Transformasi digital sumber manusia: 'Bottleneck' tiada dalam perisian

Walaupun transformasi digital dianggap sebagai kunci untuk meningkatkan kecekapan pengurusan, banyak perniagaan Vietnam masih bergelut antara perisian dan kertas kerja, antara data dan tabiat lama. Teknologi dilaburkan tetapi tidak membebaskan tenaga kerja, malah menimbulkan lebih banyak tekanan kepada jabatan sumber manusia (HR).

Perniagaan perlu mengambil ramai pekerja pada bulan-bulan terakhir tahun ini.

Teknologi belum mencapai perniagaan lagi

Transformasi digital dalam sumber manusia telah disebut sebagai trend yang tidak dapat dielakkan selama bertahun-tahun, tetapi apabila dilaksanakan secara praktikal, ia menghadapi banyak halangan. Di banyak syarikat, perisian pengurusan sumber manusia dibeli, sistem data disediakan, tetapi proses kerja lama tetap sama, menyebabkan kerja bukan sahaja tidak berkurangan tetapi juga berganda.

Di sebuah syarikat pengkhususan dalam pembuatan alat ganti kereta di Zon Pemprosesan Eksport Tan Thuan (Bandar Ho Chi Minh ), Cik Minh Thy, pengurus sumber manusia syarikat itu, berkata bahawa syarikat itu telah mempunyai perisian HRM selama tiga tahun, tetapi semua rekod masih perlu disimpan secara selari di atas kertas. Setiap bulan, jabatan HR perlu memproses berpuluh-puluh rekod perletakan jawatan, pengambilan baru, penilaian percubaan, ketepatan masa, faedah, dan lain-lain, tetapi data yang dimasukkan pada perisian hanya untuk "perbandingan", dan keputusan muktamad masih berdasarkan kertas.

"Dulu, melakukannya secara manual adalah sukar, tetapi sekarang dengan perisian, kami masih perlu melakukannya secara manual kerana kami takut melakukan kesilapan. Jadi ia adalah dua kali lebih sukar," tambah Cik Minh Thy.

Di Hanwan Company Limited di Tan Binh Ward, Cik Nguyen Ha, seorang pekerja HR syarikat ini, berkata bahawa perniagaan itu ingin mendigitalkan tetapi untuk menjimatkan kos, mereka memilih perisian murah dengan fungsi terhad, tidak disambungkan kepada sistem jaga masa dan daftar gaji, menyebabkan pekerja terpaksa memasukkan data secara manual dua kali.

Selain itu, pemimpin syarikat masih terbiasa mengurus berdasarkan perasaan, "suka melihat muka untuk menugaskan kerja", jadi laporan teknologi hanya formaliti. "Bos masih percaya pada kertas kerja lebih daripada perisian, jadi sistem digital hanya untuk pembentangan," kongsi Cik Ha.

Pekerja masih perlu mengisytiharkan di atas kertas semasa menjalankan prosedur pentadbiran awam.

Begitu juga, Encik Nguyen Trong Dai, Pengarah Sumber Manusia Dai Thanh Paper Company, berkata apabila melakukan transformasi secara digital, perniagaan menghadapi kesukaran dalam merekrut kakitangan berpengalaman. Walaupun profil di rangkaian sosial dan platform pengambilan adalah banyak, maklumat itu tidak sahih.

"Ramai orang mempunyai profil yang sangat baik dan gelaran yang mengagumkan, tetapi apabila mereka mula bekerja, kapasiti sebenar mereka hanya kira-kira 40%. Ia juga sukar untuk mengesahkan tempat kerja mereka sebelum ini kerana syarikat sering tidak berkongsi data kakitangan antara satu sama lain," tambah Encik Trong Dai.

Menurut laporan oleh ABeam Consulting, walaupun 68% daripada perusahaan Vietnam merancang untuk melabur dalam sistem pengurusan sumber manusia (HRIS), kebanyakan mereka masih menguruskan menggunakan Excel, dengan data yang berselerak dan tiada sambungan. Ini menjadikan teknologi tidak memainkan peranan sokongan tetapi menjadi beban. Kisah-kisah ini menunjukkan bahawa masalah terbesar bukanlah kekurangan teknologi tetapi hakikat bahawa orang ramai tidak mengubah cara mereka bekerja, proses tidak disusun semula, data tidak diseragamkan dan pemimpin belum memperkasakan sistem pengendalian digital sepenuhnya.

Ubah minda anda untuk berkhidmat kepada orang ramai

Isu transformasi digital dalam pengurusan sumber manusia perlu dilihat dari sudut strategik. Menurut laporan Bank Dunia, 63% perniagaan Asia Tenggara menghadapi kesukaran untuk merekrut kakitangan dengan kemahiran yang betul. Seiring dengan itu, kadar lompat kerja di Vietnam kekal pada 20-25% setahun, tertinggi di kalangan kakitangan muda. Ini menunjukkan bahawa mengekalkan orang bukan sahaja mengenai gaji atau faedah, tetapi juga mengenai persekitaran kerja, budaya dan mekanisme pembangunan kerjaya.

Untuk menyelesaikan masalah mengaplikasikan teknologi digital dalam pengurusan sumber manusia, Cik Van Hoang, wakil ABeam Consulting, turut mencadangkan agar perniagaan boleh menggunakan model Portfolio HR. Ini adalah model yang menganggap orang sebagai aset pelaburan. Daripada hanya menyimpan rekod dan menilai KPI, perniagaan hanya perlu membina sistem data pusat mengenai kemahiran, kapasiti, kos latihan dan perancangan penggantian. Ini bukan perisian tetapi satu cara untuk menyusun semula pemikiran pengurusan sumber manusia.

Sehubungan itu, beberapa organisasi di Vietnam juga telah menunjukkan keberkesanan apabila menggunakan model ini. Sebagai contoh, Techcombank menggunakan data sumber manusia untuk meramalkan keperluan kapasiti, dengan itu merancang penggantian secara sistematik dan mengurangkan kadar pusing ganti pekerja muda sebanyak 30%. Syarikat JUKI Vietnam menggunakan program "Smart Factory HR", menyeragamkan data 5,000 pekerja dalam masa nyata dengan sistem SAP SuccessFactors, membantu mengurangkan ralat dan meningkatkan ketelusan dalam penilaian...

Menggunakan teknologi digital membantu mengurangkan beban kerja dan meningkatkan keupayaan pengurusan.

"Masa depan HR terletak pada hubungan antara orang - data - strategi. Orang HR bukan lagi hanya pengendali fail, tetapi pemimpin perubahan, menggunakan data untuk meramalkan keperluan sumber manusia dan membangunkan pasukan," tambah Cik Hoang Van.

Dari perspektif pengurusan negeri, Profesor Madya Dr. Tran Van Minh, pakar pentadbiran awam, Akademi Pentadbiran Awam Kebangsaan, percaya bahawa transformasi digital hanya berkesan apabila disertai dengan pembaharuan proses. Jika hanya perisian yang ditambahkan pada proses lama, ia tidak berbeza dengan memandu kereta di jalan desa. Sebelum mendigitalkan, adalah perlu untuk menyeragamkan proses, mentakrifkan dengan jelas tanggungjawab, melatih pengguna dan terutamanya mewujudkan kepercayaan terhadap data. Teknologi hanyalah satu cara, manusia adalah penggerak. Untuk mengubah secara digital secara berkesan, perniagaan harus menjalankan transformasi digital secara berperingkat, menguji dalam satu jabatan, kemudian berkembang berdasarkan maklum balas dan pelarasan praktikal dan bukannya melaksanakan secara besar-besaran.

Menurut Persatuan Perniagaan Bandar Ho Chi Minh, selepas penggabungan sempadan pentadbiran, banyak fail pendaftaran perniagaan dan tanah telah ditangguhkan kerana perisian pentadbiran awam yang rosak, kakitangan yang nipis dan operasi yang tidak disegerakkan. Kadar fail lewat adalah sehingga 41%, menunjukkan bahawa walaupun sektor awam, di mana transformasi digital sangat diutamakan, tidak dapat lari daripada situasi "perisian tanpa orang".

Oleh itu, transformasi digital dalam pengurusan sumber manusia bukanlah kisah perisian yang kuat atau lemah, tetapi kisah penyusunan semula cara perniagaan mengurus orang. Teknologi hanya benar-benar berharga apabila ia membantu mengurangkan beban, meningkatkan produktiviti dan mewujudkan persekitaran kerja yang telus, bukannya menjadikan segala-galanya lebih rumit. Untuk berjaya mengubah secara digital, perkara pertama yang perlu diubah ialah minda dan kepercayaan terhadap data.

Sumber: https://baotintuc.vn/van-de-quan-tam/chuyen-doi-so-nhan-su-nut-that-khong-nam-o-phan-mem-20251105163024460.htm