Reformasi Administrasi - Substantif, untuk rakyat

Menyelesaikan prosedur administratif di Pusat Layanan Administrasi Publik Komune Ham Yen. Foto: Bien Luan

Sederhanakan prosedur administratif

Hanya beberapa hari sebelum pengoperasian Pusat Layanan Administrasi Publik Tingkat Komune, pada tanggal 27 Juni 2025, Komite Rakyat Provinsi mengeluarkan Keputusan No. 766 yang menyetujui Rencana untuk mengurangi dan menyederhanakan prosedur administrasi internal (AP) di setiap lembaga administrasi negara di provinsi Tuyen Quang pada tahun 2025.

Sehubungan dengan hal tersebut, Komite Rakyat Provinsi menyetujui Rencana untuk mengurangi dan menyederhanakan 255 prosedur administratif internal di setiap instansi administratif negara bagian di provinsi tersebut. Bersamaan dengan itu, Komite menyetujui penambahan pada Keputusan ini daftar 1.776 prosedur administratif tingkat provinsi, 336 prosedur administratif tingkat komune; daftar 2.081 prosedur administratif yang menyediakan layanan publik daring di Portal Layanan Publik Nasional (1.010 layanan publik daring dengan proses penuh, 1.071 layanan publik daring parsial), dan daftar 2.063 prosedur administratif yang dilaksanakan tanpa memandang batas administratif di bawah lingkup pengelolaan Komite Rakyat Provinsi.

Provinsi ini telah memperbarui dan mempublikasikan 2.112 prosedur administratif pada Basis Data Nasional yang dapat dimanfaatkan dan digunakan oleh masyarakat dan pelaku usaha. Sistem Basis Data Kependudukan Nasional terus dipelihara, memastikan "benar, memadai, bersih, dan aktif". Pekerjaan penerbitan kartu CCCD/KTP berchip; penerbitan kartu identitas elektronik untuk 100% penduduk yang memenuhi syarat di provinsi ini telah mencapai banyak hasil. Tingkat digitalisasi catatan, hasil penyelesaian, dan penerbitan hasil penyelesaian elektronik prosedur administratif di 3 tingkat mencapai lebih dari 90%.

Tim teknologi digital komunitas di tingkat komune (komune, kelurahan), dan desa (desa, kelompok residensial) juga telah diperkuat dengan tugas mendukung masyarakat dalam menggunakan layanan publik daring seperti akta kelahiran, pendaftaran rumah tangga, penerbitan dokumen, dan identifikasi elektronik. Pada saat yang sama, mereka memberikan panduan untuk mengakses aplikasi medis, pendidikan , dan pencegahan bencana; serta mendorong masyarakat untuk mempelajari keterampilan digital melalui platform "Pendidikan Populer Digital" (binhdanhocvuso.gov.vn).

Bisnis telekomunikasi di kawasan ini tengah membangun dan mengembangkan infrastruktur jaringan, menyediakan layanan jaringan seluler 4G/5G, dan jalur transmisi internet berkecepatan tinggi guna mendorong dan meningkatkan laju penggunaan telepon pintar di kalangan masyarakat.

Berkat tindakan tepat waktu dan drastis, setelah hampir sebulan implementasi, seluruh provinsi menerima lebih dari 29.500 catatan, dengan jumlah catatan yang diterima secara daring mencapai lebih dari 95,2%. Tuyen Quang menduduki peringkat pertama di negara ini dalam hal tingkat penerimaan dan pemrosesan catatan daring dan awalnya menerima ulasan positif dari masyarakat dan bisnis. Ibu Nguyen Thu Trang, Wakil Direktur Pusat Layanan Administrasi Publik Komune Ham Yen, mengatakan: Dalam tabel penilaian kualitas layanan pada akhir Juli, Komune Ham Yen berada di peringkat ke-7 dari 124 komune dan kelurahan di provinsi tersebut, termasuk indikator komponen pada layanan publik daring, tingkat kepuasan masyarakat dan bisnis, digitalisasi catatan, dan kemajuan dalam menangani prosedur administratif.

Staf Pusat Layanan Administrasi Publik Provinsi Tuyen Quang (cabang 2) menginstruksikan masyarakat untuk mengajukan aplikasi secara daring. Foto: An Giang

Transformasi digital - kunci reformasi administrasi

Tidak perlu pergi ke Pusat Layanan Administrasi Publik, cukup dengan ponsel pintar yang terhubung ke internet dan akun identifikasi elektronik VneID level 2. Ibu Nguyen Thi Dung, kelompok 14 Tran Phu, kelurahan Ha Giang 2, telah menyelesaikan prosedur otentikasi dokumen elektronik dan menyelesaikan prosedur pendaftaran anaknya untuk masuk kelas 1. Hal serupa juga dilakukan oleh Ibu Hang Thi Linh, desa Hoa Son, kelurahan Thuan Hoa, yang datang untuk melakukan prosedur otentikasi akta kelahiran dan berkata: "Saya menggunakan ponsel pintar dan koneksi internet, jadi melakukan kegiatan di lingkungan digital sangatlah praktis."

Meskipun awalnya mencapai beberapa hasil positif, reformasi prosedur administratif juga menemui banyak kendala ketika masyarakat masih membatasi penggunaan perangkat teknologi digital. Banyak rumah tangga di daerah terpencil dan daerah etnis minoritas masih "takut" terhadap internet. Ibu Nguyen Thi Nhan, warga komune Thuan Hoa, berbagi: "Saya mencoba mengirimkan dokumen sendiri melalui portal layanan publik, tetapi ada banyak hal dan prosedur yang harus dilakukan berulang kali, dan jika saya tidak dapat melakukan sesuatu, saya harus meminta panduan kepada staf, yang membutuhkan waktu lebih lama."

Menghadapi kenyataan bahwa banyak orang belum mahir dalam mengirimkan dokumen daring, terutama etnis minoritas, setiap pejabat dituntut untuk menjadi "titik dukungan" digital. Bapak Nong Van Khanh, seorang spesialis di Pusat Layanan Administrasi Publik Komune Thuong Nong, mengaku: "Saya bertanggung jawab atas sektor budaya dan sosial, dan ada hari-hari di mana saya menerima 15 aplikasi, yang sebagian besar berasal dari lansia, jadi saya harus bekerja dan membimbing orang-orang langkah demi langkah untuk mengirimkan dokumen daring."

Untuk meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat, Pusat Layanan Administrasi Publik Provinsi Tuyen Quang membuka 4 pelatihan tentang pengoperasian pusat layanan administrasi publik tingkat kecamatan, sistem Layanan Publik Daring, dan aplikasi AI untuk meningkatkan efisiensi penanganan prosedur administrasi bagi 550 pejabat dan pegawai negeri sipil tingkat kecamatan. Ibu Sam Thi Dieu, seorang spesialis di Pusat Layanan Administrasi Publik Kecamatan Ban May, merasa cukup yakin setelah mengikuti pelatihan tersebut: "Dengan pengetahuan dan keterampilan yang memadai, kami pasti akan secara bertahap mengatasi kesulitan dan melaksanakan tugas kami dengan lebih baik di masa mendatang."

Warga Komune Thuan Hoa memindai kode QR untuk mempelajari prosedur administrasi. Foto: Ha An

Bersihkan "kemacetan"

Melaksanakan arahan Perdana Menteri dan kementerian serta cabang pusat mengenai reformasi administrasi, pengendalian prosedur administrasi, dan transformasi digital, provinsi ini telah menerapkan banyak solusi utama untuk memfasilitasi masyarakat dan bisnis.

Salah satu fokus utama provinsi adalah mempertahankan, memperbaiki, dan meningkatkan hasil Indeks Reformasi Administrasi Publik (PARINDEX), Indeks Kinerja Pemerintahan dan Administrasi Publik Provinsi (PAPI), dan Indeks Kepuasan Masyarakat terhadap Pelayanan Administrasi Negara (SIPAS) dalam 6 bulan terakhir tahun 2025 (Rencana 06, tanggal 14 Juli 2025 dari Komite Rakyat Provinsi). Oleh karena itu, provinsi berupaya memperbaiki dan meningkatkan hasil INDEKS PAR tahun 2025 agar mencapai 88,5% atau lebih; berupaya agar hasil Indeks PAPI terus meningkat, agar berada dalam kelompok provinsi dan kota dengan skor rata-rata tinggi atau lebih tinggi secara nasional; berupaya memperbaiki dan meningkatkan hasil Indeks SIPAS agar mencapai 85% atau lebih.

Untuk mencapai tujuan yang ditetapkan, provinsi ini membutuhkan serangkaian tugas yang harus diselesaikan secara menyeluruh oleh departemen, cabang, dan komune, seperti: 100% catatan prosedur administratif disinkronkan dan dipublikasikan di Portal Layanan Publik Nasional; 100% catatan prosedur administratif diperbarui dan dipublikasikan secara lengkap mengenai perkembangan dan hasil penanganan catatan prosedur administratif di bawah kewenangan semua tingkat pemerintahan di Portal Layanan Publik Nasional; 100% prosedur administratif di bawah kewenangan dua tingkat pemerintahan di tingkat daerah diterima dan dikembalikan di layanan terpadu. Provinsi ini juga menetapkan target 98% catatan prosedur administratif yang diterima oleh badan-badan khusus di tingkat provinsi dan komune sepanjang tahun ditangani tepat waktu.

Selain angka spesifik mengenai volume pekerjaan, budaya pelayanan publik diatur secara ketat. Khususnya, Komite Rakyat Provinsi mewajibkan 100% prosedur administratif yang terlambat harus mendapatkan permintaan maaf dari instansi dan unit (secara tertulis) secara lengkap dan sesuai dengan peraturan. Dan 100% refleksi dan rekomendasi dari individu dan organisasi mengenai prosedur administratif di bawah kewenangan provinsi harus ditangani secara publik. Hal ini merupakan perubahan penting dalam pola pikir pelayanan, yang berkontribusi pada peningkatan kualitas reformasi administratif.

Membahas solusi reformasi administrasi, kawan Tran Trong Thuy, Wakil Direktur Departemen Dalam Negeri, mengatakan bahwa di waktu mendatang, Departemen Dalam Negeri akan berkoordinasi dengan departemen dan cabang terkait untuk memberikan saran kepada Komite Rakyat Provinsi untuk melaksanakan tugas meningkatkan INDEKS PAR, PAPI, SIPAS pada tahun 2025; memperkuat pemeriksaan layanan publik, disiplin, dan disiplin administrasi bagi kader, pegawai negeri sipil, dan pegawai negeri sipil di provinsi tersebut; mengusulkan penanganan pelanggaran yang tegas, terutama dalam menangani prosedur administrasi; segera memperbaiki pelanggaran dan kekurangan dalam melaksanakan tugas, terutama di tingkat kecamatan.

Dengan motto aksi: "Jangan bilang tidak, jangan bilang sulit, jangan bilang ya tapi jangan lakukan", baru-baru ini, pada 24 Juli, Komite Rakyat Provinsi menerbitkan Dokumen No. 468 tentang pelaksanaan tugas dan solusi untuk mendorong reformasi administrasi dan pengendalian prosedur administrasi di provinsi dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan daerah tingkat dua. Komite Rakyat Provinsi mewajibkan instansi dan unit untuk menyelesaikan seluruh 34 target reformasi prosedur administrasi yang terkait dengan transformasi digital, 35 tugas pengendalian prosedur administrasi, dan 31 tugas integrasi dan sinkronisasi basis data nasional dengan sistem penyelesaian prosedur administrasi provinsi pada tahun 2025.

Rekan Nguyen Khanh Lam, Anggota Komite Partai Provinsi, Direktur Departemen Kehakiman, menegaskan: Untuk memperjelas tugas yang diberikan oleh Komite Rakyat Provinsi, Departemen Kehakiman akan secara aktif memberikan nasihat kepada Komite Rakyat Provinsi dalam melaksanakan reformasi kelembagaan, menyempurnakan sistem hukum yang berkaitan dengan sosialisasi dan edukasi hukum, serta memantau pelaksanaan hukum. Departemen akan menyelenggarakan penilaian dan memberikan masukan terhadap rancangan dokumen hukum untuk memastikan ketepatan waktu, kualitas, dan menghilangkan peraturan serta prosedur administratif yang tidak tepat; menyelenggarakan secara efektif penyediaan layanan publik daring pada tingkat 3 dan 4 di bawah kewenangannya; dan menyelenggarakan secara efektif prosedur administratif di sektor peradilan.

Reformasi administrasi bukan lagi slogan atau indeks yang bersifat top-down, melainkan telah menjadi kebutuhan intrinsik di tingkat akar rumput. Perubahan pola pikir, cara kerja, dan rasa tanggung jawab di setiap komune dan desa, yang didukung oleh keputusan-keputusan penting, sinkron, dan tepat waktu, merupakan kekuatan pendorong yang kuat bagi reformasi administrasi di provinsi ini untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Chuc Huyen - Bien Luan

Perawatan prioritas untuk area "gelombang cekung, gelombang putih"

Kamerad Nguyen Van Hien
Wakil Direktur Departemen Sains dan Teknologi

Saat ini, transformasi digital dalam reformasi prosedur administrasi masih memiliki beberapa keterbatasan. Umumnya, peralatan mesin antrean otomatis baru tersedia di 15,3% (19/124 kelurahan), sementara layar tampilan digital (terpasang di langit-langit) baru tersedia di 38/124 kelurahan (30,6%). Beberapa peralatan kantor lainnya seperti mesin fotokopi, printer, dan lain-lain juga baru tersedia di 80/124 kelurahan (64,5%). Selain itu, masih terdapat peralatan (yang sebelumnya dikeluarkan) yang rusak dan belum diperbaiki atau belum dioperasikan secara efektif.

Ke depannya, bersama dengan solusi sinkron untuk transformasi digital, sektor Sains dan Teknologi akan berkoordinasi dengan perusahaan dan badan usaha telekomunikasi untuk memprioritaskan sumber daya dalam menangani "depresi gelombang dan gelombang putih" di provinsi ini, terutama di daerah terpencil, yang medannya terfragmentasi dan kondisi sosial ekonominya masih sulit. Sektor ini akan memberikan saran kepada provinsi mengenai kebijakan dan mekanisme untuk mendukung masyarakat pengguna layanan telekomunikasi di daerah terpencil, daerah ekonomi terbelakang, agar dapat menikmati layanan infrastruktur, yang melayani pembangunan sosial ekonomi setempat.

Meningkatkan kualifikasi profesional dan budaya pelayanan publik

Kamerad Le Manh Dung
Ketua Komite Rakyat Komune Thanh Thuy

Saat ini, staf Pusat Layanan Administrasi Publik di tingkat kelurahan merupakan mata rantai penting dalam penyelesaian prosedur administratif di tingkat akar rumput. Penanggung jawab tugas ini harus memiliki kualifikasi profesional, pemahaman yang mendalam tentang proses penyelesaian setiap kasus, dan penerapan teknologi informasi yang mumpuni. Dalam proses pelaksanaan prosedur administratif, transparansi, peningkatan tanggung jawab, dan penciptaan kondisi yang kondusif bagi organisasi, individu, dan pelaku usaha untuk kelancaran pelaksanaan pelayanan publik perlu dipastikan. Oleh karena itu, staf dan pegawai negeri sipil perlu meningkatkan kesadaran, tanggung jawab, dan budaya perilaku dalam berkomunikasi, mendengarkan aspirasi masyarakat, serta mengusulkan solusi dan metode kerja yang efektif dengan motto "melakukan semua pekerjaan, bukan semua waktu".

Berharap dapat mengurangi keterlambatan aplikasi

Tuan Nguyen Van Ha
Direktur Perusahaan Swasta Hung Ha Tuyen Quang, Ketua Asosiasi Bisnis Phan Thiet

Saat ini, provinsi ini memiliki total hampir 2.000 prosedur administrasi (AP) yang diterapkan pada sistem informasi provinsi. Namun, penanganan AP masih belum memadai karena tingkat digitalisasi file masih rendah. Saya berharap bahwa di waktu mendatang, provinsi ini dapat secara efektif melaksanakan program reformasi administrasi yang terkait dengan pembangunan e-government dan penyediaan layanan publik daring pada level 3 dan 4 di berbagai bidang. Secara teratur meninjau, memperbarui, dan memposting AP secara publik sesuai dengan peraturan, meminimalkan aplikasi yang terlambat, dan jika ada, meminta maaf secara terbuka karena banyak daerah yang saat ini mengajukan. Setiap departemen satu atap perlu memiliki staf untuk membimbing untuk menciptakan kondisi yang menguntungkan bagi orang dan bisnis untuk mengirimkan dan menerima hasil AP. Selain itu, perlu untuk menempatkan semua prosedur dan file pada lingkungan digital untuk membantu orang dan bisnis dengan mudah memantau kemajuan dan proses penanganan file mereka.

Berinvestasi dan meningkatkan fasilitas dan peralatan teknologi informasi

Ibu Ma Thi Thao
Staf Pusat Layanan Administrasi Komune Bach Xa

Sebagai pejabat yang langsung bertugas di Pusat Layanan Administrasi Publik tingkat kecamatan, setelah sebulan beroperasi, saya melihat masih banyak kesulitan dan permasalahan yang perlu diselesaikan. Oleh karena itu, saya menyarankan agar seluruh tingkatan, sektor, dan daerah memperhatikan, berinvestasi, dan meningkatkan fasilitas serta menyinkronkan peralatan teknologi informasi agar dapat melayani penerimaan dan pemrosesan arsip secara digital dengan lebih baik; membangun kembali proses pemrosesan prosedur dan menyinkronkan data agar operasional berjalan lancar. Provinsi menyelenggarakan pelatihan untuk meningkatkan keterampilan profesional, penggunaan perangkat lunak layanan publik daring, dan keterampilan komunikasi administratif bagi staf dan pegawai negeri sipil yang bekerja langsung di pusat. Meninjau, mendesentralisasikan, dan mendelegasikan wewenang secara jelas dalam menangani prosedur administratif. Selain itu, perlu digalakkan kegiatan sosialisasi agar masyarakat memahami dengan jelas manfaat dan prosedur administratif di setiap bidang, serta proaktif menjalankan layanan publik daring.

Komentar (0)