Buat profil elektronik

Mencipta rekod elektronik pada dokumen dan perisian pengurusan rekod kerja membantu Ha Tinh menambah baik aktiviti pengurusan pentadbiran dan menggalakkan proses pembinaan e-kerajaan.

Sehingga kini, dokumen kertas dan kertas yang disahkan dengan tandatangan dan meterai pihak berkuasa yang berwibawa telah memastikan kesahihannya dan telah digunakan untuk pengurusan, arahan dan urus niaga agensi pentadbiran Negeri. Jabatan Hal Ehwal Dalam Negeri juga telah menasihati Jawatankuasa Rakyat Wilayah untuk mengeluarkan banyak dokumen yang mengarahkan dan membimbing pengurusan dan penciptaan rekod kertas.

Bagaimanapun, pelaksanaan prosedur pemeliharaan dan pengarkiban tradisional di beberapa agensi dan unit masih belum dipastikan mengikut peraturan semasa seperti: dokumen belum direkodkan sepenuhnya, masih tertunggak, belum dikumpul, disunting dan dinilai... Daripada realiti itu, pada tahun 2021, Ha Tinh telah merintis inisiatif mencipta rekod elektronik pada perisian pengurusan dokumen dan rekod kerja.

Mewujudkan rekod elektronik akan memudahkan pegawai dan penjawat awam dalam mengendalikan prosedur pentadbiran.

Timbalan Pengarah Jabatan Hal Ehwal Dalam Negeri Mai Truong Sinh - pengarang inisiatif itu berkata: "Mencipta rekod elektronik dan menyimpan dokumen elektronik adalah jenis baharu, dengan banyak perbezaan berbanding rekod kertas tradisional. Dokumen dicipta pada peranti elektronik atau didigitalkan daripada dokumen pada pembawa maklumat lain. Dokumen digital boleh dibuat secara automatik menjadi rekod dalam persekitaran rangkaian". Terima kasih kepada fungsi pengurusan dokumen yang disepadukan dalam sistem pengurusan rekod.

Menurut penilaian itu, Ha Tinh adalah salah satu lokaliti terkemuka dalam melaksanakan rekod elektronik dan mendigitalkan dokumen elektronik; menganjurkan eksploitasi dokumen untuk menggunakan perkhidmatan awam dalam talian secara berkesan sebahagian dan sepenuhnya.

Rekod dibuat dalam talian dengan proses yang lancar, menjimatkan penyimpanan kertas.

Pada tahun 2021, Ha Tinh merintis program ini dalam 6 unit di peringkat wilayah (Pejabat Jawatankuasa Rakyat Wilayah, Jabatan Hal Ehwal Dalam Negeri, Jabatan Kewangan, Jabatan Penerangan dan Komunikasi, Jabatan Sains dan Teknologi, Jabatan Kehakiman) dan 3 unit di peringkat daerah (Jawatankuasa Rakyat Bandar Ha Tinh, Daerah Cam Xuyen, Daerah Thach Ha 3, keputusan mencipta rekod elektronik 2 Thach Ha).

Menjelang 2022, penciptaan rekod elektronik mengenai perisian rekod kerja akan digunakan di semua jabatan wilayah, cawangan dan Jawatankuasa Rakyat daerah, bandar dan pekan. Jumlah rekod yang dibuat di unit dan lokaliti adalah lebih 51,600, yang mana jumlah rekod lengkap akan mencecah lebih 13,000. Pada tahun 2023, Ha Tinh akan terus melaksanakan dengan kuat penciptaan rekod elektronik pada perisian rekod kerja, bertujuan untuk memastikan 90% rekod kerja di peringkat wilayah, 80% rekod kerja di peringkat daerah, 30% rekod kerja di peringkat komune (kecuali rekod kerja dalam skop rahsia negara... rekod dengan dokumen yang kompleks.

Dalam amalan, penciptaan rekod elektronik telah membawa banyak faedah kepada pengurusan Negeri, menggalakkan pembaharuan pentadbiran dan meningkatkan kecekapan kerja dokumen dan arkib.

Dengan rekod elektronik yang dicipta, proses pencarian dan pemprosesan dokumen akan berlaku dengan cepat.

Cik Ho Thi Niem - pakar Jabatan Pembaharuan Pentadbiran dan Arkib Dokumen (Jabatan Dalam Negeri) berkongsi: "Sejak melaksanakan penciptaan rekod elektronik pada perisian pengurusan kerja, faedah pertama ialah ia telah banyak mengurangkan penyimpanan rekod kertas seperti sebelum ini. Lebih-lebih lagi, apabila rekod dicipta pada persekitaran rangkaian, proses mencari dan memproses maklumat teks juga tidak memerlukan masa yang lebih lama, dan proses pengeditan dokumen menjadi cepat dan mudah. untuk mencetak dan mencetak semula dokumen kertas berkali-kali untuk meminta pendapat daripada jabatan dan pejabat seperti sebelum ini, rekod elektronik juga mengehadkan kehilangan dokumen, yang boleh berlaku dengan rekod kertas”.

Satu lagi faedah mencipta rekod elektronik pada perisian rekod kerja ialah apabila mengedarkan dokumen elektronik, semua penjawat awam dan kakitangan awam boleh mengambil bahagian dalam proses pemprosesan dan penyelesaian dokumen dalam sistem yang sama. Ini memastikan kelancaran dan konsistensi dalam proses pemprosesan dokumen. Sebaliknya, ia membantu pemimpin agensi dan unit menguruskan proses perundingan dan pengendalian kerja setiap penjawat awam dan kakitangan awam apabila ditugaskan untuk mempengerusikan resolusi tersebut.

Jabatan sedang melaksanakan penciptaan rekod elektronik pada dokumen dan perisian pengurusan rekod kerja untuk semua 216 komune, wad dan pekan di wilayah dalam bentuk arahan pegangan tangan. Unit ini juga telah mengeluarkan dokumen panduan proses mencipta rekod elektronik pada perisian rekod kerja dengan kandungan utama seperti: proses merangka dan menandatangani dokumen elektronik; proses memasukkan senarai rekod agensi pada dokumen dan perisian pengurusan rekod kerja; proses mencipta rekod elektronik pada dokumen dan perisian pengurusan rekod kerja. Boleh dikatakan membuat rekod elektronik agak rumit, tetapi dalam proses membina kerajaan elektronik dan kerajaan digital, ini adalah satu keperluan yang tidak dapat dielakkan.

Encik Mai Truong Sinh

Timbalan Pengarah Jabatan Dalam Negeri

Phuc Quang - Mai Hoang

Sumber: https://baohatinh.vn/chinh-quyen/tao-lap-ho-so-dien-tu-nen-mong-xay-dung-chinh-quyen-so/255967.htm