Bruk av teknologi for å forbedre offentlige forvaltningstjenester.

Lokaliteter i Da Nang moderniserer gradvis administrasjonen sin gjennom implementering av nye modeller innen ledelse og tjenestelevering.

«Modellen for online avtaleplanlegging kombinert med døgnåpen AI-chatbot» ved Hoa Khanh-distriktets folkekomité hjelper folk med å fleksibelt planlegge tiden sin og unngå å stå i kø. Foto: QUOC KHANH

I tillegg til å forkorte ventetider og redusere stress, bidrar modellene som implementeres også til økt åpenhet og bekvemmelighet, med sikte på å betjene folk mer effektivt.

Spar tid

Etter å ha blitt tatt i bruk, har modellen «Online Timebestilling med 24/7 AI Chatbot» ved One-Stop Service Center i Hoa Khanh Ward People's Committee vist seg å være bemerkelsesverdig effektiv og overgå de opprinnelige forventningene. Systemet er utformet etter prinsippet om «flerkanaler, flere målgrupper», som sikrer service til alle innbyggere, fra teknologikyndige individer til eldre.

Ved ankomst skanner folk en QR-kode for å motta en elektronisk billett med fullstendig informasjon om kønummer, estimert ventetid og behandlingsstatus i sanntid; eller de kan få et nummer direkte i skranken på tradisjonell måte. Dette lar folk fleksibelt planlegge tiden sin og unngå lang ventetid. I tillegg lar funksjonen for timebestilling på nett folk proaktivt bestille timer på forhånd til et passende tidspunkt. Systemet minner også automatisk brukerne på avtaler via ulike kanaler som SMS, e-post og Zalo OA. Til dags dato har over 200 avtaler blitt booket, noe som bidrar til å redusere presset i rushtiden.

En viktig funksjon i modellen er den døgnåpne AI-chatboten, som raskt kan svare på spørsmål om prosedyrer, dokumenter og prosesser. Chatboten har håndtert nesten 3000 henvendelser, noe som reduserer arbeidsmengden for ansatte betydelig og gjør det enkelt for innbyggere å få tilgang til informasjon når som helst.

I tillegg betjener de over 92 700 enkeltpersoner og organisasjoner, med et gjennomsnitt på rundt 7000 transaksjoner per måned; og med over 17 500 eksterne køovervåkingsbesøk, viser det at folks vaner gradvis endres mot en mer proaktiv og moderne tilnærming.

Det er anslått at omtrent en tredjedel av transaksjonene sparte minst én times ventetid, tilsvarende over 30 900 timer eller nesten 3900 arbeidsdager. Dette forbedrer ikke bare kundeopplevelsen, men hjelper også serviceavdelingen med å operere mer effektivt , redusere trafikkork og forbedre servicekvaliteten gjennom en transparent evalueringsmekanisme etter hver transaksjon.

Tran Van The, assisterende direktør for Hoa Khanh-distriktets offentlige administrative servicesenter, sa at tidligere, i begynnelsen av uken, var One-Stop-servicesenteret ofte overbelastet, med folk som måtte stå i kø tidlig og vente i mange timer. Siden implementeringen av det nye systemet har imidlertid denne situasjonen blitt betydelig bedre. Med elektroniske billetter og QR-koder trenger ikke folk lenger å vente personlig, men kan proaktivt spore sin tur på telefonen sin, og bare ankomme når det nesten er deres tur.

Den offentlig viste behandlingsordren sikrer åpenhet og rettferdighet; samtidig bidrar funksjonen for evaluering etter transaksjonen til å forbedre kvaliteten på tjenesten som tilbys av personalet. Den døgnåpne AI-chatboten bistår i forhåndssjekking av prosedyrer, noe som reduserer behovet for flere turer på grunn av manglende dokumenter. Det er verdt å merke seg at modellen fortsatt opprettholder det tradisjonelle køsystemet for å betjene eldre, og sikrer at ingen blir hengende etter.

Støtt folket

I Cam Le-distriktet har bydelens folkekomité implementert modellen «2 reiser – 1 destinasjon» for det offentlige administrative tjenestesenteret for å støtte innbyggere, spesielt sårbare grupper som eldre, funksjonshemmede, enslige forsørgere og de som har vanskeligheter med å få tilgang til digital teknologi . Denne modellen forenkler ikke bare tilgangen til offentlige administrative tjenester, men bidrar også til å forbedre effektiviteten av administrativ reform og digital transformasjon i området.

Lokale myndigheter moderniserer gradvis sine administrative systemer for å bedre kunne betjene folket. Foto: QUOC KHANH

Ved å bruke denne modellen har Ward Public Administrative Service Center utviklet spesifikke støtteprosedyrer, tydelig tildelt oppgaver til hver ansatt og tildelt tilstrekkelig personell og utstyr. Den operative prosessen sikrer følgende prinsipper: prioritering av innbyggere og organisasjoner i tjenesten; åpenhet og rettidig løsning; forbedret bruk av informasjonsteknologi og koordinert innsats mellom avdelinger; og ikke-diskriminering av tjenestemottakere, med prioritet til sårbare grupper.

Basert på realiteten at mange borgere fortsatt møter vanskeligheter når de utfører nettbaserte prosedyrer som å opprette offentlige tjenestekontoer, logge inn med elektronisk identifikasjon, sende inn søknader eller foreta nettbaserte betalinger, er modellen bygget med to hovedprosesser: støtte til borgere i å sende inn søknader (personlig og på nett) og motta resultater. En sentral funksjon er «one-stop shop»-systemet, der tjenestemenn leverer resultater direkte til hjemmene til forsikringsmottakere, eldre, syke eller personer i vanskelige omstendigheter.

Etter implementeringen har modellen oppnådd mange positive resultater. Senteret har gitt støtte og levert resultater til hjemmene til 180 personer; 100 % av innbyggerne er fornøyde med tjenesten. Modellen bidrar til å redusere reisetid og -kostnader, øker bruken av offentlige tjenester på nett, minimerer dokumentfeil og forbedrer innbyggernes digitale ferdigheter. Bildet av tjenestemenn som leverer resultater til folks hjem betyr ikke bare administrativ reform, men demonstrerer også den humanistiske naturen og nærheten til myndighetenes forhold til folket.

Ifølge Nguyen Thi Hien, nestleder i folkekomiteen i Cam Le Ward, vil valgkretsen i tiden som kommer fortsette å forbedre tjenestekvaliteten, fremme digital transformasjon, utvide støtteomfanget og forbedre prosessen for å kopiere modellen. Dette anses som en praktisk retning, som bidrar til å bygge en moderne og vennlig administrasjon som tjener folket enda bedre.

Kilde: https://baodanang.vn/ung-dung-cong-nghe-nang-tam-phuc-vu-hanh-chinh-cong-3337701.html