גישת "4 באתר" ברפורמה בהליכים מנהליים.

בעקבות הקמת מערכת ממשל מקומית דו-שכבתית, מרכזי שירות מנהליים ציבוריים ברמת הקומונות במחוז מיישמים באופן פעיל את מודל "4 ב-1" בקבלת ועיבוד הליכים מנהליים. זה נחשב לפריצת דרך ברפורמה המנהלית, התורם לשיפור היעילות בשירות האזרחים והעסקים על ידי הרשויות המקומיות.

מודל "4 ב-1" כולל: הגשת בקשה באתר, הערכה באתר, אישור באתר ומסירת תוצאות באתר. מודל זה מאפשר לאזרחים להגיש את בקשותיהם פעם אחת בלבד במרכז השירות הציבורי ברמת הקומונה ולקבל עיבוד מיידי אם הן נופלות תחת סמכות הקומונה. ההערכה והאישור מתבצעים במרכז, מה שמקצר את זמני ההמתנה. התוצאות נמסרות ישירות למרכז או באמצעות שירותי הדואר הציבוריים, בהתאם לצורכי האזרח.

טיפול בהליכים אדמיניסטרטיביים במרכז השירות המנהלי הציבורי של קומת קים בון.

בקומונת קים בון, אזור הררי, מיד לאחר תחילת פעילותה, ועדת העם של הקומונה ארגן מחדש במהירות את המבנה והכוח אדם שלה, והפעיל את מרכז השירותים המנהליים הציבוריים של הקומונה על פי מודל חדש. במקביל, הקומונה התמקדה בבחינה וציוד מלא של המרכז במתקנים ותשתיות טכנולוגיית מידע נחוצים, תוך הבטחת התנאים הדרושים לפעילותו. הקומונה ציידה את המרכז במכשיר למספרי תור, מסך לתצוגת מספרי תור, לוחות קודי QR להליכים מנהליים, סורק, ובמיוחד שדרגה את חיבור האינטרנט ואת נתב ה-Wi-Fi כדי להקל על האזרחים בעת ביצוע הליכים מנהליים, ולאפשר להם לחפש מידע או לגשת לפורטל השירות הציבורי הלאומי כדי להגיש בקשות באופן מקוון.

החל מאוקטובר 2025, מרכז השירותים המנהליים הציבוריים של קומונה קים בון ייישם את מודל "4 ב-1" בקבלה ופתרון הליכים מנהליים. ועדת העם של הקומונה תקים תהליך "4 ב-1" להליכים הקשורים לאימות: אימות עותקים, אימות חתימות, אימות בקשות הלוואה, אימות רישומי מעמד אזרחי; הליכי רישום נישואין לאזרחים באזור ללא צורך באימות; רישום לידות חדשות, פטירות, הנפקת עותקים של רישומי מעמד אזרחי וכו'. מדובר בהליכים פשוטים, בעלי נפח גדול, שאינם דורשים אימות ברמות מרובות, ולכן ועדת העם של הקומונה נותנת עדיפות לשילובם בתהליך.

מר הא ואן גיאפ, סגן מנהל מרכז השירותים המנהליים הציבוריים של קומונה קים בון, אמר: "בעבר, מסמכים רבים היו צריכים להישלח למנהיגים לחתימה או לבדיקה על ידי מחלקות אחרות, מה שלקח זמן רב. כעת, עם ההליכים הכלולים ברשימת '4 ב-1', התהליך כולו מטופל בלולאה סגורה ממש במרכז, ללא צורך להעביר מסמכים למחלקות אחרות כמו בעבר. זה עוזר לקצר את זמן הטיפול ומקל מאוד על אנשים בבואם לפתור הליכים מנהליים."

תושבי קומונה נגוק צ'יאן סורקים קודי QR כדי לחפש נהלים אדמיניסטרטיביים במרכז השירות המנהלי הציבורי של הקומונה.

באמצעות יישום תהליך "4 ב-1", רובע צ'יאנג סין השקיע במערכת מקיפה של מתקנים ותשתיות IT כדי לעמוד בדרישות לעיבוד מסמכים ונהלים באופן מקוון; במקביל, הוא תיאם בשיתוף פעולה הדוק עם משטרת הרובע בחיפוש ובאימות של מאגר הנתונים של האוכלוסייה, תוך הבטחה שהמידע המוצהר על ידי האזרחים מדויק, נכון ומלא.

בנוגע למשאבי אנוש, הוועדה העממית של מחוז צ'יאנג סין הקצתה קצין שיפוט ייעודי להערכת מסמכים במקום, הגשתם לחתימה, הטבעה ומסירת התוצאות. מר לו פונג נאם, יו"ר הוועדה העממית של מחוז צ'יאנג סין, שיתף: "מאז יישום תהליך "4 ב-1", השתפרה משמעותית הפרודוקטיביות של טיפול בהליכים מנהליים במרכז השירות המנהלי הציבורי של המחוז. המרכז מקבל ומעבד כ-50 בקשות לאישור נוטריוני ביום, לעיתים עד 70 בקשות. הודות ליישום תהליך "4 ב-1", זמן העיבוד קוצר, כאשר כל בקשה אורכת 10-15 דקות בלבד.

פקידים בקהילת מונג גיון מטפלים בהליכים מנהליים במקום עבור האנשים.

עבור קהילת מונג גיון, מודל "4 ב-1", שזוהה על ידי מרכז השירות המנהלי הציבורי של הקהילה, הוא אחד הפתרונות המרכזיים לשיפור יעילות השירות. כל תהליך ההליכים המנהליים הכלולים ברשימת "4 ב-1" מטופל ישירות במרכז. פקידי המרכז מקבלים הדרכה על תהליך הקבלה, משתמשים באופן יזום בנתונים אלקטרוניים, ואינם דורשים כלל מהאזרחים להציג או להגיש מסמכים שכבר שולבו ב-VNeID או במערכת. כתוצאה מכך, ההליכים המנהליים נפתרים במהירות ובנוחות.

גב' לו טי נונג, מכפר בו קסאן, בקהילת מואנג גיון, אמרה: "המרכז מציג בפומבי את קודי הסריקה של הליכים מנהליים, ועוזר לאנשים להבין את השלבים הכרוכים בהליכים שהם מעוניינים בהם מראש. בנוסף, פקידים מוצבים לסייע לאנשים בבואם להשלים את ההליכים. הודות לכך, תהליך קבלת ופתרון ההליכים מהיר ונוח. אנו מרוצים מאוד מהחדשנות בשיטות השירות של ממשלת הקהילה."

ניתן לאשר כי מודל "4 ב-1" תרם להתגברות על עיכובים, הטלת אחריות, הימנעות והפחתת אי נוחות, הטרדה ושיטות שליליות בתהליך פתרון הליכים מנהליים עבור אזרחים ועסקים. כל קבצי הקצאת המשימות מעובדים בתוכנה, המסייעת להעריך את רמת השלמת המשימות של כל מחלקה ואדם. כאשר מתרחשים עיכובים, קל לאתר ולזהות את האחריות. זה, בתורו, משפר את האחריותיות של פקידים ועובדי מדינה במחלקות וביחידות המוקצות לטיפול בהליכים מנהליים.

תחת המוטו "מהיר - פתוח - שקוף - משרת את העם", מודל "4 ב-1" הוא פריצת דרך במעבר לרוח שירותית של השלטון המקומי בשתי הרמות. זה יוצר שינוי משמעותי בתפיסה, במודעות ובסגנון העבודה, ותורם להאצת הרפורמה בהליכים מנהליים ולבניית ממשלה הקרובה לעם ומשרתת אותו.

מקור: https://baosonla.vn/cai-cach-hanh-chinh/-4-tai-cho-trong-cai-cach-thu-tuc-hanh-chinh-Nelgh3oDg.html