Cipta profil elektronik

Mencipta fail elektronik menggunakan perisian pengurusan dokumen dan fail kerja membantu Ha Tinh menambah baik pengurusan pentadbiran dan menggalakkan proses membina kerajaan-e.

Dari segi sejarah, dokumen kertas yang disahkan dengan tandatangan dan meterai pihak berkuasa yang berwibawa telah dianggap sah di sisi undang-undang dan digunakan untuk operasi, arahan dan transaksi agensi pentadbiran negeri. Jabatan Hal Ehwal Dalam Negeri juga telah menasihati Jawatankuasa Rakyat Wilayah untuk mengeluarkan pelbagai arahan dan garis panduan mengenai pengurusan dan penciptaan fail kertas.

Walau bagaimanapun, pelaksanaan prosedur pemeliharaan dan pengarkiban dokumen tradisional di sesetengah agensi dan unit masih tidak mematuhi peraturan semasa, seperti: dokumen tidak difailkan sepenuhnya, masih belum diproses dan belum dikumpulkan, disusun atau dinilai nilainya... Berdasarkan realiti ini, pada tahun 2021, wilayah Ha Tinh telah merintis inisiatif mencipta fail elektronik menggunakan perisian pengurusan dokumen dan fail kerja.

Mewujudkan rekod elektronik akan memudahkan kerja pegawai dan penjawat awam dalam mengendalikan prosedur pentadbiran.

Menurut Mai Truong Sinh, Timbalan Pengarah Jabatan Hal Ehwal Dalam Negeri dan pengarang inisiatif tersebut: “Mencipta fail elektronik dan menyimpan dokumen elektronik merupakan sejenis sistem baharu dengan banyak perbezaan berbanding penciptaan fail berasaskan kertas tradisional. Dokumen dicipta pada peranti elektronik atau didigitalkan daripada dokumen pada media storan lain. Dokumen digital boleh dicipta secara automatik ke dalam fail dalam persekitaran rangkaian hasil daripada fungsi penciptaan fail yang disepadukan ke dalam sistem pengurusan dokumen.”

Menurut penilaian, Ha Tinh merupakan salah satu lokasi terkemuka dalam melaksanakan penciptaan rekod elektronik dan pendigitalan dokumen elektronik; menganjurkan eksploitasi dokumen untuk melaksanakan perkhidmatan awam dalam talian secara berkesan, baik sebahagian mahupun sepenuhnya.

Rekod dicipta dalam talian dengan proses yang lancar, menjimatkan storan kertas.

Pada tahun 2021, wilayah Ha Tinh telah menjalankan sistem rintis ini di 6 unit peringkat wilayah (Pejabat Jawatankuasa Rakyat Wilayah, Jabatan Hal Ehwal Dalam Negeri, Jabatan Kewangan, Jabatan Penerangan dan Komunikasi, Jabatan Sains dan Teknologi, dan Jabatan Kehakiman) dan 3 unit peringkat daerah (Jawatankuasa Rakyat Bandar Ha Tinh, Daerah Cam Xuyen, dan Daerah Thach Ha), yang menghasilkan penciptaan 3,231 fail elektronik.

Menjelang tahun 2022, penciptaan fail elektronik pada perisian fail kerja telah dilaksanakan di semua jabatan dan agensi wilayah, serta Jawatankuasa Rakyat daerah, bandar dan pekan. Jumlah fail yang dicipta di unit dan lokaliti ini adalah lebih 51,600, di mana lebih 13,000 telah disiapkan. Pada tahun 2023, Ha Tinh terus melaksanakan penciptaan fail elektronik pada perisian fail kerja dengan giat, bertujuan untuk memastikan 90% fail kerja di peringkat wilayah, 80% di peringkat daerah dan 30% di peringkat komun (tidak termasuk fail yang diklasifikasikan sebagai rahsia negara atau mengandungi dokumen kompleks) dicipta.

Dalam praktiknya, penciptaan rekod elektronik telah terbukti menawarkan pelbagai manfaat kepada pengurusan negeri, menggalakkan pembaharuan pentadbiran dan meningkatkan kecekapan pengurusan dan pengarkiban dokumen.

Penciptaan rekod elektronik akan membantu mempercepatkan proses pencarian dan pemprosesan dokumen.

Cik Ho Thi Niem, pakar dalam Jabatan Pembaharuan Pentadbiran dan Pengarkiban Dokumen (Jabatan Hal Ehwal Dalam Negeri), berkongsi: “Sejak pelaksanaan penciptaan fail elektronik pada perisian pengurusan kerja, manfaat pertama ialah pengurangan ketara dalam jumlah storan fail berasaskan kertas yang digunakan sebelum ini. Tambahan pula, apabila fail dicipta dalam talian, proses mencari dan memproses maklumat dan dokumen menjadi lebih pantas dan mudah. ​​Pengeditan dokumen juga menjadi lebih mudah dan pantas, kerana tiada lagi masa yang terbuang untuk mencetak dokumen kertas berulang kali untuk mendapatkan maklum balas daripada pelbagai jabatan. Di samping itu, fail elektronik juga mengurangkan risiko kehilangan dokumen, yang lebih berkemungkinan berlaku dengan fail kertas.”

Satu lagi manfaat mencipta rekod elektronik pada perisian rekod kerja ialah apabila dokumen elektronik diedarkan, semua penjawat awam dan pegawai boleh mengambil bahagian dalam pemprosesan dan penyelesaian dokumen dalam sistem yang sama. Ini memastikan pemprosesan dokumen yang lancar dan konsisten. Sebaliknya, ia membantu pemimpin agensi dan unit mengurus proses nasihat dan pengendalian kerja setiap penjawat awam dan pegawai apabila ditugaskan untuk memimpin sesuatu tugas.

Jabatan ini sedang melaksanakan penciptaan fail elektronik pada perisian pengurusan dokumen dan fail kerja untuk semua 216 komune, wad dan bandar di wilayah ini melalui pendekatan latihan amali. Unit ini juga telah mengeluarkan dokumen yang membimbing proses penciptaan fail elektronik pada perisian pengurusan fail kerja, dengan kandungan utama termasuk: proses penggubalan dan penandatanganan dokumen elektronik; proses memasukkan katalog fail agensi ke dalam perisian pengurusan dokumen dan fail kerja; dan proses penciptaan fail elektronik pada perisian pengurusan dokumen dan fail kerja. Boleh dikatakan bahawa penciptaan fail elektronik agak kompleks, tetapi dalam proses membina kerajaan elektronik dan kerajaan digital, ini merupakan keperluan penting.

Encik Mai Truong Sinh

Timbalan Pengarah Jabatan Hal Ehwal Dalam Negeri

Phuc Quang - Mai Hoang

Sumber: https://baohatinh.vn/chinh-quyen/tao-lap-ho-so-dien-tu-nen-mong-xay-dung-chinh-quyen-so/255967.htm