Utwórz elektroniczne zapisy

Tworzenie elektronicznych zapisów w oprogramowaniu do zarządzania dokumentacją i pracą pomaga Ha Tinh usprawnić działania administracyjne i promować proces tworzenia e-administracji.

Do tej pory dokumenty papierowe oraz dokumenty uwierzytelnione podpisem i pieczęcią właściwego organu gwarantowały ich legalność i były wykorzystywane do zarządzania, kierowania i realizacji działań organów administracji państwowej. Departament Spraw Wewnętrznych zalecił również Prowincjonalnemu Komitetowi Ludowemu wydanie wielu dokumentów regulujących zarządzanie i tworzenie dokumentacji papierowej.

Jednakże wdrożenie tradycyjnych procedur konserwacji i archiwizacji w niektórych agencjach i jednostkach nie zostało jeszcze zapewnione zgodnie z obowiązującymi przepisami, takimi jak: dokumenty nie zostały w pełni zarejestrowane, są nadal zaległe, nie zostały zebrane, zredagowane i wycenione... W związku z tą rzeczywistością w 2021 r. Ha Tinh przeprowadził pilotaż inicjatywy tworzenia elektronicznych zapisów w oprogramowaniu do zarządzania dokumentacją i dokumentacją pracy.

Tworzenie zapisów elektronicznych ułatwi urzędnikom i pracownikom służby cywilnej realizację procedur administracyjnych.

Zastępca Dyrektora Departamentu Spraw Wewnętrznych, Mai Truong Sinh – autor inicjatywy – powiedział: „Tworzenie i przechowywanie dokumentacji elektronicznej to nowy rodzaj, który różni się znacznie od tradycyjnej dokumentacji papierowej. Dokumenty są tworzone na nośnikach elektronicznych lub digitalizowane z dokumentów zapisanych na innych nośnikach informacji. Dokumenty cyfrowe mogą być automatycznie przekształcane w dokumentację w środowisku sieciowym dzięki funkcji tworzenia dokumentacji zintegrowanej z systemem zarządzania dokumentami”.

Zgodnie z oceną Ha Tinh jest jedną z wiodących miejscowości wdrażających elektroniczne zapisy i digitalizujących dokumenty elektroniczne, organizujących wykorzystanie dokumentów w celu efektywnego wdrożenia częściowych i całościowych usług publicznych online.

Tworzenie dokumentów odbywa się w trybie online, co pozwala zaoszczędzić na papierowej pamięci.

W 2021 r. Ha Tinh przeprowadziło pilotaż programu w 6 jednostkach na poziomie prowincji (Biuro Komitetu Ludowego Prowincji, Departament Spraw Wewnętrznych, Departament Finansów, Departament Informacji i Komunikacji, Departament Nauki i Technologii, Departament Sprawiedliwości) oraz 3 jednostkach na poziomie dystryktu (Komitet Ludowy miasta Ha Tinh, dystrykt Cam Xuyen, dystrykt Thach Ha), co zaowocowało utworzeniem 3231 rekordów elektronicznych.

Do 2022 roku tworzenie elektronicznej dokumentacji w oprogramowaniu do ewidencji pracy zostanie wdrożone we wszystkich wydziałach prowincji, oddziałach oraz komitetach ludowych powiatów, miast i miasteczek. Łączna liczba utworzonych dokumentacji w jednostkach i miejscowościach przekracza 51 600, z czego liczba kompletnych dokumentacji przekroczy 13 000. W 2023 roku Ha Tinh będzie kontynuować intensywne wdrażanie tworzenia elektronicznej dokumentacji w oprogramowaniu do ewidencji pracy, dążąc do zapewnienia, że ​​90% dokumentacji pracy na poziomie prowincji, 80% dokumentacji pracy na poziomie powiatu, 30% dokumentacji pracy na poziomie gminy (z wyjątkiem dokumentacji pracy objętej tajemnicą państwową, dokumentacji o złożonej strukturze dokumentacyjnej itd.) zostanie utworzonych.

W praktyce tworzenie zapisów elektronicznych przyniosło wiele korzyści w zarządzaniu państwem, przyczyniło się do reformy administracji i podniosło efektywność pracy nad dokumentacją i archiwizacją.

Dzięki stworzeniu elektronicznej dokumentacji proces wyszukiwania i przetwarzania dokumentów będzie przebiegał błyskawicznie.

Pani Ho Thi Niem, specjalistka w Departamencie Reformy Administracyjnej i Archiwów Dokumentów (Departament Spraw Wewnętrznych), powiedziała: „Od czasu wdrożenia tworzenia dokumentacji elektronicznej w oprogramowaniu do zarządzania pracą, pierwszą korzyścią jest znaczne ograniczenie przechowywania dokumentacji papierowej w porównaniu z poprzednimi latami. Co więcej, gdy dokumentacja jest tworzona w środowisku sieciowym, proces wyszukiwania i przetwarzania informacji tekstowych jest szybki i wygodny. Edycja dokumentów również staje się prosta i szybka, ponieważ nie trzeba już wielokrotnie drukować i przedrukowywać dokumentów papierowych, aby uzyskać opinie od departamentów i urzędów, jak to miało miejsce wcześniej. Ponadto, dokumentacja elektroniczna ogranicza również utratę dokumentów, co jest częste w przypadku dokumentacji papierowej”.

Kolejną zaletą tworzenia elektronicznej dokumentacji w oprogramowaniu do ewidencji pracy jest to, że podczas elektronicznego obiegu dokumentów wszyscy urzędnicy i pracownicy sektora publicznego mogą uczestniczyć w procesie przetwarzania i rozstrzygania dokumentów w tym samym systemie. Zapewnia to płynność i spójność procesu przetwarzania dokumentów. Z drugiej strony, pomaga kierownikom agencji i jednostek w zarządzaniu procesem konsultacji i obsługi prac każdego urzędnika i pracownika sektora publicznego, któremu powierzono przewodniczenie w procesie rozstrzygania.

Departament wdraża tworzenie elektronicznej dokumentacji w oprogramowaniu do zarządzania dokumentacją i dokumentacją pracy we wszystkich 216 gminach, okręgach i miastach w województwie w formie instrukcji. Jednostka wydała również dokument instruktażowy dotyczący procesu tworzenia elektronicznej dokumentacji w oprogramowaniu do zarządzania dokumentacją i dokumentacją pracy, zawierający główne elementy, takie jak: proces sporządzania i podpisywania dokumentów elektronicznych; proces wprowadzania danych do rejestru agencji w oprogramowaniu do zarządzania dokumentacją i dokumentacją pracy; proces tworzenia elektronicznej dokumentacji w oprogramowaniu do zarządzania dokumentacją i dokumentacją pracy. Można powiedzieć, że tworzenie elektronicznej dokumentacji jest dość skomplikowane, ale w procesie budowania e-administracji i administracji cyfrowej jest to nieunikniony wymóg.

Pan Mai Truong Sinh

Zastępca Dyrektora Departamentu Spraw Wewnętrznych

Phuc Quang - Mai Hoang

Źródło: https://baohatinh.vn/chinh-quyen/tao-lap-ho-so-dien-tu-nen-mong-xay-dung-chinh-quyen-so/255967.htm