Buat profil elektronik

Pembuatan berkas elektronik menggunakan perangkat lunak manajemen dokumen dan berkas kerja membantu Ha Tinh meningkatkan manajemen administrasi dan mendorong proses pembangunan pemerintahan elektronik (e-government).

Secara historis, dokumen kertas yang disahkan dengan tanda tangan dan stempel dari otoritas yang berwenang telah dianggap sah secara hukum dan digunakan untuk operasional, pengarahan, dan transaksi lembaga administrasi negara. Departemen Dalam Negeri juga telah menyarankan Komite Rakyat Provinsi untuk mengeluarkan berbagai arahan dan pedoman tentang pengelolaan dan pembuatan berkas kertas.

Namun, implementasi prosedur pelestarian dan pengarsipan dokumen tradisional di beberapa instansi dan unit masih belum sesuai dengan peraturan yang berlaku, seperti: dokumen tidak sepenuhnya diarsipkan, tetap tidak diproses, dan belum dikumpulkan, diorganisir, atau dinilai nilainya... Berdasarkan realitas ini, pada tahun 2021, provinsi Ha Tinh merintis inisiatif pembuatan arsip elektronik menggunakan perangkat lunak manajemen dokumen dan berkas kerja.

Pembuatan catatan elektronik akan mempermudah pekerjaan para pejabat dan pegawai negeri sipil dalam menangani prosedur administrasi.

Menurut Mai Truong Sinh, Wakil Direktur Departemen Dalam Negeri dan penggagas inisiatif tersebut: “Pembuatan berkas elektronik dan penyimpanan dokumen elektronik merupakan jenis sistem baru dengan banyak perbedaan dibandingkan dengan pembuatan berkas berbasis kertas tradisional. Dokumen dibuat pada perangkat elektronik atau didigitalisasi dari dokumen pada media penyimpanan lain. Dokumen digital dapat secara otomatis dibuat menjadi berkas dalam lingkungan jaringan berkat fungsi pembuatan berkas yang terintegrasi ke dalam sistem manajemen dokumen.”

Berdasarkan penilaian, Ha Tinh merupakan salah satu daerah terdepan dalam menerapkan pembuatan arsip elektronik dan digitalisasi dokumen elektronik; serta mengorganisir pemanfaatan dokumen untuk secara efektif melaksanakan pelayanan publik daring, baik sebagian maupun sepenuhnya.

Catatan dibuat secara online dengan proses yang lancar, sehingga menghemat penyimpanan kertas.

Pada tahun 2021, Provinsi Ha Tinh melakukan uji coba sistem ini di 6 unit tingkat provinsi (Kantor Komite Rakyat Provinsi, Departemen Dalam Negeri, Departemen Keuangan, Departemen Informasi dan Komunikasi, Departemen Sains dan Teknologi, dan Departemen Kehakiman) dan 3 unit tingkat distrik (Komite Rakyat Kota Ha Tinh, Distrik Cam Xuyen, dan Distrik Thach Ha), yang menghasilkan pembuatan 3.231 berkas elektronik.

Pada tahun 2022, pembuatan berkas elektronik pada perangkat lunak berkas kerja telah diimplementasikan di semua departemen dan instansi provinsi, serta Komite Rakyat di tingkat distrik, kota, dan kecamatan. Jumlah total berkas yang dibuat di unit dan daerah tersebut mencapai lebih dari 51.600, di mana lebih dari 13.000 telah selesai. Pada tahun 2023, Ha Tinh terus gencar mengimplementasikan pembuatan berkas elektronik pada perangkat lunak berkas kerja, dengan tujuan untuk memastikan bahwa 90% berkas kerja di tingkat provinsi, 80% di tingkat distrik, dan 30% di tingkat kecamatan (tidak termasuk berkas yang diklasifikasikan sebagai rahasia negara atau berisi dokumen kompleks) dapat dibuat.

Dalam praktiknya, pembuatan catatan elektronik telah terbukti menawarkan banyak manfaat bagi manajemen negara, mendorong reformasi administrasi, dan meningkatkan efisiensi pengelolaan dan pengarsipan dokumen.

Membuat catatan elektronik akan membantu mempercepat proses pencarian dan pemrosesan dokumen.

Ibu Ho Thi Niem, seorang spesialis di Departemen Reformasi Administrasi dan Pengarsipan Dokumen (Departemen Dalam Negeri), berbagi: “Sejak menerapkan pembuatan berkas elektronik pada perangkat lunak manajemen kerja, manfaat pertama adalah pengurangan signifikan jumlah penyimpanan berkas berbasis kertas yang digunakan sebelumnya. Lebih lanjut, ketika berkas dibuat secara daring, proses pencarian dan pengolahan informasi serta dokumen menjadi lebih cepat dan lebih nyaman. Pengeditan dokumen juga menjadi lebih sederhana dan cepat, karena tidak ada lagi waktu yang terbuang untuk berulang kali mencetak dokumen kertas untuk mendapatkan umpan balik dari berbagai departemen. Selain itu, berkas elektronik juga mengurangi risiko kehilangan dokumen, yang lebih mungkin terjadi pada berkas kertas.”

Manfaat lain dari pembuatan catatan elektronik pada perangkat lunak catatan kerja adalah bahwa ketika dokumen elektronik diedarkan, semua pegawai negeri dan pejabat dapat berpartisipasi dalam pemrosesan dan penyelesaian dokumen dalam sistem yang sama. Hal ini memastikan pemrosesan dokumen yang lancar dan konsisten. Di sisi lain, hal ini membantu pimpinan instansi dan unit untuk mengelola proses konsultasi dan penanganan pekerjaan setiap pegawai negeri dan pejabat ketika ditugaskan untuk memimpin suatu tugas.

Departemen tersebut sedang mengimplementasikan pembuatan berkas elektronik pada perangkat lunak manajemen dokumen dan berkas kerja untuk seluruh 216 kecamatan, desa, dan kota di provinsi tersebut melalui pendekatan pelatihan langsung. Unit tersebut juga telah menerbitkan dokumen yang memandu proses pembuatan berkas elektronik pada perangkat lunak manajemen berkas kerja, dengan isi utama meliputi: proses penyusunan dan penandatanganan dokumen elektronik; proses memasukkan katalog berkas instansi ke dalam perangkat lunak manajemen dokumen dan berkas kerja; dan proses pembuatan berkas elektronik pada perangkat lunak manajemen dokumen dan berkas kerja. Dapat dikatakan bahwa pembuatan berkas elektronik cukup kompleks, tetapi dalam proses membangun e-government dan pemerintahan digital, ini merupakan persyaratan penting.

Tuan Mai Truong Sinh

Wakil Direktur Departemen Dalam Negeri

Phuc Quang - Mai Hoang

Sumber: https://baohatinh.vn/chinh-quyen/tao-lap-ho-so-dien-tu-nen-mong-xay-dung-chinh-quyen-so/255967.htm