מה ללמוד מניסיון בינלאומי?

לאחרונה, מחוז חאן הואה ניסה מערכת להערכת ביצועים (KPI) למדידת איכות עבודתם של קאדרים, עובדי מדינה ועובדי ציבור.

לאחרונה, מחוז חאן הואה ביצע פיילוט של מערכת הערכת ביצועים (KPI) למדידת איכות עבודתם של קאדרים, עובדי מדינה ועובדי ציבור. זהו צעד חשוב בשיפור יעילות הניהול ואיכות השירות של המנגנון המנהלי המקומי של המדינה.

מדדי ביצועים מרכזיים (KPI) פותחו בארצות הברית בשנות ה-80, אך רק בשנת 1992 יושמה שיטה זו באופן נרחב. מאז, מדדי ביצועים מרכזיים יושמו על ידי מדינות, עסקים, סוכנויות וארגונים רבים ברחבי העולם , כולל וייטנאם. עם זאת, מערכי מדדי ה-KPI השתנו בהתאם לקנה המידה, הפעילות, המטרות והדרישות של כל מקום.

כיצד מדינות מיישמות מדדי ביצועים (KPI) בניהול מנהל ציבורי ?

חלק מסוכנויות ממשלתיות בארצות הברית יישמו מדדי ביצועי ביצועים (KPI) כדי למדוד ביצועי עבודה על ידי יישום קריטריוני "כרטיס ניקוד מאוזן" (BSC).

חאן הואה מפעילה יישום פיילוט של מדדי ביצועים (KPI) לצוות, עובדי מדינה ועובדי ציבור. תמונה להמחשה

לדוגמה, במשרד הניהול והתקציב של ארה"ב, לאחר יישום BSC בניהול התקציב, סוכנויות פדרליות הפחיתו את עלויות הניהול בכ-5% בתוך השנתיים הראשונות. הסוכנויות הצליחו להקצות תקציבים בצורה יעילה יותר, כאשר כ-90% מתוכניות הממשלה הושלמו בזמן והשיגו את יעדי התקציב (בהשוואה ל-75% לפני יישום BSC).

סינגפור היא גם מדינה אופיינית ביישום מדדי ביצועים (KPI) כדי לשפר את יעילות העבודה של פקידים ועובדי מדינה. ממשלת סינגפור בנתה מערכת להערכת ביצועים המבוססת על מדדי ביצועים (KPI) הנקראת "מסגרת ביצועי שירות הציבור". מערכת זו כוללת אינדיקטורים כגון איכות השירות הציבורי, שביעות רצון האזרחים, היענות ויעילות בפתרון בעיות. בפרט, בסינגפור, מדדי ביצועים (KPI) לא רק מעריכים את ביצועי העבודה אלא גם לוקחים בחשבון גורמים כגון יצירתיות וחדשנות בעבודה. זה עוזר לעובדי מדינה להיות מוטיבציוניים למקסם את היצירתיות שלהם ולשפר את תהליכי העבודה.

ביפן, הממשלה משתמשת במדדים כגון זמן עיבוד, שביעות רצון האזרחים וביצועי הוצאות תקציביות כדי להבטיח שקיפות ויעילות. שיטה חשובה אחת היא PDCA (Plan-Do-Check-Act), המסייעת לנטר ולשפר באופן מתמיד את המדיניות הציבורית. לדוגמה, במגזר התחבורה, יפן שואפת להפחית עיכובי רכבות (Plan), לפרוס טכנולוגיית ניטור בזמן אמת (Do), להעריך נתונים על עיכובים (Check) ולהתאים שלבי תחזוקה או לוחות זמנים של רכבות כדי לייעל את הביצועים (Act). על ידי יישום מדדי ביצועים (KPIs) ו-PDCA, יפן יכולה להתאים במהירות מדיניות, לשפר את יעילות הניהול הציבורי ולספק שירותים טובים יותר לאזרחים.

מה חאן הואה יכול ללמוד מהניסיון הבינלאומי?

נכון לעכשיו, חאן הואה נמצאת בתהליך של בניית קריטריונים להערכת מדדי ביצועים (KPI). לכן, ניסיון בינלאומי יכול לסייע לחאן הואה לקבל ערכת כלים מלאה, אופטימלית וישימה כדי להעריך ולשפר את יעילות העבודה של קאדרים, עובדי מדינה, עובדי ציבור ואת איכות השירות של מנגנון המנהל הממלכתי בתקופה הקרובה.

חאן הואה יכול ללמוד את הניסיון של יפן ביישום מחזור PDCA כדי לסייע בניטור ושיפור מתמיד של הליכים אדמיניסטרטיביים, כגון קיצור הזמן להנפקת רישיונות עסק.

או לבנות מערכת הערכה לעובדי מדינה שלא מבוססת רק על ביצועים אלא גם מעודדת יצירתיות בעבודה לפי המודל הסינגפורי. בנוסף, מודל ה-BSC (Bangled Scorecard) האמריקאי יכול לסייע בייעול תקציבים ולהבטיח שפרויקטים ציבוריים יושלמו בזמן.

יישום מערכת מדדי ה-KPI בהערכת הפרודוקטיביות ויכולת העבודה של קאדרים ועובדי מדינה בחאן הואה מדגים מחויבות חזקה לרפורמה מנהלית. עם זאת, כדי להיות יעילה באמת, המערכת צריכה להיות גמישה בבניית מדדי KPI, בשילוב עם הכשרה, פיקוח צמוד ולמידה מניסיון ממדינות אחרות. רק כך ניתן לשפר את איכות עבודתם של קאדרים ועובדי מדינה, ולקדם פיתוח בר-קיימא של רשויות מקומיות.

מודל PDCA של יפן:

PDCA (תכנון - ביצוע - בדיקה - פעולה) הוא מודל ניהול איכות פופולרי, המיושם באופן נרחב ביפן לשיפור ביצועי עבודה הן במגזר הציבורי והן במגזר הפרטי. זהו תהליך איטרטיבי המסייע לארגונים לשפר באופן מתמיד את היעילות ואת איכות השירות. השלבים כוללים:

תוכנית: זהה את הבעיה שיש לפתור, קבע יעדים ספציפיים ופיתוח תוכנית יישום. לדוגמה, ממשלה עשויה לשאוף לצמצם את זמן הטיפול המנהלי על ידי דיגיטציה של תהליך הגשת הבקשה שלה.

לבצע (יישם): ליישם את התוכנית בהתאם לאסטרטגיה המוצעת. בעת יישום מערכת הרישום המקוונת, סוכנויות יפניות בודקות את התהליך על קבוצה קטנה לפני שהן מתרחבות.

בדיקה: השוו תוצאות בפועל עם מטרות, זהו נקודות חוזק וחולשה. לדוגמה, לאחר 3 חודשים של יישום רישום מקוון, ממשלת טוקיו אספה משוב מתושבים כדי להעריך את שביעות הרצון.

פעולה (פעולת שיפור): בהתבסס על ההערכה, יש להתאים את התהליך כדי לייעל את היעילות. כאשר רשומות רבות מתגלות כשגויות עקב הזנת מידע שגוי, יש לשפר את המערכת על ידי הוספת פונקציית בדיקת שגיאות אוטומטית.

מקור: https://congthuong.vn/khanh-hoa-thi-diem-kpi-hoc-gi-tu-kinh-nghiem-quoc-te-376115.html