Buat profil elektronik

Pembuatan catatan elektronik pada perangkat lunak manajemen dokumen dan catatan kerja membantu Ha Tinh meningkatkan aktivitas manajemen administratif dan mendorong proses pembangunan e-government.

Hingga saat ini, dokumen kertas dan surat-surat yang disahkan dengan tanda tangan dan stempel instansi berwenang telah terjamin keabsahannya dan telah digunakan untuk pengelolaan, pengarahan, dan transaksi lembaga administrasi negara. Kementerian Dalam Negeri juga telah menginstruksikan Komite Rakyat Provinsi untuk menerbitkan banyak dokumen yang mengarahkan dan memandu pengelolaan dan pembuatan arsip kertas.

Namun, pelaksanaan prosedur pelestarian dan pengarsipan tradisional di beberapa instansi dan unit belum terjamin sesuai ketentuan yang berlaku seperti: dokumen belum terekam secara lengkap, masih dalam tumpukan, belum dikumpulkan, disunting, dan dinilai... Dari kenyataan tersebut, pada tahun 2021, Ha Tinh telah merintis inisiatif pembuatan arsip elektronik pada perangkat lunak pengelolaan dokumen dan arsip kerja.

Pembuatan arsip elektronik akan memudahkan pejabat dan pegawai negeri sipil dalam menangani prosedur administratif.

Wakil Direktur Departemen Dalam Negeri Mai Truong Sinh, pencetus inisiatif ini, mengatakan: "Pembuatan arsip elektronik dan penyimpanan dokumen elektronik merupakan jenis baru, dengan banyak perbedaan dibandingkan dengan arsip kertas tradisional. Dokumen dibuat pada perangkat elektronik atau didigitalkan dari dokumen pada media penyimpanan lain. Dokumen digital dapat secara otomatis dibuat menjadi arsip dalam lingkungan jaringan berkat fungsi pembuatan arsip yang terintegrasi dalam sistem manajemen dokumen."

Menurut penilaian, Ha Tinh merupakan salah satu daerah terdepan dalam penerapan pencatatan elektronik dan digitalisasi dokumen elektronik; menyelenggarakan pemanfaatan dokumen untuk secara efektif menyebarkan layanan publik daring sebagian dan seluruhnya.

Catatan dibuat secara daring dengan proses yang lancar, menghemat penyimpanan kertas.

Pada tahun 2021, Ha Tinh melakukan uji coba program di 6 unit di tingkat provinsi (Kantor Komite Rakyat Provinsi, Departemen Dalam Negeri, Departemen Keuangan, Departemen Informasi dan Komunikasi, Departemen Sains dan Teknologi, Departemen Kehakiman) dan 3 unit di tingkat distrik (Komite Rakyat Kota Ha Tinh, Distrik Cam Xuyen, Distrik Thach Ha) dengan hasil pembuatan 3.231 catatan elektronik.

Pada tahun 2022, pembuatan arsip elektronik pada perangkat lunak pencatatan kerja akan diterapkan di seluruh dinas provinsi, cabang, dan Komite Rakyat di distrik, kota, dan kabupaten. Jumlah total arsip yang dibuat di unit dan daerah mencapai lebih dari 51.600 arsip, dengan jumlah arsip lengkap mencapai lebih dari 13.000 arsip. Pada tahun 2023, Ha Tinh akan terus menerapkan pembuatan arsip elektronik pada perangkat lunak pencatatan kerja secara intensif, dengan tujuan memastikan terciptanya 90% arsip kerja di tingkat provinsi, 80% arsip kerja di tingkat distrik, dan 30% arsip kerja di tingkat komune (kecuali arsip kerja yang termasuk dalam lingkup rahasia negara, arsip dengan komponen dokumen yang kompleks, dan sebagainya).

Dalam praktiknya, penciptaan arsip elektronik telah membawa banyak manfaat bagi pengelolaan negara, mendorong reformasi administrasi, dan meningkatkan efisiensi kerja dokumen dan arsip.

Dengan terciptanya catatan elektronik, proses pencarian dan pengolahan dokumen akan berlangsung cepat.

Ibu Ho Thi Niem, spesialis Departemen Reformasi Administrasi dan Arsip Dokumen (Departemen Dalam Negeri), menyampaikan: “Sejak penerapan pembuatan arsip elektronik pada perangkat lunak manajemen kerja, manfaat pertama yang dirasakan adalah berkurangnya penyimpanan arsip kertas secara signifikan dibandingkan sebelumnya. Selain itu, ketika arsip dibuat melalui jaringan, proses pencarian dan pemrosesan informasi teks menjadi cepat dan praktis. Pengeditan dokumen juga menjadi mudah dan cepat, karena tidak perlu lagi mencetak dan mencetak ulang dokumen kertas berkali-kali untuk meminta pendapat dari departemen dan kantor seperti sebelumnya. Selain itu, arsip elektronik juga mengurangi kehilangan dokumen, yang memang mudah terjadi pada arsip kertas.”

Manfaat lain dari pembuatan catatan elektronik pada perangkat lunak pencatatan kerja adalah ketika dokumen elektronik diedarkan, seluruh pegawai negeri sipil dan pegawai negeri sipil dapat berpartisipasi dalam proses pemrosesan dan penyelesaian dokumen dalam sistem yang sama. Hal ini memastikan kelancaran dan konsistensi dalam proses pemrosesan dokumen. Di sisi lain, hal ini membantu pimpinan instansi dan unit dalam mengelola proses konsultasi dan penanganan pekerjaan setiap pegawai negeri sipil dan pegawai negeri sipil ketika ditugaskan untuk memimpin penyelesaian.

Departemen sedang melaksanakan pembuatan arsip elektronik pada perangkat lunak manajemen dokumen dan berkas kerja untuk seluruh 216 komune, kelurahan, dan kota di provinsi ini dalam bentuk instruksi panduan. Unit ini juga telah menerbitkan dokumen panduan proses pembuatan arsip elektronik pada perangkat lunak berkas kerja dengan isi utama sebagai berikut: proses penyusunan dan penandatanganan dokumen elektronik; proses memasukkan daftar arsip instansi pada perangkat lunak manajemen dokumen dan berkas kerja; proses pembuatan arsip elektronik pada perangkat lunak manajemen dokumen dan berkas kerja. Pembuatan arsip elektronik memang cukup rumit, tetapi dalam proses membangun e-government dan pemerintahan digital, hal ini merupakan persyaratan yang tak terelakkan.

Bapak Mai Truong Sinh

Wakil Direktur Departemen Dalam Negeri

Phuc Quang - Mai Hoang

Sumber: https://baohatinh.vn/chinh-quyen/tao-lap-ho-so-dien-tu-nen-mong-xay-dung-chinh-quyen-so/255967.htm