Sinceramente: o desperdício causado pelo excesso de reuniões precisa ser eliminado.

Reuniões são necessárias, mas reuniões em excesso, muito longas e ineficazes estão se tornando uma forma grave de desperdício.

Somando tudo, quantas reuniões acontecem anualmente em todo o país? Ninguém sabe ao certo. Tudo o que sabemos é que, em muitas agências, as agendas de funcionários e servidores públicos estão lotadas de reuniões.

Em algumas localidades e empresas estatais, as reuniões matinais tornaram-se um procedimento obrigatório, embora o conteúdo muitas vezes se limite a ouvir relatórios sobre assuntos já documentados por escrito. Assim que a reunião termina, o dia de trabalho produtivo também termina.

Reuniões são necessárias. Ninguém nega o papel das reuniões na liderança e na gestão. Mas o problema é que reuniões em excesso, reuniões muito longas e reuniões ineficazes estão se tornando uma forma preocupante de desperdício.

Por que tantas reuniões? Em primeiro lugar, isso se deve a hábitos de gestão ultrapassados; reuniões são realizadas sempre que há um problema. Em muitas agências, as reuniões se tornaram um procedimento operacional padrão. Novas diretrizes são discutidas, novos documentos são implementados e atrasos são resolvidos por meio de reuniões de revisão. Em segundo lugar, muitas agências não implementaram completamente a gestão orientada a objetivos ou baseada em resultados. As tarefas não são claramente atribuídas a indivíduos específicos, com responsabilidades e prazos definidos, portanto, as reuniões são necessárias para lembretes e acompanhamento. Em terceiro lugar, o medo da responsabilidade leva a reuniões para "compartilhar o risco". Muitos problemas poderiam ser resolvidos rapidamente por meio da delegação, mas os líderes de unidade ainda optam por realizar reuniões. Grandes reuniões são realizadas para criar um senso de responsabilidade coletiva, garantindo que, quando erros ocorrerem, o ônus seja compartilhado.

O membro permanente do Secretariado do Comitê Central do Partido, Tran Cam Tu, acaba de assinar e divulgar a conclusão do Secretariado sobre a retificação dos métodos de trabalho e o aprimoramento da eficiência do sistema político . Segundo o Secretariado, resultados significativos foram alcançados na recente reestruturação e racionalização do aparato organizacional do sistema político. No entanto, algumas questões ainda precisam ser retificadas e abordadas, como a emissão excessiva de documentos e a realização de reuniões. Portanto, o Secretariado exige uma redução de pelo menos 10% no número de reuniões anuais, limitando reuniões desnecessárias, reduzindo a duração das reuniões e garantindo que os discursos finais dos líderes não ultrapassem 50 minutos. Essa diretriz demonstra que o "excesso de reuniões" não é mais uma percepção individual, mas um problema que afeta todo o sistema.

Uma reunião que dura várias horas, com dezenas, até mesmo centenas de participantes, significa que centenas de horas de trabalho ficam "congeladas". Enquanto isso, grande parte do conteúdo poderia ser tratada inteiramente por meio de documentos escritos, relatórios eletrônicos ou breves trocas de mensagens online.

Mais importante ainda, quando os funcionários públicos passam muito tempo em reuniões, o tempo que podem dedicar ao trabalho efetivo, ao trabalho de campo e ao atendimento da população e das empresas é significativamente reduzido. O trabalho atrasa, a eficiência diminui e, em última instância, a sociedade sofre as consequências.

Mais perigoso ainda, reuniões em excesso criam uma sensação de complacência e formalidade. Se há um problema… há uma reunião. Se as responsabilidades não estão claras… há outra reunião. Se uma tarefa não está concluída… há uma reunião para aprender com a experiência.

Reduzir o número de reuniões não significa reduzir a liderança ou a eficiência. Pelo contrário, é uma forma de aumentar a eficiência operacional, respeitando o tempo da equipe e os recursos da sociedade. Quando cada reunião é cuidadosamente planejada, organizada de forma eficiente, aborda diretamente a questão em foco e leva a conclusões claras, o sistema funcionará sem problemas e o trabalho progredirá conforme o cronograma.

Chegou a hora de sermos francos uns com os outros e reconhecermos que o desperdício causado por reuniões excessivas deixou de ser um problema menor. Eliminar reuniões desnecessárias significa, essencialmente, eliminar uma forma de desperdício invisível, porém persistente. Esse tempo deve ser dedicado à ação, à resolução de problemas e à melhoria da vida das pessoas.

Fonte: https://nld.com.vn/hop-khong-con-la-chuyen-nho-196251215220249649.htm