Hervorming mogelijk gemaakt door AI

Medewerkers van het openbaar administratief servicecentrum van de gemeente Hong Phong begeleiden inwoners bij het uitvoeren van online administratieve procedures via hun smartphones.

Kunstmatige intelligentie (AI) wordt momenteel toegepast in vele sectoren en vakgebieden en omvat alle aspecten van het maatschappelijk leven. Met name de integratie van AI in administratieve processen wordt beschouwd als een doorbraak die gericht is op het verminderen van bureaucratie, het verkorten van verwerkingstijden en het waarborgen van nauwkeurigheid en transparantie.

Op 28 september 2021 heeft het Permanent Comité van het Provinciaal Partijcomité Resolutie nr. 49 aangenomen over de digitale transformatie van de provincie Lang Son tot 2025, met een visie tot 2030. Deze resolutie stelt als doel dat tegen 2025 100% van de overheidsinstanties beschikt over een gecentraliseerd, geïntegreerd platform voor data-analyse en -verwerking, waarbij AI wordt toegepast om de bedrijfsvoering te optimaliseren; en dat 100% van de burgers en bedrijven wordt ondersteund door virtuele assistenten bij het uitvoeren van administratieve procedures en het gebruik van de online overheidsdiensten van de provincie.

Om te voorzien in de behoeften van burgers en bedrijven, is sinds eind 2021 een platform voor virtuele assistenten (chatbots) in gebruik genomen dat burgers en bedrijven ondersteunt bij het uitvoeren van administratieve procedures in de provincie. Wanneer burgers vragen hebben tijdens het afhandelen van administratieve procedures, kunnen ze deze altijd en overal stellen, waarna de virtuele assistent direct antwoord geeft. Daarom heeft het Provinciaal Volkscomité jaarlijks de agentschappen en afdelingen verzocht hun personeel in de "one-stop" servicecentra te instrueren om burgers regelmatig te begeleiden bij het gebruik van de virtuele assistent voor het zoeken naar en beantwoorden van vragen met betrekking tot de uitvoering van administratieve procedures. Sinds de ingebruikname heeft de virtuele assistent al meer dan 500.000 vragen beantwoord met een nauwkeurigheidspercentage van maar liefst 98%.

Mensen voeren administratieve procedures uit in het openbaar administratief servicecentrum van de gemeente Bac Son.

De heer Trinh Minh Tuan, vice-secretaris van het partijcomité en voorzitter van het volkscomité van de gemeente Bac Son, zei: "Dankzij de 24/7-functionaliteit heeft het virtuele assistentenplatform mensen aanzienlijk tijd en moeite bespaard bij het uitvoeren van procedures. De toepassing van AI in de administratieve hervorming heeft ervoor gezorgd dat het digitale overheidsmodel van de gemeente Bac Son vanaf het begin duidelijke resultaten heeft laten zien. Dankzij de integratie van AI en chatbots in de software voor het ontvangen en verwerken van documenten wordt meer dan 95% van de administratieve procedures correct en vóór de deadline afgehandeld. Bovendien wordt AI ook gebruikt om gegevens over feedback en suggesties van burgers te analyseren, waardoor het gemeentebestuur snel inzicht krijgt in hun gedachten en wensen en het beleid daarop kan aanpassen."

De toepassing van AI in administratieve hervormingen neemt steeds meer toe en toont duidelijke effectiviteit aan. Het helpt burgers niet alleen bij het snel zoeken naar informatie en het afhandelen van administratieve procedures, maar vermindert ook de werkdruk voor ambtenaren, overheidsmedewerkers en andere werknemers aanzienlijk, met name op gemeentelijk niveau, waar vaak grote hoeveelheden documenten en papierwerk worden verwerkt. Daarom heeft het Ministerie van Wetenschap en Technologie trainingen en begeleiding georganiseerd en gecoördineerd voor deze beroepsgroep, zodat zij AI-geïntegreerde software kunnen leren gebruiken. Alleen al sinds begin 2025 heeft het Ministerie van Wetenschap en Technologie 26 trainingen over de toepassing van AI in administratieve hervormingen georganiseerd en gecoördineerd, in een hybride vorm (fysiek en online), waaraan 8.665 ambtenaren, overheidsmedewerkers, werknemers, leden van gemeentelijke digitale technologieteams en niet-gespecialiseerd personeel hebben deelgenomen. Tijdens de trainingen werden deelnemers begeleid bij het toepassen van AI voor het zoeken en classificeren van gegevens, het opstellen van documenten, het samenstellen van rapporten, het ondersteunen van administratieve procedures en het leveren van online publieke diensten, wat bijdraagt aan de verbetering van de kwaliteit van het werk.

Mevrouw Hoang Thu Huyen, ambtenaar bij de afdeling Cultuur en Sociale Zaken van de gemeente Hoang Van Thu, vertelde: "Momenteel verwerken we een grote hoeveelheid documenten in de systemen van de provinciale en centrale overheid, waardoor de werkdruk erg hoog is. Dankzij trainingen die ik heb gevolgd, heb ik AI in mijn werk kunnen toepassen, wat heeft geleid tot een hogere efficiëntie in vergelijking met de handmatige methoden van voorheen. Bijvoorbeeld, bij het samenstellen van rapporten biedt het gebruik van AI-tools een documentstructuur, waardoor ik het rapport sneller en nauwkeuriger kan voltooien."

Dankzij de resolute sturing van het Provinciaal Volkscomité, de proactieve inspanningen van agentschappen en afdelingen, en de innovatiedrang van het personeel en de ambtenaren, wordt kunstmatige intelligentie (AI) een krachtige drijvende kracht achter bestuurlijke hervormingen. AI draagt bij aan de opbouw van een digitale overheid die de burgers op een steeds professionelere, transparantere en efficiëntere manier van dienst is.

Bron: https://baolangson.vn/dong-luc-thuc-day-cai-cach-hanh-chinh-5062710.html