Innovazioni rivoluzionarie nell'elaborazione elettronica dei documenti.

Nel contesto della trasformazione digitale, ormai diventata un requisito essenziale della moderna amministrazione, la provincia di Lai Chau si sta distinguendo raggiungendo posizioni di rilievo...

Parlando con i giornalisti, il signor Pham Quang Cuong, vicedirettore del Dipartimento di Scienza e Tecnologia, ha dichiarato: "Il Dipartimento consiglia al Comitato Popolare Provinciale di attuare numerosi compiti e soluzioni chiave in conformità con lo spirito della Risoluzione n. 57-NQ/TW del Politburo sulle scoperte nello sviluppo scientifico e tecnologico, nell'innovazione e nella trasformazione digitale nazionale. Ciò include la consulenza sullo sviluppo di un'infrastruttura digitale sincronizzata, che garantisca una connettività senza interruzioni per agevolare l'elaborazione dei documenti online. Attualmente, la rete dedicata alla trasmissione dati è collegata al 100% dei dipartimenti e delle agenzie provinciali e a tutti i 38 comuni e distretti, garantendo l'elaborazione di documenti riservati e sistemi informativi condivisi. Il sistema operativo e di gestione documentale è interconnesso al 100% di tutti i livelli di governo, dipartimenti, agenzie e organizzazioni; è collegato all'asse nazionale di scambio di documenti con circa 9.800 account; e il tasso di scambio elettronico di documenti in tutta la provincia ha raggiunto il 100%." Nell'intera provincia sono stati rilasciati 13.367 certificati digitali a individui e organizzazioni di enti statali provinciali, tra cui: dispositivi token, SIM-PKI e soluzioni centralizzate di firma digitale.

Il Dipartimento di Scienza e Tecnologia ha affrontato le carenze nelle infrastrutture informatiche e nelle reti LAN; ha coordinato l'orientamento, la formazione e il supporto per le agenzie e le unità nel processo di sfruttamento e utilizzo dei sistemi digitali per garantire un'elaborazione del lavoro fluida, sicura ed efficiente sulle piattaforme di e-commerce.

Nell'attuazione della Risoluzione n. 57-NQ/TW, i comuni e i distretti della zona hanno implementato proattivamente numerose soluzioni per migliorare le competenze digitali dei quadri e dei dipendenti pubblici, prestando particolare attenzione agli investimenti in infrastrutture e connessioni internet, e rendendo gradualmente l'elaborazione dei documenti su piattaforme di e-commerce una pratica abituale nelle attività operative quotidiane.

Attualmente, il Comitato Popolare del Comune di Than Uyên gestisce online il 100% dei documenti in entrata e in uscita, ad eccezione di quelli riservati. Per garantire l'efficienza, il Comune ha incaricato i propri funzionari e il personale di seguire scrupolosamente le procedure per la ricezione, l'assegnazione, la consulenza, la presentazione per la firma, la firma digitale e l'emissione dei documenti tramite il sistema operativo e di gestione documentale. Parallelamente, viene utilizzato un software di gestione dell'avanzamento del lavoro basato su KPI (indicatori chiave di prestazione) per monitorare i progressi e la qualità delle attività svolte da ciascun dipartimento, ufficio e funzionario. Ciò consente un tempestivo incentivo e una maggiore responsabilità nella gestione del lavoro, contribuendo a una leadership e a una gestione più accurate, efficaci e trasparenti all'interno del Comune e promuovendo gradualmente un ambiente di lavoro digitale.

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Secondo il compagno Le Hoang Dung, responsabile del Dipartimento Cultura e Affari Sociali del Comune di Thu Lum, dopo l'implementazione del modello di governo locale a due livelli, il numero di documenti in entrata e in uscita dal dipartimento è aumentato significativamente. In media, il dipartimento riceve circa 40-50 documenti al giorno attraverso il sistema di gestione documentale e altri canali operativi; di questi, circa 25-30 sono direttamente correlati alle funzioni e ai compiti che richiedono ricerca e consulenza. Per garantire l'elaborazione tempestiva dei documenti, l'unità incarica i funzionari responsabili della gestione documentale di accedere regolarmente al sistema di gestione documentale, ricevere, aggiornare e inoltrare immediatamente i documenti alla dirigenza del dipartimento per l'elaborazione e l'assegnazione ai funzionari per consulenza e attuazione, concentrandosi su quattro aspetti "chiari" (persona responsabile chiara, contenuto del lavoro chiaro, scadenza chiara per il completamento e risultato atteso chiaro).

Oltre ad adottare sistemi elettronici di gestione documentale, molti dipartimenti, agenzie ed enti locali della provincia stanno sfruttando attivamente piattaforme digitali come Google Calendar e Google Sheets per gestire gli orari di lavoro, monitorare l'avanzamento dei compiti, facilitare l'assegnazione dei progetti, inviare promemoria e risolvere eventuali difficoltà durante lo svolgimento delle attività.

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Essere tra le migliori province a livello nazionale in termini di velocità di elaborazione dei documenti online non è solo un risultato positivo nel processo di trasformazione digitale di Lai Chau, ma anche una spinta per la provincia a continuare a migliorare la qualità della governance in futuro. Ciò non solo conferma la posizione di Lai Chau come una delle località leader nella trasformazione digitale nella regione montuosa settentrionale, ma mira anche a un'amministrazione moderna e trasparente che serva i cittadini e le imprese in modo più efficace.

Fonte: https://baolaichau.vn/khoa-hoc-cong-nghe/but-pha-trong-xu-ly-van-ban-dien-tu-1321951