Het digitaliseren van documenten - Tijdsbesparing, hogere efficiëntie

Direct na de invoering van het tweeledige lokale bestuurssysteem richtten de openbare administratieve dienstencentra (PVHCC) in de provincie zich op het versnellen van de digitalisering...

Bij het Provinciaal Centrum voor Openbare Diensten is het proces van het ontvangen en afhandelen van administratieve procedures aanzienlijk veranderd ten opzichte van vroeger. Vanaf de eerste informatiefase kunnen burgers via openbaar toegankelijke QR-codes de procedure, benodigde documenten, verwerkingstijd en bijbehorende kosten opzoeken. Het geautomatiseerde wachtrijsysteem vermindert drukte en wachttijden, waardoor een gestroomlijnde en moderne omgeving voor administratieve transacties ontstaat.

Ambtenaren van het openbaar administratief servicecentrum van de gemeente Khong Lao begeleiden inwoners bij het gebruik van QR-codes om de procedure voor het afhandelen van administratieve zaken op te zoeken.

Medewerkers van het centrum helpen burgers regelmatig bij het online indienen van aanvragen via het Nationale Openbare Dienstenportaal of de VNeID-app voor elektronische identificatie. Dankzij de koppeling met de Nationale Bevolkingsdatabase en gespecialiseerde systemen is veel persoonlijke informatie automatisch gesynchroniseerd, waardoor burgers minder vaak documenten hoeven in te dienen die al in het systeem staan. Procedures met betrekking tot verblijfsvergunningen, identiteitskaarten, verzekeringen, elektriciteit, enzovoort, maken allemaal gebruik van elektronische gegevens. Dit maakt het voor burgers overbodig om meerdere documenten mee te nemen, zoals voorheen, en vermindert de noodzaak tot herhaalde indiening van documenten aanzienlijk.

De heer Nguyen Duy Sy, woonachtig in woonwijk nummer 18 (Tan Phong-wijk), zei: "Toen ik mijn identiteitskaart ging verlengen omdat deze was verlopen, hoefde ik alleen mijn persoonlijke gegevens te verstrekken, die de ambtenaar vervolgens in de elektronische database kon opzoeken. Het hele proces verliep snel en efficiënt, en ik hoefde niet langer, zoals voorheen, talloze documenten te kopiëren en te laten notariëren."

Het Provinciaal Centrum voor Openbare Diensten promoot ook online betalingen voor diverse administratieve kosten en heffingen. Burgers kunnen hun VNeID-account of andere elektronische betaalmethoden gebruiken om aan hun financiële verplichtingen te voldoen door QR-codes te scannen bij de betaalbalie of op hun mobiele apparaten. Volgens mevrouw Vu Thi Hai, een ambtenaar bij het Ministerie van Industrie en Handel, is het begeleiden van burgers bij het inloggen op hun elektronische identificatieaccount, het indienen van documenten en het verrichten van online betalingen een vertrouwd proces geworden. Wanneer alle documenten gedigitaliseerd zijn, verloopt de verwerking tussen de verschillende instanties synchroon en sneller, waardoor de werkdruk voor ambtenaren afneemt en de efficiëntie van de interdepartementale coördinatie verbetert.

Medewerkers van Lai Chau Power Company begeleiden inwoners bij administratieve procedures in het Provinciaal Openbaar Dienstencentrum.

Niet alleen op provinciaal niveau, maar ook op lokaal niveau blijkt de digitalisering van dossiers en documenten effectief. Bij het openbare dienstencentrum in de gemeente Khong Lao heeft 100% van de ambtenaren en overheidsmedewerkers een digitale handtekening gekregen en gebruikt deze bij de afhandeling van hun werkzaamheden. In april 2026 ontving het centrum 361 aanvragen voor administratieve procedures, waarvan er 339 online werden ingediend; het digitaliseringspercentage bedroeg daarmee 84,5%. Opvallend is dat de tevredenheid van burgers over de afhandeling van administratieve procedures 100% bedroeg.

De heer Ly Quoc Huy, ambtenaar bij het openbare dienstencentrum van de gemeente Khong Lao, zei: "Voorheen moesten veel documenten op papier worden afgedrukt, direct worden ondertekend en vervolgens via verschillende gespecialiseerde afdelingen worden verzonden. Dit leidde tot tijdverlies en printkosten. Dankzij digitale handtekeningen worden documenten direct in het elektronische systeem goedgekeurd en ondertekend. Hierdoor is de verwerkingstijd aanzienlijk verkort en worden alle documenten synchroon bijgewerkt in het informatiesysteem voor de afhandeling van administratieve procedures op alle niveaus."

Volgens het rapport zijn er sinds begin dit jaar tot nu toe in de hele provincie 37.110 online aanvragen verwerkt, wat neerkomt op 76,92%. Alleen al in de eerste vier maanden ontvingen de instanties en afdelingen 62.723 aanvragen, waarvan 56.373 online werden ingediend, oftewel 93,37%. Opvallend is dat van de in totaal 60.342 verwerkte aanvragen er 59.809 op tijd of zelfs eerder dan gepland werden verwerkt, een percentage van 99,08%; het percentage te late aanvragen bedroeg slechts 0,92%.

Om de effectiviteit van de digitale transformatie verder te versterken, zal de provincie zich de komende periode richten op het verbeteren van de informatietechnologie-infrastructuur en het vergroten van de digitale vaardigheden van ambtenaren en overheidsmedewerkers op alle niveaus binnen de publieke dienstverlening. Tegelijkertijd zal de provincie de communicatie versterken en de beweging "Digitale geletterdheid voor de bevolking" implementeren, om mensen geleidelijk aan te helpen de gewoonte te ontwikkelen om online publieke diensten te gebruiken. Het handhaven en uitbreiden van de digitalisering van archieven en documenten zal naar verwachting een solide basis leggen voor de opbouw van een digitale overheid, het bevorderen van een alomvattende digitale transformatie en de overgang naar een moderne, professionele en transparante administratie die steeds beter aansluit op de behoeften van de burgers.

Bron: https://baolaichau.vn/chinh-polit/so-hoa-ho-so-rut-ngan-thoi-gian-tang-hieu-qua-525923