Digitalisering av dokumenter – forkorter tiden, øker effektiviteten

Umiddelbart etter implementeringen av det todelte lokale forvaltningssystemet fokuserte de offentlige administrative tjenestesentrene (PVHCC) i provinsen på å akselerere digitaliseringen...

Ved det provinsielle offentlige servicesenteret har prosessen med å motta og håndtere administrative prosedyrer gjennomgått betydelige endringer sammenlignet med tidligere. Fra den første veiledningsfasen kan innbyggerne skanne offentlig viste QR-koder for å slå opp prosedyren, nødvendige dokumenter, behandlingstid og relaterte gebyrer. Det automatiserte køsystemet reduserer trengsel og ventetider, og skaper et sivilisert og moderne administrativt transaksjonsmiljø.

Tjenestemenn ved Khong Lao kommunes offentlige administrative servicesenter veileder innbyggerne i bruk av QR-koder for å slå opp prosessen for å løse administrative prosedyrer.

Tjenestemenn ved senteret hjelper jevnlig innbyggere med å sende inn søknader på nett via den nasjonale portalen for offentlig tjeneste eller VNeID, en elektronisk identifikasjonsapplikasjon. Takket være tilkoblinger til den nasjonale befolkningsdatabasen og spesialiserte systemer, har mye personlig informasjon blitt automatisk synkronisert, noe som minimerer behovet for at innbyggerne må sende inn dokumenter som allerede er tilgjengelige i systemet, på nytt. Prosedyrer knyttet til bosted, borgerkort, forsikring, strøm osv. bruker alle elektroniske data. Dette eliminerer behovet for at innbyggerne må ha med seg flere dokumenter som før, og reduserer behovet for gjentatte innsendinger av dokumenter betydelig.

Herr Nguyen Duy Sy, bosatt i boligområde nr. 18 (Tan Phong-distriktet), sa: «Da jeg skulle fornye mitt statsborger-ID fordi det var utløpt, trengte jeg bare å oppgi min personlige informasjon slik at betjenten kunne slå opp i den elektroniske databasen. Hele prosessen var rask og effektiv, og jeg trengte ikke lenger å kopiere og notarisere mange dokumenter slik som før.»

Det provinsielle offentlige servicesenteret fremmer også nettbasert betaling for mange typer administrative gebyrer og avgifter. Innbyggere kan bruke VNeID-kontoene sine eller andre elektroniske betalingsmetoder for å oppfylle sine økonomiske forpliktelser ved å skanne QR-koder ved transaksjonsskranken eller på mobilenhetene sine. Ifølge Vu Thi Hai, en tjenestemann ved Departementet for industri og handel, har det blitt en kjent prosess å veilede innbyggere til å logge inn på sine elektroniske identifikasjonskontoer, sende inn dokumenter og foreta nettbetalinger. Når alle dokumenter digitaliseres, synkroniseres og går behandlingen mellom etater raskere, noe som reduserer arbeidsmengden for tjenestemenn og forbedrer effektiviteten av koordineringen mellom etatene.

Tjenestemenn fra Lai Chau Power Company veileder innbyggerne gjennom administrative prosedyrer ved det provinsielle offentlige servicesenteret.

Ikke bare på provinsielt nivå, men digitaliseringen av dokumenter viser seg også å være effektiv på grasrotnivå. Ved Public Service Center i Khong Lao kommune har 100 % av tjenestemennene fått utstedt digitale signaturer og bruker dem nå. I april 2026 mottok senteret 361 søknader om administrative prosedyrer, hvorav 339 ble sendt inn på nett. Digitaliseringsraten nådde 84,5 %. Det er verdt å merke seg at innbyggernes tilfredshet med å løse administrative prosedyrer nådde 100 %.

Herr Ly Quoc Huy, en tjenestemann ved det offentlige tjenestesenteret i Khong Lao kommune, sa: «Tidligere måtte mange dokumenter skrives ut på papir, signeres direkte og deretter sendes gjennom mange spesialiserte avdelinger, noe som førte til bortkastet tid og utskriftskostnader. Ved bruk av digitale signaturer godkjennes og signeres dokumenter direkte i det elektroniske systemet. Som et resultat har tiden det tar å behandle prosedyrer blitt betydelig forkortet, og alle dokumenter oppdateres synkront i informasjonssystemet for håndtering av administrative prosedyrer på alle nivåer.»

Ifølge rapporten har hele provinsen fra begynnelsen av året og frem til nå behandlet 37 110 nettbaserte søknader, noe som tilsvarer 76,92 %. Bare i løpet av de første fire månedene mottok etater og enheter 62 723 søknader, hvorav 56 373 ble sendt inn på nett, noe som tilsvarer 93,37 %. Det er verdt å merke seg at av totalt 60 342 søknader som er behandlet, ble 59 809 behandlet i tide eller før planen, noe som gir en andel på 99,08 %. Andelen forsinkede søknader var bare 0,92 %.

I den kommende perioden vil provinsen fokusere på å forbedre IT-infrastrukturen og forbedre digitale ferdigheter for tjenestemenn og embetsmenn ved offentlige tjenestesentre på alle nivåer, og fortsette å effektivisere den digitale transformasjonen. Samtidig vil kommunikasjonen styrkes og bevegelsen «Digital leseferdighet for folket» implementeres, slik at folk gradvis kan bli vant til å bruke offentlige tjenester på nett. Det forventes at det å opprettholde og utvide digitaliseringen av dokumenter og dokumenter vil skape et solid grunnlag for å bygge en digital forvaltning, fremme omfattende digital transformasjon og bevege seg mot en moderne, profesjonell og transparent administrasjon som i stadig bedre grad betjener folks behov.

Kilde: https://baolaichau.vn/chinh-polit/so-hoa-ho-so-rut-ngan-thoi-gian-tang-hieu-qua-525923