Mengingat nama dan wajah tamu di Sri Lanka

Tentunya kita semua akan senang jika teman dari negara lain memanggil kita dengan nama, dengan pelafalan standar, bukan seperti "Thuy" menjadi "Thui" atau "Cu" menjadi "Cu"…. Oleh karena itu, salah satu soft skills yang saya coba latih adalah mengingat nama dan wajah rekan kerja saya, agar saat bertemu kembali, kita bisa "berjabat tangan dan saling menyapa" serta memanggil nama dan orang yang tepat, menciptakan kesan yang baik sebelum memulai percakapan resmi.

Halo Wakil Menteri Arun Hemachandra! Senang sekali bertemu Anda kembali! (Sumber: Kedutaan Besar Vietnam di Sri Lanka)

Namun, ada kalanya saya merasa "tertawa dan menangis" karena kesalahan-kesalahan (terkadang lucu, tetapi terkadang sangat menjengkelkan) akibat keterbatasan ingatan saya. Saya ingat pernah "berbincang" tanpa henti tentang hubungan antara parlemen kedua negara dengan seorang teman yang awalnya saya pikir pernah bekerja sama dengan saya saat kunjungan ketua Majelis Nasional kami ke Sri Lanka. Setelah beberapa saat, percakapan berkembang dan saya menyadari bahwa teman ini bekerja di Kantor Presiden Sri Lanka, yang sebelumnya pernah saya ajak bicara.

Di Sri Lanka, nama-nama, terutama nama keluarga, seringkali cukup panjang dan tidak mengikuti aturan tertentu untuk membedakan apakah nama tersebut biasanya laki-laki atau perempuan. Pengucapan nama-nama orang Sri Lanka juga terkadang tidak konsisten. Ingat, setelah kunjungan Presiden Sri Lanka Anura Kumara Dissanayaka ke Vietnam pada Mei 2025, publik Sri Lanka mempertanyakan Kementerian Luar Negeri tentang apakah nama Presiden tersebut adalah Dissanayake atau Dissanayaka.

Ketika pertama kali tiba di Sri Lanka untuk bekerja, saya kesulitan mengingat nama-nama Pemimpin Anda. Untuk memudahkan penulisan laporan, saya menulis catatan dan menempelkannya di komputer agar mudah diingat. Namun, ketika saya pergi menemui Anda, ceritanya berbeda. Haruskah saya membuka catatan itu (ketika saya baru tiba, berjabat tangan, dan menyapa, dan belum duduk di meja saya)? Oleh karena itu, dalam perjalanan, "latihan" saya seringkali bukan melafalkan isi (juga dikenal dalam profesi sebagai pokok bahasan) yang akan dibahas, melainkan nama Pemimpin yang akan saya temui. Dengan demikian, ketika berjabat tangan dan memperkenalkan diri, saya dapat dengan percaya diri menyebutkan nama tamu dengan pengucapan seakurat mungkin. Sekretaris saya sangat memahami hal ini, jadi sebelum setiap pertemuan, ia membantu saya meninjau nama, jabatan, dan pengucapan nama Pemimpin Anda. Saya pikir "sapaan lebih penting daripada jamuan makan", menyapa, memperkenalkan diri dengan lancar, dan memahami beberapa karakteristik pribadi dan minat tamu akan membuat cerita lebih dekat dan menyentuh, sehingga memudahkan tercapainya tujuan pertemuan…

Para pemimpin Sri Lanka sangat ramah, sehingga banyak yang berinisiatif mengizinkan saya memanggil mereka dengan nama pendek mereka, bisa nama depan atau nama tengah, tidak harus nama belakang mereka, yang seringkali sangat panjang dan sulit diingat. Hal ini memudahkan saya dalam suasana informal. Namun, dalam pidato formal, saya mencoba menggunakan nama lengkap tamu atau nama belakangnya.

Salah satu "rahasia" saya adalah setelah setiap pertemuan atau resepsi, saya meluangkan waktu untuk memeriksa kartu nama, menyimpan nomor telepon, nama, dan posisi tamu dengan cara yang paling ilmiah dan mudah ditemukan; dan melafalkan nama-nama tersebut.

Duta Besar Trinh Thi Tam dan Menteri Agama, Agama Buddha, dan Kebudayaan Sri Lanka, Hiniduma Sunil Senevi, memberikan karangan bunga kepada Musisi Mohamed Iqbal, pencipta lagu tentang hubungan Vietnam-Sri Lanka, pada Peringatan 55 Tahun Hubungan Diplomatik kedua negara, 21 Juli 2025. (Sumber: Kedutaan Besar Vietnam di Sri Lanka)

Dari segi penampilan, orang Sri Lanka memiliki banyak kemiripan, jadi saya juga kesulitan mengingat wajah pelanggan, terutama pria berjenggot... Belajar dari kesalahan konyol dan tidak perlu, ketika saya merasa ragu terhadap seorang pelanggan, selama percakapan, saya sering bertanya (hanya untuk bertanya, bersosialisasi) untuk secara bertahap mempersempit target. Misalnya: Saya ingat pernah bertemu Anda di suatu tempat sebelumnya. Jika pelanggan berkata: Oh tidak, ini pertama kalinya..., maka saya beruntung... Saya akan memulai perkenalan dari nol. Tetapi jika pelanggan dengan senang hati berkata: Oh, ya, kita pernah bertemu... Maka saya harus menggunakan pertanyaan-pertanyaan berikutnya untuk mencari tahu dari agensi mana tamu ini berasal, di acara apa mereka bertemu... Dan seterusnya, masih bertukar, masih mengajukan pertanyaan seolah-olah itu nyata, tetapi pikiran saya bekerja dengan kapasitas penuh untuk menentukan siapa tamu itu agar secara bertahap membawa cerita ke dalam konten yang diinginkan, dan untuk membuat tamu melihat bahwa saya sangat menghormati mereka, sangat merindukan mereka meskipun saya sudah lama tidak bertemu mereka...

Untuk mengatasi masalah ini, salah satu "rahasianya" adalah setiap kali saya menerima tamu atau menghadiri resepsi, saya punya kebiasaan meminta foto bersama mereka. Yang paling praktis adalah swafoto, selain mengikuti tren, juga sebagai cara untuk meninjau foto-foto setelah setiap pertemuan agar dapat mengingat orang yang saya temui (beserta namanya). Ini juga cara untuk melatih ingatan saya setiap hari.

Profesi diplomatik, bagi orang luar, tampak seperti cara yang santai dan menyenangkan untuk pergi keluar dan menghadiri resepsi. Namun, untuk membuat setiap kegiatan urusan luar negeri menjadi indah dan lengkap, seseorang perlu mempelajari dan melatih keterampilan. Mengingat nama dan wajah tamu adalah salah satu keterampilan yang saya latih setiap hari. Namun, melakukan hal ini dengan cara terbaik bukanlah tugas yang mudah, meskipun itu hanya masalah mengingat nama dan wajah tamu!

Beberapa baris acak yang direkam pada kesempatan peringatan 80 tahun berdirinya sektor Diplomatik (1945-2025).

Sumber: https://baoquocte.vn/chuyen-nho-ten-nho-mat-khach-o-sri-lanka-323935.html