Maak een elektronisch profiel aan

Het aanmaken van elektronische bestanden met behulp van software voor document- en werkbestandsbeheer helpt Ha Tinh het administratief beheer te verbeteren en het proces van het opbouwen van een e-overheid te bevorderen.

Historisch gezien werden papieren documenten, geauthenticeerd door de handtekeningen en zegels van bevoegde autoriteiten, als wettelijk geldig beschouwd en gebruikt voor de werking, leiding en transacties van overheidsinstanties. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken heeft het Provinciaal Volkscomité ook geadviseerd om diverse richtlijnen en aanwijzingen uit te vaardigen met betrekking tot het beheer en de aanmaak van papieren dossiers.

De implementatie van traditionele procedures voor documentbewaring en archivering voldoet in sommige instanties en afdelingen echter nog steeds niet aan de huidige regelgeving. Zo worden documenten bijvoorbeeld niet volledig gearchiveerd, blijven ze onverwerkt en zijn ze niet verzameld, georganiseerd of op hun waarde beoordeeld. Gezien deze situatie heeft de provincie Ha Tinh in 2021 een pilotproject uitgevoerd voor het creëren van elektronische dossiers met behulp van software voor document- en werkdossierbeheer.

Het creëren van elektronische dossiers - de basis voor de opbouw van een digitale overheid.

Het creëren van elektronische dossiers zal het werk van ambtenaren en overheidsmedewerkers vergemakkelijken bij de afhandeling van administratieve procedures.

Volgens Mai Truong Sinh, adjunct-directeur van het ministerie van Binnenlandse Zaken en initiatiefnemer van het project: "Het aanmaken en opslaan van elektronische bestanden en documenten is een nieuw systeem met veel verschillen ten opzichte van de traditionele, op papier gebaseerde archivering. Documenten worden aangemaakt op elektronische apparaten of gedigitaliseerd vanuit documenten op andere opslagmedia. Dankzij de in het documentbeheersysteem geïntegreerde bestandscreatiefunctie kunnen digitale documenten automatisch worden omgezet in bestanden in een netwerkomgeving."

Volgens beoordelingen behoort Ha Tinh tot de koplopers op het gebied van het creëren van elektronische dossiers en het digitaliseren van elektronische documenten; en het organiseren van het gebruik van documenten om online publieke diensten effectief te implementeren, zowel gedeeltelijk als volledig.

Het creëren van elektronische dossiers - de basis voor de opbouw van een digitale overheid.

De gegevens worden online aangemaakt via een naadloos proces, waardoor papieropslag wordt bespaard.

In 2021 heeft de provincie Ha Tinh het systeem als pilotproject uitgevoerd in 6 provinciale eenheden (het kantoor van het Provinciaal Volkscomité, het Ministerie van Binnenlandse Zaken, het Ministerie van Financiën, het Ministerie van Informatie en Communicatie, het Ministerie van Wetenschap en Technologie en het Ministerie van Justitie) en 3 districtseenheden (het Volkscomité van de stad Ha Tinh, het district Cam Xuyen en het district Thach Ha), wat resulteerde in de aanmaak van 3.231 elektronische dossiers.

In 2022 was de aanmaak van elektronische dossiers in de software voor werkdossiers geïmplementeerd in alle provinciale departementen en agentschappen, evenals in de volkscomités van districten, steden en gemeenten. Het totale aantal aangemaakte dossiers in deze eenheden en plaatsen bedroeg meer dan 51.600, waarvan er meer dan 13.000 waren afgerond. In 2023 zette Ha Tinh de implementatie van elektronische dossiers in de software voor werkdossiers krachtig voort, met als doel ervoor te zorgen dat 90% van de werkdossiers op provinciaal niveau, 80% op districtsniveau en 30% op gemeentelijk niveau (met uitzondering van dossiers die als staatsgeheim zijn geclassificeerd of complexe documenten bevatten) worden aangemaakt.

In de praktijk is gebleken dat het creëren van elektronische dossiers talrijke voordelen biedt voor het overheidsbestuur, door administratieve hervormingen te bevorderen en de efficiëntie van documentbeheer en archivering te verbeteren.

Het creëren van elektronische dossiers - de basis voor de opbouw van een digitale overheid.

Het aanmaken van elektronische dossiers zal het zoeken en verwerken van documenten versnellen.

Mevrouw Ho Thi Niem, specialist bij de afdeling Administratieve Hervorming en Documentarchivering (Ministerie van Binnenlandse Zaken), vertelde: "Sinds de implementatie van elektronische dossiers in de software voor werkbeheer is het eerste voordeel een aanzienlijke vermindering van de hoeveelheid papieren archiefmateriaal die we voorheen gebruikten. Bovendien verloopt het zoeken en verwerken van informatie en documenten sneller en gemakkelijker wanneer dossiers online worden aangemaakt. Het bewerken van documenten wordt ook eenvoudiger en sneller, omdat er geen tijd meer verloren gaat met het herhaaldelijk afdrukken van papieren documenten om feedback van verschillende afdelingen te krijgen. Daarnaast verkleinen elektronische dossiers ook het risico op documentverlies, wat bij papieren dossiers veel vaker voorkomt."

Een ander voordeel van het elektronisch vastleggen van documenten in de software voor werkregistratie is dat, wanneer elektronische documenten worden verspreid, alle ambtenaren en functionarissen kunnen deelnemen aan de verwerking en afhandeling ervan binnen hetzelfde systeem. Dit zorgt voor een soepele en consistente documentverwerking. Bovendien helpt het leidinggevenden van agentschappen en afdelingen bij het beheren van het advies- en werkproces van elke ambtenaar en functionaris die is aangewezen om een taak te leiden.

Het creëren van elektronische dossiers - de basis voor de opbouw van een digitale overheid.

Het departement implementeert de aanmaak van elektronische bestanden in de software voor document- en werkdossierbeheer voor alle 216 gemeenten, wijken en steden in de provincie door middel van praktijkgerichte training. De afdeling heeft ook een document uitgebracht met een handleiding voor het aanmaken van elektronische bestanden in de software voor werkdossierbeheer. De belangrijkste onderwerpen die hierin aan bod komen, zijn: het opstellen en ondertekenen van elektronische documenten; het invoeren van de archiefcatalogus van de organisatie in de software voor document- en werkdossierbeheer; en het aanmaken van elektronische bestanden in de software. Het aanmaken van elektronische bestanden is een complex proces, maar in het kader van de ontwikkeling van e-government en digitale overheid is dit een essentiële vereiste.
De heer Mai Truong Sinh
Adjunct-directeur van het ministerie van Binnenlandse Zaken

Phuc Quang - Mai Hoang

Bron