מה נוכל ללמוד מהניסיון הבינלאומי?

לאחרונה, מחוז חאן הואה ניסה מערכת של מדדי ביצועים מרכזיים (KPI) למדידת איכות עבודתם של פקידיו, עובדי המדינה ועובדי הציבור.

לאחרונה, מחוז חאן הואה ניסה בפיילוט מערכת של מדדי ביצועים מרכזיים (KPI) למדידת איכות העבודה שבוצעה על ידי פקידיו, עובדי המדינה ועובדי הציבור. זהו צעד חשוב בשיפור יעילות הניהול ואיכות השירות הניתן על ידי מנגנון השלטון המקומי.

מדדי ביצועים מרכזיים (KPIs) פותחו בארצות הברית בשנות ה-80, אך רק בשנת 1992 אומצה שיטה זו באופן נרחב. מאז, מדדי ביצועים מרכזיים יושמו על ידי מדינות, עסקים, סוכנויות וארגונים רבים ברחבי העולם , כולל וייטנאם. עם זאת, מערכי מדדי הביצועים המרכזיים שונו כדי להתאים לקנה המידה, לפעילות, למטרות ולדרישות של כל ארגון.

כיצד מדינות אחרות מיישמות מדדי ביצועים (KPI) במינהל ציבורי ?

חלק מסוכנויות ממשלתיות בארצות הברית אימצו מדדי ביצועי ביצועים (KPI) למדידת ביצועי עבודה על ידי יישום קריטריוני "כרטיס ניקוד מאוזן" (BSC).

מחוז חאן הואה עורך פיילוט ליישום מדדי ביצועים (KPI) עבור עובדיו, עובדי המדינה ועובדי הציבור. (תמונה להמחשה)

לדוגמה, משרד התקציב והמינהל של ארה"ב (OSHA) ראה סוכנויות פדרליות מפחיתות את עלויות המנהלה בכ-5% בתוך השנתיים הראשונות לאחר יישום כרטיס הניקוד המאוזן (BSC). הסוכנויות הצליחו להקצות תקציבים בצורה יעילה יותר, כאשר כ-90% מתוכניות הממשלה הושלמו בזמן ועומדות ביעדי התקציב (בהשוואה ל-75% לפני יישום ה-BSC).

סינגפור היא גם דוגמה מצוינת ליישום מדדי ביצועים (KPI) כדי לשפר את ביצועי פקידיה ועובדי המדינה שלה. ממשלת סינגפור פיתחה מערכת להערכת ביצועים המבוססת על מדדי ביצועים (KPI) הנקראת "מסגרת ביצועי שירות הציבור". מערכת זו כוללת אינדיקטורים כגון איכות השירותים הציבוריים, שביעות רצון האזרחים והיכולת להגיב במהירות וביעילות לבעיות. ראוי לציין כי בסינגפור, מדדי ביצועים (KPI) לא רק מעריכים את ביצועי העבודה אלא גם מתחשבים בגורמים כגון יצירתיות וחדשנות. זה מדרבן פקידים ועובדי מדינה למקסם את היצירתיות שלהם ולשפר את תהליכי העבודה.

ביפן, הממשלה משתמשת במדדים כגון זמן עיבוד, שביעות רצון האזרחים ויעילות הוצאות התקציב כדי להבטיח שקיפות ואפקטיביות. שיטה חשובה אחת היא מערכת PDCA (Plan-Do-Check-Act), המסייעת בניטור ושיפור מתמיד של מדיניות ציבורית. לדוגמה, במגזר התחבורה, יפן שואפת להפחית את שיעורי עיכובי הרכבות (Plan), ליישם טכנולוגיית ניטור בזמן אמת (Do), להעריך נתונים על עיכובים (Check) ולהתאים שלבי תחזוקה או לוחות זמנים של רכבות כדי לייעל את היעילות (Act). על ידי יישום מדדי ביצועים (KPIs) ו-PDCA, יפן יכולה להתאים במהירות מדיניות, לשפר את יעילות המנהל הציבורי ולספק שירותים טובים יותר לאזרחיה.

מה חאן הואה יכול ללמוד מהניסיון הבינלאומי?

נכון לעכשיו, חאן הואה נמצאת בתהליך של פיתוח קריטריונים להערכת מדדי ביצועים (KPI). לכן, ניסיון ממקורות בינלאומיים יכול לסייע לחאן הואה ליצור מערך כלים שלם, אופטימלי וישים להערכה ושיפור יעילות העבודה של פקידים, עובדי מדינה ועובדי ציבור, כמו גם איכות השירות הניתן על ידי מנגנון המנהל הממלכתי בעתיד.

חאן הואה יכול ללמוד את הניסיון של יפן ביישום מחזור PDCA כדי לנטר ולשפר באופן רציף הליכים מנהליים, כגון קיצור הזמן להנפקת רישיונות עסק.

לחלופין, נוכל לבנות מערכת הערכה לעובדי מדינה שלא תתבסס רק על ביצועים אלא גם תעודד יצירתיות במקום העבודה, בהתאם למודל הסינגפורי. בנוסף, מודל ה-BSC (Bangled Scorecard) האמריקאי יכול לסייע בייעול תקציבים ולהבטיח שפרויקטים ציבוריים יושלמו בזמן.

יישום מערכת מדדי הביצועים (KPI) בהערכת הפרודוקטיביות ויכולת העבודה של פקידים ועובדי מדינה בחאן הואה מדגים מחויבות חזקה לרפורמה מנהלית. עם זאת, כדי להיות יעילה באמת, המערכת זקוקה לגמישות בפיתוח מדדי ביצועים (KPI), בשילוב עם הכשרה ופיקוח קפדניים, ולמידה מניסיונן של מדינות אחרות. רק כך ניתן לשפר את איכות עבודתם של פקידים ועובדי מדינה, ולקדם פיתוח בר-קיימא של השלטון המקומי.

מודל PDCA היפני:

PDCA (תכנון - ביצוע - בדיקה - פעולה) הוא מודל ניהול איכות פופולרי, שאומץ באופן נרחב ביפן לשיפור ביצועי עבודה הן במגזר הציבורי והן במגזר הפרטי. זהו תהליך איטרטיבי שנועד לסייע לארגונים לשפר באופן מתמיד את היעילות ואת איכות השירות. השלבים כוללים:

תוכנית: זהו את הבעיה שיש לפתור, קבעו יעדים ספציפיים ופיתחו תוכנית יישום. לדוגמה, הממשלה עשויה לשאוף לצמצם את הזמן שלוקח לעבד מסמכים מנהליים על ידי דיגיטציה של תהליך קבלת המסמכים.

ביצוע (ביצוע): יש ליישם את התוכנית בדיוק כפי שתואר. בעת יישום מערכת הרישום המקוונת, סוכנויות יפניות בודקות את התהליך על קבוצה קטנה לפני הרחבתו.

בדיקה (בדיקה, הערכה): השווה תוצאות בפועל ליעדים, זיהוי נקודות חוזק וחולשה. לדוגמה, לאחר 3 חודשים של יישום רישום מקוון, ממשלת טוקיו אספה משוב מאזרחים כדי להעריך את רמות שביעות הרצון.

פעולה (פעולת שיפור): בהתבסס על ההערכה, יש להתאים את התהליך כדי לייעל את היעילות. כאשר רשומות רבות נמצאות כשגויות עקב הזנת מידע שגויה, יש לשפר את המערכת על ידי הוספת פונקציית בדיקת שגיאות אוטומטית.

מקור: https://congthuong.vn/khanh-hoa-thi-diem-kpi-hoc-gi-tu-kinh-nghiem-quoc-te-376115.html