندان و عملکرد هزینه‌های بودجه برای اطمینان از شفافیت و کارایی استفاده می‌کند. یکی از روش‌های مهم، PDCA (برنامه‌ریزی - اجرا - بررسی - اقدام) است که به نظارت و بهبود مداوم سیاست‌های عمومی کمک می‌کند. به عنوان مثال، در بخش حمل و نقل، ژاپن قصد دارد تأخیر قطارها را کاهش دهد (برنامه‌ریزی)، فناوری نظارت بلادرنگ را به کار گیرد (اجرا)، داده‌های مربوط به تأخیرها را ارزیابی کند (بررسی) و مراحل تعمیر و نگهداری یا برنامه‌های قطار را برای بهینه‌سازی عملکرد تنظیم کند (عمل). با به کارگیری KPIها و PDCA، ژاپن می‌تواند به سرعت سیاست‌ها را تنظیم کند، کارایی مدیریت عمومی را بهبود بخشد و خدمات بهتری به مردم ارائه دهد.

خان هوا چه چیزی می‌تواند از تجربه بین‌المللی بیاموزد؟

در حال حاضر، خان هوا در حال تدوین معیارهای ارزیابی شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) است. بنابراین، تجربیات بین‌المللی می‌تواند به خان هوا کمک کند تا در آینده ابزاری کامل، بهینه و عملی برای ارزیابی و بهبود بهره‌وری کارکنان، کارمندان دولت، کارمندان دولت و کیفیت خدمات دستگاه‌های اداری دولتی داشته باشد.

خان هوا می‌تواند تجربه ژاپن در به‌کارگیری چرخه PDCA را برای کمک به نظارت و بهبود مستمر رویه‌های اداری، مانند کوتاه کردن زمان صدور مجوزهای کسب‌وکار، مطالعه کند.

یا یک سیستم ارزیابی کارمندان دولت ایجاد کنید که نه تنها مبتنی بر عملکرد باشد، بلکه خلاقیت در کار را نیز با پیروی از مدل سنگاپور تشویق کند. علاوه بر این، مدل کارت امتیازی متوازن (BSC) ایالات متحده می‌تواند به بهینه‌سازی بودجه‌ها کمک کند و تضمین کند که پروژه‌های عمومی طبق برنامه تکمیل می‌شوند.

به کارگیری سیستم شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) در ارزیابی بهره‌وری و ظرفیت کاری کادرها و کارمندان دولت در خان هوا، تعهد قوی به اصلاحات اداری را نشان می‌دهد. با این حال، برای اینکه این سیستم واقعاً مؤثر باشد، باید در ایجاد شاخص‌های KPI انعطاف‌پذیر باشد، همراه با آموزش، نظارت دقیق و یادگیری از تجربیات سایر کشورها. تنها در این صورت است که کیفیت کار کادرها و کارمندان دولت می‌تواند بهبود یابد و توسعه پایدار دولت‌های محلی را ارتقا دهد.

مدل PDCA ژاپن:

PDCA (برنامه‌ریزی - اجرا - بررسی - اقدام) یک مدل مدیریت کیفیت محبوب است که به طور گسترده در ژاپن برای بهبود عملکرد کاری در بخش‌های دولتی و خصوصی به کار می‌رود. این یک فرآیند تکرارشونده است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به طور مداوم کارایی و کیفیت خدمات را بهبود بخشند. مراحل آن عبارتند از:

طرح: شناسایی مشکلی که باید حل شود، تعیین اهداف مشخص و تدوین یک طرح اجرایی. به عنوان مثال، یک دولت ممکن است با دیجیتالی کردن فرآیند درخواست خود، قصد کاهش زمان پردازش اداری را داشته باشد.

انجام (پیاده‌سازی): اجرای طرح طبق استراتژی پیشنهادی. هنگام اعمال سیستم ثبت نام آنلاین، آژانس‌های ژاپنی قبل از گسترش، این فرآیند را روی یک گروه کوچک آزمایش می‌کنند.

بررسی: نتایج واقعی را با اهداف مقایسه کنید، نقاط قوت و ضعف را شناسایی کنید. به عنوان مثال، پس از ۳ ماه از اجرای ثبت نام آنلاین، دولت توکیو بازخورد ساکنان را برای ارزیابی رضایت جمع‌آوری کرد.

اقدام (اقدام بهبود): بر اساس ارزیابی، فرآیند را برای بهینه‌سازی کارایی تنظیم کنید. هنگامی که بسیاری از رکوردها به دلیل ورود اطلاعات نادرست، دارای خطا تشخیص داده شوند، سیستم باید با اضافه کردن یک تابع بررسی خودکار خطا بهبود یابد.

منبع: https://congthuong.vn/khanh-hoa-thi-diem-kpi-hoc-gi-tu-kinh-nghiem-quoc-te-376115.html