Semakin dekat dengan masyarakat, semakin efektif pelayanannya.
Sejak awal pengoperasian model baru ini, Zona Ekonomi Khusus Van Don mengidentifikasi tugas inti dan utamanya sebagai memastikan tidak ada penundaan dalam administrasi, tidak ada celah dalam manajemen, tidak ada gangguan dalam tugas, dan tidak ada dampak negatif pada warga dan bisnis akibat reorganisasi aparatur administrasi dan implementasi model pemerintahan lokal dua tingkat. Dengan semangat ini, zona ekonomi khusus tersebut segera merampingkan organisasinya, mengeluarkan peraturan kerja, menetapkan tugas, dan membangun prosedur proses kerja; secara bersamaan, ia mereformasi metode kepemimpinan dan manajemennya agar lebih dekat dengan masyarakat, dengan fokus melayani warga dan bisnis.
Salah satu poin penting lainnya adalah pendekatan inovatif yang disesuaikan dengan karakteristik spesifik setiap daerah, yaitu pembentukan dan pemeliharaan 7 kelompok kerja tetap di pulau-pulau dan daerah terpencil (Ngoc Vung, Ban Sen, Minh Chau, Quan Lan, Binh Dan, Dai Xuyen, Thang Loi) yang terhubung dengan titik penerimaan dan pengembalian hasil prosedur administrasi. Warga dapat memilih lokasi yang paling nyaman untuk menyelesaikan prosedur, tanpa lagi bergantung pada batas-batas administratif. Untuk banyak dokumen, warga bahkan tidak perlu datang langsung ke titik penerimaan; mereka dapat mengirimkan secara daring dan melacak kemajuan prosesnya secara digital.
Perubahan tersebut juga terletak pada prosedur pemrosesan yang semakin disederhanakan, bergerak menuju desentralisasi dan pendelegasian wewenang yang jelas, meminimalkan perantara dan dokumen yang tidak perlu. Akibatnya, warga dan bisnis dapat dengan mudah mengakses informasi dan menyelesaikan prosedur dengan cepat, mengurangi kebutuhan dokumen untuk diedarkan melalui berbagai tingkatan dan lembaga. Secara khusus, percepatan transformasi digital dan integrasi platform layanan publik daring telah memungkinkan warga untuk mencari informasi, mengajukan permohonan, melacak kemajuan, dan menerima hasil kapan saja, di mana saja. Prosedur pemrosesan transparan dan terbuka, berkontribusi pada penghematan waktu dan biaya serta peningkatan kualitas layanan.
Setelah satu tahun menerapkan model baru, Pusat Layanan Administrasi Publik Zona Ekonomi Khusus Van Don telah menerima lebih dari 11.700 permohonan, dengan tingkat pengajuan daring mencapai lebih dari 98%; dan tingkat penyelesaian tepat waktu dan dini mencapai hampir 100%. Di balik angka-angka ini terdapat perubahan nyata dalam kualitas layanan dan tingkat kepuasan masyarakat.
Ibu Nguyen Thi Thanh, Wakil Direktur Pusat Pelayanan Administrasi Publik Zona Ekonomi Khusus Van Don, menyatakan: Pengorganisasian model pemerintahan daerah dua tingkat telah memungkinkan daerah-daerah untuk lebih proaktif dalam menangani berbagai masalah, terutama di daerah yang jauh dari pusat pemerintahan. Seiring dengan percepatan transformasi digital, prosedur administrasi semakin diproses lebih cepat, terbuka, dan transparan, sehingga meningkatkan kepuasan warga dan pelaku usaha. Pejabat daerah semakin proaktif dalam memantau situasi praktis secara cermat, memberikan dukungan, bimbingan, dan penyelesaian kesulitan bagi warga dengan rasa tanggung jawab dan sikap ramah. Pada saat yang sama, warga dapat secara proaktif memperbarui informasi resmi dan memeriksa perkembangan permohonan mereka secara daring melalui Portal Pelayanan Publik Nasional, yang berkontribusi pada peningkatan efisiensi dan kepuasan dalam proses penanganan prosedur administrasi.
Sementara di Van Don, pencapaian paling menonjol adalah mendekatkan layanan publik kepada masyarakat di pulau-pulau dan daerah terpencil, di distrik Ha Long – daerah pusat dengan volume transaksi administrasi yang besar setiap hari – model pemerintahan baru menunjukkan efektivitas dalam operasinya yang fleksibel dan modern, mengurangi tekanan pada warga ketika berurusan dengan prosedur administrasi.
Setelah reorganisasi, Kelurahan Ha Long berfokus pada konsolidasi Pusat Pelayanan Administrasi Publik menuju modernisasi, sinkronisasi infrastruktur digital, dan peningkatan kualitas layanan. Prosedur administrasi distandarisasi, dipublikasikan, dan transparan; proses elektronik disempurnakan untuk mengurangi waktu pemrosesan dan meminimalkan kebutuhan warga untuk melakukan banyak perjalanan.
Salah satu perkembangan baru yang penting adalah implementasi "Kios AI Layanan Lengkap" di Pusat Layanan Administrasi Publik wilayah tersebut. Dengan teknologi yang secara otomatis mengenali dan mengekstrak data dari kartu identitas warga yang tertanam chip, banyak prosedur dapat diselesaikan hanya dalam beberapa menit. Warga tidak perlu lagi mengisi banyak formulir secara manual seperti sebelumnya, sementara petugas juga mengalami pengurangan beban kerja pemrosesan yang signifikan.
Selain itu, aplikasi digital seperti sistem penilaian kepuasan berbasis kode QR, ruang rapat tanpa kertas, konferensi daring, dan sistem penyiaran cerdas diimplementasikan secara serentak, berkontribusi dalam membangun model pemerintahan digital yang lebih terbuka, transparan, dan interaktif dengan masyarakat.
Dari Juli 2025 hingga Mei 2026, Kelurahan Ha Long menerima 16.000 permohonan prosedur administrasi, dengan tingkat digitalisasi permohonan dan penyelesaian yang berhasil sangat tinggi. Hasil ini menunjukkan bahwa ketika aparatur pemerintah disederhanakan, didesentralisasi secara jelas, dan dihubungkan dengan transformasi digital, efisiensi pelayanan kepada masyarakat meningkat secara signifikan.
Bapak Nguyen Van Long (Zona 9, Kelurahan Ha Long) mengatakan: Dibandingkan dengan masa lalu, penanganan prosedur administrasi sekarang jauh lebih mudah. Banyak dokumen dapat diajukan secara online atau diproses secara elektronik di Pusat Layanan Administrasi Publik, sehingga mengurangi waktu perjalanan dan waktu tunggu. Banyak prosedur yang sebelumnya membutuhkan pengurusan di tingkat provinsi sekarang ditangani langsung di tingkat kelurahan. Hal ini sangat menguntungkan masyarakat.
Pengalaman dari Zona Ekonomi Khusus Van Don dan Kelurahan Ha Long menunjukkan bahwa ketika prosedur diproses lebih cepat, jarak geografis dipersempit melalui teknologi, dan para pejabat secara proaktif mendukung masyarakat di tingkat akar rumput, model pemerintahan lokal dua tingkat secara bertahap mewujudkan tujuan membangun administrasi yang lebih dekat dengan rakyat, lebih responsif terhadap kebutuhan mereka, dan lebih baik melayani rakyat.
Transformasi digital menciptakan terobosan dalam reformasi administrasi.
Dengan menerapkan model pemerintahan lokal dua tingkat, Provinsi Quang Ninh telah mengidentifikasi reformasi administrasi dan transformasi digital sebagai tugas utama untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi manajemen negara, sekaligus membangun administrasi yang berorientasi pada pelayanan, terbuka, transparan, modern, dan berpusat pada warga dan bisnis.
Segera setelah menerapkan model baru, provinsi tersebut fokus pada peninjauan dan standardisasi semua prosedur administrasi di bawah yurisdiksi semua tingkatan pemerintahan, memastikan bahwa penerimaan dan pemrosesan permohonan dilakukan secara seragam, berkelanjutan, dan tanpa gangguan selama proses restrukturisasi organisasi. Hingga saat ini, seluruh provinsi telah menyelesaikan peninjauan, standardisasi, dan pengungkapan publik terhadap 2.267 prosedur administrasi, termasuk 1.860 di tingkat provinsi dan 407 di tingkat kecamatan. Dari jumlah tersebut, 101 prosedur saling terkait dan digunakan bersama oleh berbagai tingkatan.
Semua prosedur administratif diungkapkan sepenuhnya, termasuk dokumen yang dibutuhkan, urutan pemrosesan, waktu pemrosesan, biaya, dan proses pelaksanaannya, pada Sistem Informasi Prosedur Administratif provinsi. Hal ini memungkinkan warga dan pelaku usaha untuk dengan mudah mencari, melacak, dan memantau pemrosesan permohonan mereka, mengurangi kebutuhan untuk melakukan banyak perjalanan atau terjadinya prosedur di luar peraturan.
Bersamaan dengan standardisasi prosedur administratif, Quang Ninh terus mempromosikan desentralisasi dan pendelegasian wewenang sambil menyederhanakan proses penyelesaian. Banyak prosedur yang memenuhi syarat telah mengalami pengurangan waktu pemrosesan; langkah-langkah perantara dan dokumen yang berlebihan secara bertahap dihilangkan. Yang perlu diperhatikan, provinsi ini telah menerapkan sistem layanan publik daring yang komprehensif untuk 100% prosedur yang memenuhi syarat, dengan 1.772 layanan publik daring penuh dan 495 layanan publik daring sebagian yang saat ini beroperasi secara stabil.
Untuk mendorong masyarakat menggunakan layanan publik daring, provinsi ini juga menerapkan kebijakan pengurangan biaya dan pungutan tertentu sebesar 50% saat melakukan prosedur di lingkungan digital; pada saat yang sama, provinsi ini memperkuat penggunaan kembali data elektronik dan membatasi persyaratan bagi warga dan bisnis untuk memberikan kembali dokumen dan informasi yang sudah tersedia dalam basis data bersama.
Salah satu pencapaian penting setelah satu tahun beroperasinya model pemerintahan daerah dua tingkat adalah pembangunan dan pengoperasian Sistem Informasi terpadu untuk menyelesaikan prosedur administrasi dari tingkat provinsi hingga kecamatan. Sistem ini terhubung secara sinkron dengan Portal Layanan Publik Nasional, platform identifikasi elektronik VNeID, dan basis data nasional serta basis data khusus, memungkinkan warga untuk melakukan transaksi elektronik dengan lebih mudah, seperti mengajukan permohonan secara daring, melakukan pembayaran tanpa uang tunai, memeriksa perkembangan proses, dan menerima hasil secara elektronik.
Hingga saat ini, sistem provinsi telah terhubung dan berbagi data dengan 15 basis data nasional dan khusus, menciptakan fondasi penting untuk pembentukan pemerintahan digital dan meningkatkan efisiensi manajemen dan administrasi. 100% pejabat yang terlibat langsung dalam menangani prosedur administrasi telah diberikan tanda tangan digital untuk memproses dokumen secara elektronik, berkontribusi pada peningkatan transparansi, keamanan, dan akuntabilitas dalam pelaksanaan tugas publik.
Digitalisasi catatan, proses, dan hasil prosedur administrasi juga telah diimplementasikan secara serentak. Seluruh proses internal untuk menangani prosedur administrasi telah dikonfigurasi dalam lingkungan elektronik; catatan dan hasil yang memenuhi syarat didigitalisasi, disimpan, dan digunakan kembali sesuai dengan peraturan. Secara khusus, implementasi pemrosesan prosedur administrasi tanpa memandang batas administratif untuk semua prosedur yang memenuhi syarat telah menciptakan keuntungan signifikan bagi warga dan bisnis. Masyarakat dapat memilih lokasi yang tepat untuk mengajukan permohonan mereka, tidak lagi dibatasi oleh tempat tinggal mereka seperti sebelumnya. Mekanisme ini terbukti sangat efektif di daerah pegunungan, perbatasan, dan kepulauan, serta daerah dengan wilayah administratif yang luas setelah reorganisasi unit administrasi.
Untuk memastikan kelancaran pelaksanaan model tersebut, Quang Ninh juga membentuk mekanisme untuk menerima dan menangani dengan cepat kesulitan dan hambatan yang muncul dari tingkat akar rumput melalui Gugus Tugas dan kelompok penghubung daring antara departemen dan instansi dengan tingkat kecamatan. Melalui 33 sesi pelaporan dari tanggal 8 Oktober 2025 hingga 22 Desember 2025, provinsi tersebut menerima 86 masalah kesulitan dan hambatan, di mana departemen dan instansi secara proaktif menyelesaikan 74 masalah dan mengkoordinasikan penanganan 12 masalah. Pada saat yang sama, Ketua Komite Rakyat Provinsi mengarahkan penyelesaian dan penghapusan 97 kesulitan dan hambatan di tingkat kecamatan, yang harus diselesaikan sebelum tanggal 31 Desember 2025. Hasilnya, proses penerimaan dan penyelesaian prosedur administrasi tetap stabil, tanpa hambatan besar yang memengaruhi warga dan bisnis.
Setelah satu tahun penerapan model pemerintahan lokal dua tingkat, proses penerimaan dan penanganan prosedur administrasi di provinsi ini pada dasarnya stabil dan lancar. Lebih dari 90% permohonan diproses secara elektronik; tingkat penyelesaian permohonan dengan benar dan tepat waktu mencapai lebih dari 98%. Yang perlu diperhatikan, tingkat kepuasan warga dan pelaku usaha terhadap penanganan prosedur administrasi terus tetap sangat tinggi, bahkan mencapai lebih dari 99,7% pada banyak kesempatan.
Pada tahun 2025, Indeks Kepuasan Pelayanan Administrasi (SIPAS) Quang Ninh mencapai 88,33%, menempati peringkat kedua secara nasional; Indeks Reformasi Administrasi Publik (PAR INDEX) mencapai 93,16 poin, terus mempertahankan posisi kedua secara nasional. Hasil ini menunjukkan efektivitas nyata dari model pemerintahan daerah dua tingkat, tidak hanya dalam merampingkan aparatur administrasi tetapi juga dalam meningkatkan kualitas pelayanan, mendekatkan pemerintah kepada rakyat, dan lebih baik memenuhi tuntutan pembangunan di era baru.
Sumber: https://baoquangninh.vn/dau-an-tu-nen-hanh-chinh-phuc-vu-3411639.html
