Digitalizacja dokumentacji – skrócenie czasu, zwiększenie efektywności

Zaraz po wprowadzeniu dwustopniowego systemu samorządu terytorialnego, Centra Obsługi Administracji Publicznej (PVHCC) w prowincji skupiły się na przyspieszeniu cyfryzacji...

W Wojewódzkim Centrum Obsługi Publicznej proces przyjmowania i obsługi procedur administracyjnych uległ znaczącym zmianom w porównaniu z przeszłością. Już na etapie wstępnych wytycznych obywatele mogą skanować publicznie wyświetlane kody QR, aby sprawdzić procedurę, wymagane dokumenty, czas realizacji i związane z nimi opłaty. Zautomatyzowany system kolejkowy zmniejsza tłok i czas oczekiwania, tworząc cywilizowane i nowoczesne środowisko obsługi administracyjnej.

Pracownicy Centrum Obsługi Administracyjnej Gminy Khong Lao instruują mieszkańców, jak korzystać z kodów QR, aby dowiedzieć się, jak rozwiązywać procedury administracyjne.

Pracownicy centrum regularnie pomagają obywatelom w składaniu wniosków online za pośrednictwem Krajowego Portalu Usług Publicznych (National Public Service Portal) lub elektronicznego wniosku o identyfikację VNeID. Dzięki połączeniu z Krajową Bazą Danych Ludności (National Population Database) i specjalistycznymi systemami, wiele danych osobowych zostało automatycznie zsynchronizowanych, minimalizując potrzebę ponownego składania dokumentów przez obywateli, które są już dostępne w systemie. Procedury związane z pobytem, ​​dowodami osobistymi, ubezpieczeniem, energią elektryczną itp. wykorzystują dane elektroniczne. Eliminuje to konieczność noszenia przy sobie wielu dokumentów, jak dotychczas, i znacznie zmniejsza konieczność wielokrotnego ich składania.

Pan Nguyen Duy Sy, mieszkaniec dzielnicy mieszkalnej nr 18 (dzielnica Tan Phong), powiedział: „Kiedy poszedłem odnowić dowód osobisty, ponieważ stracił ważność, wystarczyło, że podałem moje dane osobowe, aby funkcjonariusz mógł je sprawdzić w elektronicznej bazie danych. Cały proces przebiegł szybko i sprawnie, a ja nie musiałem już kserować i poświadczać notarialnie wielu dokumentów, jak wcześniej”.

Prowincjonalne Centrum Obsługi Publicznej promuje również płatności online za wiele rodzajów opłat administracyjnych. Obywatele mogą korzystać ze swoich kont VNeID lub innych elektronicznych metod płatności, aby regulować swoje zobowiązania finansowe, skanując kody QR w okienku transakcyjnym lub na urządzeniach mobilnych. Według pani Vu Thi Hai, urzędniczki Ministerstwa Przemysłu i Handlu, instruowanie obywateli w zakresie logowania się do elektronicznych kont identyfikacyjnych, składania dokumentów i dokonywania płatności online stało się już powszechnym procesem. Zdigitalizowanie wszystkich dokumentów usprawnia i przyspiesza przetwarzanie między agencjami, zmniejszając obciążenie urzędników i poprawiając efektywność koordynacji międzyagencyjnej.

Przedstawiciele firmy energetycznej Lai Chau Power Company przeprowadzają mieszkańców przez procedury administracyjne w Prowincjonalnym Centrum Obsługi Publicznej.

Digitalizacja rejestrów i dokumentów okazuje się skuteczna nie tylko na poziomie prowincji, ale również na poziomie lokalnym. W Centrum Obsługi Publicznej w gminie Khong Lao 100% urzędników i pracowników służby cywilnej posiada certyfikaty i korzysta z podpisów cyfrowych w swojej pracy. W kwietniu 2026 roku do centrum wpłynęło 361 wniosków w ramach procedur administracyjnych, z czego 339 złożono online; wskaźnik digitalizacji wyniósł 84,5%. Warto zauważyć, że wskaźnik zadowolenia mieszkańców z załatwiania spraw administracyjnych osiągnął 100%.

Pan Ly Quoc Huy, urzędnik w Centrum Obsługi Publicznej gminy Khong Lao, powiedział: „Wcześniej wiele dokumentów trzeba było drukować na papierze, podpisywać bezpośrednio, a następnie przesyłać przez wiele wyspecjalizowanych działów, co powodowało stratę czasu i koszty druku. Dzięki zastosowaniu podpisów cyfrowych dokumenty są zatwierdzane i podpisywane bezpośrednio w systemie elektronicznym. W rezultacie czas przetwarzania procedur uległ znacznemu skróceniu, a wszystkie dokumenty są synchronicznie aktualizowane w systemie informatycznym do obsługi procedur administracyjnych na wszystkich szczeblach”.

Według raportu, od początku roku do chwili obecnej w całym województwie rozpatrzono 37 110 wniosków online, co stanowi 76,92%. Tylko w ciągu pierwszych czterech miesięcy agencje i jednostki otrzymały 62 723 wnioski, z czego 56 373 złożono online, co stanowi 93,37%. Warto zauważyć, że spośród 60 342 rozpatrzonych wniosków, 59 809 rozpatrzono terminowo lub przed terminem, co daje wskaźnik 99,08%; odsetek wniosków przeterminowanych wyniósł zaledwie 0,92%.

Kontynuując zwiększanie efektywności transformacji cyfrowej, w nadchodzącym okresie prowincja skoncentruje się na ulepszaniu infrastruktury informatycznej oraz rozwijaniu umiejętności cyfrowych urzędników i pracowników służby cywilnej w Centrach Usług Publicznych wszystkich szczebli. Jednocześnie wzmocni komunikację i wdroży ruch „Cyfrowa Kompetencja dla Ludzi”, pomagając ludziom stopniowo kształtować nawyk korzystania z usług publicznych online. Oczekuje się, że utrzymanie i rozszerzenie digitalizacji rejestrów i dokumentów stworzy solidne podstawy do budowy administracji cyfrowej, promując kompleksową transformację cyfrową i dążąc do nowoczesnej, profesjonalnej i transparentnej administracji, która coraz lepiej służy potrzebom obywateli.

Source: https://baolaichau.vn/chinh-polit/so-hoa-ho-so-rut-ngan-thoi-gian-tang-hieu-qua-525923