Utwórz profil elektroniczny

Tworzenie plików elektronicznych przy użyciu oprogramowania do zarządzania dokumentami i plikami roboczymi pomaga Ha Tinh usprawnić zarządzanie administracyjne i promować proces tworzenia e-administracji.

Tradycyjnie dokumenty papierowe uwierzytelnione podpisami i pieczęciami właściwych organów były uznawane za prawnie ważne i wykorzystywane do funkcjonowania, kierowania i realizacji transakcji państwowych organów administracyjnych. Departament Spraw Wewnętrznych zalecił również Prowincjonalnemu Komitetowi Ludowemu wydanie licznych dyrektyw i wytycznych dotyczących zarządzania i tworzenia dokumentacji papierowej.

Jednak wdrażanie tradycyjnych procedur przechowywania i archiwizacji dokumentów w niektórych agencjach i jednostkach nadal nie jest zgodne z obowiązującymi przepisami, takimi jak: dokumenty nie są w pełni składane, pozostają nieprzetworzone i nie zostały zebrane, zorganizowane lub ocenione pod kątem ich wartości... W związku z tą rzeczywistością w 2021 r. prowincja Ha Tinh wdrożyła pilotażową inicjatywę tworzenia plików elektronicznych przy użyciu oprogramowania do zarządzania dokumentami i plikami roboczymi.

Tworzenie zapisów elektronicznych – podstawa budowy rządu cyfrowego.

Tworzenie zapisów elektronicznych ułatwi pracę urzędników i pracowników służby cywilnej w zakresie realizacji procedur administracyjnych.

Według Mai Truong Sinha, zastępcy dyrektora Departamentu Spraw Wewnętrznych i autora inicjatywy: „Tworzenie plików elektronicznych i przechowywanie dokumentów elektronicznych to nowy rodzaj systemu, który różni się wieloma szczegółami od tradycyjnego tworzenia plików papierowych. Dokumenty są tworzone na urządzeniach elektronicznych lub digitalizowane z dokumentów zapisanych na innych nośnikach. Dokumenty cyfrowe mogą być automatycznie przekształcane w pliki w środowisku sieciowym dzięki funkcji tworzenia plików zintegrowanej z systemem zarządzania dokumentami”.

Według szacunków Ha Tinh jest jedną z wiodących miejscowości, jeśli chodzi o wdrażanie tworzenia elektronicznych zapisów i digitalizację dokumentów elektronicznych, a także organizację wykorzystania dokumentów w celu efektywnego wdrażania usług publicznych online, zarówno częściowego, jak i pełnego.

Tworzenie zapisów elektronicznych – podstawa budowy rządu cyfrowego.

Tworzenie dokumentacji odbywa się w trybie online, bezproblemowo, co pozwala zaoszczędzić na papierowej dokumentacji.

W 2021 r. prowincja Ha Tinh przeprowadziła pilotaż systemu w 6 jednostkach na szczeblu prowincji (Biuro Komitetu Ludowego Prowincji, Departament Spraw Wewnętrznych, Departament Finansów, Departament Informacji i Komunikacji, Departament Nauki i Technologii oraz Departament Sprawiedliwości) oraz 3 jednostkach na szczeblu dystryktu (Komitet Ludowy miasta Ha Tinh, dystrykt Cam Xuyen i dystrykt Thach Ha), co zaowocowało utworzeniem 3231 plików elektronicznych.

Do 2022 roku tworzenie elektronicznych plików w oprogramowaniu do obsługi plików roboczych zostało wdrożone we wszystkich departamentach i agencjach prowincji, a także w Komitetach Ludowych dystryktów, miast i miasteczek. Łączna liczba utworzonych plików w tych jednostkach i miejscowościach wyniosła ponad 51 600, z czego ponad 13 000 zostało ukończonych. W 2023 roku Ha Tinh kontynuował intensywne wdrażanie elektronicznego tworzenia plików w oprogramowaniu do obsługi plików roboczych, dążąc do zapewnienia, że 90% plików roboczych na poziomie prowincji, 80% na poziomie dystryktu i 30% na poziomie gminy (z wyłączeniem plików objętych tajemnicą państwową lub zawierających złożone dokumenty) zostanie utworzonych.

W praktyce okazało się, że tworzenie zapisów elektronicznych przynosi liczne korzyści kierownictwu państwa, sprzyja reformom administracyjnym i zwiększa efektywność zarządzania dokumentacją oraz jej archiwizacji.

Tworzenie zapisów elektronicznych – podstawa budowy rządu cyfrowego.

Tworzenie zapisów elektronicznych pomoże przyspieszyć proces wyszukiwania i przetwarzania dokumentów.

Pani Ho Thi Niem, specjalistka w Departamencie Reformy Administracyjnej i Archiwizacji Dokumentów (Departament Spraw Wewnętrznych), powiedziała: „Od czasu wdrożenia tworzenia plików elektronicznych w oprogramowaniu do zarządzania pracą, pierwszą korzyścią jest znaczne zmniejszenie ilości dokumentów papierowych wykorzystywanych wcześniej. Co więcej, tworzenie plików online sprawia, że wyszukiwanie i przetwarzanie informacji oraz dokumentów jest szybsze i wygodniejsze. Edycja dokumentów również staje się prostsza i szybsza, ponieważ nie trzeba już tracić czasu na wielokrotne drukowanie dokumentów papierowych w celu uzyskania informacji zwrotnej od różnych departamentów. Ponadto pliki elektroniczne zmniejszają ryzyko utraty dokumentów, które jest bardziej prawdopodobne w przypadku plików papierowych”.

Kolejną zaletą tworzenia elektronicznej dokumentacji w oprogramowaniu do ewidencji pracy jest to, że w przypadku obiegu dokumentów elektronicznych wszyscy urzędnicy państwowi i urzędnicy mogą uczestniczyć w przetwarzaniu i rozpatrywaniu dokumentów w ramach tego samego systemu. Zapewnia to płynne i spójne przetwarzanie dokumentów. Z drugiej strony, pomaga liderom agencji i jednostek w zarządzaniu procesem doradztwa i obsługi zadań każdego urzędnika państwowego i urzędnika państwowego, gdy jest on przydzielony do kierowania danym zadaniem.

Komentarz (0)