Elektronische gegevens aanmaken

Door elektronische gegevens te creëren met behulp van software voor document- en werkregistratiebeheer kan Ha Tinh haar administratieve beheeractiviteiten verbeteren en het proces van de opbouw van e-overheid bevorderen.

Tot nu toe hebben papieren documenten en documenten die zijn gewaarmerkt door de handtekening en het zegel van de bevoegde autoriteit hun rechtmatigheid gewaarborgd en zijn ze gebruikt voor het beheer, de aansturing en de transacties van overheidsinstanties. Het ministerie van Binnenlandse Zaken heeft het Provinciaal Volkscomité ook geadviseerd om een groot aantal documenten uit te geven die het beheer en de aanmaak van papieren documenten sturen en begeleiden.

De implementatie van traditionele bewaar- en archiveringsprocedures is bij sommige instanties en eenheden echter nog niet gewaarborgd volgens de huidige regelgeving. Zo zijn documenten bijvoorbeeld niet volledig geregistreerd, bevinden ze zich nog in een achterstand, zijn ze niet verzameld, bewerkt en gewaardeerd... Vanuit die realiteit heeft Ha Tinh in 2021 het initiatief genomen om elektronische dossiers te creëren met behulp van software voor document- en werkregistratiebeheer.

Het creëren van elektronische documenten - de basis voor het bouwen van een digitale overheid

Het creëren van elektronische dossiers vergemakkelijkt de afhandeling van administratieve procedures door ambtenaren en overheidsdienaren.

Adjunct-directeur van het ministerie van Binnenlandse Zaken, Mai Truong Sinh, de initiatiefnemer, zei: "Het creëren van elektronische dossiers en het opslaan ervan is een nieuw type, met veel verschillen ten opzichte van traditionele papieren dossiers. Documenten worden gecreëerd op elektronische media of gedigitaliseerd vanuit documenten op andere informatiedragers. Digitale documenten kunnen automatisch worden omgezet in dossiers in een netwerkomgeving dankzij de functie voor het aanmaken van dossiers die is geïntegreerd in het documentbeheersysteem."

Volgens de evaluatie is Ha Tinh een van de koplopers als het gaat om de implementatie van elektronische registraties en het digitaliseren van elektronische documenten. Daarnaast organiseert het de exploitatie van documenten om online openbare diensten effectief te kunnen aanbieden, gedeeltelijk of volledig.

Het creëren van elektronische documenten - de basis voor het bouwen van een digitale overheid

Registraties worden online en naadloos aangemaakt, waardoor er minder papier nodig is.

In 2021 heeft Ha Tinh het programma in 6 eenheden op provinciaal niveau getest (Bureau van het Provinciaal Volkscomité, Ministerie van Binnenlandse Zaken, Ministerie van Financiën, Ministerie van Informatie en Communicatie, Ministerie van Wetenschap en Technologie, Ministerie van Justitie) en in 3 eenheden op districtsniveau (Volkscomité van de stad Ha Tinh, district Cam Xuyen, district Thach Ha). Als resultaat zijn er 3.231 elektronische documenten aangemaakt.

Tegen 2022 zal de aanmaak van elektronische dossiers in de werkregistratiesoftware worden geïmplementeerd bij alle provinciale departementen, afdelingen en volkscomités van districten, steden en gemeenten. Het totale aantal dossiers dat is aangemaakt bij eenheden en gemeenten bedraagt meer dan 51.600, waarvan het aantal volledige dossiers meer dan 13.000 zal bedragen. In 2023 zal Ha Tinh de aanmaak van elektronische dossiers in de werkregistratiesoftware krachtig blijven inzetten, met als doel ervoor te zorgen dat 90% van de werkregistraties op provinciaal niveau, 80% van de werkregistraties op districtsniveau en 30% van de werkregistraties op gemeentelijk niveau (met uitzondering van werkregistraties die vallen onder staatsgeheimen, dossiers met complexe documentcomponenten, enz.) wordt aangemaakt.

In de praktijk heeft het creëren van elektronische dossiers het bestuur van de staat veel voordelen opgeleverd, administratieve hervormingen bevorderd en de efficiëntie van document- en archiveringswerk verbeterd.

Het creëren van elektronische documenten - de basis voor het bouwen van een digitale overheid

Met de aangemaakte elektronische dossiers verloopt het zoeken en verwerken van documenten sneller.

Mevrouw Ho Thi Niem, specialist van de afdeling Administratieve Hervorming en Documentarchieven (Ministerie van Binnenlandse Zaken), deelde: "Sinds de implementatie van elektronische dossiers in de werkbeheersoftware is het eerste voordeel dat de opslag van papieren dossiers aanzienlijk is verminderd. Bovendien verloopt het zoeken en verwerken van tekstinformatie snel en gemakkelijk wanneer dossiers in de netwerkomgeving worden aangemaakt. Het bewerken van documenten wordt ook eenvoudig en snel, omdat het niet langer tijd kost om papieren documenten meerdere keren af te drukken en opnieuw af te drukken om advies te vragen aan afdelingen en kantoren, zoals voorheen. Bovendien beperken elektronische dossiers ook het verlies van documenten, wat gemakkelijk kan gebeuren met papieren dossiers."

Een ander voordeel van het aanmaken van elektronische dossiers in de werkregistratiesoftware is dat alle ambtenaren en overheidsmedewerkers bij het verspreiden van elektronische documenten in hetzelfde systeem kunnen deelnemen aan het proces van het verwerken en oplossen van documenten. Dit zorgt voor soepelheid en consistentie in het proces van documentverwerking. Aan de andere kant helpt het leiders van agentschappen en eenheden bij het beheren van het proces van het raadplegen en afhandelen van het werk van elke ambtenaar en overheidsmedewerker die is aangewezen om de besluitvorming voor te zitten.

Het creëren van elektronische documenten - de basis voor het bouwen van een digitale overheid

Het departement implementeert de aanmaak van elektronische dossiers in de software voor document- en werkregistratiebeheer voor alle 216 gemeenten, wijken en steden in de provincie in de vorm van handvatten. De eenheid heeft ook een document gepubliceerd met richtlijnen voor het aanmaken van elektronische dossiers in de software voor werkregistratie, met de belangrijkste onderwerpen zoals: het opstellen en ondertekenen van elektronische documenten; het invoeren van de dossierlijst van de instantie in de software voor document- en werkregistratiebeheer; het aanmaken van elektronische dossiers in de software voor document- en werkregistratiebeheer. Het aanmaken van elektronische dossiers is weliswaar vrij ingewikkeld, maar in het proces van de ontwikkeling van e-overheid en digitale overheid is dit een onvermijdelijke vereiste.
De heer Mai Truong Sinh
Adjunct-directeur van het ministerie van Binnenlandse Zaken

Phuc Quang - Mai Hoang

Bron