Van een "one-stop shop" naar een systeem zonder personeel.

VHO - Overbodige kantoren na fusies en stroomlijning, de verplaatsing van overheidsinstanties na herstructurering... dit zijn dringende problemen waar lokale overheden mee te maken hebben. Een van de oplossingen die wordt overwogen, is de toepassing van digitale technologie in administratieve kantoren, een lang bestaande behoefte die maar langzaam wordt gerealiseerd.

Publieke diensten… zonder personeel.

Een centraal servicepunt voor de openbare administratie kan de behoefte aan personeel op locatie overbodig maken door simpelweg computerschermen en AI-software te installeren.

Wanneer burgers en bedrijven administratieve procedures doorlopen, hoeven ze alleen hun identiteitsdocumenten via een scanner aan te bieden. De AI-software herkent deze vervolgens, waarna de registratieprocedure kan worden voortgezet, het scannen van relevante documenten kan worden opgevraagd, enzovoort.

Dit controleproces houdt in dat verzoeken van burgers worden ontvangen en dat er achteraf controles worden uitgevoerd; burgers hoeven alleen hun verklaringen te bevestigen en de verantwoordelijkheid ervoor te nemen.

De heer Luong Ngoc Tuan, een expert op het gebied van informatietechnologie (IT) en digitale transformatie in Ho Chi Minh -stad, gaf aan dat deze stap, het werken met AI, in principe 60% van de procedurele behoeften van mensen oplost.

Burgers scannen QR-codes om kosten voor administratieve procedures te betalen bij het "one-stop" servicecentrum.

Alleen bij gecompliceerde procedures, ontbrekende relevante documenten of procedures waarvoor certificering door specialisten van de betreffende afdeling vereist is, is telefonisch of via sms contact met de verantwoordelijke persoon nodig. Indien de kwestie te complex is, zal de behandelend specialist een afspraak met de burger inplannen.

Door AI ondersteunde administratieve processen zullen sterk gestroomlijnd en efficiënt verlopen, waardoor de nadelen van persoonlijke communicatie worden vermeden. Openbare administratieve diensten zullen hun werkdruk aanzienlijk verlagen en "mensloze" kantoren worden, wat de kosten aanzienlijk zal drukken.

"Nu de context anders is, zouden overheidsinstanties dit vraagstuk opnieuw moeten bekijken. Ze zouden AI op een hoger niveau kunnen toepassen en meer software integreren in diensten die mensen gebruiken, zoals kabel-tv-abonnementen en glasvezelinternetpakketten, zodat mensen zich vanuit huis kunnen registreren en administratieve procedures kunnen voltooien," aldus de heer Luong Ngoc Tuan.

Volgens het technologieadviessteam van de Jeugdunie van Ho Chi Minh-stad zijn AI-oplossingen een essentiële vereiste in het digitale transformatieproces van overheidsinstanties.

Provinciale en gemeentelijke overheden moeten digitalisering vanuit dit perspectief benaderen en intelligente AI-toepassingen inzetten om de tijd die aan procedures wordt besteed te verkorten, overbodige controles en verificatiestappen te minimaliseren en, belangrijker nog, het ongemak voor burgers die onvoldoende ondersteuning krijgen te verminderen.

Geautomatiseerde publieke diensten zijn een manier om administratieve procedures te stroomlijnen en het initiatief en zelfbewustzijn van burgers te vergroten; als burgers twijfelen, kunnen ze dit combineren met het inschakelen van particuliere ondersteuningsdiensten.

Verbeter de efficiëntie van de dienstverlening aan het publiek.

Volgens adviseurs bezitten tegenwoordig veel mensen, met name in stedelijke gebieden, smartphones, apparaten die een gemakkelijke interactie met AI mogelijk maken.

Daarom zullen mensen zich, met beleid dat het gebruik van AI-toepassingen geïntegreerd in beheersoftware via mobiele telefoons aanmoedigt en begeleidt, zeer snel aanpassen aan de digitale omgeving van de publieke dienstverlening.

Met name door het beleid van de centrale overheid om de burgerverantwoordelijkheid te bevorderen, onder andere door de verbetering van de identiteitscontrole met de nationale identiteitskaart, worden de verantwoordelijkheden en verplichtingen van burgers steeds transparanter.

De opkomst van "onbemande" kantoren bij de implementatie van digitale technologie bespaart bovendien tijd en moeite, waardoor het niet langer nodig is om zich aan de autoriteiten te "bewijzen" en de efficiëntie van het overheidsbestuur aanzienlijk wordt verbeterd.

Ook voor bedrijven zal digitalisering door middel van AI-integratie de tijd verkorten die nodig is voor de vereiste registratieprocedures. Bedrijven hoeven zich dan voornamelijk alleen nog maar zelf te verantwoorden voor hun bedrijfs- en investeringsactiviteiten tegenover de autoriteiten en de wet.

Bedrijven zullen daarom overstappen van passief wachten op vergunningen van de autoriteiten naar proactief registreren en bedrijfsactiviteiten uitvoeren.

Bedrijfsinvesteringen zullen transparanter worden, met name wat betreft fiscale verplichtingen en maatschappelijke verantwoordelijkheid. Personeelsafdelingen binnen bedrijven, zoals de afdelingen boekhouding en interne controle, zullen steeds gestroomlijnder en efficiënter worden.

Volgens de heer Luong Ngoc Tuan is het grootste obstakel voor digitalisering en de vooruitgang van AI-toepassingen in overheidsinstanties momenteel de vraag of het personeel en de ambtenaren de ontwikkelingen wel bij kunnen houden, zowel qua capaciteit als qua bewustzijn.

Dit probleem wordt feitelijk aangewakkerd door de centrale overheid via beleidsmaatregelen zoals het stroomlijnen van de administratie, het samenvoegen van gemeenten en het versterken van de status van lokale bestuursorganen.

Daarom moeten ambtenaren in provincies, steden en ministeries zich terdege bewust zijn van hun verantwoordelijkheid om te studeren en zichzelf te verbeteren, en hun mentaliteit resoluut veranderen van 'managen naar dienen'.

Wanneer deze geest volledig begrepen wordt, zal het bestuurlijke apparaat op lokaal niveau veranderen en zowel gestroomlijnd als flexibel worden, nauw afgestemd op specifieke actievereisten en werkend ten behoeve van de bevolking.

Zodra digitale technologie doordringt in het administratieve apparaat, zullen overheidsinstanties niet langer beperkt blijven tot hun hoofdkantoor, noch zullen ze zich strikt houden aan de "8 gouden uren"-regel. In plaats daarvan zullen ze proactief en flexibel zijn, zodat iedereen zijn of haar taken naar behoren kan uitvoeren om de burgers zo goed mogelijk van dienst te zijn. Dat is het cruciale criterium voor het stroomlijnen van de administratie.

Bron: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/tu-mot-cua-den-khong-nguoi-145482.html