Door het knelpunt op het gebied van personeel weg te nemen, kunnen de lokale overheden betere diensten leveren.

In een lokaal bestuursstelsel met twee bestuurslagen kampen veel gemeenten met een overweldigende werkdruk, met taken op het gebied van economie, cultuur en maatschappij, stadsplanning, sociale voorzieningen en administratieve procedures. Dit leidt tot een overbelasting van ambtenaren en overheidsmedewerkers. Gezien deze situatie zijn er diverse suggesties gedaan om het personeelstekort aan te pakken, het personeelsbestand te vergroten en de macht op een passende manier te decentraliseren, zodat lokale overheden de bevolking effectiever van dienst kunnen zijn.

Overwerk

Na ruim een ​​maand in bedrijf te zijn geweest, is het openbare administratieve servicecentrum van de wijk Go Vap in Ho Chi Minh-stad een drukte van jewelste. Mensen komen er administratieve procedures afhandelen. Ambtenaren en functionarissen aan de 15 balies zijn constant in de weer met het begeleiden, aannemen, verwerken en teruggeven van documenten aan het publiek. Dit centrum huisvest ook een filiaal van het kadaster, waardoor er dagelijks 600 tot 800 documenten van verschillende soorten binnenkomen. De grote werkdruk legt een aanzienlijke druk op het personeel.

De heer Nguyen Chi Thanh, adjunct-directeur van het openbaar administratief servicecentrum van de wijk Go Vap, zei dat ambtenaren door de hoge werkdruk vrijwel geen tijd hebben voor een lunchpauze en soms tot 20.00 uur doorwerken. Volgens de heer Thanh komen er dagelijks veel mensen langs om administratieve procedures af te handelen, soms zelfs nog om 12.00 uur, waardoor de wijkambtenaren de diensten moeten verdelen om lunchpauzes te kunnen nemen. 's Avonds maakt het team van ambtenaren gebruik van de overuren om de documenten die die dag zijn ontvangen en verwerkt te digitaliseren en te ordenen, omdat ambtenaren zich tijdens de reguliere werktijden richten op het begeleiden en verwerken van documenten voor het publiek.

Burgers dienen administratieve documenten in bij het openbaar administratief servicecentrum van de wijk Go Vap in Ho Chi Minh-stad. Foto: NGO BINH

Ook het openbaar administratief servicecentrum van de wijk Hoa Hung in Ho Chi Minh-stad ontving in juli bijna 2.700 aanvragen voor administratieve procedures, voornamelijk voor gecertificeerde kopieën – goed voor meer dan 60%. Naast de druk die het grote aantal aanvragen met zich meebrengt, maakt het feit dat het openbaar administratief servicecentrum en het hoofdkantoor van het wijkcomité op twee verschillende locaties gevestigd zijn, de operationele procedures lastig, met name voor aanvragen die de handtekening van de voorzitter of vicevoorzitter van het wijkcomité vereisen.

"Het Permanent Comité van het Volkscomité moet nog steeds heen en weer pendelen om documenten te ondertekenen, terwijl het Centrum voor Openbare Administratieve Diensten weliswaar een eigen zegel, een eigen rekening en een plaatsvervangend directeur heeft, maar nog niet de bevoegdheid heeft gekregen om certificaten te ondertekenen," aldus een leider van het Volkscomité van de wijk Hoa Hung.

Niet alleen in de wijken Go Vap en Hoa Hung, maar ook in veel andere plaatsen blijven de werkdruk en tekortkomingen na de herstructurering van het bestuursapparaat aanhouden. In de wijk Binh Tan verklaarde de voorzitter van het Volkscomité dat de taken soepel en efficiënt zijn afgehandeld. Om de snelheid en kwaliteit van het werk te verbeteren en ambtenaren in de verschillende afdelingen de mogelijkheid te geven tijd te besteden aan onderzoek en het voorstellen van innovatieve initiatieven en oplossingen, heeft de gemeente echter dringend behoefte aan een plaatsvervangend afdelingshoofd per afdeling.

Voorheen telde het districtsniveau tot wel twaalf gespecialiseerde afdelingen, maar nu zijn er op wijkniveau nog maar drie: het Bureau van de Volksraad - Volkscomité, de Afdeling Cultuur en Sociale Zaken en de Afdeling Stedelijke Economie en Infrastructuur. Elke afdeling heeft echter momenteel slechts één plaatsvervanger. Onder de enorme werkdruk kan één persoon niet alles aan. Het probleem is niet alleen een tekort aan personeel, maar ook een gebrek aan adequate bevoegdheidsdelegatie om de proactieve houding en flexibiliteit van het lokale bestuursapparaat te vergroten.

De personeelsbezetting en organisatiestructuur moeten afgestemd zijn op de lokale omstandigheden.

Volgens het Departement van Binnenlandse Zaken van Ho Chi Minh-stad neemt de werklast, onder de huidige regelgeving betreffende de functies en taken van gespecialiseerde afdelingen op gemeentelijk niveau, zowel in omvang als in diepte toe. Deze werklast omvat nu vele gebieden zoals economie, cultuur, maatschappij, stadsbeheer, natuurlijke hulpbronnen en milieu, sociale welvaart en de afhandeling van administratieve procedures voor burgers en bedrijven. Dit vereist van ambtenaren uitgebreide vakkennis, veelzijdige vaardigheden en het vermogen om flexibel met situaties om te gaan.

Met de huidige personeelsbezetting van gespecialiseerde afdelingen op gemeentelijk niveau is elke ambtenaar gemiddeld verantwoordelijk voor 4 tot 9 specifieke taken, elk met talrijke gedetailleerde en grootschalige verantwoordelijkheden. Dit leidt tot problemen bij de uitvoering van taken, zoals een te hoge werkdruk, beperkingen in het waarborgen van kwaliteit en voortgang, een tekort aan reservemiddelen en beperkingen in management-, administratie- en advieswerk.

Daarom adviseert het Departement van Binnenlandse Zaken van Ho Chi Minh-stad het Volkscomité van Ho Chi Minh-stad om de relevante instanties en eenheden opdracht te geven resolutie nr. 98/2023/QH15 van de Nationale Vergadering te herzien, te onderzoeken en wijzigingen en aanvullingen voor te stellen. Deze resolutie betreft het testen van specifieke mechanismen en beleidsmaatregelen voor de ontwikkeling van Ho Chi Minh-stad, passend bij het tweeledige lokale bestuursmodel. Dit omvat onder meer het voorstellen van een verhoging van het aantal vicevoorzitters van de Volkscomités van wijken, gemeenten en speciale zones; een herstructurering van de organisatiestructuur van de Volkscomités van wijken, gemeenten en speciale zones; en het toewijzen van personeelsquota die aansluiten bij de huidige situatie in de stad.

Het verwerken van aanvragen voor notariële kopieën voor burgers aan de balie in de gemeente Ba Diem, Ho Chi Minh-stad. Foto: NGO BINH

De problemen die voortvloeien uit een tekort aan ambtenaren en overheidsmedewerkers in verhouding tot de taken die zij op gemeentelijk niveau uitvoeren, zijn niet uniek voor Ho Chi Minh-stad; veel andere plaatsen kampen met soortgelijke uitdagingen.

Tijdens de conferentie van het Ministerie van Binnenlandse Zaken op 25 juli, waarin de werkzaamheden van de eerste zes maanden van 2025 werden samengevat en de belangrijkste taken voor de laatste zes maanden van 2025 werden uiteengezet, stelden de leiders van de afdeling Binnenlandse Zaken van Hanoi voor om enkele grote gemeenten met unieke ontwikkelingskenmerken toe te staan ​​extra gespecialiseerde afdelingen op gemeentelijk niveau op te richten. Dit omdat gemeenten en wijken met grote bevolkingsaantallen en uiteenlopende sectoren zoals financiën, economie, landbouw, transport en bouw moeilijk adequaat te overzien zijn voor één enkel afdelingshoofd. De stad Hanoi stelde voor dat het Ministerie van Binnenlandse Zaken deze gemeenten toestaat om afzonderlijke gespecialiseerde afdelingen op te richten, bijvoorbeeld een afdeling Financiën en Planning, om de werkdruk voor het verantwoordelijke personeel te verlichten en de sterke punten van elke gemeente beter te kunnen benutten.

In een recent rapport aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken heeft de afdeling Binnenlandse Zaken van de provincie Lai Chau de ministeries en agentschappen verzocht de ontoereikende, vage en tegenstrijdige bepalingen in decreten over decentralisatie, bevoegdheidsdelegatie en afbakening van autoriteit op diverse gebieden van staatsbestuur onder hun jurisdictie zo snel mogelijk te herzien en de regering hierover te adviseren. Concreet werd aanbevolen dat de stuurgroep voor de reorganisatie van administratieve eenheden op alle niveaus en de ontwikkeling van een lokaal bestuursmodel met twee niveaus zou overwegen het personeelsquotum voor gemeenten te verhogen om de uitvoering van de toegewezen taken te waarborgen.

DONG SON - CAM NUONG

Bron: https://www.sggp.org.vn/go-nut-that-nhan-luc-de-cap-xa-phuc-vu-tot-hon-post807903.html